Accord d'entreprise "Protocole d'accord sur l'utilisation des technologies de l'information et de la communication par les représentants du personnel et les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l'organisme" chez CPAM - CAISSE PRIMAIRE ASSURANCE MALADIE (Siège)

Février 2019

ACCORD COLLECTIF D'ENTREPRISE RELATIF A L’UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION À LA CPAM DE L’ORNE PAR LES REPRESENTANTS DU PERSONNEL ET LES ORGANISATIONS SYNDICALES AYANT CONSTITUÉ UNE SECTION SYNDICALE DANS L’ORGANISME

Entre :

La Caisse Primaire d'Assurance Maladie de l'Orne dont le siège social est situé 34, Place du Général Bonet - 61012 Alençon CEDEX, représentée par XXX, agissant en qualité de Directeur,

d'une part,

et les organisations syndicales représentées au sein de l'organisme respectivement par:

- XXX délégué syndical CFDT,

- XXX déléguée syndicale CGT,

- XXX déléguée syndicale SNFOCOS.

d'autre part,

il a été conclu le présent accord collectif :

PRÉAMBULE

Le présent accord a pour objet de définir les règles de mise à disposition et d’utilisation des technologies de l’information et de la communication, à savoir : l’Intranet, la messagerie électronique et l’Internet, par les représentants du personnel et les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de l'organisme.

Cette démarche permettra ainsi au Comité Social et Economique (CSE) et aux organisations syndicales de pouvoir faire connaître leurs actions auprès de tous les agents de la CPAM connectés au réseau de l’entreprise.

La mise à disposition et l’utilisation de ces outils s’effectuent dans le cadre des missions et attributions de chacune de ces institutions et dans le respect du règlement intérieur, de la charte de bon usage des ressources informatiques et des règles de fonctionnement de l’entreprise.

Pour faciliter la mise en œuvre de ces principes, les dispositions ci-après sont arrêtées :

Article 1 – Règles d’utilisation des TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION

1. Principes généraux

L’utilisation des technologies de l’information et de la communication est soumise au respect de l’ensemble des règles qui encadrent le droit d’expression et de communication des représentants du personnel et des organisations syndicales dans l’entreprise, notamment :

• le Code du Travail, article L2142-6,

• le protocole d’accord national sur l’exercice du droit syndical du 1^er février 2008,

• les dispositions légales relatives aux droits d’auteur et au droit de la presse et les prescriptions de la loi « Informatique et libertés ».

  2. Obligations des bénéficiaires

1.2.1. Respect des règles de déontologie

Le contenu des informations diffusées est librement déterminé par les représentants du personnel et les organisations syndicales sous réserve d’être en conformité avec leur objet, c’est-à-dire :

• Pour le CSE : l’expression collective des intérêts des salariés et la gestion des activités sociales et culturelles, la protection de la santé et l’amélioration des conditions de travail des salariés,

• Pour les organisations syndicales : l’étude et la défense des intérêts collectifs et individuels des salariés.

Le contenu de l’information diffusée ne devra pas :

• être injurieux,

• être diffamatoire,

• contenir de fausses nouvelles,

• être provocateur,

• servir à promouvoir l’adhésion à une association ou un parti politique.

Les représentants du personnel et les organisations syndicales s’engagent à ne pas contrevenir aux règles relatives au respect de la vie privée et au droit à l’image des personnes.

1.2.2. Règles d’utilisation des outils

Les postes informatiques mis à disposition des représentants du personnel et des organisations syndicales ne doivent être utilisés que dans le cadre de leur mandat, pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail. De manière générale, les matériels mis à disposition sont placés sous l’entière responsabilité des représentants du personnel et des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

L’utilisation des technologies de l’information et de la communication par les représentants du personnel et les organisations syndicales ne doit pas, de façon générale, apporter de gène à l’accomplissement du travail des agents (ralentissement de la messagerie, « plantage » d’applications…). Ils veilleront ainsi, à ne pas mettre en ligne ou adresser par messagerie de documents trop volumineux.

3. Obligations de la Direction

La Direction s’engage à ne pas prendre connaissance du taux de visites opérées sur les différents sites visés par l’article 2 du présent accord, ni à rechercher l’identification des salariés les consultant.

Sous réserve du respect des obligations incombant aux bénéficiaires précisées aux paragraphes 1.2.1. et 2.2.2., la Direction s’engage à respecter la liberté d’expression des bénéficiaires tant au niveau du contenu que de la forme. Ainsi, les représentants du personnel et les organisations syndicales ont toute latitude pour gérer virtuellement l’espace d’expression défini, sans que les documents puissent être saisis, neutralisés ou modifiés de quelque façon que ce soit.

Article 2 – Site Intranet

2.1. Principes

Les organisations syndicales de la CPAM de l’Orne et le Comité Social et Economique disposent chacun d’un espace dédié sous l’Intranet de la CPAM et d’un espace dédié sur le serveur de fichiers.

Ces espaces dédiés ont une taille maximale de 2 Go pour le CSE et 1 Go pour chacune des organisations syndicales. Ils sont physiquement implantés sur un serveur local, mis à disposition par la CPAM.

2.2. Modalités de mise en œuvre

2.2.1. Matériel

Il est alloué aux représentants du personnel et aux organisations syndicales, les PMF nécessaires pour notamment la mise à jour de leur espace Intranet, c’est-à-dire :

• un PMF situé dans le local du CSE et un situé dans la salle Albert Klein, à la disposition du CSE,

• un PMF pour chacune des organisations syndicales dans les locaux syndicaux situés au siège de l’organisme et une mise à disposition éventuelle d’une imprimante.

Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge des représentants du personnel et des organisations syndicales.

Les membres titulaires et suppléants du CSE et les délégués syndicaux bénéficient chacun d’une carte de sécurité personnelle. Une deuxième carte nominative peut être mise à disposition de chaque organisation syndicale sur demande. Ces cartes doivent être exclusivement utilisées sur les PMF ci-dessus répertoriés. Une tolérance est accordée aux seuls délégués syndicaux pour utiliser, en dehors de leur temps de travail, leur carte de sécurité sur leur PMF professionnel. Les cartes professionnelles dénommées « carte agent » ne doivent pas être utilisées sur les PMF ci-dessus répertoriés.

Afin d’avoir accès à la base de données économiques et sociales enregistrée dans le dossier susnommé sous le répertoire « Global », les membres titulaires et suppléants du CSE et les délégués syndicaux seront habilités à accéder à cette base via la carte de sécurité personnelle mise à disposition.

Les représentants du personnel et les organisations syndicales bénéficient de l’assistance des agents de l’Unité Informatique Locale pour réaliser la mise en ligne des informations sous leur espace dédié.

Une formation d’une demi- journée sera réalisée en interne pour les représentants du personnel et les organisations syndicales, dans la limite de deux membres par institution, pour les initier aux techniques de la diffusion d’information sur le site intranet de l’organisme.

2.2.2. Forme des informations diffusées

La communication sur le site intranet ne peut pas être réalisée par les moyens suivants :

• le téléchargement de vidéos, ou de bandes-son si leur volume de stockage est trop important,

• la visualisation de vidéos par le biais du réseau au fur et à mesure du chargement (streaming),

• les forums, le chat (causeries interactives), et le recours aux réseaux sociaux,

• les « applets » java, moteurs de recherche ou « cookies » (programmes informatiques associés aux sites).

2.2.3. Droit de réponse de la Direction

La Direction devra être informée par le délégué syndical de toutes les communications syndicales simultanément à leur mise en ligne.

La Direction dispose de la possibilité de répondre aux communications diffusées sur le site intranet des représentants du personnel et des organisations syndicales.

Lorsqu’elle souhaite user de ce droit, la Direction communique préalablement la réponse aux élus ou aux délégués syndicaux concernés.

Article 3 – Messagerie MERCURE

3.1. Principes

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de faciliter les échanges, de communiquer tant en interne qu’en externe et de formaliser la séparation entre les activités relevant de l’activité professionnelle et celles relevant de l’activité syndicale.

Ces boites aux lettres seront créées avec le masque suivant : prénom.nom-syndicat@assurance-maladie.fr.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

Le CSE, dans le cadre exclusif de la gestion des activités sociales et culturelles, peut également utiliser la messagerie MERCURE, sous réserve des règles prescrites à l’article 1.2.2. du présent accord. Il utilise alors la boite à lettres ouverte au nom du CSE, à savoir " cse.cpam-alencon@assurance-maladie.fr".

Le CSE veillera à ne pas illustrer ses messages avec des fichiers images trop lourds (taille maximum 500 Ko) ou à associer des pièces jointes d'une taille supérieure à 1 Mo. Les images utilisées devront être dans un format vectoriel ; sont en particulier interdits tous les formats d'images animées ou de vidéo.

Dans ces cas susvisés, les représentants du personnel et les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte nationale d’utilisation de la messagerie MERCURE.

Enfin, la nature des communications doit rester conforme aux attributions respectives des représentants du personnel et des organisations syndicales.

3.1.1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

La messagerie dédiée aux activités syndicales peut être utilisée à destination de tous les salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, par retour de mail à l’expéditeur.

Chaque salarié consultant le site d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie professionnelle, pendant les heures de délégations ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, uniquement à destination de la Direction, des Responsables Ressources Humaines et Gestion du Patrimoine, ainsi qu’avec les agents chargés du secrétariat de ces services.

3.1.2. La confidentialité des échanges des salariés avec les représentants du personnel et les organisations syndicales

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur les représentants du personnel et les organisations syndicales.

Les représentants du personnel et les organisations syndicales sont tenus à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'ils entretiennent avec les salariés.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

Article 4 – Internet

Les délégués syndicaux (et pour leur éventuelle deuxième carte nominative) et les membres du CSE disposent d’une connexion à Internet « total » (= accès illimité), dans le cadre de leurs activités relatives aux instances représentatives du personnel et/ou syndicales. En retour, ils s’engagent à utiliser l’Internet uniquement pendant leurs heures de délégation ou en dehors du temps de travail. Ils s'interdisent, en particulier, de se connecter aux sites des réseaux sociaux ou de discussion en ligne (chat) dont le contenu est contraire à l’ordre public et aux bonnes mœurs.

Article 5 – UTILISATION ABUSIVE

En cas de non-respect du présent accord, la CPAM de l’Orne adresse aux représentants du personnel concernés ou à l’organisation syndicale concernée, un courrier lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. Si à l’issue de cette rencontre, les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 6 – DURÉE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de cinq ans après sa date d’agrément.

Les parties conviennent de se réunir trois mois avant l’échéance du présent accord pour apprécier l’opportunité d’une reconduction de ses dispositions.

Article 7 – ENTRÉE EN VIGUEUR

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la Sécurité Sociale).

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité Sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Article 8 – DEPÔT ET PUBLICITÉ

Le présent accord sera notifié, dès sa conclusion, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

En outre, en application de l’article R. 2262-2 du code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel.

Le présent accord sera déposé à la Direction de la Sécurité Sociale et à la Mission Nationale de Contrôle dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel prévu par l’article L 123-2-1 du Code de la Sécurité Sociale. Ce présent accord sera également déposé sur le portail du Ministère du travail et un exemplaire sera transmis au Greffe du Conseil des Prud’hommes d'Alençon.

Il est précisé que le présent accord sera versé dans la base de données nationales dont le contenu sera publié en ligne.

Fait à Alençon, le 28 février 2019, en cinq exemplaires

Le Directeur Les Délégués Syndicaux,

XXX CGT XXX

CFDT XXX

SNFOCOS XXX