Accord d'entreprise "Avenant 3 Accord unique d'engagement en faveur d'une politique sociale efficace, responsable et solidaire" chez HABITAT 76 - OFFICE PUBLIC DE L HABITAT DU DEPARTEMENT DE SEINE-MARITIME (Siège)

OFFICE PUBLIC DE L'HABITAT

DU DEPARTEMENT DE LA SEINE MARITIME

HABITAT 76

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AVENANT N°3

ACCORD UNIQUE D’ENGAGEMENT EN FAVEUR D’UNE POLITIQUE SOCIALE

EFFICACE, RESPONSABLE ET SOLIDAIRE

Le présent avenant annule et remplace les dispositions de l’article 81, alinéas 1 à 13, de l’accord unique d’engagement en faveur d’une politique sociale, responsable et solidaire portant sur les modalités de mise en place et d’exécution du télétravail au sein d’Habitat 76.

Les parties signataires expriment par cet avenant la volonté de donner aux collaborateurs de l’Office un cadre structurant et évolutif d’organisation du télétravail. Elles apprécient les enjeux sociétaux, environnementaux et organisationnels qui accompagnent l’essor du télétravail et à travers eux, réaffirment les vertus de ce mode d’organisation :

• Le télétravail peut contribuer à une qualité de vie au travail et à une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée.

• Le télétravail peut participer d'une démarche de développement durable : limitation des déplacements, des risques d'accident de trajet, réduction des gaz à effets de serre.

• Le télétravail peut répondre aux aspirations des collaborateurs et participe à l’attractivité et à la fidélisation des équipes au sein de l’entreprise.

Les dispositions de cet avenant sont donc dictées par la volonté d’accompagner la montée en puissance de cette modalité d’organisation du travail tout en maintenant un lien social entre les individus au sein de leur communauté de travail.

Dès 2017, l’Office s’est engagé en faveur du télétravail et a progressivement structuré des usages et ouvert ce mode d’organisation aux collaborateurs éligibles et volontaires, tels que définis ci-après.

Le télétravail repose ainsi sur des valeurs, convictions et ambitions, partagées entre la Direction, les représentants du personnel et l’ensemble des collaborateurs ; à l’Office le télétravail repose sur un état d’esprit propre à son identité, à savoir : la confiance, l’autonomie, l’initiative et la responsabilisation de l’ensemble de la collectivité de travail.

Le télétravail et le travail à distance

Les articles L1222-9-10-11 du code du travail modifiés par l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 – art.21 définissent le télétravail comme une modalité d’organisation du travail, utilisant les nouvelles technologies et dans laquelle un travail, qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’entreprise, est effectué en dehors de ces locaux de manière régulière et volontaire.

Le télétravail peut revêtir plusieurs modèles d’organisation :

• A domicile ;

• En bureaux déportés ;

A titre exceptionnel, le collaborateur qui souhaite exercer le télétravail dans un autre lieu que ceux cités ci-dessus devra en avertir préalablement son manager et l’entité en charge des Ressources Humaines afin de requérir leur accord. En cas d’accord, le collaborateur s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du télétravail telles que définies dans le présent avenant.

Il est rappelé que le télétravail en tant que mode d’organisation ne peut aucunement avoir pour conséquence d’engendrer une différence de traitement entre les collaborateurs, que ce soit en termes d’accompagnement, de rémunération, de formation ou de tout autre élément ayant trait aux conditions d’emploi.

Fréquence

1. Fréquence Ordinaire

De principe, le nombre de jours maximum de télétravail par semaine est fixée à 3, fractionnables en demi-journées, de sorte d’éviter le risque d’une distanciation avec l’entreprise et l’ensemble de la collectivité de travail. Ces jours peuvent s’articuler entre domicile et bureaux déportés (sous réserve des disponibilités et des possibilités d’accueil).

Les jours ou demi-journées de télétravail s’entendent pour un collaborateur dont le rythme contractuel de travail prévoit 5 jours de travail hebdomadaires. Ainsi, le télétravail est ouvert à l’ensemble des collaborateurs sans distinction de quotité horaire mais dans la limitation de 60% de ses journées (ou demi-journées) de travail au maximum.

Exemple d’un collaborateur travaillant à mi-temps selon deux répartitions différentes :

X = Plages contractuelles de travail

Les jours dédiés au télétravail peuvent être soumis, partiellement ou totalement, à la demande du manager, à une planification prévisionnelle.

Cette disposition vise à garantir le bon fonctionnement de l’entité d’appartenance en donnant aux managers une visibilité sur l’équilibre présentiel / distanciel de ses collaborateurs.

2. Fréquence extraordinaire

Dans des cas exceptionnels, certains collaborateurs ne résidant pas dans le périmètre du siège de l’entreprise pourront solliciter un régime dérogatoire de « télétravail renforcé » qui fera l’objet d’un avenant spécifique à leur contrat de travail.

Éligibilité

1. Caractère volontaire

Le télétravail est une initiative et une démarche volontaire du collaborateur.

Sa demande doit préciser :

• Les motivations,

• Les activités que le collaborateur propose d’effectuer en télétravail,

• L’organisation souhaitée (jour, lieu)

• Tout autre élément spécifiant la demande du collaborateur

3. Conditions cumulatives

Le télétravail s’applique à l’ensemble des collaborateurs de l’Office qui réunissent les conditions cumulatives suivantes :

• Occuper un poste dont les missions n’induisent pas une obligation de présence physique infrangible et récurrente dans les locaux de l’entreprise

• Occuper un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement de l’activité et la configuration de l’équipe de rattachement,

• Maitriser les savoirs, les outils et le réseau d’interlocuteurs nécessaires à l’accomplissement de la mission,

• Disposer d’une autonomie suffisante dans le poste occupé et ne pas nécessiter un soutien managérial ou RH rapproché,

• Répondre aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre du télétravail, en particulier, disposer d’un espace de travail dédié et adapté et d’une connexion internet

Outre les collaborateurs ne remplissant pas l’une des conditions d’éligibilité précitées, les demandes formulées pourront être restreintes ou refusées pour les collaborateurs dont les fonctions, par nature, entrainent un éloignement fréquent du collectif de travail, au titre de la préservation du sentiment d’appartenance.

Les parties précisent également qu’au titre de la bonne intégration d’un nouveau collaborateur, une restriction temporaire du télétravail pourra conduire à adapter la répartition entre présentiel et télétravail pendant sa période d’essai, voire au-delà.

Par ailleurs, les parties conviennent également de rester en veille concernant les évolutions technologiques dont les effets permettraient d’élargir la possibilité de télétravail aux métiers dont les contraintes actuelles ne le permettent pas.

4. Avis managérial

Le responsable hiérarchique apprécie l’opportunité de la demande du collaborateur et évalue sa cohérence au regard des conditions citées plus haut.

Il dispose d’un délai de 4 semaines pour apporter une réponse écrite. Parallèlement à sa propre instruction le responsable hiérarchique soumettra la demande au Service des Ressources Humaines.

5. Avis des Ressources Humaines

L’entité en charge des Ressources Humaines, à l’appui des préconisations émises par le manager, étudie la demande de télétravail du collaborateur et s’assure que celle-ci respecte les dispositions légales, conventionnelles et réglementaires qui encadrent le télétravail.

6. Refus

En cas de refus, qu’il soit du fait du manager ou des Ressources Humaines, celui-ci devra être motivé et traçable, par l’un des arguments suivants :

• Non-respect des conditions d’éligibilité

• Impossibilité technique

• Risque de désorganisation du service

• Autonomie insuffisante du collaborateur

• Tout autre motif non-discriminant justifié par l’organisation du service d’appartenance

7. Accord

En cas d’accord, un entretien entre le manager et le collaborateur sera organisé pour définir les modalités de mise en œuvre.

A la date du 1^er jour télétravaillé débute une période probatoire d’une durée d’un mois au cours de laquelle les modalités de réalisation des missions en télétravail seront convenues entre le collaborateur et le manager.

Durant toute la durée de la période probatoire, le manager et le collaborateur ont la possibilité de mettre fin au télétravail sans délai de prévenance.

8. Avenant au contrat de travail

Le passage au télétravail s’accompagne de la signature préalable d’un avenant au contrat de travail qui en précise les modalités d’exécution :

• Le matériel mis à disposition,

• L’engagement du collaborateur à disposer d’un espace dédié et adapté à son domicile

• Le(s) lieu(x),

• La date de prise d’effet

• La fréquence hebdomadaire du télétravail

• Les dates encadrant la période probatoire

Le collaborateur conserve :

• Le même rattachement hiérarchique,

• Le même contenu de poste et les mêmes objectifs,

• Les mêmes obligations contractuelles

En cas de modification substantielle des éléments déterminants du télétravail, un nouvel avenant devra être signé.

A la signature de son avenant, le collaborateur recevra les documents relatifs aux conditions d’exécution spécifiques du télétravail (charte relative au bon usage des ressources d’information et de communication, charte éthique, charte informatique et charte du droit à la déconnexion).

Le collaborateur en situation de télétravail à domicile doit déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d’assurance. Un justificatif devra être fourni au service des ressources humaines préalablement à la mise en place du télétravail et renouvelé chaque année.

Environnement et équipement

L’Office mettra à disposition du collaborateur, en fonction de ses capacités, le matériel indispensable à l’exécution de ses missions (Ordinateur portable, téléphone portable, fournitures bureautiques diverses), la configuration et la maintenance du matériel fourni étant assurées par les services de l’Office. La survenance de dommages sur cette logistique résultant d’une faute personnelle détachable du service, ne saurait être imputée à l’Etablissement.

Le télétravail exceptionnel

Le télétravail dit exceptionnel s’entend comme l’utilisation de ce mode d’organisation dans un champ excédant les limitations de fréquence et / ou de planification telles que définies précédemment. Son déclenchement est soumis à conditions ; il peut concerner un ou plusieurs collaborateurs.

Pour les cas de télétravail exceptionnels, qu’ils soient collectifs ou individuels, pouvant être anticipés, les collaborateurs potentiellement empêchés dans leur trajet devront emmener leur matériel informatique en conséquence. Dans le cas contraire, ils ne pourront prétendre à télétravailler.

Il est convenu également que pour les travailleurs en situation de handicap, d’incapacité – partielle et temporaire - le rythme du télétravail pourra être adapté, sans que cela ne constitue une obligation pour le collaborateur, le télétravail demeurant soumis au volontariat.

1. Le télétravail exceptionnel collectif

Dans certains cas exceptionnels pouvant relever du plan de continuité d’activité ou de circonstances provisoires locales ou nationales (pandémie, pics de pollution, perturbations importantes des transports, intempéries…), il pourra être dérogé aux règles relatives à la fréquence du télétravail et ce afin de maintenir la continuité des activités de l’Office.

La décision de déclenchement du télétravail exceptionnel collectif et ses modalités relèvent de la décision du Directeur Général et sera adressée aux collaborateurs par tout support permettant une diffusion aussi large et efficace que possible.

9. Le télétravail exceptionnel individuel

Cette exception est générée par un évènement propre à empêcher l’exécution des missions du collaborateur dans les conditions de présence préalablement établies. Son déclenchement sera soumis aux validations respectives du manager et de l’entité en charge des Ressources Humaines qui appréciera le caractère empêchant de l’évènement perturbateur et son impact sur les possibilités de télétravail.

Réversibilité

1. Réversibilité définitive

L’accord des parties est réversible tant à l’initiative du responsable hiérarchique que du collaborateur concerné.

Les motifs entrainant la possible réversibilité du télétravail sont, entre autres :

• Une perturbation préjudiciable de l’activité du service et / ou de l’Office

• Des difficultés récurrentes dans le cadre de l’exécution des missions qu’aucun accompagnement n’aura permis de résorber

• Des manquements répétés en termes de disponibilité (dans le respect du droit à la déconnexion)

• Une dégradation des liens collaboratifs entre les individus d’une entité

• Une perturbation de l’équilibre entre vies professionnelle et personnelle du télétravailleur

Les parties s’informent par tous moyens traçables de leurs volontés concertées ou unilatérales de mettre fin au télétravail, en respectant un délai de prévenance d’un mois.

Le manager informera l’entité en charge des Ressources Humaines de la fin du télétravail.

10. Réversibilité ponctuelle

Par ailleurs, si les nécessités de service le justifient, le manager ou la Direction Générale peuvent exiger de déroger à la planification des journées dédiées au télétravail, telle que visée dans la section « Fréquence », de ses collaborateurs moyennant un délai de prévenance de 48 heures ou, pour des cas d’urgence, de façon immédiate.

11. Changement de fonction, de poste ou de domicile

En cas de changement de fonction ou de poste, ou en cas de déménagement, l’accès et l’organisation du télétravail seront réexaminés avec le nouveau responsable hiérarchique et les Ressources Humaines.

Organisation et gestion du temps de travail

Le collaborateur doit exercer son activité dans le respect des dispositions conventionnelles et légales en matière de durée du travail. L’exécution d’heures supplémentaires, comme toute autre disposition conventionnelle, est soumise aux mêmes règles qu’en présentiel.

Par ailleurs, le collaborateur doit exercer son activité professionnelle dans des conditions identiques à celles de l’entreprise, notamment en matière de concentration et de bruit. Dans les créneaux horaires de télétravail, le collaborateur doit veiller à ce que ses contingences personnelles n’entravent pas la bonne exécution de ses missions.

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le collaborateur en situation de télétravail, et s’assure que l’organisation du télétravail est compatible avec les nécessités de services et les échanges collectifs.

Les parties signataires affirment la nécessité que les collaborateurs télétravailleurs bénéficient d’entretiens réguliers d’exécution des missions confiées en télétravail avec leurs managers afin de s’assurer de l’atteinte et la faisabilité des objectifs confiés. L’entretien annuel inclura désormais une section spécifique portant sur les conditions de réalisation du télétravail.

En outre, de récentes études (telle celle menée par l’Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail – ANACT) mettent en lumière une fatigue ressentie qui serait plus importante en télétravail qu’en présentiel ; par précaution, les parties insistent sur le levier que constitue la modulation du temps de travail en vigueur à l’Office, c’est -à-dire la possibilité de gérer son temps de travail sur un périmètre plus large que journalier (mensuel ou annuel en fonction des dispositions conventionnelles applicables) et incitent les entités à en faire usage de sorte de maintenir un équilibre de vie satisfaisant.

Droit à la déconnexion

Compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, les parties conviennent que le recours aux technologies de l’information et de la communication (NTIC) devra être maîtrisé et que dans ce cadre, un droit à la déconnexion est reconnu au collaborateur.

Afin de s’assurer de la bonne appréhension de ces modes d’organisation et du respect du droit à la déconnexion susvisé, il est prévu :

• Des actions d’accompagnement de type alertes,

• Des actions de formations/sensibilisation des collaborateurs et du management,

• La rédaction concertée d’une charte spécifique dédiée aux bonnes pratiques qui sera annexée au Règlement Intérieur de l’Office

Protection des données et confidentialité

Le collaborateur en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la charte relative au bon usage des outils d’information et de communication, ainsi que de la charte éthique.

Il doit porter une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification qui sont personnels, confidentiels et incessibles, conformément à la charte informatique de l’Office annexée au Règlement Intérieur.

Il reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’Office, par sa délégation de signature, ou son contrat de travail dont les parties conviennent qu’ils devront être revisités afin de tenir compte de cette nouvelle modalité d’organisation du travail. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Tout manquement aux règles relatives à la protection et à la confidentialité des données pourra entrainer la suspension provisoire ou définitive du télétravail telle que décrite dans la section « Réversibilité », et pourra potentiellement justifier d’une procédure disciplinaire.

Santé et sécurité

Conformément à l’article L4122-1 du Code du Travail et au même titre que les collaborateurs qui travaillent dans les locaux de l’Office, le télétravailleur est tenu de prendre soin de sa santé et de sa sécurité. A cet effet, le télétravailleur atteste par écrit que le lieu dédié au télétravail permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

L’employeur et la CSSCT peuvent le cas échéant être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail. S’il s’agit d’un télétravail à domicile ou en tiers lieu, cette démarche sera effectuée sur rendez-vous convenu expressément avec le télétravailleur et en sa présence. Un refus du collaborateur pourra justifier la cessation immédiate du télétravail.

Si un accident survient pendant les jours de télétravail, le collaborateur en avise sa hiérarchie et les Ressources Humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’Office. Afin de lutter et prévenir l’accidentologie au travail, dans les mêmes conditions que pour un accident survenu dans les locaux de l’Office, la CSSCT accompagnée de l’ingénieur sécurité et d’un membre de la DRH pourront organiser sur le lieu de l’accident une analyse des causes.

Indemnités de fonctionnement

Les parties conviennent d’aborder la question du montant de l’indemnité de fonctionnement du télétravail lors d’une négociation dédiée qu’elles souhaitent mener avant le 31 décembre 2020, à l’appui d’études de coût et d’un benchmark (incluant les conclusions de l’Accord National Interprofessionnel à ce sujet) portant sur les pratiques émergentes au niveau national.

Préservation des liens collaboratifs

Si le télétravail présente de nombreux avantages, il peut également mettre à mal le sentiment d’appartenance au collectif, diluer la culture de l’entreprise et conduire à une perte de repères identitaires des individus la composant.

Ainsi, les parties soulignent l’enjeu crucial de diversifier les biais par lesquels vivent les collectifs de travail, à cette fin, de nouveaux canaux de communication et méthodologies d’animation de collectifs devront être pensés afin de préserver les liens collaboratifs.

Suivi du dispositif

Afin de s’assurer du bon déploiement des dispositions de cet avenant, il sera présenté annuellement au Comité Social et Économique de l’entreprise un reporting spécifique portant sur le télétravail et permettant d’en apprécier l’évolution,

• Évolution du nombre de télétravailleurs

• Proportion et motifs des éventuels refus

• Structure des télétravailleurs (catégorie, emploi, sexe…)

• Fréquence moyenne constatée et fluctuations

• Evolutions des métiers et missions éligibles au télétravail : Tendances générales et prospectives ;

• Tout élément utile à l’état des lieux du télétravail au sein Habitat 76

Dispositions Générales

1. Entrée en vigueur

Au 8 octobre 2020, le présent avenant d'entreprise annulera et remplacera toutes dispositions contraires applicables aux salariés d'Habitat 76, résultant notamment d’accords collectifs, d’engagements unilatéraux ou d’usage.

12. Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord d'entreprise, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion sera valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Notification devra également être faite, dans un délai de huit jours, par lettre Recommandée, aux parties signataires.

13. Dénonciation

Le présent accord d'entreprise peut être dénoncé par les parties signataires moyennant le respect d’un préavis d'un an.

Les modalités ainsi que les effets de la dénonciation de cet accord d'entreprise sont régis par les articles L. 2222-6, L. 2261-9 et suivants du Code du travail actuellement en vigueur.

14. Opposition

Conformément aux articles : L. 2231-8 et L2232-12 du Code du travail, l'opposition est exprimée par écrit et motivée, dans un délai de huit jours à compter de la date de notification de l’accord. Elle précise les points de désaccord et est notifiée aux signataires du présent accord d'entreprise.

15. Révision

Les dispositions du présent accord d'entreprise pourront être révisées en application de l’article L. 2222-5 du Code du travail. La partie exprimant la volonté de réviser devra le notifier aux parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception.

16. Dépôt et publicité

Le présent accord d'entreprise sera :

• Notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives.

• Déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi en deux exemplaires (une version papier et une version électronique) et au Greffe du Conseil des prud'hommes, en application des articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du Travail sur l'initiative de la Direction de Habitat 76, dans les 15 jours qui suivent l’expiration du délai d’opposition applicable.

• Affiché dans l'entreprise sur les panneaux prévus à cet effet,

• Remis par la Direction générale aux institutions représentatives du personnel,

• Consultable sur le portail, via le système Intranet de l'établissement.