Accord d'entreprise "Avenant au protocole d'accord relatif à l'accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d'information et de communication du 11 mai 2009" chez CAF72 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DE LA SARTHE (Siège)

Avenant au protocole d'accord relatif à l'accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d'information et de communication du 11 mai 2009

Entre d’une part,

la Caisse d’allocations familiales de la Sarthe, représentée par :

• , Directrice,

et d’autre part,

les organisations syndicales, représentées par :

• , déléguée syndicale Cfdt,

• , délégué syndical Unsa,

il a été convenu ce qui suit :

Le présent avenant se substitue à l'ensemble du protocole du 11 mai 2009 relatif à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication. Il élargit son objet à l'accès des instances représentatives du personnel aux technologies d'information et de communication.

Préambule

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les organisations syndicales et la Direction de la Caf de la Sarthe avaient signé le 11 mai 2009 un protocole, pour définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Le protocole avait également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

Le présent protocole reprend ses finalités mais a aussi pour objet de définir un cadre d’accès à l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux instances représentatives du personnel.

Par ailleurs, le déploiement du projet de Transformation numérique interne (Tni) au sein de la branche famille a un impact sur les outils utilisés par les organisations syndicales et par les Irp. Ce nouveau protocole permet de redéfinir les conditions d’accès dans ce nouveau contexte.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information et de la politique générale de sécurité du système d’information.

Article 1 – Le champ d'application

Le présent avenant concerne l'accès aux technologies de l'information et de la communication de la Caisse d'allocations familiales de la Sarthe par les organisations syndicales et par les instances représentatives du personnel de la Caf de la Sarthe.

- Chapitre I -

L’accès des organisations syndicales
aux technologies de l’information et de la communication

Article 2 – La mise à disposition d’un sharepoint par syndicat, accessible via "l’intranet Cafcom"

Chaque organisation syndicale dans l’organisme, représentative ou non, ayant constitué une section syndicale, dispose d’un sharepoint accessible aux salariés depuis l’intranet "Cafcom" de l’organisme, pour la mise à disposition de publications ou tracts de nature syndicale.

Le portail donnant accès à chaque sharepoint syndical est accessible à partir de la rubrique "Vie sociale" de l’intranet "Cafcom" de l’organisme sous la dénomination "Espace d’information +nom du syndicat".

La gestion des sites des organisations syndicales est placée sous la responsabilité pénale et civile du délégué syndical ou du représentant de section syndicale.

Chaque délégué syndical ou représentant de section syndicale désigne au maximum trois salariés habilités à opérer la mise à jour du sharepoint.

Les mises à jour du site sont communiquées, simultanément à leur diffusion auprès des salariés, à la Direction de l’organisme.

Concernant les salariés mis à disposition de la Ville du Mans, de l’Umcs et de la Communauté de communes du Maine-Saosnois, un test sur leur accès au sharepoint via une liste blanche sera réalisé avec l’attaché de direction et le service informatique. En cas de test non concluant, l’information vers ces personnels se fera via des messages dédiés adressés par les organisations syndicales.

Les conditions de mise en ligne des informations syndicales sont définies au chapitre III.

Article 3 – Utilisation de la messagerie par les organisations syndicales

Chaque organisation syndicale dans l’organisme bénéficie d’une Boîte aux lettres partagée (Bal), comportant le nom de l’organisation syndicale locale permettant de communiquer de façon individuelle avec les salariés.

L’utilisation de la messagerie des organisations syndicales est placée sous la responsabilité pénale et civile du délégué syndical ou du représentant de section syndicale.

Chaque délégué syndical ou représentant de section syndicale désigne au maximum quatre salariés habilités à utiliser la Bal de l’organisation syndicale.

Les délégués syndicaux et les salariés adhérents du syndicat ne peuvent utiliser leur messagerie professionnelle individuelle pour une communication syndicale.

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation ou en-dehors de leurs horaires de travail, pour l’envoi de messages à caractère exclusivement syndical à destination de la Direction, des salariés, des autres syndicats.

Il est convenu que les messages individuels ont un caractère confidentiel entre les parties. Ils doivent commencer par la mention "Privé" dans l'objet.

Les organisations syndicales ne devront pas joindre de pièces rattachées dans leurs messages collectifs, sauf impossibilité technique. L’accès à tout document devra être réalisé par lien vers leurs sites respectifs. Concernant les salariés mis à disposition de la Ville du Mans, de l’Umcs et de la Communauté de communes du Maine-Saosnois, un test sur leur accès au sharepoint via une liste blanche sera réalisé avec l’attaché de direction et le service informatique. En cas de test non concluant, l’information vers ces personnels se fera via des messages dédiés adressés par les organisations syndicales.

L’usage de cette messagerie électronique se fait à partir de leur poste de travail professionnel ou à partir du poste de travail installé dans le local mis à disposition de chaque syndicat.

Les conditions d’utilisation de la messagerie par les organisations syndicales sont définies au chapitre III.

Article 4 – Accès à internet

Les membres de l’organisation syndicale désignés pour utiliser la Bal et gérer le sharepoint du syndicat peuvent accéder à internet depuis le poste installé dans le local mis à disposition de chaque syndicat.

- Chapitre II -

L’accès des institutions représentatives du personnel
aux technologies de l’information et de la communication

Article 5 – La mise à disposition d’un site Comité social et économique sur l’intranet Cafcom

Le Comité social et économique de la Caf de la Sarthe dispose d’un espace dédié sur l’« intranet Cafcom » de l’organisme sous la dénomination "CSE" (site infra-local Cafcom).

L’espace réservé au Comité social et économique sur le site intranet "Cafcom" de la Caf concerne :

• la diffusion et la mise à disposition des activités sociales et culturelles proposées par le Cse et le Cieoss aux salariés de l’organisme

• les conditions de travail au sein de l’organisme en lien avec les thématiques abordées avec le Cse. Une validation sera demandée à la Direction avant la diffusion du document, avec un délai de validation de 5 jours ouvrables maximum.

Y sont aussi diffusés par le Cse les procès-verbaux de réunion de Cse, de la Cssct, du Cieoss et de la commission restaurant du Cieoss.

La gestion du site du Cse est placée sous la responsabilité pénale et civile du secrétaire du Cse.

Les conditions de mise en ligne des informations du Comité social et économique sont définies au chapitre III.

Le secrétaire du Cse désigne au maximum quatre salariés habilités à opérer la mise à jour de la base intranet.

Article 6 – Utilisation de la messagerie par le Comité social et économique

Le Comité social et économique dispose de deux boîtes aux lettres partagée (Bal) comportant le sigle Cse et Cssct, qui lui permettent de communiquer avec les salariés individuellement et collectivement.

Il est convenu dans ce présent accord que la Bal du Cse concerne exclusivement les attributions telles que prévues par l’article L.2312-18 du Code du travail destinées au personnel de la Caf de la Sarthe, à l’exclusion de tout autre objet et notamment de nature syndicale.

Cet outil doit permettre au Cse :

• d’une part de contacter individuellement et rapidement les salariés se trouvant dans et hors du siège. Il est convenu que les messages individuels ont un caractère confidentiel entre les parties. Ils doivent commencer par la mention "Privé" dans l’objet ;

• d’autre part d’adresser des messages collectifs sur les activités du Cse. Le Cse ne devra pas joindre de pièce rattachée dans ses messages, sauf impossibilité technique. Un test d’accès des salariés de l’Uioss et des salariés mis à disposition de la Ville du Mans, de l’Umcs et de la Communauté de communes du Maine-Saosnois au site infra-local du Cse, via une liste blanche, sera réalisé avec l’attaché de direction et le service informatique. En cas de test non concluant, l’information vers ces personnels se fera via des messages dédiés adressés par le Cse.

L’usage de cette messagerie électronique se fait à partir du poste professionnel ou à partir des postes de travail mis à disposition dans les locaux du Cse par l’employeur.

L’utilisation des Bal Cse et Cssct est placée sous la responsabilité pénale et civile du secrétaire du Cse.

Les conditions d’utilisation de la messagerie par le Cse sont définies au chapitre III.

- Chapitre III -

Dispositions communes

Article 7 – Engagements des organisations syndicales, du Cse et de l’employeur

Article 7.1 - La liberté d’accès à l’information

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix ou à l’information du Cse, en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Ainsi, tout salarié peut s’opposer auprès des organisations syndicales ou du Cse à la réception de messages, en les informant. Les organisations syndicales ou le Cse feront alors parvenir au salarié concerné un mode d’emploi lui indiquant comment créer une règle de messagerie, sous Outlook, classant automatiquement les messages reçus des organisations syndicales ou du Cse dans le dossier « éléments supprimés ».

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.

Article 7.2 - Le secret professionnel lié aux informations diffusées

Les organisations syndicales et le Cse s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Les documents pourront par contre être communiqués par les organisations syndicales et le Cse à des experts ou prestataires ou homologues, avec lesquels les organisations syndicales ou le Cse ont mis en place une clause de confidentialité.

Les organisations syndicales et les membres du Cse sont soumis au secret professionnel et à une obligation de discrétion vis-à-vis d’informations présentant un caractère confidentiel. Le contenu des sites et messages doit donc respecter ces dispositions.

Article 7.3 - La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales ou les Irp

Les organisations syndicales et les Irp sont tenus à une obligation de confidentialité sur les échanges électroniques qu’elles entretiennent avec les salariés.

Ainsi, lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée.

L’employeur doit quant à lui mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

Article 7.4 - Le contenu des sharepoint, site infra-local et messages

Le contenu des sharepoint, site infra-local et messages doit respecter les règles relatives au droit de la presse.

Les sites et messages ne doivent contenir notamment ni injures, ni diffamation, et doivent assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le nom de l’organisation syndicale ou instance représentative du personnel qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser ni modifier le logo de l’organisme.

En aucun cas, l’espace d’information alloué aux organisations syndicales ou instances représentatives du personnel ne peut porter atteinte aux droits de la personne résultant des fichiers ou traitements informatiques, aux systèmes de traitement automatisé de données ou aboutir à une fraude informatique.

Les pages mises à disposition ne peuvent permettre :

• le téléchargement ou mise à disposition de logiciels, images privées, streaming, spam, forum, chat ;

• l’exécution de programmes informatiques sur les postes par le moyen d’applets java scripts Asp ou autres ;

• le dépôt de cookies.

  Article 7.5 - Capacité de la messagerie

La diffusion des messages doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, et de façon générale doit être conforme à la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information et de la politique générale de sécurité du système d’information.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

Article 7.6 - Respect de la charte nationale de sécurité du système d’information et sécurisation des postes

Les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel s’engagent à respecter les règles énoncées dans la charte nationale de sécurité du système d’information.

Les postes sont sécurisés par le service informatique de la Caf.

Article 7.7 - Respect des obligations Informatique et Libertés

Les organisations syndicales et le Cse s’engagent à respecter les règles Informatique et libertés concernant la protection des données personnelles.

Article 8 – Assistance et maintenance

Les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel sont soumises, comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation du système informatique.

En cas d’incident, elles bénéficieront, comme l’ensemble des utilisateurs, de postes mis à disposition par la Caf, d’une assistance et d’une maintenance pour leur matériel par le Service informatique de la Caf.

Pour la création de la base et en cas de questionnements sur ses fonctionnalités, le Cse et les organisations syndicales seront assistés par le service Communication ou l’attaché de direction de la Caf de la Sarthe.

Pour la création de leurs Bal et en cas de questionnements sur les fonctionnalités des Bal, le Cse et les organisations syndicales seront assistées par le Service informatique.

Article 9 – Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent avenant, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 10 – Modalités d’application de l’avenant

Article 10.1 - La durée de l'avenant

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée.

Chaque partie peut dénoncer l’avenant par un courrier adressé aux autres signataires (délégués syndicaux et Direction), avec un préavis de six mois. Une nouvelle négociation sera alors ouverte a minima deux mois avant la fin du préavis.

Chaque partie peut également réaliser une demande de révision par courrier adressé aux autres signataires (délégués syndicaux et Direction). Dans un délai de six mois suivant la réception de la demande de révision, les parties se réunissent pour examiner I'opportunité d'ouvrir une nouvelle négociation.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L.123-2-1 du Code de la Sécurité sociale.

Article 10.2 – Modalités de suivi de l’avenant et clause de rendez-vous

Les parties conviennent qu’un suivi de ce protocole sera réalisé à l’occasion de la réunion annuelle prévue dans le cadre de l’accord de méthode signé le 23 octobre 2020.

Article 10.3 - Validité de l’avenant

Le présent avenant est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections des titulaires au Comité social et économique, quel que soit le nombre de votants (article L.2232-12).

Article 10.4 - Procédure d’agrément et de communication de l’avenant

L’avenant sera transmis à la Direction de la Sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux, conformément à l’article D.224-7 en son paragraphe 3 du Code de la Sécurité sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité sociale et en l’absence d’un retour par celle-ci à l’issue d’un mois après avis favorable du Comex.

Le présent avenant entrera en vigueur le 1^er avril 2022, date à partir de laquelle les nouveaux outils seront en état de fonctionnement.

Le présent avenant fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la Dreets (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités), via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail et du greffe du Conseil des prud’hommes.

Le présent avenant fera l’objet d’une publicité sur la base de données nationales (www.legifrance.gouv.fr / rubrique "Accords collectifs"). La publicité sur cette base de données sera intégrale.

Un exemplaire signé du présent avenant sera remis à chaque signataire.

L’avenant sera diffusé via intranet et note de service à l’ensemble du personnel.

Le présent avenant sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme ainsi qu’au Cse.

Fait en 4 exemplaires, à Le Mans,

le 2021

Pour la Cfdt,

Pour l’Unsa,

Pour la Caf de la Sarthe, La Directrice,

(Un exemplaire pour chacun des signataires, un exemplaire sera adressé au Conseil des Prud’hommes.)