Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place et au fonctionnement du comité social et économique" chez HOPITAL AMERICAIN DE PARIS (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE ET AU FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre

L’American Hospital of Paris dont le siège social est situé au 63 Boulevard Victor HUGO, 92200 NEUILLY SUR SEINE, représenté par …………………………………., agissant en qualité de………………………….., et dûment habilité à signer le présent accord

D’une part,

Et

Les organisations syndicales suivantes :

La CFDT, 23 Place de l’Iris, La Défense 2, 92400 COURBEVOIE, représentée par ……………………………………….,

La CFE/CGC, 63 Rue du Rocher, 75008 PARIS, représentée par …………………………………………..,

La CFTC, 59 Rue de la Chine, 75020 PARIS, représentée par ……………………………….,

SUD, 403 Avenue de la République, 92000 Nanterre, représenté par …………………………………………..,

L’UNSA, BP n° 90023, 75325 Paris Cedex 07, représentée par …………………………………

D’autre part,

PREAMBULE

Cet accord s’inscrit dans le cadre de la publication des ordonnances dites Macron et la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018 des ordonnances relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise qui fusionnent les DP, le CE et le CHSCT en une seule instance appelée « Comité Social et Economique », ci-après nommée CSE.

Cet accord se substitue de plein droit aux stipulations des accords de toute nature et usages portant sur le même objet, conclus ou mis en place antérieurement à sa conclusion, qui deviennent caduques et non avenus dès la mise en place du CSE dans l’entreprise.

ARTICLE 1 - Objet de l’accord

Cet accord a pour objet de définir les modalités de mise en place, de fonctionnement du CSE et les moyens accordés aux représentants pour exercer leur mandat.

Les questions non abordées par cet accord restent soumises aux règles de droit commun et aux dispositions conventionnelles.

ARTICLE 2 - Mise en place du CSE

Les modalités d'élections du CSE sont soumises aux règles applicables aux élections professionnelles.

Les modalités de vote seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral établi à cet effet.

En application de l’accord conclu le 4 juillet 2019, il est convenu que les élections s’effectueront exclusivement par voie de vote électronique.

ARTICLE 2-1 - Périmètre du CSE

Il s’agit d’un CSE unique.

ARTICLE 2-2 - Durée des mandats

La durée des mandats des élus du CSE est de 4 ans.

ARTICLE 2-3 - Nombre de mandats

Il est convenu que le nombre de mandats des élus au CSE sera limité à 3.

ARTICLE 2-4 - Nombre de représentants à élire

A la date de signature du présent accord, le nombre de représentants est fixé à 10 titulaires et 10 suppléants.

Ce point sera rediscuté entre la direction et les organisations syndicales lors de la conclusion du Protocole d’Accord Préélectoral.

ARTICLE 2-5 - Représentants syndicaux

Chaque organisation syndicale représentative au sein de l’Hôpital peut désigner un représentant syndical au CSE selon les conditions légales en vigueur.

Il assiste aux séances avec voix consultative, et ne prend donc pas part au vote.

ARTICLE 2-6 - Libre circulation

Les élus du CSE et les représentants syndicaux au comité peuvent, durant les heures de délégation, circuler librement dans l’Hôpital et y prendre tous contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission.

ARTICLE 3 - Le fonctionnement du CSE

Le CSE est présidé par le CEO ou son représentant. Il peut être accompagné de trois collaborateurs qui auront une voix consultative, et ne prennent donc pas part au vote. Toutes personnes expertes sur les sujets inscrits à l’ordre du jour peuvent être conviées, afin d’éclairer l’instance, après accord du président CSE.

Lors de la première réunion du CSE, suite à l’élection de ses membres, il est désigné parmi ses membres titulaires un secrétaire, un secrétaire adjoint et un trésorier.

Les modalités de fonctionnement du CSE relèvent du règlement intérieur dont il se dotera par le vote d’une résolution prise à la majorité de ses membres présents, au plus tard lors de sa 3^ème réunion. Sauf accord de l'employeur, un règlement intérieur ne peut comporter des clauses lui imposant des obligations ne résultant pas de dispositions légales.

ARTICLE 3-1 - Nombre de réunions et périodicité

D'un commun accord entre les parties, il a été décidé de fixer à 11 le nombre de réunions ordinaires par an, selon la périodicité suivante de 1 réunion mensuelle sauf au mois d’août, et dont au moins 4 qui porteront sur les thèmes relatifs à la santé, sécurité et conditions de travail.

La fixation de cette périodicité ne fait pas obstacle à la tenue de réunions extraordinaires. Le CEO ou son représentant ainsi que la majorité des membres titulaires du CSE peuvent demander la convocation d’une réunion extraordinaire.

En cas d’accident grave ou d’évènement grave lié à l’activité de l’entreprise, une réunion extraordinaire est organisée à la demande motivée de deux de ses membres sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.

Un calendrier prévisionnel est transmis, en début d’année, aux membres du CSE.

Afin de préserver l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des membres du CSE, les parties conviennent de ne pas poursuivre les réunions ordinaires et extraordinaires du CSE au-delà de 19 heures, sauf exceptions.

Le temps passé aux réunions ordinaires et extraordinaires du CSE est considéré comme du temps de travail effectif.

ARTICLE 3-2 - Convocations

Les titulaires et les suppléants seront convoqués, mais seuls les titulaires pourront participer aux réunions.

En cas d’indisponibilité, il revient au titulaire la responsabilité d'informer son suppléant de son absence, afin que ce dernier puisse le remplacer et la DRH.

Lorsqu’un suppléant assiste à une réunion en lieu et place d’un titulaire, il dispose d’une voix délibérative.

La convocation est envoyée par voie électronique, par la DRH au moins 5 jours calendaires avant la tenue de la réunion ordinaire.

ARTICLE 3-3 - Ordre du jour

L’ordre du jour est élaboré conjointement entre le président du CSE ou son représentant et le secrétaire.

Les points à inscrire à l’ordre du jour sont transmis, par le secrétaire au président, au plus tard la veille de sa signature.

En cas d’absence du secrétaire, le secrétaire adjoint participera à l’élaboration et à la signature de l’ordre du jour.

ARTICLE 3-4 - Procès-verbal de la réunion

Le Procès-Verbal de la réunion du CSE est établi par le secrétaire ou le secrétaire adjoint et communiqué à l’ensemble des membres du CSE, y compris les suppléants au moins 10 jours avant la tenue de la réunion ordinaire suivante, en vue de son approbation.

ARTICLE 4 - Les moyens attribués aux membres du CSE

ARTICLE 4-1 - Nombre d’heures de délégation

Le volume des heures de délégation attribuées aux élus du CSE est fixé à 360 heures mensuelles.

Ce volume d’heures est réparti mensuellement comme suit, (pour 10 élus titulaires et 10 élus suppléants):

Membre titulaire : 26 heures

Membre suppléant : 2 heures

Membre de la CSSCT : 10 heures

Il est accordé 10 heures supplémentaires au trésorier, et 20 heures au secrétaire.

Lors de la conclusion du Protocole d’Accord Préélectoral, le volume et la répartition des heures de délégation pourront être rediscutés en fonction du nombre de l’effectif en ETP et au nombre de représentants.

Les heures de délégation peuvent être reportées d’un mois sur l’autre dans la limite maximale de 12 mois glissants.

Les membres du CSE peuvent répartir, entre eux, titulaires et suppléants confondus, tout ou partie du crédit d'heures dont bénéficie, chaque mois, la délégation. La répartition effectuée devra être communiquée chaque mois à la Direction, dans un délai de 8 jours, afin que chacun bénéficie de la prise en charge des heures de délégation effectuées.

Toutefois, dans le cadre des dispositions ci-dessus, cela ne peut conduire l’un des délégués à disposer dans le mois, de plus d’une fois et demie, le crédit d’heures de délégation dont le membre titulaire bénéficie habituellement.

Par exemple, un titulaire qui bénéficie de 26h de délégation, ne pourra pas utiliser plus de 39h de délégation dans le mois.

Le représentant syndical au CSE bénéficie du crédit d’heures prévu par la loi.

Par ailleurs, les représentants du personnel doivent informer au préalable leur manager des heures de délégation qu’ils ont prévu de prendre sachant qu’elles doivent être posées par le biais de bons de délégation transmis au supérieur hiérarchique au plus tard le 5 du mois suivant. (Cf. annexe)

ARTICLE 4-2 - Outils mis à disposition du CSE

L’employeur a mis à la disposition des membres du CE un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. Ce local, à la date de mise en place du CSE, est situé au niveau -1 du bâtiment F. Ce même local et le matériel est mis à la disposition des membres du CSE.

Dès la constitution du CSE, deux adresses mail seront créées. La première doit permettre aux membres du CSE de communiquer auprès de tous les salariés sur les activités sociales mises en place : vente de billets, planning des permanences… Elle ne doit en aucun cas servir à diffuser de la propagande syndicale, ou quelconques commentaires. Le secrétaire du CSE est responsable de l’utilisation de cette boîte mail.

La seconde boîte mail doit permettre aux membres du CSE d’échanger uniquement entre eux.

ARTICLE 4-3 - Dévolution des biens

Les parties conviennent que le patrimoine de l’ancien Comité d’entreprise sera dévolu au nouveau CSE.

Ainsi, au plus tard lors de la dernière réunion du CE, les membres décideront de l’affectation des biens de toute nature dont ils disposent, des conditions de transfert des droits et obligations, créances et dettes relatifs aux activités transférées, à destination du futur CSE.

Lors de la première réunion, le CSE décidera à la majorité de ses membres soit d’accepter les affectations prévues, soit de décider d’affectations différentes.

ARTICLE 5 - Les consultations du CSE

Le CSE est consulté :

• Chaque année sur 2 thèmes récurrents que sont :

  • La situation économique et financière de l’entreprise (ouverture de la consultation lors d’une des réunions ordinaires du CSE du deuxième trimestre),

  • La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi (ouverture de la consultation lors d’une des réunions ordinaires du CSE du deuxième trimestre),

Les parties conviennent de ne procéder à la consultation sur les orientations stratégiques que tous les 2 ans, sauf en cas de projet majeur ou modification du plan stratégique. L’année où il n’y a pas de consultation, le CEO fera un bilan d’étape sur l’exécution et la réalisation du projet. L’ouverture de la consultation lors d’une des réunions ordinaires du CSE du quatrième trimestre.

Par exemple, pour la prochaine mandature, la première consultation aura lieu au quatrième trimestre 2020, un bilan d’étape sera fait au quatrième trimestre 2021, puis une seconde consultation aura lieu au quatrième trimestre 2022, suivie d’un dernier bilan d’étape au quatrième trimestre 2023.

• Ponctuellement sur les thèmes relevant de sa compétence.

Le CSE émettra un avis sur les consultations dans un délai d’un mois maximum après la réunion à laquelle l’information-consultation a été ouverte. En cas de recours à une expertise, ce délai sera de 2 mois.

Le CSE conserve la faculté de donner un avis, dès la première réunion d’ouverture de l’information-consultation s’il s’estime suffisamment informé.

ARTICLE 6 - Les commissions du CSE

Après chaque réunion de commission, les membres rédigeront un compte-rendu synthétique qui sera envoyé aux autres membres du CSE ainsi qu’aux représentants de la Direction.

Le temps passé en réunion de toutes les commissions du CSE est considéré comme du temps de travail effectif dans la limite de 30 heures annuelles. Au-delà, le temps passé en réunion sera déduit du crédit d’heures de délégation. Il est de la responsabilité des membres des commissions de s’assurer d’avoir un nombre d’heures de délégation suffisantes pour pouvoir participer aux réunions de commissions. A défaut, ils ne pourront pas y participer.

La désignation au sein d’une commission prend fin avec celle des mandats des membres du CSE.

Ce volume d’heures passées en réunion ne concerne pas la CSSCT.

ARTICLE 6-1 - Commission réclamations individuelles

6-1-1 - Composition

Cette commission est présidée par le représentant de l’employeur, assisté éventuellement de deux collaborateurs qui ont voix consultative.

Les parties conviennent de fixer le nombre de représentants à 5 membres. Ces membres sont désignés par le CSE parmi ses membres, lors de la première réunion à la majorité des membres titulaires présents. Cette commission est constituée d’au moins 3 membres titulaires du CSE. Les 2 membres restants pourront être désignés parmi les membres titulaires, suppléants ou représentants syndicaux du CSE.

Les membres suppléants qui souhaitent se porter candidat devront en faire part, par écrit, à l’ensemble des titulaires avant la tenue de la première réunion du CSE.

En cas d’égalité des voix lors de la désignation des membres, le candidat le plus âgé, en départage, est désigné.

6-1-2 - Attributions

Les éventuelles réclamations individuelles relatives à l’application des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles au sein l’établissement, sont soulevées par les membres élus du CSE.

Les membres transmettent leurs questions aux représentants de la Direction par voie électronique, au moins 2 jours ouvrés avant la tenue de la réunion. La réunion se tient seulement si au moins une question est reçue dans le délai imparti. Les représentants de la Direction préviennent les membres par voie électronique de la tenue de la réunion et leur transmettent les questions reçues.

Les questions traitées, lors de ces réunions n’ont pas vocation à faire l’objet d’un point en réunion ordinaire ou extraordinaire du CSE, sauf si une difficulté majeure demeure.

Cette commission se réunit au maximum 11 fois par an, à raison d’une réunion par mois sauf au mois d’août.

Les réponses aux questions seront transmises aux membres du CSE par voie électronique dans les 5 jours ouvrés, et mis en ligne dans les dossiers publics d’Outlook.

ARTICLE 6-2 - Commission politique sociale

6-2-1 - Composition

Cette commission est présidée par le représentant de l’employeur, assisté éventuellement de deux collaborateurs qui ont voix consultative. A la demande de la majorité des membres de cette commission, les représentants de l’employeur n’y participeront pas.

Les parties conviennent de fixer le nombre de représentants à 4 membres. Ces membres sont désignés par le CSE parmi ses membres titulaires, lors de la première réunion à la majorité des membres titulaires présents.

En cas d’égalité des voix lors de la désignation des membres, le candidat le plus âgé, en départage, est désigné.

Cette désignation prend fin avec celle des mandats des membres du CSE.

2. - Attributions

Cette commission est chargée de préparer les délibérations du CSE en vue de sa consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi et notamment sur les sujets de formation, d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la durée du travail, le bilan social, le handicap…

Cette commission se réunit 4 fois par an.

ARTICLE 6-3 - Commission activités sociales, culturelles, solidarité, d’information et d’aide au logement et restauration

6-3-1 - Composition

Cette commission est présidée par le représentant de l’employeur, assisté éventuellement de deux collaborateurs qui ont voix consultative. A la demande de la majorité des membres de cette commission, les représentants de l’employeur n’y participeront pas.

Les parties conviennent de fixer le nombre de représentants à 4 membres. Ces membres sont désignés par le CSE parmi ses membres, lors de la première réunion à la majorité des membres titulaires présents. Cette commission est constituée d’au moins 2 membres titulaires du CSE. Les 2 membres restants pourront être désignés parmi les membres titulaires, suppléants ou représentants syndicaux du CSE. Les parties conviennent qu’il est souhaitable que le trésorier et/ou le secrétaire adjoint du CSE soient membres de cette commission.

Les membres suppléants qui souhaitent se porter candidat devront en faire part, par écrit, à l’ensemble des titulaires avant la tenue de la première réunion du CSE.

En cas d’égalité des voix lors de la désignation des membres, le candidat le plus âgé, en départage, est désigné.

Cette désignation prend fin avec celle des mandats des membres du CSE.

6-3-2 - Attributions

Cette commission est chargée notamment de discuter de la politique des œuvres sociales du CSE, de faciliter l’accès au logement et l’accession des travailleurs à la propriété et à la location des locaux d’habitation….

Cette commission se réunit 4 fois par an.

ARTICLE 6-4 - Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail

Conscients de l’enjeu que représentent la santé et la sécurité au travail, les parties conviennent des éléments suivants :

6-4-1 - Composition

Cette commission est présidée par le représentant de l’employeur, assisté éventuellement de deux collaborateurs qui ont voix consultative.

Les parties conviennent de fixer le nombre de représentants à 5 membres dont au moins 1 cadre. Ces membres sont désignés par le CSE parmi ses membres, lors de la première réunion par scrutin proportionnel. Cette commission est constituée d’au moins 2 membres titulaires du CSE. Les 3 membres restants pourront être désignés parmi les membres titulaires, suppléants ou représentants syndicaux du CSE. Les parties conviennent qu’il est souhaitable que le secrétaire du CSE soit membre de cette commission.

En cas d’égalité des voix lors de la désignation des membres, le candidat le plus âgé, en départage, est désigné.

Cette désignation prend fin avec celle des mandats des membres du CSE.

Le Médecin du travail, l’Inspection du Travail et la CRAMIF seront invités à participer aux réunions du CSSCT. Le médecin du travail pourra demander à l’infirmière de la médecine du travail de la remplacer en cas d’absence.

6-4-2 - Formation des membres

Pour exercer leurs attributions en matière de santé, et de sécurité, les membres de la CSSCT bénéficient dès leur première désignation de ce type (CHSCT inclus), d’une formation de 5 jours dans les conditions prévues par la loi. Les parties conviennent qu’il est souhaitable de réaliser cette formation dans les six premiers mois de la mandature.

Le temps consacré aux formations est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n’est pas déduit des heures de délégation.

Les demandes de formation sont à l’initiative des membres de la CSSCT et doivent être adressées à la Direction des Ressources Humaines.

6-4-3 - Attributions

La CSSCT discute de toutes les questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail. Le recours à toute expertise reste de la compétence exclusive du CSE. La CSSCT n’a pas de voix délibérative.

Les membres de cette commission accompagnés de membres de la Direction procèdent à 4 visites de locaux par an, soit 2 visites de jour et 2 visites de nuit. Ces visites sont destinées à contrôler l’application des règles de sécurité au sein de chaque service et échanger avec les salariés. Chaque visite dure entre 3 heures et 3 heures 30 minutes. Les services visités sont communiqués au plus tard la veille de la visite à la Direction. Le temps passé lors des visites est considéré comme du temps de travail effectif.

Lors des visites de nuit, un repas est prévu avant la visite pour tous les participants. Le retour en taxi au domicile après les visites de nuit sera pris en charge par la Direction, sous réserve que le participant bénéficie de la prise en charge des frais de transport en commun par l’employeur.

Les participants aux visites de nuit devront veiller à ce que leur planning respecte les 11 heures de repos consécutives. Ils doivent informer leur manager et la Direction de leur participation au moins un mois avant la visite.

6-4-4 - Les crédits d’heures des membres

Les membres de la CSSCT disposent chacun d’un crédit de 10 heures par mois pour exercer leurs missions.

6-4-5 - Organisation des réunions de la CSSCT

Pour optimiser son efficacité, les réunions de cette commission devront se dérouler entre 3 et 4 semaines avant celles du CSE portant à l’ordre du jour des sujets liés à la santé, sécurité et condition de travail. Le rythme des réunions, fixées à 4 sur l’année, sera dans la mesure du possible trimestriel sauf évènement exceptionnel.

La direction peut convoquer les membres de la CSSCT à une réunion extraordinaire du CSE lorsque cette réunion porte sur un point relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.

A chaque réunion, un secrétaire de séance sera désigné par les membres présents.

Le temps passé par les élus aux réunions de la CSSCT convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail effectif.

ARTICLE 7 – Place des représentants du personnel dans l’entreprise

ARTICLE 7-1 - Formation

L’exercice d’un mandat devant impérativement être concilié avec l’exercice professionnel découlant de la fonction exercée au sein de l’entreprise, il est rappelé que tous les salariés doivent bénéficier des mêmes conditions d’accès aux actions de formation mises en œuvre dans le cadre du plan de développement des compétences.

ARTICLE 7-2 - Entretiens spécifiques dans le cadre de l’exercice des mandats

7-2-1 - Entretien de début de mandat

La Direction des Ressources Humaines s’engage à former, dans les six mois suivants les élections, les managers ayant un porteur de mandat dans leur équipe. Cette formation a pour objet de les informer sur les missions, les droits et les devoirs des porteurs de mandat.

Dans les 6 (six) premiers mois de sa mandature, le porteur de mandat est convié par son supérieur hiérarchique à un entretien individuel portant sur les modalités pratiques d’exercice dudit mandat. Il a notamment pour objet d’évoquer la conciliation entre l’activité professionnelle et l’exercice d’un mandat (aménagement de l’exercice professionnel, adaptation des objectifs le cas échéant), la valorisation du parcours et les garanties attachées à l’exercice du mandat.

Le supérieur hiérarchique et le porteur de mandat peuvent, s’ils le souhaitent, solliciter le service des Ressources Humaines pour être assistés au cours de cet entretien.

Cet entretien fera l’objet d’un retour écrit adressé au service des Ressources Humaines pour assurer un suivi.

7-2-2 - Entretien annuel d’évaluation

La détermination des objectifs et l’appréciation de la performance du salarié doit être effectuée au regard du temps consacré à l’activité professionnelle.

Cet entretien se déroule sur le temps de travail et est conduit par le supérieur hiérarchique.

ARTICLE 7-3 - Garanties attachées à l’exercice des mandats

L’exercice d’un mandat de représentant du personnel ne peut et ne doit faire l’objet d’aucune discrimination, en termes de rémunération et plus généralement en termes de parcours professionnel.

ARTICLE 8 – Durée

L’accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à la date de signature sauf dispositions expresses différentes.

ARTICLE 9 – Révision et dénonciation

ARTICLE 9-1 - Révision

Conformément à l’article L.2222-5 du Code du travail, les organisations habilitées selon l’article L.2261-7-1 du même code ont la faculté de modifier le présent accord.

La demande de révision, qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une de ces organisations, doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres organisations syndicales de salariés représentatives. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

En application de l’article L.2261-8 du code du travail, l’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

ARTICLE 9-2 - Dénonciation

Conformément aux articles L.2222-6 et L.2261-9 et suivants du Code du travail, les parties signataires du présent accord ont également la possibilité de le dénoncer moyennant un préavis de trois mois.

La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail. Une nouvelle négociation s'engage, à la demande d'une des parties intéressées, dans les trois mois qui suivent le début du préavis. Elle peut donner lieu à un accord, y compris avant l'expiration du délai de préavis.

L’accord dénoncé continue donc à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de trois mois.

ARTICLE 10 – Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE des Hauts-de-Seine en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

En outre, il est établi un exemplaire du présent accord pour chaque partie signataire.

Fait à Neuilly sur Seine, le 11 octobre 2019

Pour la CFDT Pour l’Hôpital Américain de Paris

Pour la CFE - CGC

Pour la CFTC

Pour SUD

Pour UNSA,