Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif aux modalités d'organisation, par vote électronique, de l'élection de la délégation du personnel au Comité social et économique" chez CAISSE PRIMAIRE CENTRALE ASSUR MALADIE (Siège)

accord d’entreprise

relatif aux modalités d’organisation,

par vote électronique,

de l’élection de la délégation du personnel

au Comité Social et Economique

Préambule

Conformément aux articles L2314-26, et R2314-5 et suivants du Code du travail, l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique peut être réalisée par vote électronique, sur le lieu de travail ou à distance.

Considérant :

• la souplesse de vote ainsi offerte aux salariés, de nature à favoriser leur participation ;

• la répartition des électeurs sur tout le territoire des Bouches-du-Rhône, et la complexité organisationnelle en découlant ;

• la démarche de développement durable dans laquelle s’inscrit résolument l’organisme ;

• le retour d’expérience issu de l’organisation, par vote électronique, de l’élection des représentants du personnel au Conseil, le 4 avril 2018 ;

la solution retenue est celle, effectivement, d’un vote dématérialisé par internet.

Vu l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ;

Vu le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017, relatif au Comité social et économique ;

■ La Caisse Primaire Centrale d’Assurance Maladie des Bouches-du-Rhône, ,

d’une part ;

■ Les organisations syndicales représentatives dans l’organisme,

d’autre part ;

■ Les organisations syndicales affiliées à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel,

conviées par ailleurs à la table des négociations ;

conviennent,

sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral conclu ce même jour, d’organiser, par vote électronique, l’élection de la délégation du personnel au Comité social et économique de la Caisse Primaire Centrale d’Assurance Maladie des Bouches-du-Rhône, selon les modalités ci-après.

Titre 1 – Cadre de mise en place

Article 1 – Modalité exclusive d’expression des suffrages

Les parties conviennent d’un système de vote électronique, exclusif de tout vote physique ou par correspondance.

Article 2 – Choix du prestataire

Pour ses achats en matière de fournitures, services et travaux, l’organisme est soumis aux dispositions de l'arrêté du 16 juin 2008 portant réglementation sur les marchés des organismes de Sécurité sociale du régime général, modifié le 21 octobre 2011.

Au terme de la consultation dite « Mise en place d’une solution de vote électronique et assistance, organisation et préparation au déroulement des élections pour la CPCAM des Bouches-du-Rhône », lancée dans le cadre de l'ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à
La Poste, prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges ad hoc.

Ce cahier des charges intègre les prescriptions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail.

Article 3 –Droit électoral

Les modalités d’organisation retenues respectent les principes généraux du droit électoral nécessaires à la régularité du scrutin : notamment, sincérité, unicité, liberté et secret du vote.

Titre 2 – Sécurité des systèmes d’information

Article 4 – Système de vote

Le prestataire assure la programmation des accès.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés Fichier Electeurs et Contenu de l'urne électronique.

Le système est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le prestataire assure la conservation des données, puis leur destruction, au terme des délais de recours ou actions contentieuses engagées.

Article 5 – Accès aux fichiers

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Article 6 – Dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal.

Ce dispositif, déployé par le prestataire, offre les mêmes garanties de sécurité, et caractéristiques, que le premier.

Article 7 – Informatique et libertés

La prestation fournie intervient dans le respect des exigences posées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

L’organisme effectue les formalités déclaratives attachées aux fichiers transmis.

Titre 3 – Travaux préparatoires

Article 8 – Eléments d’authentification des électeurs

L’employeur fournit au prestataire les éléments d’authentification des électeurs, constitués des données suivantes : numéro agent, collège, civilité, nom et prénom, date de naissance, adresse mail Assurance Maladie, adresse postale.

Le prestataire importe ces données sur le système de vote électronique, constituant ainsi le fichier Electeurs.

Le fichier Electeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement électronique.

L’employeur effectue un contrôle de conformité des données importées par le prestataire.

La conformité des éléments d’authentification des électeurs, intervient sous réserve des changements de situation que les salariés sont tenus de signaler, sans délai, à l’employeur. Sont visés, dans le cas d’espèce, les changements d’état civil, ou d’adresse postale.

Article 9 – Listes de candidatures et professions de foi

L’employeur intègre, sur le système de vote électronique, les candidatures et professions de foi des listes intéressées.

Les listes de candidatures comprennent, a minima, les éléments suivants : nom de la liste, collège, nom et prénom des candidats.

Peut être adjoint, un logo communiqué par chacune des listes intéressées.

Dans les mêmes conditions, et sous réserve du nombre de caractères autorisés par le système de vote, peut figurer un slogan, pour chaque liste.

Article 10 – Bureau de vote

Il est constitué un bureau de vote, au siège de l’organisme.

Le bureau de vote comprend un président, désigné par l’employeur.

L’acte de candidature est incompatible avec la fonction de président.

Le président du bureau de vote est porteur d’une clé de chiffrement du système de vote électronique, selon les modalités décrites à l’article 11.

Chaque liste de candidats peut être représentée, au sein de ce bureau, par un délégué ayant la qualité d’électeur.

Parmi ces délégués, deux sont porteurs, également, de clés de chiffrement distinctes.

Ces deux délégués sont expressément désignés par les organisations syndicales représentatives au sens de l’article L2122-1 du Code du travail.

A défaut d’accord, le plus âgé et le plus jeune des délégués de liste sont désignés de fait comme porteurs de clés.

L’employeur communique au prestataire l’identité des membres du bureau de vote, pour paramétrage des comptes utilisateurs.

Article 11 – Cellule d’assistance technique

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote.

Cette cellule comprend les membres du bureau de vote, ainsi que les représentants du prestataire dûment identifiés.

La cellule d'assistance technique, en présence, le cas échéant, de scrutateurs :

- procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

- contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La génération des clés de chiffrement est publique, autorisant la présence de scrutateurs.

Une clé USB est placée sous la responsabilité matérielle de chacun des porteurs.

Le mot de passe choisi par chaque porteur de clé est conservé sous scellés, par le président du bureau de vote.

Article 12 – Codes d’accès

Le prestataire adresse à chaque électeur, à domicile, un pli contenant :

• des codes d’accès uniques et sécurisés, constitués d’un identifiant de vote et d’un code confidentiel ;

• une notice explicative.

Le visuel est travaillé de sorte à lui faire gagner en impact, notamment auprès des salariés absents de longue durée.

En cas de perte ou de non-réception, l’électeur peut solliciter auprès du prestataire la génération de nouveaux codes d’accès, selon le mode opératoire diffusé et dans le respect du principe d’unicité du vote.

La réexpédition des codes de substitution peut s’effectuer à domicile ou via la messagerie électronique professionnelle de l’intéressé, à l’exclusion de toute autre modalité.

Le bon acheminement du courrier constitue un point de vigilance de la part du prestataire, sous réserve de conformité telle que visée à l’article 8.

Titre 4 – Déroulement du scrutin

Article 13 – Accès au système de vote

Durant la période ouvrée du scrutin, les électeurs peuvent voter, 24h/24, par tout moyen doté d’une connexion internet, sur leur lieu de travail ou à distance.

Les salariés bénéficient de toutes les facilités leur permettant de voter aux temps et lieu du travail.

Ainsi, les locaux de travail sont équipés de PMF, permettant l’accès au vote et la confidentialité de celui-ci.

Les responsables définissent des modalités d’organisation propres à favoriser cette confidentialité, au regard de la configuration de leur pôle ou service. Dans la mesure des possibilités existantes, un PMF, isolé du collectif de travail, est dédié aux opérations de vote.

Article 14 – Expression du vote

Pour se connecter au système de vote, l’électeur renseigne son identifiant de vote et sa date de naissance.

Il accède ainsi aux listes de candidats et professions de foi.

Il peut alors exprimer son vote au moyen de son code confidentiel. Le bon enregistrement du vote fait l’objet d’un accusé de réception qu’il a la possibilité de conserver.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier Contenu de l’urne électronique.

Le fichier Contenu de l’urne électronique recense les votes exprimés par voie électronique.

Afin de garantir la confidentialité du vote, les données de ce fichier ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs.

Article 15 – Mode de scrutin

Il est procédé à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants de la délégation du personnel au Comité social et économique, dans chacune des catégories professionnelles formant des collèges distincts.

Le scrutin est de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Il est procédé, dans un délai de quinze jours, à un second tour de scrutin :

• si, au premier tour de scrutin, le quorum n’est pas atteint (le nombre de votants étant inférieur à la moitié des électeurs inscrits) ;

• ou si des sièges restent à pourvoir après le premier tour (du fait de la carence des listes de candidatures, ou de listes incomplètes).

Article 16 – Contrôle des opérations de vote

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif de l’employeur et ses représentants dûment désignés, au regard de sa conformité au cahier des charges et aux fichiers transmis.

Les membres du bureau de vote contrôlent l’ensemble des opérations de vote.

Le prestataire dresse un relevé exhaustif d’incidents, à leur intention.

Il porte à leur connaissance toute intervention technique opérée par ses soins, et le motif de celle-ci.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence pour prendre toute mesure d’information, sauvegarde ou suspension, sur la base des informations exhaustives communiquées par le prestataire.

Les taux de participation sont accessibles aux membres du bureau de vote, via leurs comptes utilisateurs respectifs, à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Article 17 – Dépouillement

Aucun résultat partiel n’est accessible pour toute la durée du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le système de vote est automatiquement scellé.

Les listes d’émargement mentionnent, pour chaque électeur, les date et heure de vote.

Le dépouillement est public. Il n’est possible que par l’activation conjointe des trois clés de chiffrement.

En cas de défaillance de l’un des trois porteurs de clé, le bureau de vote peut autoriser le dépouillement, à la majorité de ses membres, par l’activation de deux clés de chiffrement.

Article 18 – Proclamation des résultats

Pour chaque collège, pour l’élection des titulaires d’une part, et des suppléants d’autre part, les résultats mentionnent les éléments suivants : intitulés de listes, noms et prénoms des candidats, voix obtenues, élus.

Les membres du bureau de vote proclament les résultats, signent les procès-verbaux correspondants, et en reçoivent chacun un exemplaire.

L’employeur affiche les résultats, sans délai, au sein du bureau de vote, et les publie sur le site intranet de l’organisme.

Titre 5 – Accompagnement

Article 19 – Formation

Le prestataire met en œuvre les outils de formation permettant aux parties de s’approprier le système de vote.

Article 20 – Communication

L’employeur accompagne le personnel dans sa bonne appropriation du dispositif de vote.

Dans ce cadre, chaque salarié dispose d’une information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, consultable sur le site intranet de l’organisme.

Cet outil de communication se voit complété d’informations diffusées par messagerie électronique, ou auprès de l’encadrement qui relaiera utilement celles-ci.

Les salariés absents depuis trois mois et plus, reçoivent, dans la même temporalité, un courrier d’information sur le scrutin à venir. Ce courrier comporte, notamment, les informations suivantes : dates du vote électronique, période d’envoi des identifiants, modalités ultérieures de consultation des professions de foi sur la plateforme de vote, coordonnées des organisations syndicales pour toute demande d’envoi préalable desdites professions de foi.

Le prestataire accompagne l’employeur dans la communication mise en œuvre auprès du personnel.

Il met à disposition des salariés une ligne téléphonique dédiée, pour toute la durée du scrutin.

Il adresse à chaque électeur, sur sa messagerie professionnelle et selon contenu communiqué par l’employeur, un courriel d’alerte signalant l’imminence de l’ouverture, puis de la clôture, du scrutin.

Des visuels dynamiques participent d’une communication efficiente.

Titre 6 – Calendrier et éléments matériels associés

Article 21 – Dates de scrutin

Les parties arrêtent le calendrier suivant.

Premier tour de scrutin	Second tour de scrutin
Ouverture
mardi 18 septembre 2018 à 9h30	mardi 2 octobre 2018 à 9h30
Mailing du prestataire le mardi 18 septembre 2018 à 9h	Mailing du prestataire le mardi 2 octobre à 9h
Clôture
vendredi 21 septembre 2018 à 14h	vendredi 5 octobre 2018 à 14h
Mailing du prestataire le vendredi 21 septembre à 9h	Mailing du prestataire le vendredi 5 octobre à 9h
Dépouillement
vendredi 21 septembre 2018 à partir de 15h00	vendredi 5 octobre 2018 à partir de 15h00

Article 22 – échéances préélectorales

Les parties conviennent des échéances ci-après :

Premier tour de scrutin	Second tour de scrutin
Dépôt des candidatures
lundi 27 août 2018 à 16 heures	mardi 25 septembre 2018 à 12 heures
Auprès du service des Relations Sociales : remise en mains propres ou envoi dématérialisé à l’adresse 531.Service.des.Relations.Sociales@assurance-maladie.fr
Dépôt des professions de foi
lundi 27 août 2018 à 16 heures	mardi 25 septembre 2018 à 12 heures
Auprès du service des Relations Sociales : exclusivement envoi dématérialisé à l’adresse 531.Service.des.Relations.Sociales@assurance-maladie.fr
Désignation des délégués de listes
lundi 27 août 2018 à 16 heures	mardi 25 septembre 2018 à 12 heures
Auprès du service des Relations Sociales : remise en mains propres ou envoi dématérialisé à l’adresse 531.Service.des.Relations.Sociales@assurance-maladie.fr
Désignation des porteurs de clés
lundi 27 août 2018 à 16 heures	mardi 25 septembre 2018 à 12 heures
Auprès du service des Relations Sociales : remise en mains propres ou envoi dématérialisé à l’adresse 531.Service.des.Relations.Sociales@assurance-maladie.fr
Test à blanc / scellement du système de vote électronique
mardi 4 septembre 2018 à 9h30	mercredi 26 septembre 2018 à 14 heures
En présence du prestataire
Campagne électorale
du mercredi 5 septembre 2018 au lundi 17 septembre 2018	du jeudi 27 septembre 2018 au lundi 1er octobre 2018
Codes d’accès
lundi 10 septembre 2018	jeudi 27 septembre 2018
Envoi à domicile par le prestataire

Titre 7 – Dispositions diverses

Article 23 – Application et durée de l’accord

Le présent accord est applicable pour le scrutin constituant son objet.

Sa lecture s’articule avec celle du protocole d’accord préélectoral, conclu ce même jour.

Les dispositions du présent accord trouvent de nouveau à s’appliquer en cas de second tour, selon calendrier visé à l’article 22.

Article 24 – Notification, dépôt et publicité

L’employeur notifie sans délai le présent accord aux organisations syndicales intéressées.

Les formalités de dépôt, telles que prévues aux articles L2231-6 et D2231-2 du Code du travail, sont effectuées à la diligence de celui-ci.

La Direction assure la publicité de l’accord auprès du personnel, par une diffusion sur le site intranet RH de l’organisme. Le cahier des charges y afférent est versé en annexe.

Fait à Marseille, le 27 juin 2018

au siège de la CPCAM des Bouches-du-Rhône

en 9 exemplaires originaux.