ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET

Sommaire

definitions des parties…………………………………………………………………………………..….3

preAMBULE……………………………………………………………………………………………………...4

ARTICLE 1. MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS…………………………………………..4

ARTICLE 1.1 - VOTE EXCLUSIVEMENT PAR INTERNET……………………………………………..4

ARTICLE 1.2 - PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE ……………………………………..4

ARTICLE 1.3 - COMMUNICATION ET ACCOMPAGNEMENT……………………………………4

ARTICLE 1.4- COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES…………………………………….5

ARTICLE 1.5 – LISTE DES CANDIDATS ET BULLETINS DE VOTE……………………………………5

ARTICLE 1.6 – LIEUX ET DURÉE DU SCRUTIN………………………………………………………..6

ARTICLE 2. DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE…………………………………………………..6

ARTICLE 2.1. MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE……………………………………..6

ARTICLE 2.2 – PROTOCOLE DE RESTITUTION DES CODES CONFIDENTIELS EN CAS DE PERTE OU DE NON RECEPTION……………………………………………………………………………...7

ARTICLE 2.3 – ASSISTANCE AUX UTILISATEURS…………………………………………………….7

ARTICLE 2.4 – LE SCELLEMENT……………………………………………………………………….7

ARTICLE 2.5 –DEPOUILLEMENT………………………………………………………………………8

ARTICLE 2.6. GARANTIE DE CONFIDENTIALITÉ DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNÉES PENDANT LA DURÉE DU SCRUTIN………………………………………………………………..….8

ARTICLE 2.7 – FORMALITES…………………………………………………………………………...9

ARTICLE 3. DUREE DE L’ACCORD…………………………………………………………………………….9

ARTICLE 4. ENTRÉE EN VIGUEUR DE L’ACCORD…………………………………………………………...9

DEFINITION DES Parties

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Madame Directrice de la Caisse Primaire d'Assurance
Maladie de la Charente,

Située 30 Boulevard de Bury, CS 80000, 16910 ANGOULEME cedex 09

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives :

- le Syndicat CGT représenté par Mme délégué syndical,

D’autre part.

PREAMBULE

Les parties signataires conviennent de mettre en place le vote électronique exclusivement par internet pour toutes les élections professionnelles et les élections des représentants du personnel au Conseil à venir.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs

Ce dispositif s'inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique du 21 juin 2004, du décret n°2007-602 et de l'arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles, et qui impose de suivre un cahier des charges respectant des prescriptions légales minimales.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections professionnelles (notamment les modalités techniques et fonctionnelles du vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges).

3. ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

   1. Article 1.1 - Vote exclusivement par Internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour les élections professionnelles et les élections des représentants du personnel au Conseil d'administration à venir.

Article 1.2 - Principe du recours à un prestataire extérieur

La Direction décide de confier à un prestataire spécialisé dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

Le choix du prestataire intervient dans le cadre du marché interbranche relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique

Le prestataire extérieur spécialisé devra établir et communiquer un cahier des charges respectant les dispositions des articles R2314-5 du code du travail.

Le système de vote électronique présentera toutes les garanties de conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et au Référentiel Général de Sécurité (RGS). Il assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Durant l'ensemble du processus électoral, elle devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire retenu sera désigné dans le protocole d'accord préélectoral.

Article 1.3 - Communications et accompagnement

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l'appropriation par les électeurs de cette technique de vote, via l’intranet et par courrier pour les salariés absents.

En amont du scrutin :

· Information sur les conditions et les règles du vote en ligne,

· Information de la date d'envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire,

· Messages ciblés sur l'Intranet et des supports dématérialisés de communication.

Par ailleurs, conformément aux dispositions prévues par l’article R2314-12 du code du travail :

- Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales,

- Les membres de la délégation du personnel, les membres du bureau de vote, un correspondant ressources humaines, bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 1.4 - Communications des listes électorales

La Direction établira un fichier « listes électorales » qui comprendra l’ensemble des données légales obligatoires.

La Direction des Ressources Humaines transmettra, de manière sécurisée, ce fichier au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique.

Article 1.5 - Listes des candidats et bulletins de vote.

Les listes des candidats et les professions de foi, conformément aux dispositions du protocole préélectoral, seront transmises à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmettra en l’état, au prestataire.

Il appartiendra au prestataire d’assurer la programmation des pages web sur le serveur de vote, et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Les listes de candidats et les professions de foi seront mises en ligne.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes des candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 1.6 - Lieux et durée du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel outil permettant un accès à Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter par Internet de leur domicile, ou de tout autre lieu offrant un accès à Internet.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

4. ARTICLE 2 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

   7. Article 2.1 - Modalités d’accès au serveur de vote

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile ou sur une adresse mail un moyen d’authentification confidentiel. Les modalités seront définies dans le protocole préélectoral, en conformité avec les normes et protocoles en vigueur;

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés;

Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

Article 2.2 – protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non réception

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.

- L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au minimum deux éléments d’identification personnelle définie avec le prestataire.

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.

Article 2.3 – ASSISTANCE AUX UTILISATEURS

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

Article 2.4 – LE SCELLEMENT

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.

Le scellement des urnes électroniques, fait par les membres du bureau de vote, a pour effet de :

- figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),

- remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

- créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Article 2.5 – LE dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe de clés de chiffrement, par les assesseurs de chaque bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article 2.6 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

En application des dispositions prévues par l’article R2314-7 du code du travail, lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique ;

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les membres du bureau de vote auront accès au nombre de votants au cours du scrutin.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Article 2.7 - formalites

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 3 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.

ARTICLE 4 : ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt et de l’obtention de l’agrément ministériel.

Il sera envoyé au greffe du conseil des prud’hommes et donnera lieu à un dépôt par voie électronique sur la plateforme en ligne TéléAccords et sera ensuite transmis à la DREETS.

Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.

Un exemplaire de cet accord est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail, et mis sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Angoulême, le 3 mars 2022

La Directrice de la CPAM,

La déléguée syndicale CGT