Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DU CSE" chez NPL (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DU CSE

ENTRE-LES SOUSSIGNES :

La SAS NPL dont le numéro de SIRET est le 780 262 259 00010,

Dont le siège social est 54 Route de Pussemange 08 700 GESPUNSART

Représentée par ___________________ en sa qualité de Directeur d’usine,

Ci-après, dénommée, la Société,

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives signataires de la société NPL représentées par :

Pour la CGT, ___________________

Pour la CFE-CGC, ___________________

D’autre part.

Préambule

D’après les dispositions de l’article R.2314-5 du Code du travail, la société NPL a étudié la solution du vote par voie électronique dans le cadre de ses élections professionnelles 2023. L’objectif étant de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés. Ce processus est suggéré par la loi « Pour la confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine », n°2004-575 du 21 juin 2004, puis mis en application par le décret n°2007-602 du 25 avril 2007, « Relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique ».

Après avoir présenté le processus de vote par voie électronique aux organisations syndicales et d’après l’article R.2314-6 du Code du travail, la Direction de la société NPL a retenu comme prestataire la société AKG SOLUTIONS qui sera en charge d’assurer l’organisation et la mise en œuvre de notre processus électoral 2023.

Article 1 – Champ d’application

Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote des prochaines élections des représentants du personnel de la société NPL (membres du Comité Social et Economique), dont le 1^er tour est prévu le 13 juin 2023, le vote par voie électronique pour l’ensemble des électeurs. Le vote à bulletin secret sous enveloppe est donc totalement exclu.

Les parties signataires conviennent par ailleurs d’en confier la conception et la mise en place à un prestataire extérieur, la société AKG SOLUTIONS, choisie par la Société NPL en concertation avec l’organisation syndicale signataire du présent accord, dans le respect des prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-9 à R.2314-21 et R.2324-5 à R.2324-17 du Code du travail.

Article 2 – Principes généraux

Le système retenu par la société NPL et développé par le Prestataire, repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité : le secret du vote.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès du service des Ressources Humaines.

Article 3 – Modalité d’organisation des opérations

3.1 Négociation du Protocole d’accord préélectoral (article R 2314-5 du Code du travail) 

Dans le cadre des élections professionnelles, la Direction et les organisations syndicales signeront un protocole d’accord préélectoral définissant les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires de vote et de dépouillement et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comportera la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu ainsi que le déroulement des opérations électorales, comme décrit dans le document joint au présent accord.

3.2 Mention CNIL (loi n°78-17 du 06 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés) 

Le dispositif électoral répond aux recommandations de la CNIL en matière de sécurité et de confidentialité, en particulier à la délibération 2019-053 du 25 avril 2019 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le vote est totalement anonyme, aucun rapprochement ne peut être opéré entre l'émargement et le vote de l'électeur.

Les données personnelles des salariés ne sont traitées que par notre prestataire de vote électronique, la société AKG SOLUTIONS. Elles ne seront pas conservées au-delà de l’issue du scrutin et du délai de contestation.

Conformément à la règlementation RGPD en vigueur, ce traitement de données personnelles fait l’objet d’un recensement dans le registre des activités de traitement de la société AKG SOLUTIONS pour le compte de la société NPL. Le fondement juridique sur lequel se fonde le traitement est le respect d’une obligation légale.

3.3 Formation au système de vote électronique (article R 2314-12 du Code du travail modifié par le décret du n°2017-1819 du 29 décembre 2017 – art 1) 

Les membres du bureau ont un rôle de surveillance du scrutin, ils doivent donc disposer des outils nécessaires pour s’assurer de la bonne mise en œuvre de la plateforme de vote électronique. La CNIL précise que les membres du bureau de vote doivent pouvoir agir sur le déroulement du scrutin en cas d’anomalie constatée. A ce titre, les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

3.4 Expertise indépendante (article R 2314-9 du Code du travail modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 – art 1)

Les parties signataires du présent accord conviennent de ne pas soumettre le système conçu par la société AKG SOLUTIONS, à une expertise indépendante, autre que celles présentées par le prestataire.

En effet, la solution de vote électronique proposée par la société AKG SOLUTIONS fait l’objet d’expertise indépendante régulière, attestant ainsi sa conformité aux dernières recommandations de la CNIL (délibération n°2019-053 du 25 avril 2019), au décret n°2007-602 et à l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs au vote électronique.

3.5 Cellule d’assistance technique (article R 2314 -10 et -15 du Code du travail modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 – art 1) 

Le prestataire mettra en place une cellule d’assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés saisies à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

4.1 Etablissement des listes électorales et transmissions (arrêté du 25 avril 2007 mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) et les listes de candidats

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs, transmises au prestataire puis importées sur le système de vote électronique, relève de la responsabilité de la société NPL. Le prestataire assure la sécurité et confidentialité des données.

L’intégration et le contrôle des candidatures et des professions de foi seront effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à la société.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse postale

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

4.2 Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée (article L. 2314-29 du Code du travail), celle-ci sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections professionnelles.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales (article 6 du décret du 25 avril 2007).

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote (article R 2314-8 du Code du travail modifié par le décret du n°2017-1819 du 29 décembre 2017).

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin par les personnes habilités (commission électorale, expert, gestionnaire).

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. La société mettra à disposition des électeurs, avant l’ouverture du scrutin, une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne.

Tout électeur atteint d’une infirmité, le mettant ainsi dans l’impossibilité de voter, peut se faire assister par un électeur de son choix appartenant au même collège électoral.

4.3 Modalités d’accès au site de vote (article 6 du décret du 25 avril 2007)

Aucune installation n’est nécessaire pour accéder au site internet de vote sécurisé. Chaque électeur recevra à son domicile par courrier, l’adresse du site de vote et les moyens d’authentification associés. Le site de vote Internet est compatible avec les terminaux mobiles et fixes.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses identifiants personnels indiqués sur le courrier (identifiant, mot de passe et information personnelle).

4.4 Déroulement du vote (article 6 du décret du 25 avril 2007)

Les différents moyens d’authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et ainsi garantir l’unicité de son vote. Lorsque l’électeur accèdera aux listes de candidats et qu’il exprimera son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran, il pourra être modifié avant validation.

Dans le cas où le vote ne serait pas encore validé, l’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Au moment de la réception du vote, après une double validation de l’électeur, un accusé de réception sera présenté à celui-ci, attestant de la bonne réception de son émargement et clôturant définitivement l’accès à cette élection.

Article 5 – Clôture et résultats

5.1 Clôture (article 7 du décret du 25 avril 2007).

Dès la clôture du scrutin par Internet, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

5.2 Décompte et attribution des sièges (article 7 du décret du 25 avril 2007)

Le décompte des résultats n’est possible que par l’activation conjointe des clés de déchiffrement dans le système pour le descellement. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (15822.01 et 15823.02).

A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Article 6 – Sécurité et confidentialité

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L 2314-26 et R 2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site et synthétisée dans le courrier envoyé à l’électeur.

Le Président du Bureau de vote seul a accès à la liste d’émargement en cours de scrutin. Les membres du bureau auront la possibilité de consulter la liste d’émargement à la fin du scrutin, quand les urnes auront été dépouillées. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

Article 8 – Dispositions générales

Cet accord est conclu pour la durée des élections professionnelles 2023 du CSE de la société NPL.

Il pourra faire l’objet d’une demande de révision, conformément aux dispositions légales en vigueur.

En cas de difficulté d’application ou d’interprétation du présent accord, la Direction de l’Entreprise réunira les Organisations Syndicales signataires dans un délai d’une semaine suivant la saisine par la partie la plus diligente ; celle-ci se faisant soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par lettre remise en main propre contre décharge.

Une décision sur le litige soulevé sera prise par les parties signataires dans les 15 jours suivant la date de la première réunion.

Les parties conviennent de se réunir avant le terme du présent accord pour en assurer le suivi et juger de l’opportunité de son renouvellement ou de son abandon, ou des éventuelles modifications à y apporter.

Le présent accord est établi en 3 exemplaires originaux dont un sera transmis au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Charleville-Mézières, conformément aux articles L 2231-6 et D 2231-4 du Code du travail. Le présent accord fera également l’objet d’un dépôt dématérialisé auprès de la DIRECCTE.

Fait à GESPUNSART, le 2 mai 2023,

Pour la CGT

___________________

Pour la CFE-CGC

___________________

Pour la société NPL

___________________