Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD SUR LE TELETRAVAIL" chez CAF 06 - CAISSES D ALLOCATIONS FAMILIALES ALPES MARITIMES (Siège)

PROTOCOLE D'ACCORD

SUR LE TELETRAVAIL

Entre, d'une part :

• Madame __________________, Directrice Intérimaire de la Caisse d’Allocations Familiales des Alpes Maritimes

et d'autre part

• Les Organisations Syndicales soussignées

  • Le syndicat CFDT, représenté par Monsieur __________________et Madame __________________

  • Le syndicat CGT, représenté par Messieurs __________________et __________________

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Les technologies de l'information et de la communication offrent désormais des possibilités d'organisation du travail permettant d'une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d'autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.

L'accord local sur le travail à distance s'inscrit dans le prolongement :

• des accords nationaux en matière de responsabilité sociale, notamment l’accord relatif à la promotion de la diversité et de l'égalité des chances du 21 mars 2011, l'accord relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail du 16 novembre 2012 , la loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allègement des démarches administratives ainsi que l’accord local relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances et de l’égalité entre les hommes et les femmes du 02 juillet 2020.

• du protocole d’accord national relatif au travail à distance conclu le 28 novembre 2017 entre l’Ucanss et la fédération CFDT, la fédération CFTC, la fédération CGT-FO et la fédération CFE-CGC et agréé par la tutelle le 13 décembre 2017.

• du protocole d’accord local relatif à la mise en œuvre du télétravail.

Forts d’une expérience de plus de 3 années de mise en œuvre, et de la gestion de la crise sanitaire du printemps 2020, les partenaires sociaux signataires du présent accord considèrent que le travail à distance constitue un facteur d'amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés ainsi qu’un facteur d’amélioration de l’écoulement de la charge.

Le nombre de salariés bénéficiaires de télétravail à domicile est passé de 31 en 2017 à 69 en 2020. A ce nombre, il faut également ajouter les 15 salariés qui bénéficient de la possibilité de télétravailler depuis un autre site de la CAF des Alpes-Maritimes.

Devant les bienfaits constatés et l’absence de difficultés majeures, les partenaires sociaux décident de prolonger et de développer l’accès au télétravail au sein de la CAF 06.

Article 1 — Champ d'application

1.1 Définition

On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée qui travaille dans les conditions définies ci-dessous.

Le télétravail s'entend d'une forme d'organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l'employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Le présent accord vise les situations de télétravail dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail à son domicile ou sur un autre site de la CAF 06, sans que la nature de son activité l'y contraigne.

Il vise les salariés, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sous condition d’un temps de travail supérieur ou égal à 3 jours par semaine.

Aucune condition d’ancienneté n’est requise, dès lors que l’agent n’est pas dans une période de formation nécessitant un accompagnement sur site (à ce titre le suivi d’un formation CQP par exemple ne permet pas de postuler au télétravail).

1.2 Les différentes formes de télétravail

En fonction des métiers, et des contraintes personnelles des salariés, le télétravail peut être réalisé sous quatre formes différentes, et indépendantes.

• Le télétravail pendulaire à domicile ;

• Le télétravail pendulaire inter-sites ;

• Le télétravail par enveloppe de jours à domicile ;

• Le télétravail par enveloppe de jours inter-sites.

L’enveloppe de jours est la forme de télétravail dédiée pour certains métiers spécifiques : managers, agents de direction et assistantes de direction par exemple.

Le télétravail pendulaire concerne les autres catégories d’agents.

Un salarié ne peut en aucun cas cumuler deux formes de télétravail.

Article 2 - Portée de l'accord

Les dispositions du présent accord sont d'application impérative dès lors qu'un salarié est placé en situation de télétravail telle que définie à l'article 1.

Article 3 - Accès au télétravail

3.1 - Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat, et ne peut en aucun cas être imposé par l’employeur au salarié.

Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, l'employeur examine cette demande, qu’il peut accepter ou refuser.

Les demandes sont formulées par écrit à l’aide du formulaire ad hoc, lors de la campagne annuelle, pour une mise en œuvre du télétravail du 01/09/N au 31/08/N+1. Le renouvellement de la demande de télétravail doit faire l'objet d'une nouvelle demande formulée de manière expresse chaque année.

Les demandes sont examinées par l'employeur au vu des conditions de faisabilité, tant techniques qu’organisationnelles, et au regard des critères d’éligibilité et de priorité définis.

Le responsable direct informe le salarié, qui a déposé une demande de télétravail, de l’avis qu’il porte sur celle-ci.

Le service des ressources humaines est garant du respect de la démarche et de l’équité du traitement des demandes.

La décision d’accord ou de rejet par l'employeur d'une demande de télétravail fait l'objet d'une notification motivée au salarié concerné dans un délai de 45 jours.

3.2 - Critères d’éligibilité et priorité

Des critères d’éligibilité en lien avec le métier et la situation personnelle du salarié sont définis :

• Les critères conditionnant l’éligibilité du métier au télétravail (à titre d’exemple : activité dématérialisée, compatibilité avec l’organisation du métier) ; La liste des métiers éligibles est revue annuellement avec les partenaires sociaux.

• Les critères liés à la capacité de l’agent à exercer son métier en télétravail, (à titre d’exemple : niveau d’autonomie et de productivité, accord du médecin du travail) ;

• Les critères liés au domicile du salarié, dans le cadre du télétravail à domicile (à titre d’exemple : attestation d’assurance, données techniques de la connexion internet).

• Les nécessités de service et la présence d’un seuil minimal de salariés présents dans le service, sur le site d’affectation.

• Les critères relatifs à la situation personnelle du salarié (à titre d’exemple : état de santé, situation familiale). Ceux-ci seront utilisés uniquement si les autres critères (dont les nécessités d’organisation du service) ne permettent pas de donner une réponse favorable à toutes les demandes.

Ces critères ainsi que les étapes de sélection sont définis en annexe 2.

Article 4 – Les modalités de télétravail

4.1 Choix des jours de télétravail

Le télétravail ne peut se réaliser que par journées complètes.

Le télétravailleur doit être présent au sein de son service d’affectation au moins 2 jours par semaine. Dès lors, en télétravail pendulaire, il peut télétravailler 1, 2 ou 3 jours par semaine.

Le choix des jours de télétravail résulte d'un accord entre les parties, qui doit permettre d'assurer le maintien du bon fonctionnement du service d'affectation du salarié.

En télétravail par enveloppe de jours, cette enveloppe est constituée de 30 journées par an et par télétravailleur. Les jours de télétravail doivent faire l’objet d’un accord préalable du responsable du télétravailleur dans un délai compris entre 3 et 7 jours ouvrés. Ils ne peuvent être consécutifs.

L’organisation du service et son bon fonctionnement priment sur la réalisation de la journée de télétravail. De ce fait, des journées de télétravail programmées peuvent être annulées. Dans ces cas-là, elles ne sont pas perdues, et peuvent être déplacées (sur la même semaine pour les télétravailleurs pendulaires).

4.2 Choix des sites de télétravail

Les demandes de travail inter-sites sont pourvues en fonction des places physiques disponibles sur chacun des sites sollicités.

Celles-ci sont susceptibles d’évoluer chaque année, et seront évaluées pour chaque campagne.

4.3 Modifications en cours d’année

Dans le cadre du télétravail pendulaire, des modifications de jours ou de nombre de jours peuvent être demandées en cours d’années, sous réserve du respect des dispositions du présent protocole, et de la validation du manager.

Article 5 - Préservation du lien avec l'organisme

5.1 Participation à la vie de l'organisme

Afin de garantir l'information et le lien avec l'organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.

5.2 Temps minimum de travail effectué dans l'organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent dans l'unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.

D’autre part, chaque manager veillera à réunir son équipe régulièrement en présentiel, afin de maintenir les liens au sein de l’équipe. Ces réunions seront planifiées à l’avance, et les membres de l’équipe ne seront pas autorisés à télétravailler ces jours-là.

5.3 - Suivi du télétravailleur

Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement commence par un temps consacré au suivi de l'organisation du télétravail.

Sont notamment évoqués les conditions d'activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l'organisme.

Article 6 – Situations exceptionnelles

6.1 Aménagements liés à la santé ou au handicap

Quand le télétravail est de nature à favoriser l'emploi ou le maintien dans l’emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l'employeur, en lien avec la CSSCT, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen peut notamment le conduire à déroger au temps minimum de travail devant être effectué dans l'organisme.

La situation des personnes de retour après une absence de longue durée (supérieure à 6 mois) sera étudiée et ils peuvent également solliciter l’accès au télétravail.

La décision appartient en dernier ressort au Directeur Général de l’organisme.

6.2 Aménagements en cas de pics de pollution ou d’intempéries

En cas de pics de pollution ou d’intempéries faisant l'objet de mesures prises par le Préfet, telles que notamment des restrictions de circulation en voiture, selon les critères fixés à l'article L 223-1 du Code de l'environnement) des adaptations aux conditions du présent protocole pourront être mises en œuvre :

• Modification des jours de télétravail

• Prolongation de l’activité de télétravail au-delà des jours habituellement autorisés.

6.3 Plan de Continuité d’Activité

L'organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d'activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n'entre pas dans le champ d'application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

Article 7 – La mise en œuvre du télétravail

7.1 Formalisation du télétravail

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, une notification nominative d’accord de télétravail signée par la Direction pour une durée d’un an, du 01/09/N au 31/08/N+1, est transmis au salarié. (Modèle en annexe 1)

7.2 – Période d’adaptation et entretien de bilan

Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation, d’une durée de 3 mois, qui sera précisée dans la notification nominative d’accord de télétravail.

Sauf changement d’emploi, cette période d’adaptation est effective une seule fois, et ne s’applique pas si le télétravail est renouvelé.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

Un support d’entretien est mis à disposition des managers pour les y aider.

7.3 Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

À l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, par accord des parties, au télétravail sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties est de 30 jours.

Le salarié retrouve alors ses conditions de travail antérieures.

Cette décision est notifiée par écrit.

7.4 Changement de fonctions ou de domicile

En cas de changement de domicile, le télétravailleur doit en informer immédiatement son employeur. La poursuite du télétravail est subordonnée à l’accord des deux parties et à la notification d’un nouvel accord entre le salarié et l’organisme.

En cas de changement de fonctions, le maintien du télétravail n’est pas de droit. Une nouvelle demande devra être soumise à la hiérarchie de l’agent. En cas de maintien du télétravail, une nouvelle période d’adaptation de 3 mois sera réalisée.

7.5 Changement d’affectation géographique

Dans le cas où un salarié verrait son affectation géographique modifiée, sa situation au regard du télétravail pourrait être revue sans attendre la prochaine campagne annuelle.

7.6 Suspension provisoire du télétravail

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple incendie ou inondation du lieu de télétravail).

Dans ces hypothèses, le salarié ou le manager du salarié peut demander, dès qu’il a connaissance de ces événements, la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail.

Article 8 – Durée du travail

Les télétravailleurs sont soumis aux horaires de travail tels que définis dans le protocole d’horaires variables de l’organisme.

Ils bénéficient des mêmes temps de repas et des mêmes temps de pause que les salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’organisme.

Ils sont tenus de signaler leurs horaires en utilisant l’outil de gestion du temps.

Le télétravailleur doit pouvoir être joint durant la totalité de sa journée de travail incluant obligatoirement les plages fixes de 9h à 11h30 et de 13h45 à 15h30.

Comme les autres salariés, les télétravailleurs ne peuvent effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de leur employeur.

Article 9 - Conditions matérielles à domicile

9.1 - Assurance

Le salarié doit informer son assureur qu'il exerce à son domicile une activité professionnelle, et s'assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Il doit fournir à son organisme une attestation de son assureur en ce sens avant la mise en place du télétravail.

9.2 - Équipements de travail à domicile

Le télétravail s’effectuant au domicile du salarié, son habitation doit être compatible avec l'exercice d'une activité professionnelle au regard des règles en matière d'hygiène et sécurité.

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance. A cet effet, l'employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire.

Celui-ci assure la maintenance et l'adaptation de l'équipement aux évolutions technologiques. A cet effet, le télétravailleur doit ramener régulièrement son matériel informatique sur son lieu de travail habituel.

L'utilisation de ce matériel est strictement limitée à l'exercice de l'activité professionnelle.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l'organisme, ainsi que son manager.

En cas d’indisponibilité du matériel pour une durée supérieure ou égale à une demi-journée, le télétravailleur s’engage à rejoindre sans délai son lieu de travail habituel.

Par ailleurs, en tant que de besoin, afin d'assurer l'ergonomie du poste du télétravailleur à son domicile, l'organisme peut mettre à sa disposition un mobilier adapté.

Le salarié s'engage à prendre soin de ces équipements.

Le salarié s'engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu'il est mis fin au télétravail.

9.3 - Protection des données

L'organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d'information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fera preuve d'une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l'application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile.

Article 10 — Frais professionnels

Les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables au travailleur à distance (à domicile ou intersites) les jours de télétravail.

Tous les télétravailleurs bénéficient de l’octroi de titres restaurant les jours de télétravail, à l’exception de ceux qui bénéficient du restaurant d’entreprise en télétravail sur le site de la Marne.

Sur présentation de facture, l'employeur prend en charge le surcoût éventuel de l'assurance du domicile du télétravailleur pour son montant réel.

Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l'exercice du télétravail pendulaire à domicile (abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire mensuelle est fonction du nombre de jours de télétravail par semaine.

Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels.

Le versement de l'indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d'absence du télétravailleur de plus d'un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques…).

Pour le télétravail en enveloppe de jours, l’indemnité forfaitaire est due par jour télétravaillé.

Le montant de ces indemnités forfaitaires est fixé par l’UCANSS et revalorisé régulièrement.

Concernant le télétravail inter sites, lorsque les abonnements aux transports collectifs sont souscrits au mois ou à l’année et qu’il n’existe pas de formule plus adaptée à la pendularité du travailleur à distance, les remboursements sont maintenus à l’identique. Les remboursements d’abonnements SNCF seront examinés au cas par cas et la solution la plus adaptée sera retenue.

Article 11 - Santé au travail

Le télétravailleur est informé au même titre que les autres salariés de la politique de l'organisme en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail.

L'employeur et la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail du CSE doivent pouvoir s'assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès à l’espace de travail au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d'opposition du salarié à la visite de conformité de l’espace de travail à son domicile, l'employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l'état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l'achèvement de la remise aux normes.

En cas d'accident du télétravailleur survenu du fait ou à l'occasion du travail au domicile du salarié, il est fait application du même régime que si l'accident était intervenu dans les locaux de l'employeur pendant le temps de travail.

A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l'accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 12 - Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs à domicile reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d'organisation du travail.

Les managers chargés d'encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

Les salariés de l'unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d'organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 13 - Droits individuels et collectifs

Le télétravailleur à domicile bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'organisme.

A ce titre, les télétravailleurs à domicile ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l'employeur.

L'employeur s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution du télétravailleur à domicile soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l'organisme.

Afin de respecter la vie privée du salarié, le télétravailleur est tenu de se déconnecter des outils de communication en dehors des heures travaillées.

Article 14 - Relations sociales

En tant que salariés de l'organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs.

À l'occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d'électorat et d'éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l'information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel et disposer de crédit d'heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

Article 15 - Consultation des instances représentatives du personnel

Le présent protocole d’accord relatif au télétravail fait l'objet d'une consultation préalable du Comité Social et Economique avant sa conclusion.

Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l'organisme est présenté à cette instance.

Il comportera notamment les données relatives au nombre de jours en télétravail par métier, un état sur la productivité des télétravailleurs, l’utilisation des enveloppes de jours, et le taux d’évolution des télétravailleurs sur la période écoulée (interruption provisoire ou définitive).

En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail.

Article 16 - Validation du présent accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans à compter de la date d'agrément.

Il pourra être révisé dans les conditions légales posées par le code du travail.

Il s'applique sous réserve de l'agrément prévu à l’article L123,1 du code de la Sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l'employeur.

Il entre en vigueur le 1^er jour du mois civil qui suit son agrément, et annule et remplace à cette date le précédent protocole d’accord local relatif au télétravail. La situation des salariés ayant déposé une demande de télétravail lors de la campagne 2020-2021 pourra être revue à l’entrée en vigueur du présent protocole, et sans attendre la prochaine campagne.

Une évaluation de l'application de l'accord est réalisée entre les partenaires sociaux. Un premier bilan sera réalisé après un an d'application de l'accord.

Article 17 - Publicité, dépôt et communication

Le présent accord est transmis à la DSS, à la Caisse nationale des allocations familiales et à la MNC dans le cadre de la procédure d’agrément.

Il est déposé en deux exemplaires auprès de la DIRECCTE des Alpes Maritimes, conformément aux articles D.2231.4 et suivants du code du travail, soit 1 exemplaire original par courrier en RAR et une copie par courrier électronique conformément au décret 2006-568 du 17 mai 2006 à paca-ut06.accord-entreprise@direccte.gouv.fr.

Un exemplaire original est remis à chaque organisation syndicale et indexé dans Optimiso pour l’ensemble du personnel.

Fait à NICE, le 10 septembre 2020

en 5 exemplaires originaux.

La Directrice Intérimaire,

__________________

Les Délégués Syndicaux CFDT __________________et __________________

Les Délégués Syndicaux CGT __________________et __________________