Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au télétravail" chez TOTAL REUNION (Siège)

Protocole d’accord relatif au télétravail

au sein de la société Total Réunion

Entre :

La Société TOTAL REUNION, représentée par sa Présidente, immatriculée au RCS de St Denis 780060406, située à 3 rue Jacques Prévert – Rivière des Galets 97420 Le Port

Et :

Le Délégué syndical

Entre les parties, il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre de l’ordonnance relative au renforcement de la négociation collective de 2017 relatif à la mise en place du télétravail à domicile, il a été décidé de mettre en place une organisation de télétravail au sein de Total Réunion et d’effectuer une phase de test.

Le présent accord pourra être complété par le retour d’expérience de la phase de test afin de préciser/modifier/supprimer certains aspects dudit accord.

Cette phase de test est envisagée à partir de mars 2018 pour une durée de 3 (trois) mois.

Le présent accord s'inscrit dans :

• le cadre de la loi n°2012-387 du 22 mars 2012, relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives

• le cadre général de l'Accord européen du 16 juillet 2002, qui établit un cadre général à l’échelle européenne en matière de condition de travail de télétravailleurs, mis en œuvre en France par l'Accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail,

• le prolongement de plusieurs accords et plans d'actions mis en œuvre en matière de responsabilité sociale de l'entreprise, notamment concernant l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée : égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, accès au logement locatif, transport domicile-lieu de travail, emploi des seniors, ou encore, emploi des personnes en situation de handicap.

Dans le respect des principes attachés à cette forme de travail que sont le volontariat et la réversibilité, qui encadrent la pratique du télétravail.

ARTICLE 1- CHAMP D'APPLICATION

Le présent accord s'applique aux collaborateurs Total Réunion.

ARTICLE 2 - DEFINITION DU TELETRAVAIL A DOMICILE

Selon la loi n°2012-387 du 22 mars 2012, «le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. » (Article L1222-9 du Code du travail).Les parties adhérant à l'accord conviennent d'organiser la situation du télétravail au domicile du salarié effectuant son activité professionnelle alternativement à son domicile et dans les locaux de l'entreprise.

Cet accord ne concerne pas :

• les formes de travail à distance, hors des locaux de l'entreprise et hors du domicile du salarié ; l'exercice du travail à distance des salariés « nomades » ou « itinérants » qui se déplacent régulièrement pour l'exercice de leur activité professionnelle (80%) et dont les conditions de travail sont directement réglées par le contrat de travail ;

• les situations d'astreintes traitées dans le cadre d'un accord collectif spécifique.

ARTICLE 3 - ELIGIBILITE

Le télétravail tel que prévu par le présent accord est une possibilité d'organisation du travail permettant au salarié l'exercice d'une partie de son activité professionnelle depuis son domicile.

Il n'est pas une obligation et sa mise en œuvre doit répondre à un certain nombre de conditions tenant :

• au poste occupé et à sa compatibilité avec l'organisation du service (article 3.1) ;

• au salarié candidat au télétravail (article 3.2) ;

• au domicile du salarié concerné (article 3.3).

3.1. Eligibilité du poste et compatibilité avec l'organisation du service

Les parties adhérant à l'accord conviennent que tous les postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.

L'analyse de la compatibilité du poste et de l'organisation du travail avec le télétravail est menée au regard notamment :

• de la possibilité pour le salarié d'effectuer tout ou partie de ses activités depuis son domicile et notamment :

• de la nécessité d'une présence dans les locaux de l'entreprise pour tenir le poste (exemple accès à des équipements ou des documents non-numérisés, échanges fréquents avec les collègues, intervention sur site...) ;

• des contraintes techniques (exemples : informatiques, téléphonie...) ;

• des impératifs de sécurité des données liées à l’activité;

• de l'importance de son activité déjà exercée en dehors des locaux de l'entreprise, etc. ;

  • de l'organisation du service, du nombre de salariés déjà en télétravail ou travaillant à temps partiel au sein du service, de la faible ancienneté de l'équipe.

En cas de demandes simultanées au sein d'un service, le temps et les conditions de trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail peuvent être des critères considérés, sans être une liste exhaustive de critères de sélection objectifs.

L’arbitrage et la décision reviennent au manager de l’équipe concernée.

Le responsable hiérarchique, pour la bonne organisation du service, informe son équipe de la mise en œuvre du télétravail.

3.2. Eligibilité du salarié

Le salarié qui sollicite le télétravail doit, au jour où il formule sa demande, avoir tenu son poste durant 12 mois, cette durée pouvant être réduite avec accord de la hiérarchie sans être inferieure à 3 mois.

Le télétravail exige des compétences dont celles appréciées dans le cadre de l'EIA (Entretien individuel annuel) telles que :

• la maitrise du poste occupé ;

• l'autonomie dans l'organisation du travail et la gestion du temps de travail ;

• l'adaptabilité à savoir l'ajustement des pratiques en fonction des situations et des personnes;

• la rigueur, la fiabilité et la réactivité ;

• la capacité à partager avec ses interlocuteurs les informations de manière structurée et adaptée la coopération et l'entraide.

Ne sont pas éligibles les salariés en contrat CDD de moins d’un an ainsi que les apprentis, alternants et stagiaires.

3.3. Eligibilité du domicile 3.3.1. Définition

Le domicile du salarié au sens du présent accord s'entend de la résidence habituelle considérée pour l'indemnisation de ses frais de transport domicile/lieu de travail ou de la résidence secondaire.

L'adresse du domicile choisi pour l'exercice du télétravail doit être située à la Réunion.

Tout changement d'adresse du domicile choisi pour l'exercice du télétravail est signalé à l'administration du personnel. Le nouveau domicile devra satisfaire aux conditions d'éligibilité prévues à l'article 3.3.

3.3.2. Conditions liées au domicile

Le domicile doit :

• être relié à une ligne internet ADSL ou susceptible d’être dans la limite d'un débit adapté sauf, si après vérification de la couverture Internet mobile (3G,...) et d'une étude comparée des débits, une clef internet mobile (3G,...) peut être fournie ;

• être couvert par le réseau de téléphonie mobile utilisé dans l'entreprise;

• ne pas faire l'objet de restrictions concernant le télétravail dans le contrat d'assurance habitation du salarié ou, le cas échéant, dans son bail d'habitation ;

• être doté d'une installation électrique conforme pour l'exercice du télétravail.

Il est recommandé au salarié de s'assurer qu'il dispose d'un environnement propice au travail, à la concentration et conforme aux impératifs de confidentialité.

Le salarié qui sollicite le télétravail atteste de l'ensemble des conditions précitées et fournit :

• une attestation délivrée par un professionnel relative à la conformité de l'installation électrique utilisée pour le télétravail

• une attestation provenant de l'assureur indiquant que ce dernier a pris acte du fait qu'il exerce une activité professionnelle à son domicile.

Concernant l'attestation de conformité électrique du lieu du télétravail, le salarié qui ne dispose pas d'un tel document en cours de validité, fait intervenir une entreprise sélectionnée par l'employeur. Ce dernier prend en charge le coût de l'intervention.

En l'état actuel de la réglementation, cette prise en charge est exclue de l'assiette des cotisations et contributions sociales et de l’impôt sur le revenu.

ARTICLE 4 - PROCEDURE DE PASSAGE EN TELETRAVAIL A DOMICILE

4.1. Initiative du salarié

Le télétravail doit faire l'objet d'une demande initiée par le salarié.

Son responsable hiérarchique en lien avec la direction des ressources humaines peut, après examen et au regard des conditions d'éligibilité visées a l'article 3, accepter ou refuser cette demande selon les modalités prévues au présent article.

4.2. Demande

Le salarié volontaire fait part de sa demande de télétravail à son responsable hiérarchique.

Si une présence physique permanente n'est pas requise pour le poste considéré et si le salarié, compte tenu de sa demande de télétravail assure les activités qui lui sont confiées au moins 4 jours entiers par semaine dans les locaux de l'entreprise, la hiérarchie informe la direction des ressources humaines de cette demande.

Cette dernière transmet un « kit » d'information sur le télétravail au salarié et à son responsable hiérarchique.

Ce « kit » comprend notamment un questionnaire d'évaluation de la demande à renseigner par le salarié.

4.3. Examen de la demande — Entretien

Le salarié transmet le questionnaire renseigné à son responsable hiérarchique, par tout moyen (papier, email, entretien).

Le responsable hiérarchique communique au salarié et au responsable des ressources humaines sa décision concernant la mise en œuvre du télétravail dans les 10 jours qui suivent la réception du questionnaire.

Si la demande de télétravail est acceptée, le responsable hiérarchique fixe, en concertation avec le salarié les modalités d'exécution du télétravail. (Article 4.4)

L'éligibilité du domicile (article 3.3.) est ensuite vérifiée par le salarié qui transmet à la direction des ressources humaines les attestations mentionnées à l'article 3.3.2.

Le salarié doit enfin tester s'il peut accéder depuis son domicile à l'environnement informatique nécessaire à la tenue de son poste, dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'entreprise.

Le salarié qui n'est pas déjà équipé d'un ordinateur portable doté d'un logiciel permettant d'établir une connexion sécurisée à distance au réseau de l'entreprise, en emprunte un auprès des services informatiques. Si une connexion internet avec un débit suffisant à l’utilisation des logiciels et du poste n'est pas installée à son domicile, il peut également emprunter une clé internet mobile (3G,...).

Des lors que ces dernières conditions sont satisfaites, le document télétravail est rédigé et complété avec les annexes obligatoires.

Chaque salarié optant pour le télétravail devra remplir ce document chaque année et/ ou à chaque changement significatif (changement d’opérateur internet, déménagement,…)

En cas de refus, le ou les motif(s) du refus est/sont précise(s) au salarié. Il peut s'agir :

• de contraintes techniques (exemples : informatiques, téléphonie...) ;

• d'impératifs de sécurité des données liées à l'activité ;

• de l'importance de son activité déjà exercée en dehors des locaux de l'entreprise, etc. ;

• de l'organisation du service ;

• du nombre de salariés déjà en télétravail ou travaillant à temps partiel au sein du service ;

• de la faible ancienneté de l'équipe ;

• de la maitrise du poste occupé.

4.4. Document télétravail

Ce document formalise l'acceptation du télétravail à domicile et précise notamment ses modalités d'exécution :

• rattachement hiérarchique ;

• jour(s) télétravaillé(s) ;

• plages prévues à l'article 7.2. ;

• modalités d'évaluation de la charge de travail ;

• modalités de compte rendu et de liaisons avec l'entreprise

• équipements fournis pour le télétravail, et leurs règles d'utilisation ;

• assurances;

• dispositions légales et propres à l'entreprise relatives à la protection des données et à leur confidentialité ;

• période d'adaptation ;

• établissement de rattachement pour l'exercice des droits collectifs.

Ce document sera rempli et actualisé chaque année à date fixe (par exemple au 1^er mars de chaque année).

ARTICLE 5 - PERIODE D'ADAPTATION ET REVERSIBILITE

5.1. Période d'adaptation

Pendant une durée de 3 mois d'exercice alterné de l'activité professionnelle entre les locaux de l'entreprise et en télétravail au domicile, l'entreprise comme le salarié peut, à tout moment, mettre fin au télétravail. L’entreprise devra motiver sa décision auprès du salarié concerné.

La fin du télétravail est notifiée par écrit en respectant un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

L'objectif de cette période est que les parties puissent vérifier le bon fonctionnement notamment technique et organisationnel du télétravail.

5.2. Réversibilité

Au-delà de la période d'adaptation prévue à l'article 5.1., la réversibilité est également possible à l'initiative soit de la hiérarchie soit du salarié.

Cette réversibilité d'un commun accord est formalisée par une lettre, un email ou tout autre moyen écrit, et sera transmis à la direction des ressources humaines. Ce document prévoit que le télétravail prend fin si :

• le salarié en télétravail change de poste;

• le salarié en télétravail informe l'entreprise de son déménagement sans qu'une analyse de l'éligibilité du nouveau lieu de télétravail n'ait été réalisée;

• une modification intervient dans l'organisation du service ou des circonstances particulières liées à l'activité du service exigent le retour du salarié dans les locaux de l'entreprise;

• les règles de protection des données et de confidentialité ne sont pas respectées;

• des circonstances particulières imprévisibles affectent la situation personnelle du télétravailleur en ne lui permettant plus le télétravail dans les conditions prévues par le présent accord.

ARTICLE 6 - RENOUVELLEMENT

Deux mois avant le terme du document télétravail, la hiérarchie du télétravailleur reçoit de la direction des ressources humaines un rappel concernant cette échéance.

Un nouvel échange (mail, entretien, ….) entre le responsable hiérarchique et le télétravailleur permet d'examiner la possibilité de reconduire ce mode d'organisation du travail selon les termes du présent protocole.

Le responsable hiérarchique communique ensuite au salarié et à la direction des ressources humaines sa décision dans un délai permettant, le cas échéant, la poursuite du télétravail sans discontinuité.

En cas de renouvellement, celui-ci est formalisé par un nouveau document télétravail d'une durée d'un an.

Ce nouveau document prend effet au 1^er jour d'un mois civil.

ARTICLE 7- ORGANISATION DU TELETRAVAIL A DOMICILE

7.1. Répartition des jours travaillés dans l'entreprise et télétravaillés au domicile

Le nombre de jours télétravaillés prévus par le document télétravail est d'un jour entier par semaine.

Seuls les collaborateurs nomades pourront faire la demande de télétravail par demi-journée.

Ce jour doit être positionné du mardi au vendredi.

Le jour choisi est mentionné dans le document télétravail.

Si l'organisation du travail l'exige, le jour de télétravail à domicile défini dans le document télétravail, peut, de manière exceptionnelle, être travaillé dans l'entreprise.

La journée de télétravail prévue dans le document et non effectuée par le salarié ne peut être reportée, sauf accord avec la hiérarchie.

7.2. Organisation du temps de télétravail

Le télétravailleur gère l'organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions collectives et des règles applicables dans son établissement de rattachement.

Son activité professionnelle se déroule pendant la période correspondant aux horaires d'ouverture de son établissement sous réserve de respecter les règles relatives aux repos quotidien et hebdomadaire.

Pendant le jour de télétravail, le temps de travail effectif du salarié correspond à celui effectué habituellement lorsqu'il travaille dans les locaux de l'entreprise.

Pendant le jour de télétravail, le télétravailleur s'engage à répondre au téléphone pendant des périodes de « joignabilité » fixées pour le matin et l'après-midi dans le document télétravail, dans la limite de 7 heures 30 par jour, à minima de 8h30 à 11h30 puis de 13h30 à 16h, selon l’accord d’entreprise sur les horaires variables.

Le salarié étant informé qu'il est tenu de répondre au téléphone durant ces périodes, et organise la répartition quotidienne de ses horaires de travail, afin que ces périodes de « joignabilité » soient incluses dans sa durée quotidienne de travail.

7.3. Activité du télétravailleur et vie privé

7.3.1. Activité du télétravailleur

La charge de travail du télétravailleur et l'atteinte des objectifs sont les mêmes que lorsqu'il exerce son activité dans les locaux de l'entreprise.

La hiérarchie vérifie lors de l’entretien individuel annuel, l'atteinte et la faisabilité des objectifs confiés au télétravailleur au regard de sa charge de travail, en s'assurant que le fonctionnement et la qualité du service sont maintenus.

L'EIA est l'occasion d'un nouvel examen des conditions d'activité du télétravailleur.

7.3.2. Vie privée

L'employeur s'engage à respecter la vie privée du télétravailleur. A cet effet, des plages de «joignabilité » sont définies à l'article 7.2.

Le télétravailleur ne peut organiser de réunion à son domicile mais peut en animer ou y participer au moyen de l'utilisation des NTIC.

7.4. Equipement de télétravail

L'entreprise met à disposition du salarié l'équipement nécessaire au télétravail sauf s'il en dispose déjà dans l'exercice de son activité.

Cet équipement, fourni dans le respect des normes de dotation en vigueur, comprend :

• un ordinateur portable muni d'un logiciel d'accès sécurisé au réseau de l'entreprise et des solutions de chiffrement des données pour leur stockage et leur transfert;

• une solution de téléphonie mobile (GSM) ou toute autre solution de communication adaptée pouvant s'y substituer ;

• le cas échéant, une clé internet mobile (3G,...).

Le salarié conserve ce matériel en bon état. Il le restitue à l'issue du télétravail.

7.5. Prise en charge

Les frais supplémentaires générés directement par le télétravail au domicile (électricité, abonnement internet, consommables) sont remboursés dans les limites fixées en annexe au présent document.

Pour conserver cette prise en charge, le salarié doit à tout moment et sur demande de l'administration du personnel, être en mesure de produire ses factures d'électricité, d'internet et de consommables correspondants aux périodes télétravaillées. Pour satisfaire à un éventuel contrôle de l'URSSAF, ces justificatifs doivent être conservés par le salarié pendant 4 ans.

Si après vérification de la couverture internet mobile (3G,...) et d'une étude comparée des couts (installation ADSL/internet mobile (3G,...), une clef Internet mobile (3G,...) est fournie, les frais d'électricité et de consommables sont remboursés dans les conditions précitées et dans les limites fixées en annexe au présent accord.

Cette prise en charge cesse le mois suivant celui du dernier jour de télétravail.

Le règlement des frais supplémentaires, définis dans le présent accord, sera effectué tous les 6 mois.

7.6. Protection des données, confidentialité

Le télétravailleur prend les précautions utiles pour préserver l'accès à ses données et plus généralement à toutes informations concernant l'entreprise ou ses clients.

II doit en outre respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l'entreprise portée à sa connaissance dans l'exercice de son activité.

ARTICLE 8 - SECURITE ET SANTE

8.1. Respect des règles de santé et de sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité sont applicables aux télétravailleurs.

Il est rappelé qu'il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa sécurité et de sa santé ainsi que de celles des autres personnes concernées du fait de ses actes ou de ses omissions au travail.

L'entreprise informe le télétravailleur des règles relatives à l'utilisation des équipements et des écrans de visualisation.

8.2. Accident du travail

En cas d'accident de travail, le télétravailleur doit en informer l'employeur par tous moyens.

Le traitement de cette déclaration par l'entreprise se fait de la même façon que pour un accident survenant dans les locaux de l'entreprise.

ARTICLE 9 - FORMATION

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits d'accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière que les autres salariés.

Le télétravailleur reçoit une formation interne spécifique sur l'organisation du travail et l'équipement mis à sa disposition, sous forme de Kit.

Afin d'accompagner la mise en œuvre du télétravail, le responsable hiérarchique et les collègues directs du télétravailleur ont également accès à une formation interne spécifique, sous forme de « kit ».

ARTICLE 10 - DROITS COLLECTIFS

Le télétravailleur dispose des mêmes droits collectifs que les salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise.

Le télétravailleur est soumis aux mêmes conditions de participation et d'éligibilité aux élections des instances représentatives du personnel que les autres salariés et est pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs de son établissement.

Le télétravailleur à domicile est identifié comme tel sur le registre unique du personnel.

ARTICLE 11 - SITUATIONS PARTICULIERES

Au sein de Total Réunion par le présent accord, les salariés connaissant des situations particulières peuvent bénéficier de la possibilité de télétravailler dans des conditions adaptées à leur situation (personnes en situation de handicap et/ou dont les conditions d'aptitude au travail ont fait l'objet d'une recommandation du médecin du travail en faveur du télétravail, grossesse ...).

ARTICLE 12 – CIRCONSTANCES PARTICULIERES

12.1 Plans de continuité d'activité

La situation du travail ponctuel à domicile peut être mise en œuvre exceptionnellement en cas de situations extraordinaires telles qu'une pandémie ou des phénomènes climatiques ou environnementaux exceptionnels ou des situations de force majeure, peut faire l'objet de dispositions spécifiques notamment dans le cadre des plans de continuité d'activité.

12.2 Télétravail occasionnel

La période de télétravail occasionnel sera adaptée par le salarié et sa hiérarchie en fonction des circonstances particulières.

Un délai de prévenance de 48h sera demandé, sauf conditions exceptionnelles imprévisibles (conditions météorologiques ou routières,….)

Le télétravailleur occasionnel est soumis aux conditions décrites dans le présent accord.

Equipement et prise en charge financière

Le télétravail occasionnel est ouvert aux salariés qui disposent d'outils de communication permettant l'exercice du travail à distance (ordinateurs portables).

Afin de limiter les coûts administratifs, le règlement sera effectué tous les 6 mois, au pro rata des jours effectués avec un minimum de 4 jours cumulés, selon le tableau en annexe.

ARTICLE 13 - BILAN

Un bilan de son application sera dressé à l'occasion des réunions de négociation annuelle obligatoire (NAO).

ARTICLE 14 — PRISE D'EFFET, DUREE, REVISION, DENONCIATION

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. II entre en vigueur le 1^er mars 2018

La demande de révision devra être notifiée aux parties signataires par courrier électronique avec un préavis de 3 mois.

En cas de demande de révision, les négociations commenceront dans le mois suivant la réception de la notification.

La demande de dénonciation devra être portée, par lettre recommandée avec accuse de réception, à la connaissance des autres parties contractantes avec un préavis de 3 mois. Les négociations commenceront dans le mois suivant la réception de la notification.

ARTICLE 15 – DEPOT LEGAUX

Le présent accord ainsi que ses avenants éventuels sont déposés par la Société en deux exemplaires dont un sous format électronique, auprès de la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi) du lieu où il a été conclu, et auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.

Fait à Le Port, le 13 février 2018

En 4 exemplaires originaux

La Société TOTAL REUNION Le Délégué Syndical

Frais supplémentaires générés directement par le télétravail au domicile
(électricité, abonnement internet, consommables).

Limites de prise en charge :

Avec Internet et GSM pro (ou Skype)	Avec internet et Sans GSM pro (avant arrivée de Skype)	Avec clef 4G et GSM pro (ou skype)	Avec clef 4G sans GSM pro (avant arrivée de skype)
10€/ mois pour 1 jour par semaine	15€/ mois pour 1 jours par semaine	5€/mois pour 1 jour par semaine	10€/mois pour 1 jour par semaine