Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif aux modalités d'organisation, par vote électronique, de l'élection des représentants du personnel au Conseil de la CPCAM des Bouches-du-Rhône" chez CAISSE PRIMAIRE CENTRALE ASSUR MALADIE (Siège)

Protocole d’accord relatif aux modalités d’organisation,

par vote électronique,

de l’élection des représentants du personnel au Conseil

de la Caisse Primaire Centrale d’Assurance Maladie
des Bouches-du-Rhône

Entre les soussignés

Caisse Primaire Centrale d’Assurance Maladie des Bouches-du-Rhône, ci-après désignée CPCAM,

sise 56 Chemin Joseph Aiguier – 13009 Marseille,

Et

Les organisations syndicales,

FO,

SNFOCOS,

CGT,

UGICT-CGT,

représentatives au sens de l’article L2122-1 du Code du travail,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

En application de l’article D231-15 du Code de la Sécurité sociale, « l'élection [des représentants du personnel au Conseil] peut […] avoir lieu par vote électronique, selon les modalités prévues à l'article L2314-26 du Code du travail. »

Forte de deux expériences réussies, en 2018, pour l’élection des représentants du personnel au Conseil, puis pour celle de la délégation du personnel au Comité social et économique, la CPCAM des Bouches-du-Rhône fait de nouveau le choix de s’inscrire dans cette solution de vote. Le contexte de crise sanitaire, et l’appropriation confortée des outils numériques par le personnel, participent également de ce choix.

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de mise en œuvre du vote électronique pour la prochaine élection des représentants du personnel au Conseil. Ces modalités interviennent sur le fondement des dispositions de l’ordonnance n° 2017-1386 du
22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, dont est issue l’actuelle rédaction de l’article L2314-26 du Code du travail.

Titre 1 – Cadre de mise en place

Article 1. Champ d’application

Le périmètre de l’élection est celui de la CPCAM des Bouches-du-Rhône.

Pour permettre l’homogénéité du scrutin, les parties conviennent d’un système de vote électronique, exclusif de tout vote physique ou par correspondance.

Article 2. Choix du prestataire

En application de l’accord-cadre n°18/AC/22 relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique via internet pour les élections au sein des organismes de Sécurité sociale, il est fait recours, via un bon de commande, à la société PARAGON, dont le siège social est sis
39 rue des Rivières Saint Agnan - 58200 Cosne-Cours-sur-Loire, et ci-après dénommée
« le prestataire ».

Un cahier des charges est établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail. Il est mis à disposition sur l’intranet de l’organisme.

Article 3. Droit électoral

Les modalités d’organisation retenues respectent les principes généraux du droit électoral nécessaires à la régularité du scrutin : notamment, sincérité, unicité, liberté et secret du vote.

Titre 2 – Sécurité des systèmes d’information

Article 4. Système de vote

Le prestataire assure la programmation des accès.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le prestataire assure la conservation des données, puis leur destruction, au terme des délais de recours ou actions contentieuses engagées et selon les modalités décrites à l’article 7.

Conformément à l’article R2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante.

Article 5. Accès aux fichiers

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, désignées par le prestataire.

Article 6. Dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal. Ce dispositif, déployé par le prestataire, offre les mêmes garanties de sécurité, et caractéristiques, que le premier.

Article 7. Informatique et libertés

La prestation fournie intervient en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

L’employeur sécurise le processus électoral mis en œuvre et le traitement inhérent des données à caractère personnel, avec l’appui de son Délégué à la Protection des Données (DPO). Les fichiers électoraux et de candidats font l’objet d’une inscription au registre des activités de traitement tenu par l’organisme.

Les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès à leurs données personnelles, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision de justice devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après le rendu d’une décision de justice devenue définitive, le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

Titre 3 – Travaux préparatoires

Article 8. Eléments d’authentification des électeurs

L’employeur fournit au prestataire les éléments d’authentification des électeurs, constitués des données suivantes : numéro agent, collège, civilité, nom et prénom, date de naissance, adresse mail Assurance Maladie, adresse postale, département de naissance.

Le prestataire importe ces données sur le système de vote électronique, constituant ainsi le « fichier des électeurs ». Ce fichier a pour finalité de délivrer à chacun des électeurs un moyen d’authentification, d’identifier ceux ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement électronique.

L’employeur effectue un contrôle de conformité des données importées par le prestataire. La conformité des éléments d’authentification des électeurs, intervient sous réserve des changements de situation que les salariés sont tenus de signaler, sans délai, à l’employeur. Sont ici visés, les changements d’état civil ou d’adresse postale.

Article 9. Listes de candidatures et professions de foi

L’employeur communique au prestataire les candidatures et professions de foi des listes intéressées.

Les listes de candidatures comprennent, a minima, les éléments suivants : nom de la liste, collège, nom et prénom des candidats. Peut être adjoint, un logo communiqué par chacune des listes intéressées. Dans les mêmes conditions, et sous réserve du nombre de caractères autorisés par le système de vote, peut figurer un slogan, pour chaque liste.

Le prestataire assure la réalisation des pages web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs. Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, il veille à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes. La présentation de l’affichage correspond à l’ordre de dépôt des candidatures.

L’employeur effectue un contrôle de conformité des données importées par le prestataire.

Article 10. Bureau de vote

Il est constitué un bureau de vote, au siège de l’organisme.

Le bureau de vote comprend un président, désigné par l’employeur. L’acte de candidature est incompatible avec la fonction de président. Le président du bureau de vote est porteur d’une clé de chiffrement du système de vote électronique, en référence à l’article 12 du présent accord.

Chaque liste de candidats peut être représentée, au sein de ce bureau, par un délégué ayant la qualité d’électeur. Parmi ces délégués, deux sont porteurs, également, de clés de chiffrement distinctes, en référence à ce même article. Ces deux délégués sont expressément désignés par les organisations syndicales représentatives au sens de l’article L2122-1 du Code du travail. A défaut d’accord, le plus âgé et le plus jeune des délégués de liste sont désignés de fait comme porteurs de clés.

L’employeur communique au prestataire l’identité des membres du bureau de vote, pour paramétrage des comptes utilisateurs.

Les membres du bureau de vote contrôlent le bon déroulement des opérations électorales et proclament les résultats. A ce titre :

• Ils sont invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement sont générées ;

• Ils contrôlent le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote ;

• Ils sont alertés par le prestataire de tout incident et prennent toute décision utile à ce titre ;

• Ils participent à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

  • Ils autorisent le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement ;

  • Ils proclament les résultats, signent les listes d’émargement et les procès-verbaux, édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du bureau de vote peuvent également consulter sur le site de vote :

• Les listes électorales ;

• Les listes de candidats et les éventuelles professions de foi attachées ;

• La composition du bureau de vote ;

• L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin ;

• Le journal des événements ;

• La clé de chiffrement du système de vote.

La participation au bureau de vote n’entraîne aucune réduction de salaire.

Article 11. Cellule d’assistance technique

Conformément aux articles R2314-10 et R2314-15 du Code du travail, l’employeur met en place une cellule d’assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote.

Cette cellule comprend les membres du bureau de vote, ainsi que les représentants du prestataire dûment identifiés.

La cellule d'assistance technique, en présence, le cas échéant, de scrutateurs :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 12. Test et scellement du système de vote

La cellule d’assistance technique visée à l’article 11 du présent accord, procède au test, puis au scellement du système de vote.

Le scellement des urnes électroniques a pour effets de :

• Figer les données de l’élection (fichier des électeurs, candidats, paramétrage global de l’élection) ;

• Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que celles-ci sont vides ;

• Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

La génération des clés de chiffrement est publique, autorisant la présence de scrutateurs. Chacun des porteurs de clés choisit un mot de passe fort, connu de lui seul et placé sous sa responsabilité.

Article 13. Codes d’accès

Les codes d’accès se composent d’un identifiant de vote (login) et d’un mot passe. Ils sont générés aléatoirement par le prestataire, sans qu’ils ne soient communiqués à l’employeur.

Le prestataire adresse à chaque électeur, au domicile dûment déclaré à l’employeur :

• Ses codes d’accès uniques et sécurisés ;

• Une notice explicative.

Pour sécuriser le vote et la fiabilité des élections, la transmission de l’identifiant de vote (login) et du mot de passe intervient par deux envois séparés, en courrier simple, à un jour d’intervalle.

Lors de la connexion, un troisième identifiant lui sera demandé. Afin d’écarter tout élément facilement décelable par un tiers, le département de naissance est retenu.

En cas de perte ou de non-réception, l’électeur peut solliciter auprès de l’assistance utilisateur du prestataire, telle que visée à l’article 22 du présent accord, la génération de nouveaux codes d’accès. A ce titre, selon le mode opératoire diffusé par l’employeur et dans le respect du principe d’unicité du vote, il peut s’adresser à la hotline mise en place, ou se déclarer en ligne en signalant obligatoirement :

• Ses nom et prénom ;

• Sa date de naissance ;

• Son département de naissance.

Le prestataire adresse ses nouveaux codes d’accès à l’électeur sur son adresse mail professionnelle, ou en cas d’impossibilité d’accès, par courrier à l’adresse connue de l’employeur – à l’exclusion de toute autre modalité.

Qu’il s’agisse des envois initiaux ou des éventuelles réexpéditions, le bon acheminement du courrier, dans les délais requis, constitue un point de vigilance de la part du prestataire.

Titre 4 – Déroulement du scrutin

Article 14. Mode de scrutin

L’élection a lieu au scrutin de liste, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, sans panachage.

Article 15. Accès au système de vote

Durant la période ouvrée du scrutin, les électeurs peuvent voter, 24h/24, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

Les salariés bénéficient de toutes les facilités leur permettant de voter aux temps et lieu du travail. Ce point fait l’objet d’une communication dédiée. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les locaux de travail sont équipés d’ordinateurs, permettant l’accès au vote et la confidentialité de celui-ci. Les responsables définissent des modalités d’organisation propres à favoriser cette confidentialité, au regard de la configuration de leur pôle ou service. Dans la mesure des possibilités existantes, un PMF, isolé du collectif de travail, est dédié aux opérations de vote.

Article 16. Expression du vote

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse fournie par le prestataire. Une URL est communiquée pour les connexions externes. L’employeur met à disposition un lien direct, pour les connexions depuis l’intranet.

L’électeur saisit l’identifiant et le mot de passe qui lui ont été communiqués selon les modalités décrites à l’article 13, ainsi que son département de naissance, constitutif du troisième identifiant visé par ce même article. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur se voit présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège et les professions de foi associées. Il peut alors exprimer son vote, et ainsi :

• Choisir une liste complète ;

• Raturer le nom de candidats ;

• Voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». Ce fichier recense l’ensemble des votes exprimés. Afin de garantir la confidentialité du vote, les données qu’il contient ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs.

Article 17. Contrôle des opérations de vote

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif de l’employeur et ses représentants dûment désignés, au regard de sa conformité au cahier des charges et aux fichiers transmis.

Les membres du bureau de vote contrôlent l’ensemble des opérations de vote, selon les modalités décrites à l’article 10.

Article 18. Consultation de la participation

Les taux de participation sont accessibles aux membres du bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin.

La communication mise en œuvre – via notamment les opérations de relance des électeurs, à la diligence du prestataire, telles que décrites à l’article 21 – poursuit l’objectif d’une participation la plus large possible.

Article 19. Dépouillement et résultats du vote

Article 19.1. Procédure de dépouillement

Aucun résultat partiel n’est accessible pour toute la durée du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le système de vote est automatiquement scellé. Les listes d’émargement mentionnent, pour chaque électeur, les date et heure de vote.

Le dépouillement est public. Il n’est possible que par l’activation conjointe des trois clés de chiffrement. En cas de défaillance de l’un des trois porteurs de clé, le bureau de vote peut autoriser le dépouillement, à la majorité de ses membres, par l’activation de deux clés de chiffrement.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, il est procédé au descellement des urnes et le système de vote affiche les résultats du vote, pour chaque collège.

Article 19.2. Proclamation des résultats

Pour chaque collège, les résultats mentionnent les éléments suivants : intitulés de listes, noms et prénoms des candidats, voix obtenues, élus.

Les membres du bureau de vote proclament les résultats, signent les procès-verbaux correspondants, et en reçoivent chacun un exemplaire.

L’employeur affiche les résultats, sans délai, au sein du bureau de vote, et les publie sur le site intranet de l’organisme.

Article 19.3. Signature et conservation des listes d’émargement

A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement sont imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement signées sont placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur, puis détruite par ses soins à l’issue des délais de recours.

Titre 5 – Accompagnement

Article 20. Formation

Le prestataire met en œuvre les outils de formation permettant aux parties de s’approprier le système de vote.

Notamment, avant l’ouverture du vote, le prestataire délivre une formation sur le dispositif de scellement, au président du bureau de vote et à ses membres représentants du personnel.

Article 21. Communication

L’employeur accompagne le personnel dans sa bonne appropriation du dispositif de vote.

Ainsi, chaque salarié dispose d’une information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, consultable sur le site intranet de l’organisme. Cet outil de communication se voit complété d’informations diffusées par messagerie électronique, ou auprès de l’encadrement qui relaiera utilement celles-ci.

Les salariés absents depuis trois mois et plus, reçoivent, dans la même temporalité, un courrier d’information sur le scrutin à venir. Ce courrier comporte, notamment, les informations suivantes : dates du vote électronique, période d’envoi des identifiants, modalités ultérieures de consultation des professions de foi sur la plateforme de vote, coordonnées des organisations syndicales pour tout souhait d’envoi préalable desdites professions de foi.

Le prestataire accompagne l’employeur dans la communication mise en œuvre auprès du personnel. Conformément aux prescriptions de l’article 13 du présent accord, l’envoi des identifiants de vote par le prestataire est assorti d’une notice explicative. Celui-ci, en outre, adresse à chaque électeur, sur sa messagerie professionnelle et selon contenus communiqués par l’employeur, 4 courriels d’alerte :

• Le premier et le dernier jour du scrutin, signalant l’imminence de l’ouverture puis de la clôture du scrutin ;

• Chacun des deux autres jours ouvrés, pour rappel du scrutin en cours.

Pour plus d’informations, il est également joint au présent protocole d’accord la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.

Article 22. Assistance aux utilisateurs

Le prestataire met en place un dispositif d’assistance aux utilisateurs, auquel les électeurs, peuvent recourir pendant toute la durée du scrutin.

Ce dispositif comprend une hotline et un espace internet.

Titre 6 – Calendrier et éléments matériels associés

Article 23. Dates de scrutin

Les dates de scrutin, ci-après, sont fixées en considération de l’échéance normale des mandats en cours, et de la prorogation issue du décret n° 2021-1798 du 24 décembre 2021.

Ouverture	Jeudi 28 avril 2022 à 9 heures 30	Mailing du prestataire à 9 heures
Temps du scrutin	Vendredi 29 avril 2022	Mailing du prestataire à 12 heures
	Samedi 30 avril 2022	/
	Dimanche 1er mai 2022	/
	Lundi 2 mai 2022	Mailing du prestataire à 12 heures
Clôture	Mardi 3 mai 2022 à 14 heures	Mailing du prestataire à 9 heures
Dépouillement	Mardi 3 mai 2022 à 15 heures	/

Article 24. Echéances préélectorales

Dépôt des candidatures	Lundi 4 avril 2022 à 16 heures	Auprès du service des Relations Sociales, avec copie à l’ensemble des organisations syndicales : 531.service.des.relations.sociales.cpam-marseille@assurance-maladie.fr
Dépôt des professions de foi	Lundi 4 avril 2022 à 16 heures
Désignation des délégués de listes	Lundi 4 avril 2022 à 16 heures
Désignation des porteurs de clés	Lundi 4 avril 2022 à 16 heures
Test à blanc / scellement du système de vote électronique	Mardi 26 avril 2022 à 9 heures 30	En présence du prestataire
Campagne électorale	Du jeudi 7 avril au mercredi 27 avril 2022
Codes d’accès	Jeudi 14 avril 2022 Vendredi 15 avril 2022	Envoi initial à domicile (adresse déclarée à l’employeur) En cas de perte ou de non-réception, nouvel envoi par courriel (adresse mail professionnelle exclusivement) ou, en cas d’impossibilité d’accès, à domicile (adresse déclarée à l’employeur).

Titre 7 – Dispositions diverses

Article 25. Application et durée de l’accord

Le présent accord est applicable pour le scrutin constituant son objet.

Article 26. Formalités de notification, dépôt, agrément et publicité

En application de l’article L2231-5 du Code du travail, la Direction notifie le présent accord, sans délai, aux organisations syndicales représentatives.

Les formalités de dépôt, telles que prévues aux articles L2231-6, D2231-2 et D2231-4 de ce même Code, sont effectuées à la diligence de l’employeur. Le présent accord sera ainsi déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail et auprès du secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes. Une version anonyme de cet accord sera publiée sur la base de données nationale (legifrance.fr), conformément à l’article L2231-5-1.

Dans le cadre de la procédure d’agrément prévue par l'article L123-1 du Code de la Sécurité sociale, la Direction transmet un exemplaire de l’accord à la Direction de la Sécurité Sociale, dont la décision intervient après avis du Comex de l’UCANSS.

A l’issue de la procédure d’agrément et sous réserve d’obtention de celui-ci, la Direction informe les organisations syndicales de l’applicabilité de l’accord. Elle porte son contenu à la connaissance du personnel, en le diffusant sur le site intranet RH de l’organisme.

Fait à Marseille, le 23 février 2022

au siège de la CPCAM des Bouches-du-Rhône

56 Chemin Joseph Aiguier

13297 Marseille Cedex 9

en 6 exemplaires originaux.

La CPCAM des Bouches-du-Rhône,

Les organisations syndicales représentatives,

représentées par leurs délégués syndicaux respectifs

FO / SNFOCOS
CGT / UGICT-CGT