Accord d'entreprise "Accord de mise en place de la base de données économiques et soiales (BDES) au sein de la Clinique de Vaugneray" chez MAISON DE SANTE MAL.MENTALE - CLINIQUE DE VAUGNERAY (Siège)

ACCORD DE MISE EN PLACE

DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES
AU SEIN DE LA CLINIQUE DE VAUGNERAY

ENTRE LES SOUSSIGNES

LA CLINIQUE DE VAUGNERAY dont le siège est située Place de l'Eglise 69670 Vaugneray, représentée par Monsieur xxxxxx chargé de conduire la présente négociation, agissant par délégation en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines.

D'une part,

ET

L'organisation syndicale représentative au niveau de l'Etablissement.

Le syndicat CGT, représenté par xxxxxxx, en sa qualité de Déléguée Syndicale

D'autre part,

II a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Le present accord a pour objet de mettre en place une base de données économique et sociale (BDES), conformément aux dispositions de ('article L. 2312-21 du Code du travail, au sein de ('association CLINIQUE DE VAUGNERAY.

II est rappels que la BDES a pour objet de rassembler les informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met a la disposition du comité social et économique.

L'objectif de cette base est ainsi de structurer et regrouper, par grandes thématiques, les informations transmises aux représentants du personnel vises a ('article 3, tout en favorisant leur appropriation par leurs destinataires et facilitant ainsi les échanges constructifs avec la Direction de ('Association.

Si ('obligation de mettre en place la BDES est d'ordre public, sa structure, son fonctionnement, sa présentation, ses modalités d'accès et de mise à jour peuvent désormais être aménagées par Accord collectif d'entreprise avec les partenaires sociaux.

C'est dans cette optique que les parties au présent accord ont souhaité se réunir pour négocier sur le fondement des dispositions de ['article L. 2312-21 du code du travail,

Au terme de ces négociations, les parties au présent accord se sont donc entendues afin de mettre en place un accord sur :

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(‘Organisation, ('architecture et le contenu de la BDES ;

les modalités de fonctionnement de la BDES, notamment les droits d'accès, son support, ses modalités de consultation et d'utilisation afin de permettre aux instances représentatives du personnel et aux délègues syndicaux d'exercer utilement leurs compétences.

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Article 1. Niveau de mise en place de la BDES

La BDES est mise en place au niveau de la Clinique de Vaugneray.

Article 2. Organisation, architecture et contenu de Ia base

2.1. Organisation, architecture et contenu de la base

II sera crée les rubriques suivantes

Une rubrique : « Calendrier Social », Une rubrique : « Réunions CSE » :

o « CSE Ordinaire » (onglet contenant, la convocation, l'ordre du jour, les

présentations du CSE Ordinaire, les Procès-Verbaux du CSE Ordinaire, la feuille d'émargement),

o « CSE Extraordinaire » (onglet contenant, la convocation, l'ordre du jour, les

presentations du CSE Extraordinaire, les Procès-Verbaux du CSE Extraordinaire, la feuille d'émargement),

o « Archives CE » (onglet contenant, la convocation, l'ordre du jour, les presentations

du CE, les Procès-Verbaux du CE, la feuille d'émargement),

o « Archives DP » (onglet contenant, la convocation, I ‘ordre du jour, les presentations,

('ensemble des comptes rendus de DP, la feuille d'émargement).

Une rubrique : « Commissions CSE » :

o « Commission CSSCT » (onglet contenant, la convocation, l'ordre du jour, les

Présentations, ('ensemble des comptes rendus des commissions CSSCT, la feuille d'émargement),

« Archives CHSCT » (onglet contenant, la convocation, l'ordre du jour, les presentations du CHSCT, les Procès-Verbaux du CHSCT, la feuille d'émargement),

o « Commission CFCSE » (onglet contenant, la convocation, l'ordre du jour, les

Présentations, ('ensemble des comptes rendus des commissions CFCSE, la feuille

D’émargement).

Si une nouvelle commission devait être créée, un nouvel onglet correspondant serait mis en place.

- Une rubrique : « Plans de formation », (onglet contenant les plans de formation).

- Une rubrique : « Représentants de Proximité » (onglet contenant, la convocation, I ‘ordre du

Jour, ('ensemble des comptes rendus des réunions des Représentants de Proximité, la feuille d'émargement),

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•

- Une rubrique « Consultations »

o La consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise : Pour les

thèmes de la rubrique relative aux orientations stratégiques de l'entreprise, les données portent sur l'année en cours et les deux années civiles suivantes. (Onglet contenant, la convocation, l'ordre du jour, les présentations, ('ensemble des Procès-Verbaux),

o La consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise
(onglet contenant, la convocation, l'ordre du jour, les présentations,
l'ensemble des Procès-Verbaux)

o La consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de
travail et l'emploi (onglet contenant, la convocation, l'ordre du jour, les
présentations, ('ensemble des Procès-Verbaux).

o Les consultations ponctuelles du Comite Social et Economique en application de
('article L. 2312-8 du Code du travail et des articles L. 2312-37 et suivants du Code
du travail (onglet contenant, la convocation, l'ordre du jour, les présentations,
l'ensemble des Procès-Verbaux).

Une rubrique : « Négociations » sera créée pour regrouper les informations nécessaires

o A la négociation obligatoire sur la remuneration,

o A la négociation obligatoire sur l’Egalite professionnelle,

o A la négociation sur la gestion des emplois et des parcours professionnels,

Si de nouvelles négociations devaient être archivées, un nouvel onglet correspondent serait mis en place.

Une rubrique : « Accords collectifs de l'Etablissement », regroupant l'ensemble des accords collectifs de l'Etablissement.

Une rubrique « Divers », ou seront intégrés les documents suivants :

o La convention collective applicable dans les établissements,

o Le règlement intérieur des personnels de la clinique de Vaugneray,

o Le règlement intérieur du CSE

Le règlement intérieur des Œuvres Sociales

o Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP).

Si de nouveaux documents devaient être archives, un nouvel onglet correspondent serait mis en place.

Article 3. Droits accès

La BDES est accessible aux

Membres Titulaires et Suppléants du Comite Social et Economique (CSE), Délègues Syndicaux,

Représentants Syndicaux,

Représentants de Proximité.

Les Représentants de Proximité auront uniquement accès a la rubrique « Représentant de Proximité » de la BDES.

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L'accès a la BDES est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarie concerne bénéficie d'un mandat de représentation sociale ou syndicale lui donnant accès aux informations prévues par la loi, les règlements ou le présent accord. L'accès est retiré en cas de perte du mandat quel qu'en soit le motif.

Article 4. Support

La BDES est mise en place sous forme informatique et accessible via l'outil BLUE MEDI SANTE.

Article 5. Modalités de consultation et d'utilisation

5.1. Modalités de connexion et d'utilisation

L'accès a la BIDES se fait par le biais d'un identifiant individuel de connexion et d'un mot de passe. Ces codes sont strictement personnels : ils ne doivent pas être communiqués a des tiers.

Pour une utilisation optimale de I ‘outil, les utilisateurs de la BDES seront formés a ('utilisation de l'outil. La perte du ou des mandats entraine la suppression immédiate des droits d'accès a la BIDES.

Les utilisateurs peuvent avoir accès a la BDES sur le réseau de l'établissement uniquement à l'aide des PC disponibles dans les locaux des Instances Representatives du Personnel et des Syndicats représentatifs.

La BIDES doit être considéré& comme un outil de travail et de consultation des documents mis à disposition. Les utilisateurs peuvent lire, télécharger et imprimer les documents mis a disposition.

En cas de problème de connexion, le bénéficiaire peut contacter le prestataire informatique ou le Responsable qualité habilités pour le dépannage. Les coordonnées du prestataire informatique seront communiquées aux utilisateurs de la BDES.

Les documents de la BDES porteront ('inscription d'un filigrane « confidentiel ».

5.2. Mise a jour de la base

La BDES est actualisée et aliment& régulièrement par le Service des Ressources Humaines ainsi que par la Direction de l'Etablissement.

Ces mises a jour se font dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail.

En tout état de cause, la direction de I ‘Etablissement mettra tout en œuvre pour actualiser la BIDES afin que

Les Représentants du Personnel élus aient accès aux informations nécessaires à leur consultation au plus tard le jour de d'envoi de l'ordre du jour de la premiere reunion de consultation,

Les Délègues Syndicaux disposent des informations nécessaires a ('engagement d’une négociation au plus tard au jour auquel (invitation leur est adressée.)

Les représentants du personnel vises à l’article 3 sont informé& de ('actualisation de la BDES par un mail automatique généré par BLUE MEDI SANTE. A cette fin, cette information lui sera communiquée sur les adresses suivantes :

Pour le CSE cse@clinique-vaugneray.fr Pour le Syndicat cgt-saml@hotmall.fr

Pour les Représentants de Proximité : rp@clinique-vaugneray.fr

5.3. Confidentialité

Conformément a ('article L 2312-36 du Code du travail, ['ensemble des représentants du personnel vises a ('article 3 sont tenus 6 une obligation de discretion a regard des informations intégrées dans la BDES, en particulier celles revêtant un caractère confidentiel et présentées de la manière suivante par l'Etablissement :

Les bénéficiaires de la BDES sont tenus a une obligation stricte de discrétion et de respect de la confidentialité dudit document.

Les bénéficiaires de la BDES assurent la protection des supports (impression ou supports informatiques) sur lesquels ils auraient pu enregistrer les informations extraites.

Article 6. Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans.

Article 7. Révision de l'accord

L'accord pourra être révise au plus tôt au terme d'un délai de six mois suivant sa prise d'effet.

La procedure de revision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou les Organisations Syndicales qui y sont habilitées conformément aux dispositions légales en vigueur.

Article 8. Dépôt et Publicité de l'accord

8.1 Publicité interne

Le présent accord sera mentionné sur les panneaux d'affichage.

Une foil signe, une copie du texte du present accord, sera remise aux institutions représentatives du personnel, ainsi qu'aux organisations syndicales représentatives au rein de l'Etablissement.

8.2 Publicité externe

Le present accord sera dépose sur la plateforme « Télé Accords » accessible depuis le site internet dédie accompagne des pièces prévues a ('article D. 2231-7 du code du travail, notamment :

Une version intégrante de l'accord signée par les parties au format « PDF »,

Une version en « docx » qui sera rendue publique sur la base de données dédiée a la publication des accords collectifs, laquelle aura été anonymisée et le cas échéant de laquelle auront été supprimées les mentions devant rester confidentielles conformément a l'acte signe entre les parties.

Conformément a ('article D. 2231-2, un exemplaire de ['accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Lyon.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront ('objet des mêmes mesures de publicité.

Article 9. Action en nullité

Conformément aux dispositions de ('article L. 2262-14 du code du travail, toute action en nullité de tout ou partie du présent accord doit, à peine qu’irrecevabilité, être engagée dans un délai de deux mois à compter

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- de la notification de ('accord aux organisations disposant d'une section syndicale au sein de

l'Etablissement;

- de la publication de ('accord prévue à l’article L.2231-5-1 dans tous les autres cas.

Fait à Vaugneray en 5 exemplaires, le 19/05/2020.

LA CLINIQUE DE VAUGNERAY dont le siège est situé Place de l'Eglise 69670 Vaugneray, représentée par Monsieur xxxx chargé de conduire la présente négociation, agissant par délégation en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines,

Pour l'organisation syndicale CGT, xxxxxxxx, en sa qualité de Déléguée syndicale.

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