Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD PRÉÉLECTORALE RELATIF AUX ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ECONOMIQUE" chez ESPACE HABITAT - SA DES HABITATIONS A LOYER MODERE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL RELATIF

AUX ELECTIONS DES

MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Le présent protocole d’accord a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection des délégués du Comité Social et Economique de l’entreprise.

Il est conclu pour le 1^er tour des élections prévu :

-sur plusieurs jours : du 18 mars 2019 à 8 heures au 19 mars 2019 à 17 heures.

Le 2^e tour le cas échéant, se déroulera :

-sur plusieurs jours : du 1^er avril 2019 à 8 heures au 02 avril 2019 à 17 heures.

Il sera établi autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation.

Un exemplaire original sera transmis par la direction à la DIRECCTE du siège de l’entreprise.

Il sera consultable par l’ensemble des salariés sur les panneaux d’affichage de l’entreprise. réservés à la direction pour sa communication au personnel.

Conformément à l’accord signé le 18 décembre 2018 relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections des représentants du personnel de la société ESPACE HABITAT celles-ci auront lieu par voie électronique.

Article 1 – Effectif de l’entreprise – Nombre de sièges à pourvoir- Collèges électoraux

Les parties constatent que l’effectif global de l’entreprise est de 200,60 salariés ETP. Cet effectif se décompose de la manière suivante :

• 164,30 ETP ouvriers / employés

• 21 ETP agents de maîtrise

• 15,30 ETP cadres

Compte tenu de l’effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de 10 titulaires et 10 suppléants.

Conformément aux dispositions légales, les sièges à pourvoir se répartissent de la manière suivante :

• 1^er collège qui regroupe 164,30 ouvriers/employé(e)s (G1, G2, EE, OE, OQ1, OQ2, OHQ) :

8 titulaires et 8 suppléants

• 2^e collège qui regroupe 36,30 agents de maîtrise et cadres (G3, G4, G5, G6, G7, G8, G9 et CE) : 2 titulaires et 2 suppléants.

Article 2 – Salariés électeurs – Constitution et affichage des listes électorales

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans et ayant au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise à la date du 1^er tour de scrutin, soit le 18 mars 2019, a droit de vote.

Les salariés mis à disposition présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillant depuis au moins un an doivent pour être électeurs, avoir acquis une durée de présence dans l’entreprise utilisatrice de 12 mois continus. A cet effet, la direction a contacté par lettre recommandée avec A.R. les différentes entreprises prestataires afin qu’elles fournissent la liste des salariés mis à disposition répondant aux critères de présence dans les locaux et d’ancienneté. Les salariés mis à disposition disposant selon ces règles de la capacité électorale, doivent choisir s’ils exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou dans l’entreprise utilisatrice. Ils feront connaître le choix à la direction avant le 05 mars 2019.

Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées par la direction des ressources humaines à la date du premier tour des élections, soit le 18 mars 2019. Elles indiqueront les nom et prénom, la date d’entrée dans la société, la date de naissance de chaque électeur ainsi que son collège électoral.

Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l’entreprise le 08 mars 2019. Tout syndicat de l’entreprise pourra en demander communication.

Les listes électorales seront transmises au prestataire le 07 mars 2019.

Article 6 – Candidatures des salariés – Listes de candidats

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise à la date du 1^er tour de scrutin, soit le 18 mars 2019, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient.

Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.

Les salariés mis à disposition ne sont jamais éligibles au comité social et économique.

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.

Pour des raisons d’ordre matériel, les listes du 1^er tour seront communiquées à la Responsable des ressources humaines au plus tard le 05 mars 2019 à 18h00. Cette communication peut être effectuée par lettre déposée auprès de la direction des ressources humaines contre récépissé, ou par mail (c.davesne@espacehabitat.fr) qui ne sera considéré pris en compte qu’au retour d’un accusé de réception par le même moyen de la direction des ressources humaines.

Les listes des candidats sont adressées au prestataire le 08 mars 2019 pour intégration dans le système de vote électronique.

Si un second tour est nécessaire, la direction des ressources humaines affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant, pour chaque institution, le nombre de sièges qu’il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 20 mars 2019.

Les listes du second tour devront être communiquées à la Responsable des ressources humaines au plus tard le 21 mars 2019 à 18h00, dans les mêmes conditions qu’au 1^er tour.

Les listes des candidats du second tour sont adressées au prestataire le 22 mars 2019 pour intégration dans le système de vote électronique.

Les listes de candidats seront affichées par le service des ressources humaines sur les panneaux réservés à l’entreprise le lendemain de la date limite de dépôt.

Les listes de candidats doivent respecter les règles suivantes :

• comporter les nom et prénom des salariés candidats répondant aux conditions d'éligibilité et appartenant au collège électoral concerné ; en cas de candidature d’origine syndicale, le nom de l’organisation qui la présente ;

• être distinctes pour chaque collège électoral concerné;

• à l’intérieur de chaque collège, être séparées pour les titulaires et les suppléants ; il est possible de se porter candidat à la fois sur la liste des candidats titulaires et sur la liste des candidats suppléants, étant rappelé néanmoins qu’un même candidat ne peut cumuler les mandats d’élu « titulaire » et d’élu « suppléant » - en cas d’élection, il sera automatiquement élu « titulaire » ;

• ne pas comprendre un nombre de candidats supérieur à celui des sièges à pourvoir. En revanche, les listes de candidats peuvent comporter moins de noms que de sièges à pourvoir, voire ne comporter qu'un seul nom de sorte que si un candidat se présente seul, il sera considéré comme une liste à lui tout seul ;

• en cas de liste commune à deux organisations syndicales, la répartition des voix pour chacune des organisations syndicales doit être précisée. À défaut d’indication des organisations syndicales, la répartition des suffrages sera réalisée à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

• Conformément à l’article L.2314-30 du Code du travail, pour chaque collège électoral, les organisations syndicales s’engagent à établir leurs listes de façon à ce qu’elles soient composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. De plus, les listes devront être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Sont seuls habilités à présenter des candidats au 1er tour :

• les organisations syndicales représentatives au sein de l'entreprise

• les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise

• les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel

• les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise

Un 2^nd tour sera organisé si au premier tour des élections :

• aucun candidat n’a été présenté par les organisations syndicales

• tous les sièges n’ont pas été pourvus

• le quorum n’a pas été atteint (c’est-à-dire plus de 50% des électeurs n’ont pas voté).

Ces situations sont appréciées séparément collège par collège. En cas de 2^nd tour, les candidatures libres sont admises.

Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.

Article 4 – Limitation du nombre de mandats successifs

L’article L.2314-33 prévoit la limitation à trois mandats successifs pour un même représentant au comité social et économique.

Article 5 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément à l’article L.2314-30 du code du travail, pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.

A cet égard, voici la proportion de femmes et d’hommes pour chaque collège :

1^er collège : 44 % de femmes et 56 % d’hommes

2^e collège : 28 % de femmes et 72 % d’hommes

Compte-tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :

1^er collège : (3,52) 4 femmes et (4.48) 4 hommes

2^e collège  : 1 femme et 1 homme

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l’alternance entre les sexes n’est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d’instance l’annulation de l’élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste des candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Ces règles s’appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.

Article 6 – Campagne électorale – Propagande électorale des candidats

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

A cet égard, il est rappelé que la distribution de tracts se déroule aux heures d’entrée et de sortie du personnel.

La distribution de tracts ne pourra avoir lieu le jour de l’élection.

Les professions de foi des candidats pourront figurer sur le site en ligne de vote électronique, selon les contraintes techniques de la solution retenue. Les organisations syndicales devront nous faire parvenir leurs professions de foi avant le 05 mars 2019 à 18 heures pour le 1^er tour et avant le 21 mars 2019 à 18 heures sous format PDF avec une taille inférieure à 2 Mo, afin d’éviter un temps de téléchargement trop long sur la plateforme informatique.

Ces professions de foi seront également imprimées et insérées dans le matériel de vote que recevront les électeurs. Elles devront être au format A4, recto/verso maximum. L’impression est prévue en couleur.

Les listes peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit être transmis en même temps que la profession de foi dans un fichier à part.

Cette propagande électorale devra être communiquée au service des Ressources Humaines, en même temps que le dépôt de la candidature, par courrier ou par mail à l’adresse suivante : c.davesne@espacehabitat.fr

Les professions de foi transmises sous une autre forme ou hors délai ne seront pas prises en considération.

Article 7 – Déroulement du scrutin

En date du 18 décembre 2018, un accord collectif a été conclu pour autoriser le recours au vote électronique dans le cadre des présentes élections. En annexe vous trouverez l’accord d’entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique.

La Direction, par l’entremise de la société PARAGON, se charge de l’envoi des matériels de vote contenant les codes d’accès à la plateforme de vote électronique.

Article 8 – Bureau de vote

Les deux tours se déroulent dans les mêmes conditions.

Il est constitué un bureau de vote unique composé de l’électeur le plus âgé et de deux électeurs le second plus âgé et le plus jeune électeur présent et acceptant. Les 2 collèges seront représentés par ce bureau de vote.

Ce bureau est effectivement constitué 48 heures au moins avant le scrutin.

La présidence appartient au plus âgé, sauf s’il se présente comme candidat.

Le bureau de vote s’assurera de la régularité et du secret du vote et proclamera oralement les résultats à la fin du dépouillement. Il contrôlera le procès-verbal des élections selon les formulaires qui lui ont été remis et les signera.

Chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste, qui assistera aux opérations électorales. Un représentant de chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats, dès lors qu’il est électeur dans l’entreprise, pourra également être présent sur les lieux de vote. Le temps passé par les observateurs au déroulement des élections est rémunéré comme temps de travail.

Compte tenu de l’accord sur le recours au vote électronique, les membres du bureau de vote recevront une formation, sur le système de vote électronique, avant l’ouverture du scrutin.

Le bureau de vote testera la plate-forme de vote électronique et procèdera à un scrutin à blanc lui permettant de s’assurer du bon fonctionnement de la plate-forme de vote. A l’issue de la validation complète de la plate-forme de vote par le bureau de vote, ce dernier procédera au scellement de la plate-forme de vote afin de garantir que c’est bien cette version logicielle qui sera utilisée durant le scrutin.

Le scellement des urnes électroniques internet a 3 effets :

- figer les données de l'élection (fichier électeurs, fichier candidats, professions de foi, paramétrage global de votre élection)

- remettre tous les compteurs d'urne à zéro

- créer la clé globale de chiffrement de votre élection (pour le chiffrement du bulletin de vote)

Il sera réalisé un processus de scellement par le bureau de vote : 1 scellement pour l’ensemble des scrutins titulaires et suppléants pour l’ensemble des collèges.

Le processus de scellement nécessite la saisie de 4 clés numérique à 6 positions par les membres du bureau de vote dans l’interface logicielle de Paragon Transaction. Les 4 clés peuvent être indifféremment réparties suivant la composition du bureau de vote.

Article 9 – Vote électronique

Il appartient à l’employeur ou à son représentant de prendre les mesures nécessaires pour assurer le bon déroulement du scrutin.

Le recours au vote électronique exclusif est ouvert par l’accord collectif précité du 18 décembre 2018. Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans un cahier des charges annexé à la décision.

La Société PARAGON a été choisie pour organiser ce scrutin.

9.1 Le matériel de vote

Chaque électeur recevra à son domicile avant chaque vote, dans son matériel de vote, l’URL d’accès du site de vote permettant l’accès au site de vote ainsi que ses codes d’accès personnels et confidentiels.

L’envoi des matériels de vote sera fait le 14 mars 2019 pour le 1^er tour, et le 28 mars 2019 pour le second tour, en lettre suivie.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège, titulaires et suppléants.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs seront mis à la disposition des électeurs par la société dans chaque agence, dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

9.2 Les modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans si possible dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse du site de vote communiquée, soit https://espacehabitat.paragon-election.com.

Le déroulement est le suivant :

• Après avoir saisi l’URL dans la barre d’adresse de son navigateur internet, l'électeur devra saisir son code d’accès et son mot de passe imprimés sur son courrier ainsi qu’un code secret non imprimé sur son courrier.

• Ce code secret sera son matricule

• Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix :

• choisir une liste complète

• raturer des candidats,

• voter blanc

Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier. A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote.

Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

En cas de perte, l’électeur pourra au choix contacter la hotline du prestataire ou se déclarer directement en ligne. L'électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant : 

• ses Nom et Prénom

• son département de naissance

• sa date de naissance

• son code postal de résidence

• son matricule

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l'électeur.

9 - 3 Le scellement

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection)

• Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

• Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

9 - 4 L’assistance aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs à l’adresse Email : supportelection@paragon-europe.com ou par téléphone (numéro communiqué lors de l’envoi des codes d’accès).

Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser au service Ressources Humaines.

Article 10 – Descellement – Procès-verbaux - Résultats

A l'heure fixée par le présent protocole, le président du bureau annoncera la clôture du scrutin. Le site de vote électronique ne sera plus accessible aux électeurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, de l'employeur ou son représentant.

Le processus de dépouillement est le suivant :

- clôture du site internet de vote,

- déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote : descellement,

- dépouillement dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants,

- calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

- téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des éléments d’établissement de la représentativité,

- Impression et signature des procès-verbaux pré-remplis,

- Proclamation des résultats.

Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat. Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation.

Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n’a pas été atteint.

A l’issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote qui ont réalisé les opérations de scellements des urnes électroniques procèdent au descellement en saisissant leurs clés définies au scellement pour desceller l'élection.

Le processus de descellement déchiffre le contenu des urnes électroniques pour accéder aux résultats et aux listes d’émargement. Ils contrôlent et signent les PV de résultats. Les résultats sont proclamés par le président oralement.

Les résultats seront affichés par la Direction des ressources humaines, le lendemain de chaque tour, sur les panneaux réservés aux communications.

Les résultats de chaque scrutin seront consignés dans un procès-verbal signé par les membres du bureau et établi en plusieurs exemplaires :

• un exemplaire pour la Direction ;

• un exemplaire pour chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats à l’adresse de leur fédération ;

• un exemplaire pour chaque organisation syndicale signataires du protocole d’accord préélectoral ;

• un exemplaire destiné à l’affichage ;

• deux exemplaires qui seront communiqués à l’Inspection du travail dans les 15 jours suivant la tenue des élections ;

• un exemplaire à l’opérateur désigné par le Ministre chargé du travail (conformément aux dispositions réglementaires applicables) : CTEP- TSA 79104 – 76934 Rouen Cedex 9.

Article 14 – Rappel du calendrier des opérations électorales

Le calendrier du 1^er tour des élections professionnelles est établi comme suit :

• affichage des listes électorales : le 08 mars ;

• date limite des dépôts des listes des candidats et des professions de foi : le 05 mars à 18h00 ;

• affichage des listes des candidats et des professions de foi sur les panneaux de l’entreprise : le 06 mars ;

• envoi des courriers contenant les codes de vote : le 14 mars

• scellement de la plate-forme de vote électronique, formation des membres du bureau à l’utilisation du site de vote : le 15 mars à 10 heures (web conférence) ;

• dates du 1^er tour de scrutin : du 18 mars à 8 heures au 19 mars à 17 heures ;

• descellement des urnes et générations des résultats CERFA : 19 mars à partir de 17 heures ;

• affichage des résultats du 1^er tour et, si nécessaire, d’une note d’appel à candidatures pour le second tour : le 20 mars.

Le calendrier du 2^e tour des élections professionnelles est établi comme suit :

• date limite des dépôts des listes des candidats et des professions de foi : le 21 mars à 18h00 ;

• affichage des listes des candidats et des professions de foi sur les panneaux de l’entreprise : le 22 mars ;

• envoi des courriers contenant les codes de vote : le 28 mars

• scellement de la plate-forme de vote électronique : le 29 mars à 10 heures (web conférence) ;

• dates du 2^e tour de scrutin : du 1^er avril à 8 heures au 02 avril 17 heures ;

• descellement des urnes et générations des résultats CERFA : 02 avril à partir de 17 heures ;

• affichage des résultats définitifs des élections professionnelles sur les panneaux de l’entreprise : le 03 avril.

Article 15 – Durée et publicité du présent protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole n'est conclu que pour les élections des membres du comité social et économique de la société prévue en 2019.

Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.

Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur les panneaux d’affichage de l'entreprise.

Fait à Charleville-Mézières, le 20 février 2019

Pour le syndicat Force Ouvrière Pour la société ESPACE HABITAT,

La Déléguée syndicale, le Président du Directoire,