Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles de la CPAM de la Meuse" chez CPAM MEUSE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

DE LA CPAM DE LA MEUSE

Suite à la réunion paritaire du 20 septembre 2018, il a été convenu le présent accord entre les soussignés,

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Meuse représentée par :

Monsieur X, Directeur

D’une part,

Et les organisations syndicales représentatives, représentées par :

Madame Y, déléguée syndicale F.O

Et

Madame Z, déléguée syndicale C.F.D.T

D’autre part.

Préambule

Les articles L.2314-21 et L. 2324-19 du Code du travail prévoient que les élections professionnelles peuvent avoir lieu par le biais d’un vote électronique. La mise en œuvre de ce procédé peut se faire par la conclusion préalable d’un protocole d’accord d’entreprise.

Dans un contexte où l’organisation du travail évolue, les agents doivent faire face à des problématiques organisationnelles : éloignement géographique, optimisation du temps de travail, organisation personnelle…

Le vote électronique peut représenter une réponse à ces contraintes en optimisant les opérations électorales, en facilitant l’organisation des élections, mais également en augmentant la participation des salariés et la sécurisation des résultats.

Le présent accord a pour objet le recours au vote électronique au sein de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) de la Meuse pour les élections professionnelles.

Les négociations des protocoles d’accord préélectoraux persistent et permettent de définir les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le prestataire choisi, le calendrier fixé…

Chapitre 1 : Modalités d’organisations des élections

1. Vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour chaque élection professionnelle. Autrement dit, il sera désormais proscrit tout recours au papier pour l’ensemble des opérations de vote et ce, sur les deux sites et pour l’ensemble des électeurs.

2. Choix du prestataire extérieur

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans le vote électronique et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant. Cette exigence est impérative, afin de garantir le respect des exigences techniques, de la sécurité du processus électoral et de la confidentialité des données.

Les différents prestataires seront étudiés avec équité et transparence. Selon les procédures de marchés publics, le besoin étant estimé inférieur à 30 000 € TTC, le choix du prestataire se fera lors d’une sélection selon les devis des prestataires et sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral.

3. Listes électorales

Sous le contrôle du Directeur, le service Ressources Humaines établira la liste électorale, qui précisera les données suivantes : Nom et prénom de chaque agent inscrit, date de naissance, date d’entrée dans l’organisme et collège d’appartenance.

Ce fichier sera transmis au prestataire, afin qu’il puisse réaliser l’ensemble des paramétrages nécessaires au vote électronique.

4. Listes de candidats et bulletins de vote

Les listes de candidats et les professions de foi des organisations syndicales seront transmises au service Ressources Humaines, en respectant la réglementation en vigueur ainsi que les caractéristiques de mise en forme nécessaires à l’intégration par le prestataire. Elles seront ensuite transmises à ce dernier pour affichage et paramétrage dans l’outil de vote.

Le prestataire retenu aura la charge de la programmation des pages web sur le serveur de vote. Par ailleurs, il veillera impérativement à ce que tout le matériel de vote soit uniforme (dimensions, police, etc.).

5. Communication

Les agents seront informés en amont et en temps utile des procédés mis en œuvre et à respecter. Un accompagnement attentif sera déployé pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

Autrement dit, en amont du scrutin, le service Ressources Humaines communiquera :

• Toutes les informations nécessaires relatives à l’organisation des élections,

• Les conditions et les règles du vote en ligne,

• La date d’envoi des codes d’accès à la plateforme de vote du prestataire,

• Les prestations d’accompagnement proposées par le prestataire.

Pendant le scrutin :

• Les électeurs auront la possibilité d’être accompagnés par une cellule d’assistance technique en cas de difficultés ou de tout autre besoin d’informations qu’ils jugeraient nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote.

Chapitre 2 : Déroulement des opérations de vote

2.1 Lieux et durée du scrutin

Pendant l’ouverture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de manière strictement confidentielle. Ce vote pourra être effectué en se connectant sur la plateforme sécurisée du prestataire, à l’aide des identifiants individuels reçus. La connexion pourra également être établie depuis n’importe quel ordinateur relié à internet (au travail ou à domicile) et même sur smartphone et/ou tablette. Toutes les données de vote seront cryptées et donc strictement anonymes et confidentielles.

Afin de faciliter la participation des électeurs, les élections auront lieu sur plusieurs jours, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Autrement dit, la plateforme sera ouverte sur une période prédéfinie de plusieurs jours, durant lesquels chaque électeur pourra procéder à son vote.

2. Ouverture et fermeture du scrutin

Le scrutin de vote électronique aura préalablement été scellé par les membres du bureau de vote par un système de clés de chiffrement électroniques (a minima celle du président du bureau et de deux assesseurs).

Il sera clôturé automatiquement aux dates et heures prévues dans le protocole d’accord préélectoral. Les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

3. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le scrutin à son domicile, par courrier simple ou par e-mail, une note récapitulative des opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote, ainsi que d’un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire. Ces codes seront uniques et individuels et seront à conserver pour pouvoir se connecter durant l’ouverture du scrutin.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du code confidentiel et de sa date de naissance. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur en question.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter en suivant la procédure. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées. Un accusé de réception sera à sa disposition à l’issue du vote.

L’émargement du vote se fera à l’aide du code confidentiel, du mot de passe et de la date de naissance de l’électeur. Cette liste enregistrera les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, ainsi que la date et l’heure du vote.

Cette liste sera accessible aux membres du bureau de vote, à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

4. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

La CPAM de la Meuse s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure la pleine confidentialité des données transmises et traitées par le prestataire retenu, notamment :

• Les listes électorales des collèges

• Les listes des candidats

• Les professions de foi

• Les données d’identification

• Les votes

• La liste d’émargement

Le vote des électeurs sera crypté de bout en bout et stocké dans une urne électronique dédié, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs. Autrement dit, l’expression du vote sera séparée des éléments d’authentification des électeurs.

Ainsi, ce processus permet au prestataire de garantir le secret du vote, la sincérité des opérations électorales et les résultats des élections.

Chapitre 3 : Modalités de publicité et de dépôt de l’accord

3.1 Procédure d’agrément et de communication de l’accord

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

Le présent accord sera ensuite transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, aux instances représentatives du personnel et fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel via messagerie et intranet.

3.2 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera à chaque nouvelle élection professionnelle, sans qu’il soit besoin de le renégocier.

Il pourra cependant être révisé si besoin, conformément aux dispositions de l’article L.2261-7 du code du travail.

3.3 Publicité de l’accord

Conformément aux mesures légales de publicité, le présent protocole d’accord fera l’objet d’un dépôt par voie électronique auprès du ministère du travail sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, d’un dépôt d’un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil des prud'hommes de Bar-le-Duc, ainsi qu’à la Direction de la Sécurité Sociale.

Fait à Bar-le-Duc, en trois exemplaires originaux, le 20 septembre 2018.

La Déléguée Syndicale F.O Le Directeur

Y X

La Déléguée Syndicale C.F.D.T

Z