Accord d'entreprise "Recours au vote par voie électronique pour les élections 2022 des représentants du personnel au Conseil d'Administration de la Caisse d'Allocations Familiales des Côtes d'Armor" chez CAF 22 - CAISSE ALLOCAT FAMILIALES COTES D'ARMOR (Siège)

Accord d’Entreprise relatif au recours au vote par voie électronique pour les élections 2022 des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Caisse d’Allocations Familiales des Côtes-d’Armor

Entre les soussignés :

Caisse d’Allocations Familiales des Côtes-d’Armor

représentée par Madame xxxxxxx, directrice par intérim,

d’une part,

Et

-L’organisation syndicale xxxxxxxxxxx,

représentée par Madame xxxxxxxxxxx, déléguée syndicale,

d’autre part,

il a été convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

PREAMBULE ....................................................................................................................... 3

ARTICLE 1 - PRINCIPES GÉNÉRAUX DU VOTE ÉLECTRONIQUE............................................... 3

ARTICLE 2 – MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE………................................................. 4

SECTION 2.I –Vote exclusivement par internet ………………………................................................ 4

SECTION 2.2 – Recours à un prestataire extérieur……............................................................... 4

SECTION 2.3 – Respect de la loi Informatique et Libertés..........................................................4

ARTICLE 3 – MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS DE VOTE ÉLECTRONIQUE...... 5

SECTION 3.1 – Listes électorales ……………………………………..………............................................... 5

SECTION 3.2 – Liste des candidats………..................................................................................... 5

SECTION 3.3 – Bulletins de vote ................................................................................................ 6

SECTION 3.4 – Plan de communication...................................................................................... 6

SECTION 3.5 – Durée du scrutin et lieux.................................................................................... 6

ARTICLE 4 – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE ..................................................... 7

SECTION 4.1 – Modalités d’accès au serveur de vote............................................................... 7

SECTION 4.2 – Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant

la durée du scrutin............................................................................................ 8

SECTION 4.3 – Dépouillement des bulletins de vote – Procès-verbaux - Résultats................... 9

ARTICLE 5 – ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE DE L’ACCORD ............................................... 10

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation de l’élection des représentant du personnel au Conseil d’Administration de xxxxxxxxxxx, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par internet, conformément aux dispositions des articles R2314-6 à R2314-18 du Code du Travail.

Le recours au vote électronique permet :

- pour les électeurs, de faciliter la participation à ces élections en supprimant les difficultés liées à l’éloignement géographique de certains personnels ;

- pour l’organisme, d’assurer la fiabilité et la sécurité des opérations de vote et de dépouillement, de réduire le temps consacré à ce dernier et de favoriser la participation à ces élections.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de La loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (loi n°2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), du décret d’application du 25 avril 2007 (N°2007-602) et conformément aux articles R2314-8 alinéa 2 modifié par décret du 5 Décembre 2016 et R2324-4 alinéa 2 relatifs aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles qui imposent de suivre un cahier des charges respectant des prescriptions légales minimales.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place du dispositif à un prestataire externe spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, retenu dans le cadre d’un marché national (accord cadre n°18/AC/22).

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges qui sera annexé au protocole d’accord pré-électoral.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

Article 1 – Principes généraux du vote électronique

Le système retenu par xxxxxxxxxxx doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le système retenu sera mis en place dans le respect du principe de sécurité prévu par les dispositions des articles R.2314-9 et R2324-5 du code du travail et conformément aux prescriptions de la délibération CNIL N°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique via internet.

Article 2 – Mise en place du vote électronique

Article 2.1 – Vote exclusivement par internet

Les parties conviennent que les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote par internet.

Article 2.2 – Recours à un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place du dispositif à un prestataire spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur nommé PARAGON, retenu par xxxxxxxxxxx dans le respect du marché national (accord cadre n°18/AC/22) et sur la base des dispositions du présent accord et d’un cahier des charges respectant les dispositions règlementaires (article R.2314-6).

Article 2.3 – Respect de la loi Informatique et Libertés et du RGPD

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’organisme. La transmission de ce fichier de données personnelles sera sécurisée via chiffrement du fichier. L’inscription au registre local de xxxxxxxxxxx sera effectuée pour tout traitement créé dans le cadre du vote électronique.

Par ailleurs, les signataires rappellent que le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit être conforme au RGPD. Le prestataire devra adresser à xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx au plus tard un mois avant l’ouverture du vote la preuve de l’accomplissement de ces formalités déclaratives. Cette dernière sera transmise par xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx aux organisations syndicales représentatives afin de satisfaire aux obligations d’information, prévues par les articles R2314-11 et R2314-18 du Code du travail.

Article 3 – Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Article 3.1 – Listes électorales

En application de l’article 3 de l’arrêté du 25 avril 2007, les listes électorales sont établies par xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx qui en assure la transmission au prestataire retenu à la date fixée par le protocole d’accord pré-électoral.

xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx transmettra au prestataire les fichiers « listes électorales » et « fichiers électeurs » comprenant les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date d’ancienneté, âge, collège d’appartenance, et en sus pour le fichier « électeurs », la donnée adresse postale. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé.

De son côté, le prestataire assure dès réception des listes leur sécurité et confidentialité.

Article 3.2 – Listes des candidats

Les listes de candidats seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord pré-électoral ainsi que les logos et les professions de foi. L’ensemble de ces documents sera adressé par xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx au prestataire au plus tard à la date fixée par le protocole d’accord pré-électoral, pour intégration dans le système de vote électronique.

Les professions de foi devront être fournies dans le respect des caractéristiques imposées par le prestataire dans le cahier des charges.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Article 3.3 – Bulletins de vote

Les signataires conviennent que le prestataire veillera dans l’élaboration du matériel de vote à assurer l’égalité de traitement entre tous les candidats participant à l’élection. A ce titre, il devra, notamment, se conformer aux exigences contenues à cet effet dans le cahier des charges.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des sigles indiqués sur les logos fournis par les organisations syndicales.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité entre les listes de candidats, le prestataire s’engagera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes, et permettent leur affichage sur une page d’écran unique avec une résolution standard.

Article 3.4 – Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions et règles du vote en ligne

• Information sur la date d’envoi des identifiants/codes de vote par le prestataire

• Messages ciblés sur le portail d’entreprise, relayés par messagerie

Pendant le scrutin :

Les électeurs pourront appeler le service Ressources Humaines de xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article 3.5 – Durée du scrutin et lieux

Les signataires conviennent que le scrutin se déroulera, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, sur plusieurs jours (article R2314-14 du code du travail) et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal Internet ou portail d’entreprise, de leur lieu de travail ou de tout autre lieu offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période du scrutin correspondant aux heures ouvrées de xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx, des micro-ordinateurs en libre-service avec une connexion sécurisée au site du prestataire, seront mis à la disposition des électeurs, selon des modalités qui seront précisées dans le protocole d’accord pré-électoral. En tout état de cause, les micro-ordinateurs devront être installés en nombre suffisant et dans des lieux préservant la confidentialité du vote pour chaque électeur, en particulier pour les salariés travaillant sur plateau ou dans des bureaux communs.

Une information en local sera effectuée sur cet emplacement.

Les salariés seront informés par le portail d’entreprise de l’ouverture des bureaux de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles n’entraîne aucune réduction de salaire.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

Article 4.1 – Modalités d’accès au serveur de vote

Les signataires conviennent que, conformément au cahier des charges, chaque électeur recevra avant le scrutin et conformément au calendrier fixé par le protocole pré-électoral, à son domicile, par courrier simple, une note explicative récapitulant les opérations à effectuer, accompagné d’un identifiant de vote et d’un code confidentiel généré de façon aléatoire par le prestataire, conformément à l’article R2314-12 du Code du travail.

Cet identifiant de vote et le code confidentiel seront également valables en cas de second tour. A cette fin, les courriers d’envoi devront expressément l’indiquer à l’électeur et attirer son attention sur la nécessité de conserver son identifiant et code confidentiel jusqu’à la proclamation définitive des résultats.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du code confidentiel et de sa date de naissance.

Le vote se déroule en quatre étapes :

- authentification de l’électeur ;

- choix du vote ;

- confirmation du vote par la saisie du code confidentiel ;

- affichage d’un accusé de réception.

Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

La saisie de l’identifiant, du code confidentiel et de la date de naissance de l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin (article R 2314-16).

Conformément à l’article R2314-15 du code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique du prestataire :

-Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

-Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4.2 – Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-6 et R2314-7 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Conformément à l’article R2314-8 du code du travail, le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec un fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les organisations syndicales et les représentants de l’employeur peuvent consulter sur un site sécurisé, grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire le taux de participation mis à jour.

Les signataires conviennent, par ailleurs, que le système du prestataire devra permettre :

• de conserver sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours (article R2314-17 du code du travail) et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde,

• de procéder, à nouveau et en tant que de besoin, au décompte des votes.

A l’expiration du délai de recours ou à l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, il est demandé au prestataire de procéder à la destruction des fichiers supports, en présence des délégués représentant les listes de candidats, qui en feront la demande.

Article 4.3 – Dépouillement des bulletins de vote – Procès-verbaux - Résultats

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permettra d’obtenir les résultats de manière quasi-instantanée.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les assesseurs de chaque bureau de vote. Un troisième assesseur suppléant sera désigné pour pallier l’absence d’un des deux assesseurs le jour du scellement ou le jour du dépouillement.

Le président du bureau de vote devra compléter le procès-verbal en portant la mention manuscrite « élu » au regard de chacun des candidats élus et il signera ensuite le procès-verbal ainsi que tous les autres membres du bureau de vote.

Par ailleurs tous les membres du bureau de vote devront signer la liste d’émargement éditée par le système de vote.

En cas d’égalité des voix, le siège reviendra au candidat le plus âgé. Si cette éventualité se produit, il conviendra de traiter ce cas localement, de manière manuelle.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement (Article R2314-10 du code du travail).

Article 5 – Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée liée aux élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de xxxxxxxxxxx dans le cadre du renouvellement du Conseil d’Administration prévu en 2022.

Il pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L2222-5 et L 2226-1 à 14 du code du travail.

Le présent accord sera notifié à l’organisation syndicale représentative.

Le présent accord sera transmis dès sa signature à la Direction de la Sécurité Sociale par voie électronique, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du code de la sécurité sociale.

Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail, à savoir le dépôt d’une version signée des parties et une version anonymisée sur support électronique auprès de la Direccte et un exemplaire auprès du greffe du conseil de Prud’hommes.

Fait à Ploufragan, le 19 octobre 2021

En 2 exemplaires originaux

Pour xxxxxxxxxxx La directrice par intérim, xxxxxxxxxxx
Pour l’organisation syndicale xxxxxxxxxxx La déléguée syndicale, xxxxxxxxxxx