Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au télétravail à la Caf du Morbihan" chez CAF 56 - CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DU MORBIHAN (Siège)

Protocole d’accord relatif au télétravail à la Caf du Morbihan

Entre les soussignés :

La Caisse d'allocations familiales du Morbihan

70 rue de Ste Anne à Vannes

représentée, d'une part, par , Directrice de la Caf du Morbihan, ayant reçu, en date du 22 janvier 2018, délégation du Conseil d'administration

Et d’autre part,

L'organisation syndicale représentative CFDT,

représentée par , délégué syndical

L'organisation syndicale représentative CGT-FO,

représentée par , délégué syndical

PREAMBULE

La notion de télétravail est inscrite dans le code du travail, en particulier à l’article L1222-9.

Un protocole d’accord national relatif au travail à distance a été conclu le 28 novembre 2017 entre l'Ucanss et la CFDT, la CFTC, la CFE-CGC et la CGT-FO. Il a été agréé le 13 décembre 2017. Il est conclu pour une durée de 5 ans à compter de sa date d'agrément, soit du 13 décembre 2017 au 12 décembre 2022.

Le présent accord décline les dispositions applicables au niveau local pour une durée de 3 ans à compter de la date de son agrément. Les parties signataires du présent accord local reconnaissent l’intérêt de la démarche du télétravail qui favorise, dans le respect des nécessités de service, la conciliation de la vie professionnelle et de la vie privée en donnant la possibilité aux personnels de travailler depuis leur domicile ou depuis un autre site de la Caf du Morbihan.

Le présent accord veille à maintenir un lien entre le salarié et la Caf, de manière à éviter tout phénomène d’isolement et à ce que l’activité professionnelle développée par le télétravailleur s’inscrive dans le respect du droit à la déconnexion.

La mise en place du télétravail s’inscrit aussi dans le cadre de la responsabilité environnementale. Elle constitue un axe de la politique de développement durable en limitant les trajets routiers des salariés en bénéficiant, et contribue par cette réduction, à diminuer le risque routier.

1. Définition du télétravail

Le télétravail s'entend d'une forme d'organisation du travail effectuée le plus couramment de manière régulière dans laquelle un travail, qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l'employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux, en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le travail à distance implique, à domicile, de la part du télétravailleur une organisation particulière ainsi qu’une posture de travail spécifique.

Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail :

• Soit à domicile ;

• Soit dans d’autres locaux de l’employeur.

Ne relèvent pas du présent accord les salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur et les salariés soumis à un régime d’astreintes à leur domicile, lors de ces périodes d’astreinte.

L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

2. Les salariés concernés

Quels que soient leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail, les salariés pouvant bénéficier du télétravail, sont ceux qui disposent d'une autonomie confirmée dans la fonction tant dans l’exercice de l’emploi que dans la gestion des connexions informatiques ou téléphoniques.

Le télétravail porte sur des emplois dont les activités principales sont dématérialisées, mesurables, et effectuées de manière régulière, sans qu’elles ne nécessitent une présence physique sur site.

Ne relèvent pas du présent accord, les emplois dont l’activité principale n’est pas dématérialisée, ou qui relève des fonctions d’accueil ou de contact avec le public, de contrôle, ou d’animation.

Pour les emplois de managers, les activités en télétravail portent sur le traitement de dossiers ou la réalisation de tâches précises et dématérialisées préalablement identifiées avec l’accord du manager hiérarchique.

Eu égard aux incidences budgétaires et organisationnelles, il est autorisé un maximum de 30 télétravailleurs, en continu, au cours de la période du présent accord, étant entendu que l’activité télétravaillée, par salarié, doit se dérouler sur une période d’au moins 12 mois avec possibilité de réexamen au cours de la période (réversibilité).

3. Le rythme du télétravail

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.

Afin d'assurer le bon fonctionnement des services, la Caf du Morbihan autorise le télétravail à raison de :

- non cadres

au domicile de l’agent : 1 ou 2 jours maximum télétravaillés par semaine et par agent.

Compte tenu de l’investissement matériel, priorité sera donnée aux salariés choisissant la formule 2 jours de télétravail par semaine.

sur un autre site Caf : 1 ou 2 jours maximum télétravaillés par semaine en fonction de la nature des activités confiées et de la disponibilité des espaces de travail.

- cadres managers :

forfait maximum de 10 jours par an sur accord et organisation validée par le N+1.

- cadres non managers :

1 jour maximum télétravaillé par semaine et par agent, de préférence au domicile de l’agent.

Le choix des jours télétravaillés résulte d'un accord entre le salarié et l'employeur. Il tient compte des nécessités de service, de l’organisation du temps de travail (RTT, temps partiel).

4. Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.

Les demandes sont examinées par l’employeur au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.

5. Aménagements du télétravail dans des situations particulières

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur, en lien avec les représentants du personnel (CHSCT, puis Comité social et économique), examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger aux deux jours minimum de travail devant être effectué dans l’organisme.

6. La demande du salarié

Pour des raisons d’organisation et d’équité de traitement entre tous les demandeurs, des appels à volontaires seront lancés aux échéances correspondant au calendrier du présent accord (article 15 du présent accord).

La demande doit être faite par écrit à la Direction. A cette demande, y est joint un dossier complété, en lien avec le manager de proximité. Ce dossier est soumis pour avis à l’agent de Direction du secteur concerné (cf annexe 1).

7. Les critères d’analyse des demandes du télétravail

7.1 – Cadre général

Pour être éligible au télétravail le salarié doit répondre aux conditions présentées aux articles 1 et 2 du présent accord.

L’autonomie se mesure notamment sur la base des items suivants :

- Le salarié a la capacité de travailler en autonomie de façon régulière et à distance. Cette compétence sera appréciée notamment au regard de son ancienneté dans son métier ou son emploi

- Le salarié a une bonne gestion de son temps de travail

- Le salarié a une bonne maîtrise de son poste et des circuits de travail

- Le salarié possède une bonne organisation personnelle de travail

- Le salarié possède une bonne connaissance de l’environnement informatique

7.2 – Critères de priorité

En cas de nombre de demandes de télétravail supérieur au quota défini, la réponse apportée à la demande de télétravail prend en compte les critères prioritaires suivants, selon l’ordre indiqué :

1. Télétravailleurs en poste à la signature du présent accord si avis favorable du manager

2. Eloignement géographique (+ 20 km aller quotidiennement)

3. Agents en situation de handicap (RQTH) ou d’invalidité reconnue

4. Rythme de télétravail choisi de 2 jours par semaine

5. Agents à temps plein

6. Personnels dits « séniors » (plus de 50 ans)

7. Ancienneté dans l’emploi

8. La réponse de la Direction

L’accord à la demande de télétravail est subordonné à la décision de la Direction après avis du manager et du service RH.

Une réponse, écrite et motivée, est donnée dans un délai maximum de 45 jours, à compter de la date de fin d’appel à volontaires.

En cas de refus, celui-ci est motivé par écrit.

Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la Direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision finale.

La Direction de l’organisme répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

La mise en œuvre du télétravail est opérationnelle après une validation effective des conditions de mise en place détaillées au point 9 du présent accord.

9. La formalisation du télétravail

9.1 - Conditions de mise en place

Lorsque le télétravail s’effectue au domicile du salarié, son habitation doit être compatible avec l’exercice de l’activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène, de sécurité et de confidentialité des données.

En cas d'acceptation de la demande, avant de débuter le télétravail, l’accord définitif sera subordonné à la :

• production d’une attestation d'assurance multirisques habitation, couvrant l’activité de télétravail à domicile

• production d’une attestation par un diagnostiqueur professionnel garantissant la conformité électrique du domicile

• validation de la conformité de l’espace dédié du domicile suite à la visite des services informatique et logistique de la Caf

• validation du débit de la ligne à la suite de la visite des services informatique et gestion immobilière de la Caf

La Caf du Morbihan et le CHSCT (ou le CSE à compter de sa mise en place) peuvent demander au salarié l'accès à son domicile afin de pouvoir s'assurer que les locaux utilisés respectent les règles relatives à l'hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail. Si le salarié accepte, il doit signer un document d'autorisation d'accès à son domicile par l'employeur et le CHSCT (ou le CSE à compter de sa mise en place). Si le salarié refuse, l’employeur pourra refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation télétravaillée.

9.2 - Avenant au contrat de travail (annexe 2)

Le télétravail est formalisé par un avenant au contrat de travail.

L'avenant au contrat de travail fixe les conditions du télétravail :

• le lieu du télétravail

• la durée d’effet de la situation télétravaillée

• le choix du ou des jours télétravaillés

• le matériel mis à disposition

• les mêmes amplitudes horaires, plages fixes et variables, horaires de travail que celles applicables à la Caf avec un temps minimum de pause déjeuner de 30 minutes

• les plages horaires correspondant aux plages fixes de l’entreprise pendant lesquelles le/la salarié(e) doit être joignable par l'organisme

• les modalités d’enregistrement des horaires

• le retour sur site du télétravailleur

9.3 - Réversibilité

Une période d'adaptation est prévue dans ce premier avenant au contrat de travail relatif au télétravail, pour une durée maximale de 3 mois.

Au cours de cette période, la Caf du Morbihan et/ou le salarié peuvent décider unilatéralement de mettre un terme au télétravail, en respectant un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties (employeur et télétravailleur).

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, à l’initiative de l’une ou l’autre des parties, au télétravail avant le terme initialement prévu par l’avenant, sous réserve de respecter un préavis de 15 jours à l’initiative du salarié et de 30 jours pour l’employeur. Ces délais peuvent être réduits par accord des parties. Le salarié retrouve, dans ce cas, son poste et les conditions de travail antérieures. La décision est notifiée par écrit au salarié. Elle met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail.

9.4 - Suspension provisoire du télétravail

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail à son domicile.

En cas d’empêchement soudain, le salarié rejoint sans délai son lieu de travail habituel après avis du manager référent. Dans cette situation, le temps de trajet aller-retour pour se rendre sur son lieu habituel de travail est pris en compte dans ses horaires de travail pour cette première journée non télétravaillée.

En cas d’impossibilité pour le salarié de rejoindre son lieu de travail habituel, une pose d’absence (effacement, congés payés, RTT, …) sera effectuée.

9.5 - Autres situations

Dans certaines circonstances, le télétravail en cours peut être remis en cause et fait l’objet d’un réexamen. Ce peut être le cas d’un changement d’emploi, d’un changement de domicile, …

De même, les demandes de changement des modalités d’exercice du télétravail pourront faire l’objet d’un réexamen pour le choix des jours télétravaillés, et la modulation à la hausse de la fréquence des jours télétravaillés dans la limite du présent accord.

10. Les équipements de travail

10.1 - L’utilisation des équipements et la protection des données

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable et être en mesure de se connecter à distance. La Caf du Morbihan fournit au salarié en situation de télétravail le matériel informatique et de communication nécessaires. Une attention particulière sera portée à la sécurité et la confidentialité des informations travaillées ou échangées.

Ce matériel reste l’entière propriété de la Caf du Morbihan. Il est utilisé dans un cadre strictement professionnel et ne peut être utilisé à des fins personnelles. Le télétravailleur ne peut pas utiliser un autre matériel que celui qui lui est fourni par la Caf. Des contrôles pourront être effectués le cas échéant.

Dans l’hypothèse où le télétravailleur ne respecte pas les dispositions en matière de sécurité informatique et de confidentialité des données, il peut être mis fin au télétravail.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

L’employeur assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques. Le salarié prend soin de l’équipement qui lui est confié. Il prévient immédiatement son responsable hiérarchique et le service informatique en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol du matériel mis à sa disposition.

Si un besoin est exprimé par le salarié, afin d'assurer l'ergonomie du poste, la Caf du Morbihan peut mettre à disposition du matériel adapté.

10.2 - Assistance technique

Le télétravailleur bénéficie d’une assistance technique en cas de panne ou d’incident survenant sur le matériel mis à sa disposition pendant l’exercice de son activité professionnelle à son domicile.

L’assistance technique est assurée, à distance, par le service informatique local.

En cas d’impossibilité d’exercer le télétravail, le salarié contacte son manager afin d’organiser l’activité ou de revenir sur son lieu de travail habituel.

Pour la maintenance informatique, les télétravailleurs seront amenés à rapatrier, de façon occasionnelle, le matériel informatique sur leur lieu de travail habituel.

11. La prise en charge des frais professionnels

11.1- Si le télétravail est effectué au domicile du salarié, la réalisation du diagnostic de conformité électrique, le surcoût éventuel de l'assurance du domicile (sur production de justificatif), et le dispositif téléphonique professionnel sont pris en charge par la Caf du Morbihan.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

11.2- L’accord national sur le télétravail prévoit le versement d’une indemnité forfaitaire mensuelle visant à couvrir les frais professionnels découlant de l’activité de télétravail à domicile (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, chauffage,…).

Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée au salarié concerné, en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés. Elle est calculée sur la base de soit 20€ par mois pour 2 jours télétravaillés dans la semaine, soit 10 € par mois pour 1 jour télétravaillé dans la semaine.

Le versement est suspendu en cas d'absence du télétravailleur de plus d'un mois continu. L’indemnité forfaitaire mensuelle est versée sur 10,5 mois par année pour tenir compte des congés annuels.

Lorsque le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de l’année civile, l’indemnité est versée en fin d’année sur la base d’une valorisation de 2.50€ par jour télétravaillé.

Ces montants sont revalorisés au 1^er janvier de chaque année, sur notification de l’Ucanss, en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique.

11.3. Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'organisme.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant lorsque son organisme employeur en distribue habituellement.

12. Droits et garanties individuelles et collectives

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme.

Il bénéficie ainsi des mêmes règles d’évolution professionnelle et de déroulement de carrière et du même droit d’accès à la formation que les autres salariés.

Enfin, il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par le code du travail.

13. Suivi de l’activité du salarié en télétravail

Une rencontre de démarrage est établie entre le manager et le télétravailleur qui précise notamment que le suivi de l’activité du télétravailleur est assuré par le manager direct au moyen des indicateurs habituels de suivi de production, de qualité et de supervision, au même titre que les salariés qui ne sont pas en télétravail.

L'entretien annuel d'évaluation demeure et commence par un temps consacré au suivi de l'organisation du télétravail.

14. Mise en œuvre et évaluation du télétravail

La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable de la représentation du personnel (CE et CHSCT, puis CSE à compter de sa mise en place).

Une évaluation annuelle de l’accord télétravail est réalisée et présentée à la représentation du personnel et aux signataires du présent accord.

Le bilan comprendra les éléments suivants :

• Nombre de télétravailleurs et localisation

• Emplois concernés

• Nombre de demandes accordées/refusées par la Direction

• Appréciation du suivi de l’activité et difficultés rencontrées par les salariés et managers

• Nombre de ruptures lors de la période d’adaptation

• Nombre de jours télétravaillés par mois

• Propositions d’améliorations

En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu’aux représentants du personnel.

15. Durée de l’accord

La mise en œuvre du télétravail s’effectuera sur la base suivante :

• Pour une période de 3 ans à compter de la date d’agrément.

• Un seul appel à volontariat sera effectué pour 30 postes en télétravail avec une mise en œuvre progressive.

16. Date d’effet

A réception de l’agrément du présent accord, la Direction portera l’information auprès des salariés. Cette communication constituera le point de départ de formulation des demandes de télétravail (appel à volontariat pour le télétravail : 2 mois).

A l’issue de l’appel à volontariat, l’analyse des demandes s’effectuera dans un délai d’1 mois, puis la notification de la décision au salarié, dans un délai de 2 semaines.

La durée de l’avenant au contrat de travail sera d’1 an renouvelable si avis favorable du manager et du salarié, dans la limite maximum de la durée de l’accord.

17. Révision de l’accord

Dans le respect des dispositions prévues par le Code du travail, le présent accord pourra faire l’objet d’une révision sur la base du bilan annuel cité au point 14.

18. Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Il sera transmis à la Direccte et au greffe du conseil des prud’hommes.

La mise en œuvre des dispositions du présent protocole est conditionnée par son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale.

Vannes, le 15/05/2018

La Directrice,

Le Délégué syndical CFDT,

Le Délégué syndical CGT-FO,