Protocole d’accord pré-électoral

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2019

DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

CPAM DE LA CHARENTE

Référence : 03 octobre 2019

Sommaire

Definition des parties 3

Préambule 3

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS 4

ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES 5

Article 2.1 : Election de la/ des Comite(s) social(aux) economique(s) 5

ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL 5

Article 3.1 : Nombre de Sièges 5

Article 3.2 : Composition et répartition dans les collèges électoraux 5

Article 3.3 : Répartition des sièges dans les collèges électoraux 6

Article 3.4 : Répartition Hommes/femmes dans les colleges electoraux 6

ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS 7

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES 7

ARTICLE 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS 7

Article 6.1 : Information des salariés 7

Article 6.2 : Listes de candidats 1er tour 8

Article 6.3 : Listes de candidats au 2nd tour 8

Article 6.4 : Professions de foi 8

ARTICLE 7 : VOTE ELECTRONIQUE 9

ARTICLE 8 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE 9

Article 8.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes 9

Article 8.2 : Ordre de présentation des listes 9

Article 8.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels 9

Article 8.4 : Communication des codes de vote 9

Article 8.5 : Scellement du système et formation 10

Article 8.6 : Cellule d’assistance technique 10

Article 8.7 : Assistance aux électeurs 10

ARTICLE 9 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET 11

ARTICLE 10 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE 11

ARTICLE 11 : DEPOUILLEMENT 12

ARTICLE 12 : PROCLAMATION 12

ARTICLE 13 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR 12

ARTICLE 14 : FORMALITE ADMINISTRATIVE 13

ANNEXE – CALENDRIER DE L’ELECTION 14

Definition des parties

Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, ci-après dénommé CSE, au sein de la CPAM de la CHARENTE

ENTRE :

La CPAM de la CHARENTE,

d’une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

- le Syndicat CGT,

- le Syndicat CFDT,

ci-après désignées les « Syndicats »,

d’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

Préambule

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer :

• Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;

• La répartition du personnel dans les collèges ;

• La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances.

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Economique et Social.

Pour l’appréciation de la condition d’effectif, l’article L. 2311-2 du Code du travail précise que le seuil doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.

Conformément à l’accord collectif d’entreprise du 25 septembre 2019 dénommé Accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections du Comité Social et Economique, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.

Le système de vote électronique proposé est conforme :

• Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail

• A la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections du Comité Social et Economique aura lieu le jeudi 14 novembre 2019.

Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé le jeudi 28 novembre 2019.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES

L’effectif global de référence "Équivalent Temps Plein", au premier tour des élections sera de 282,99 ETP

Article 2.1 : Election DU Comite social economique

Pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, les salariés des différents établissements de la société participeront aux scrutins. Les listes de candidats pourront donc être constituées de salariés appartenant indifféremment à tous les établissements

5. ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

   2. Article 3.1 : Nombre de Sièges

Le nombre de sièges à pourvoir pour les élections du Comité Social et Economique est de :

• 10 titulaires et de 10 suppléants pour le Comité Social et Economique

  3. Article 3.2 : Composition et répartition dans les collèges électoraux

Collèges du Comité Social et Economique

Pour les élections du Comité Social et Economique, sont retenus 2 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

• 1er collège « Employés et Assimilés » : 234 salariés

• 2ème collège « Cadres et Assimilés » : 57 salariés

Le Collège des EMPLOYES est composé du personnel classé:

• du niveau 1 au niveau 4 de la classification des emplois résultant du protocole d'accord du 30 novembre 2004

• du niveau 1A au niveau 1B de la classification des informaticiens résultant du protocole d'accord du 30 novembre 2004

• du niveau 1E au niveau 6E de la classification du personnel soignant, éducatif et médical des établissements et œuvres résultant du protocole d'accord du 30 novembre 2004

Et le Collège des CADRES est composé :

• des Agents de Direction à l’exception de la Directrice

• du personnel classé :

- du niveau 5A au niveau 9 de la classification des emplois résultant du protocole d'accord du 30 novembre 2004

- du niveau 2A au niveau 10 de la classification des informaticiens résultant du protocole d'accord du 30 novembre 2004

- du niveau 7E au niveau 12E de la classification du personnel soignant, éducatif et médical des établissements et œuvres résultant du protocole d'accord du 30 novembre 2004

• du Chirurgien Dentiste salarié du Centre de Soins Dentaires

  4. Article 3.3 : Répartition des sièges dans les collèges électoraux

Collèges du Comité Social et Economique

Pour le Comité Social et Economique, la répartition des sièges entre les collèges est la suivante :

• 1er collège « Employés et Assimilés »: 9 titulaires - 9 suppléants

• 2ème collège « Cadres et Assimilés »: 1titulaire - 1 suppléant

  5. Article 3.4 : RépRESENTATION équilibrée hommes/femmes sur les listes de candidats

Conformément aux dispositions légales, les listes de candidatures qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre et de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale.

Article L 2314-30 du Code du travail

En vertu de ces dispositions, les listes présentées se composeront alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de l’un des candidats de l’un des deux sexes.

Toutefois, lorsqu’il n’y a qu’un seul siège à pourvoir dans un collège, la règle de représentation équilibrée n’ayant pas vocation à être appliquée, la liste pourra contenir indifféremment un homme ou une femme.

Parmi les collèges, la répartition des hommes et des femmes est la suivante :

• 1^er collège « Employés et Assimilés » : 19 hommes - 215 femmes

• 2^ème collège « Cadres et Assimilés » : 12 hommes - 45 femmes

ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS

La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique est de 4 ans.

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES

Le Code du travail prévoit les conditions d'électorat et d'éligibilité pour le Comité Social et Economique.

Sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception des conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Pour les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, la condition de présence dans l’entreprise est de douze mois continus pour y être électeur. En revanche, ces salariés ne seront pas éligibles.

Articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le 14 octobre 2019.

Cette liste comportera les indications suivantes : nom, prénom, date de naissance, établissement de rattachement, ancienneté, collège.

L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date du premier tour de scrutin.

8. ARTICLE 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS

   6. Article 6.1 : Information des salariés

Les listes de candidats seront affichées par la Direction le 25 octobre 2019. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du premier tour).

Les résultats du 1er tour seront affichés le 14 novembre 2019.

En cas de 2ème tour, les listes de candidats seront affichées par la Direction le mercredi 20 novembre 2019. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du second tour) .

La veille du scrutin du 1er tour, soit le 13 novembre 2019 et, le cas échéant, la veille du scrutin du second tour, soit le 27 novembre 2019 un mail de relance émis par le système sera automatiquement adressé aux salariés non votants.

Article 6.2 : Listes de candidats 1er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concernés, sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Article L. 2314-5 du Code du travail

Les listes des candidats, établies par collège, seront déposées par les organisations syndicales, à l’attention de la Directrice, via l’encadrement du Service RH, au plus tard le jeudi 24 octobre 2019 à 12 heures, pour le premier tour par remise en main propre contre récépissé.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux dispositions légales. Par contre, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Article 6.3 : Listes de candidats au 2nd tour

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

Les listes déposées par les Organisations Syndicales lors du 1^er tour sont considérées comme maintenues pour le 2^nd tour.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au mercredi 20 novembre à 12 heures.

Article 6.4 : Professions de foi

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au 24 octobre 2019 à 12 heures

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale jusqu'au 20 novembre à 12 heures.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant 2 pages au maximum.

ARTICLE 7 : VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

10. ARTICLE 8 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

    10. Article 8.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique titulaires et suppléants).

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes permet ensuite de consulter le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 8.2 : Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Article 8.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Article 8.4 : Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera le mercredi 30 octobre 2019 un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

Seront renseignés dans ce courrier les codes confidentiels et personnels de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

Article 8.5 : Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou web-formation.

Article R. 2314-12 du Code du travail

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

Les organisations syndicales signataires du présent protocole ainsi que les représentants des listes de candidats sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

  15. Article 8.6 : Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 8.7 : Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 9 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du 7 novembre 2019 à 8 heures au 14 novembre 2019 à 14 heures

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du 26 novembre 2019 à 8 heures au 28 novembre 2019 à 14 heures

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

ARTICLE 10 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Le bureau de vote est constitué d'un président et de deux assesseurs parmi les électeurs présents sur le site et acceptant le rôle.

La liste des membres du bureau de vote devra parvenir au Service Gestion des Ressources Humaines, au plus tard le jeudi 24 octobre 2019 à 12 heures.

A défaut d’accord, la présidence appartient au plus âgé, les rôles d’assesseurs sont attribués respectivement au second plus âgé et au plus jeune, sauf s’ils se présentent comme candidats.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Le bureau sera constitué au Siège Social de la Société à Angoulême.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale signataire du présent protocole, et d’un représentant de la Direction.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

ARTICLE 11 : DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

ARTICLE 12 : PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

ARTICLE 13 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

• carence de candidats au premier tour,

• quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 14 : FORMALITE ADMINISTRATIVE

Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail du Siège Social de l’Entreprise, s’il le demande, conformément à l’article L. 2314-12 du nouveau Code du travail.

Fait à Angoulême, le 3 octobre 2019

En 3 exemplaires

LA DIRECTRICE

LE REPRESENTANT de la C.G.T. LE REPRESENTANT DE LA C.F.D.T.

ANNEXE – CALENDRIER DE L’ELECTION

Les dates et horaires suivants sont retenus pour organiser l’Election.

Affichage des listes électorales	lundi 14 octobre 2019
Envoi des courriers postaux EPOST par la société ALPHAVOTE	mercredi 30 octobre 2019
SCRUTIN 1er TOUR
Date limite de réception des candidatures et des professions de foi	jeudi 24 octobre 2019 à 12H
Afficher les listes de candidats reçues	vendredi 25 octobre 2019
Réunion de Scellement : - Validation des données de paramétrage (PV de scellement temporaire) - Formation & Test du système par vote à blanc (obligatoire) - Scellement du Systéme ALPHAVOTE - Constat système Initialisé, Urne vide, et Scellement 1er TOUR actif - Signature du PV de Scellement	mercredi 6 novembre 2019
Premier jour du scrutin en vote électronique : - le système s'initialise automatiquement - le système envoi un email d'ouverture aux électeurs	jeudi 7 novembre 2019 à 8H
Dernier jour du scrutin en vote électronique : - Le système se ferme automatiquement - Le système génère un PV de clôture des votes électroniques - Le système expédit automatique les émargements "Vote électronique"	jeudi 14 novembre 2019 à 14H
Dépouillement	jeudi 14 novembre 2019 à14H
Diffusion des résultats du 1er Tour	jeudi 14 novembre 2019

SCRUTIN 2ND TOUR (LE CAS ECHEANT)
Date limite de réception des candidatures et des professions de foi	mercredi 20 novembre 2019 à 12H
Affichage des listes de candidats reçues	jeudi 21 novembre 2019
Réunion de Scellement : - Validation des données de paramétrage (PV de scellement temporaire) - Scellement du Systéme ALPHAVOTE - Constat système Initialisé, Urne vide, et Scellement 2éme TOUR actif - Signature du PV de Scellement	lundi 25 novembre 2019
Premier jour du scrutin en vote électronique : - le système s'initialise automatiquement - le système envoi un email d'ouverture aux électeurs	mardi 26 novembre 2019 à 8H
Dernier jour du scrutin en vote électronique : - Le système se ferme automatiquement - Le système génère un PV de clôture des votes électroniques - Le système expédit automatique les émargements "Vote électronique"	jeudi 28 novembre 2019 à 14H
Dépouillement AlphaVote	jeudi 28 novembre 2019 à14H
Diffusion des résultats du 2ND Tour	jeudi 28 novembre 2019