ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX NEGOCIATIONS ANNUELLES OBLIGATOIRES 2018

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Le SSTRN, dont le siège social est situé 2 rue Linné, BP 38549, 44185 NANTES Cedex 4, représenté par son Directeur Général

Ci-après dénommé « le Service »

D’une part,

ET

• L’organisation syndicale CFE-CGC,

• L’organisation syndicale CGT-FO,

• L’organisation syndicale UNSA, ,

Ci-après dénommées « les organisations syndicales »

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Sommaire

Préambule 3

1 Accessoires de rémunération 4

1.1 E-CESU 4

1.2 Titres restaurant 4

1.3 Indemnités kilométriques et frais de repas 4

2 Classification 4

3 Durée du travail et congés 5

3.1 Réalisation des vacations supplémentaires (heures supplémentaires) 5

3.2 Jour de congé supplémentaire 6

4 Epargne salariale 6

4.1 Accord d’intéressement 6

4.2 Accord de participation 6

4.3 Plan d’épargne entreprise 7

4.4 Compte épargne temps 7

5 Missions auxiliaires 7

5.1 Mission Délégué à la protection des données ou « DPD » (ex « CIL ») 8

5.2 Tutorat des IPRP et des ASST 8

6 Dispositions relatives aux rémunérations 8

6.1 Ecart minimum entre les salaires de la branche et du SSTRN 8

6.2 Augmentation générale 9

6.3 Compensation AGIRC ARRCO 9

6.4 Revalorisation métier de secrétaire médicale volante 9

7 Autres dispositions et engagements 9

8 Dispositions finales 9

8.1 Durée 9

8.2 Dénonciation et révision de l’accord 10

8.3 Publicité et dépôt de l'accord 10

9 Annexes informatives 12

9.1 Fiche de poste d’un Délégué à la protection des données 12

Préambule

Il a été conclu le présent accord d’entreprise en application des articles L.2242-1 et suivants du code du travail relatifs aux négociations annuelles obligatoires.

Cet accord a été conclu au terme de quatre réunions de négociations qui se sont tenues les 13 mars, 10 avril, 24 avril et 29 mai 2018 et au cours desquelles les parties ont pu faire part de leurs propositions.

Il a été convenu que chaque délégué syndical pourrait se faire accompagner de deux à trois membres du personnel choisis par ses soins, la Direction se réservant également la possibilité de se faire assister pendant les négociations de collaborateurs internes particulièrement au fait de ces dossiers.

Participaient à ces réunions :

• Pour les organisations syndicales du SSTRN :

Le syndicat CFE CGC, assisté d’un salarié du SSTRN

Le syndicat CGT FO, assisté d’un salarié du SSTRN

Le syndicat UNSA, assisté de deux salariés du SSTRN

• Pour la Direction :

Le Directeur Général,

Le Responsable des RH,

Le Juriste,

• Invités et participants ponctuels :

Le Directeur Administratif et Financier

Lors de ces réunions, l’examen du rapport annuel remis dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire a permis d’évoquer :

• L’évolution des effectifs du Service,

• Leur répartition par sexe, catégorie professionnelle et par type de contrat de travail,

• Les motifs ayants conduit le Service à recourir au travail temporaire ou aux CDD,

• L’absentéisme,

• La formation,

• Les prévisions en matière d’emploi,

• L’organisation du temps de travail,

• Les salaires effectifs,

• Les écarts de rémunération entre les hommes et les femmes.

En outre, les parties ont, au cours de chacune de ces réunions, débattu de l’égalité des rémunérations versées entre les hommes et les femmes. Dans le cadre de ces échanges, les parties constatent que la Direction a remis au cours des négociations un rapport contenant les informations nécessaires à l’appréciation des écarts de rémunération entre les hommes et les femmes, dans le cadre de l’obligation posée par les articles L.2242-13 et L.2242-17 à L.2242--19 du code du travail. La Direction s’engage à améliorer les tableaux de bords fournis de manière à avoir une meilleure analyse sur l’égalité homme femme.

Après examen, il n’est pas apparu nécessaire de prendre des mesures pour tendre à une réduction d’éventuels écarts de rémunération puisque, aucun écart réel, à postes identiques, n’a été constaté. Les parties n’ont donc formulé aucune proposition particulière.

A la suite des négociations qui se sont tenues, il a été convenu de retenir les points suivants :

Accessoires de rémunération

E-CESU

Proposé et appliqué en 2017, la Direction et les partenaires sociaux proposent de reconduire le dispositif du E-CESU en revalorisant pour 2018 son montant à 175 € sur un millésime 2019.

Ce moyen de paiement permet aux salariés le financement de garde d’enfant(s), travaux, soutien scolaire, ménage et autres services.

Les modalités de mise en place seront définies par note de service.

Les parties se sont accordées pour effectuer un bilan en 2019 quant aux utilisateurs et à leurs difficultés rencontrées par le E-CESU (format dématérialisé) et s’engagent à étudier, au cours des prochaines NAO, la possibilité de reconduire le dispositif sous un format papier et/ou dématérialisé.

Date d’application : 2018

Titres restaurant

La Direction et les partenaires sociaux se sont accordés pour revaloriser le montant du titre restaurant. La valeur faciale du titre est portée à 9 euros.

La part de la prise en charge employeur/salarié demeure, respectivement, à 60%/40%.

A titre indicatif la part patronale sur un titre restaurant de 9 euros s’élève à 5.4 €, la part salarié s’élève à 3.6 €

Date d’application : applicable à compter du 1^er juillet pour une distribution au mois d’août compte tenu de la règle du décalage de paie appliquée au SSTRN

Indemnités kilométriques et frais de repas

A l’unanimité les parties se sont accordées pour appliquer le barème des indemnités kilométriques et les frais de repas en vigueur depuis 2017 revalorisé par PRESANSE, à savoir :

• Indemnités kilométriques : 0.445 € le km pour les véhicules automobiles, quelque soit la cylindrée.

L’accord reconduit également les conditions de prise en charge des indemnités kilométriques des vélos et véhicules électriques instituées par la décision unilatérale de 2017,

• Le montant de l’indemnité de repas est porté à 16,00 €.

Date d’application : barème en vigueur au 1^er janvier 2018

Classification

Les organisations syndicales ont souhaité valoriser les salariés en alternance en les intégrant à la grille des salaires du SSTRN. Dans le cadre de la mise en place du développement de la politique de l’apprentissage initiée en 2015, la Direction souhaite également revaloriser les conditions de rémunération à l’embauche des alternants.

C’est ainsi que les parties se sont mises d’accord sur la politique salariale des alternants dans les conditions suivantes :

Pour rappel le salarié en apprentissage perçoit, pendant le contrat ou la période d'apprentissage, un salaire déterminé en pourcentage du salaire minimum de croissance (SMIC) et dont le montant varie en fonction de son âge et de sa progression dans le cycle de formation effectué (C. trav., art. L. 6222-27, L. 6222-29 et D. 6222-26 et s.Circ. DGEFP n° 2007-04, 24 janv. 2007).

Année du contrat	Salaire minimum en % du SMIC		Salaire minimum en % du SMIC
	Apprenti de - 18 ans	Apprenti de 18 à 20 ans	Apprenti de 21 ans et +
1ère	25%	41%	53%
2ème	37%	49%	61%
3ème	53%	65%	78%

De même, le salarié en contrat de professionnalisation perçoit, pendant la durée du contrat ou de la période de professionnalisation, une rémunération minimum calculée en fonction du SMIC. Son montant varie en fonction de l'âge du bénéficiaire et du niveau de sa formation (C. trav., art. L. 6325-8, D. 6325-14, D. 6325-15 et D. 6325-16Circ. DGEFP n° 2012/15, 19 juill. 2012, § 1.7 : BO Trav. n° 2012/08, 30 août).

Age du bénéficiaire	Si qualification   < bac professionnel ou titre ou diplôme de même niveau	Si qualification ≥ bac professionnel ou titre ou diplôme professionnel de même niveau ou diplôme de l'enseignement supérieur
Âge <  21 ans	55 % du SMIC	65 % du SMIC
21 ans ≤ âge < 26 ans	70 % du SMIC	80 % du SMIC

Le SSTRN souhaite rémunérer les alternants selon les conditions plus favorables suivantes :

Les salariés en alternance bénéficieront d’une rémunération calculée sur la base du Revenu Minimal Annuel Garanti (RMAG) de la classe de la convention collective des services de santé interentreprises correspondant à leur formation, et tenant compte de l'écart minimum, entre les salaires de la convention collective nationale et ceux du SSTRN, tel que négocié dans le présent accord auquel est appliqué le % légal des alternants ci-dessus définis dans les tableaux applicables au jour de signature du présent accord.

Autrement dit et en exemple :

• Apprentissage d’un salarié de 20 ans relevant du métier « Technicien informatique - classe 9 » :

  • Calcul légal : 41% du SMIC 2018 : 41/100 * 1498.47 € brut/mois = 614.37 € brut par mois

  • Calcul résultant des NAO 2018 : 26 804 € / 13 mois = 2 061.84 € * 41 % = 845.35 € brut / mois

Date d’application : à compter du mois suivant la signature de l’accord

Durée du travail et congés

Réalisation des vacations supplémentaires (heures supplémentaires)

La Direction propose d’étendre à tous les salariés du Service, quel que soit leur métier et leur filière, la possibilité de réaliser des heures supplémentaires (donc applicables uniquement aux salariés à temps plein, soit ceux actuellement à 9 vacations par semaine) avec au choix du salarié :

• Soit le paiement des heures supplémentaires effectuées

• Soit une récupération en repos des heures supplémentaires effectuées (repos à prendre effectivement ou à affecter sur le CET en application de l’avenant CET du 19/11/2013)

Dans tous les cas, les heures ou le repos sont majorés selon les règles légales/conventionnelles relatives aux heures supplémentaires.

Toutefois, la réalisation des heures supplémentaires est soumise à des conditions :

• Avoir eu l’autorisation préalable de la hiérarchie

• ET sous réserve de rentrer dans un des cas permettant la réalisation d’heures supplémentaires.

Une note de service sera établie dans les meilleurs délais après la signature de l’accord, courant 2018, précisant les modalités de réalisation et de paiement de ses heures.

Elle sera présentée en amont de sa publication au CE ou au CSE le cas échéant, dont la rédaction finale sera faite après concertation.

Cette disposition annule et remplace toute disposition similaire, conventionnelle, d’usage ou relevant d’un engagement unilatéral de l’employeur, pouvant exister au sein du Service.

Date d’application : à compter de la parution de la note de service.

Jour de congé supplémentaire

A titre exceptionnel la Direction et les partenaires sociaux se sont accordés pour qu’un jour de congé supplémentaire soit octroyé aux salariés du Service. Ce jour, à la charge du Service, est à prendre selon des conditions à déterminer par note de service.

Les salariés concernés par l’octroi de ce jour supplémentaire sont ceux titulaires d’un contrat de travail (CDI, CDD) ainsi que les alternants, et présents dans les effectifs du Service entre le 1^er juillet 2018 et le 31 décembre 2018.

Ce jour est à prendre par le salarié sur le jour de travail de son choix, avant le 31/12/2018, à défaut de quoi le jour de congé sera perdu.

Il doit être pris en journée entière et ne peut pas être fractionné en demi-journée.

Cette disposition ne s’applique qu’à l’année 2018.

Date d’application : à compter du 1^er juillet 2018 pour les salariés concernés et uniquement pour l’année 2018.

Epargne salariale

Accord d’intéressement

Conformément aux négociations annuelles de 2017, à la décision unilatérale de la Direction de 2017 ainsi qu’aux négociations actuellement en cours, un accord d’intéressement est en cours de négociation avec les partenaires sociaux et sera soumis à leur signature avant la fin du mois de juin 2018.

Accord de participation

La Direction annonce et confirme que le SSTRN dispose pour 2018 d’un résultat positif permettant de redistribuer aux salariés, selon les conditions de l’accord de participation du SSTRN, une prime de participation dont l’enveloppe globale à répartir s’élève aux environs de 110 000 €.

Les modalités concrètes seront précisées dans les mois à venir.

Plan d’épargne entreprise

La Direction procèdera à un abondement de 375 % des placements volontaires effectués sur PEE (plan épargne entreprise) et/ou PERCO (plan d'épargne retraite collectif), dans la limite de 150 euros par personne (PEE et PERCO cumulés).

L’annexe au règlement PEE / PERCO sera mis à jour selon les éléments suscités.

Pour bénéficier d’un abondement de 150 €, le salarié versera au minimum 40 € dont les modalités de versement seront définies par note de service, étant entendu que le transfert des jours du CET vers le PERCO est assimilé à du versement volontaire et ouvre droit à l’abondement sus défini, de même, à titre d’information et compte tenu de la rédaction des accords PEE/PERCO en vigueur au jour de la signature du présent accord, du versement en tout ou partie des primes d’intéressement et/ou de participation.

Date d’application : applicable à compter du mois suivant la signature de l’accord et pour tout versement volontaire du salarié survenant à compter du 01/06/2018 et jusqu’au 31/12/2018

Compte épargne temps

Le dispositif négocié les années passées et repris dans la décision unilatérale de 2017 est maintenu, à savoir un abondement du CET par la Direction à hauteur de :

• 10 % pour les sorties en argent,

• Pour les sorties en temps faisant l’objet d’un abondement (congé de fin de carrière accolé au départ à la retraite) :

  • 1 jour pour 5 jours sortis du CET

  • 2 jours pour 10 jours sortis du CET

  • 3 jours pour 15 jours sortis du CET

  • 4 jours pour 20 jours sortis du CET

  • 5 jours pour 25 jours sortis du CET

  • Et ainsi de suite à raison d’un jour pour 5 jours sortis du CET.

Date d’application : applicable sur la paie de juin 2018 pour les salariés concernés

Missions auxiliaires

Constatant l’appréciation négative qui peut être faite du versement de « primes » à certains salariés en raison de missions complémentaires effectuées, la Direction souhaite rappeler par le présent accord les modalités selon lesquelles ces compétences supplémentaires sont rémunérées.

La convention collective des SSTI précise, à son article 22.1 intitulé « Rémunération propre à une fonction déterminée correspondant à des missions auxiliaires » que « Les salariés peuvent effectuer des missions auxiliaires à celles objet de leur contrat de travail … Ces missions correspondent à des compétences acquises (formation, expérience antérieure ou validation des acquis de l'expérience) effectivement mises en œuvre par le salarié. La rémunération de ces missions auxiliaires est incluse, pour les SSTI concernés, dans leur négociation annuelle obligatoire portant sur les salaires… »

De ce fait, la Direction a souhaité discuter et négocier d’une rémunération complémentaire pour les salariés concernés par la réalisation de « mission auxiliaire ».

Deux missions auxiliaires ont été identifiées :

Mission Délégué à la protection des données ou « DPD » (ex « CIL »)

Compte tenu de l’évolution de la réglementation relative à la protection des données (cf. Règlement européen à la protection des données personnelles entré en vigueur le 25/05/2018) et de la nécessité d’offrir à nos adhérents la conformité réglementaire, la Direction a désigné, en 2017, un correspondant informatique et libertés (CIL) parmi les salariés du SSTRN. Le salarié choisi exerce au sein du service d’autres fonctions que celles de CIL, lesquelles, si elles sont aussi d’ordre juridique, appellent tout de même à des compétences supplémentaires, acquises par la formation notamment. Cette mission de CIL confié au salarié du SSTRN est bien auxiliaire à son contrat.

De ce fait il a été décidé d’octroyer au salarié effectuant la mission de CIL, une gratification supplémentaire de 300 euros brut par mois.

Depuis le 25 mai 2018, le CIL n’existe plus et le SSTRN doit désigner un délégué à la protection des données (« DPD » ou « DPO »)

La fiche de poste du DPD est jointe pour information au présent accord.

Tutorat des IPRP et des ASST

Depuis le 1^er avril 2016, le Service reconnait comme mission auxiliaire la mission de tutorat de salariés employés par le Service dans le cadre d’un contrat d’apprentissage (apprentis) ou de contrat de professionnalisation.

La Direction a décidé d’étendre la mission auxiliaire de tutorat aux salariés amenés à tutorer un IPRP ou une ASST en contrat d’alternance ainsi qu’aux salariés en période de professionnalisation lorsque le tutorat est imposé par une disposition légale ou conventionnelle (condition applicable uniquement aux périodes de professionnalisation).

Les modalités de rémunération de cette mission auxiliaire sont celles déjà définies dans la décision unilatérale de 2017 à savoir :

• 1 200 € brut/ an pour le tuteur d’un alternant (apprentissage, contrat (ou période) de professionnalisation (dans les conditions ci-dessus définies), soit 100 € brut/mois

• Le montant de cette prime est fixe (ni indexé aux augmentations générales futures, ni au temps de travail du salarié). Les éventuelles absences du salarié n’ont pas d’impact sur le montant de la prime.

• Le bénéfice de la prime est subordonné à un exercice effectif des missions ouvrant droit à cette prime. Ainsi le salarié qui se verrait confier cette mission auxiliaire telle que définie ci-dessus et qui bénéficierait d’une période probatoire ne bénéficiera de la prime qu’à compter de la prise réelle de ses fonctions.

• Enfin la prime de tuteur peut être partagée en cas de co tutorat. Dans ce cas, les modalités de partage de la prime seront étudiées par le Service.

• Il est convenu que ces dispositions ne se cumulent pas avec les dispositions identiques ou similaires en vigueur au sein du Service et notamment en application, le cas échéant, de dispositions contractuelles, de telle manière que seules les dispositions les plus favorables doivent trouver application.

Date d’application : à compter du mois suivant la signature de l’accord

Dispositions relatives aux rémunérations

Ecart minimum entre les salaires de la branche et du SSTRN

Faisant suite à l’engagement de la Direction lors des NAO de 2015 de réouvrir ce sujet en 2018, la Direction et les partenaires sociaux se sont mis d’accord pour réviser l’article 6 de l’accord NAO de 2015 en ces termes afin d’augmenter l’écart minimum entre les salaires de base de la convention collective et ceux du SSTRN à 11%.

Aucun salaire annuel théorique ne sera inférieur à 11 % des minimas conventionnels annuels, quelque soit la catégorie professionnelle (cadre/non cadre).

Il est entendu que cette disposition trouvera à s’appliquer en premier lieu avant de procéder à l’augmentation générale des salaires telle que définie à l’article 6.2 du présent accord.

Date d’application : applicable à compter du 1^er avril 2018.

Augmentation générale

Une augmentation générale des salaires de 1.2 % est appliquée à l’ensemble des salariés, après application aux salariés concernés, le cas échéant, des dispositions de l’article 6.1 du présent accord.

Date d’application : applicable pour l’année 2018, à compter du 1^er avril 2018.

Compensation AGIRC ARRCO

Compte tenu de la fusion au 1^er janvier 2019 des régimes de retraites AGIRC et ARRCO, la Direction s’engage dans le présent accord sur le principe d’une compensation des éventuels coûts salariaux liés à d’éventuelles hausses de cotisation retraite des salariés du SSTRN, induits par cette fusion, dans des conditions qui restent encore à établir en 2019.

Une note de service viendra préciser les modalités pratiques de cette prise en charge, le cas échéant, au plus tard le 31 janvier 2019.

Revalorisation métier de secrétaire médicale volante

Après discussion avec les partenaires sociaux, les parties se sont mis d’accord sur le principe de la fin des primes allouées aux secrétaires volantes afin de les remplacer par une rémunération associée au poste de volante.

En contrepartie, la Direction souhaite, dans le prolongement de ses réflexions initiées sur ce poste, redéfinir le poste de secrétaire volante et de l’étoffer notamment par le biais d’un pool de volant (axe du projet associatif). De ce fait, une fiche de poste spécifique au métier de « secrétaire médicale volante » sera établie, avec une rémunération affichée. Il est entendu entre les parties que ces dispositions sont applicables aux salarié(e)s exerçant de manière effective et principalement le métier de « volant ».

Les éléments seront présentés en amont de leur mise en œuvre au CE ou au CSE, le cas échéant.

Date d’application : compte tenu de la nécessité de réfléchir sur le poste global des volants, cette disposition entrera en vigueur dès que la fiche métier sera établie, et au plus tard à compter du 1^er octobre 2018.

Autres dispositions et engagements

Les parties ont convenu d’extraire de la NAO la négociation relative à la grille des techniciens afin de pouvoir, d’une part, finaliser les discussions en cours et établir la procédure des entretiens professionnels des techniciens santé sécurité et, d’autre part, permettre aux partenaires sociaux de consulter le réseau des IPRP sur ce projet avec pour objectif de conclure la discussion en 2018.

Les parties s’engagent également à revoir les modalités de calcul et de versement de la prime vacances, sans pour autant revenir sur le principe de l’existence de cette prime.

Dispositions finales

Durée

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature, sauf disposition contraire prévue au présent accord.

Il a une durée indéterminée sauf disposition contraire fixant l’application de mesures négociées à une durée déterminée.

Dénonciation et révision de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties.

Cette dénonciation devra intervenir par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve d’un préavis de six mois.

En cas de dénonciation par l’une des parties, le présent accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord ayant le même champ d’application lui soit substitué et au plus tard pendant une durée d’une année.

Par parties au sens du présent article, il y a lieu d’entendre, d’une part l’employeur, d’autre part l’ensemble constitué par les organisations syndicales représentatives signataires du présent accord ou celles qui y auront adhéré ultérieurement en totalité et sans réserve.

Aux mêmes époques que celles où ils peuvent la dénoncer, l’employeur, les organisations syndicales signataires du présent accord ou celles ayant adhéré ultérieurement pourront également demander la révision de certaines clauses, sans préavis. La demande de révision devra indiquer le ou les articles concernés et devra être accompagnée d’un projet de nouvelle rédaction de ces articles.

Si un avenant portant révision de tout ou partie du présent accord est signé par la Direction et une ou plusieurs organisations syndicales de salariés signataires ou ayant adhéré au présent accord dans les conditions ci-dessus visées, cet avenant se substituera de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

La révision pourra notamment intervenir dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire prévue par les articles L2242-1 et suivants du Code du Travail, dont le présent accord constitue par principe un thème de discussion.

La dénonciation pourra intervenir notamment dans le cas des modifications des dispositions législatives et réglementaires ayant présidées à la conclusion du présent accord.

Publicité et dépôt de l'accord

Les parties notifieront le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise conformément à l'article L 2231-5 et suivants du code du travail.

Le présent accord sera déposé à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi dont relève le siège social du Service et au conseil de Prud'hommes de Nantes dans les 15 jours suivant sa date limite de conclusion prévue à l’article L. 3314-4 du code du travail.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues suivantes

• Pour la DIRECCTE : En application du décret 2018-362 du 15 mai 2018 (JO du 17), la procédure de dépôt est effectuée intégralement en ligne, via le site https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/, accompagnée, le cas échéant, de la copie de la notification du texte à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, du bordereau de dépôt.

• Pour le greffe du conseil de Prud’hommes : un exemplaire papier est transmis au greffe dans les 15 jours suivant sa date limite de conclusion

Un exemplaire de cet accord est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail, via l’Intranet de l’entreprise dans la rubrique « CONVENTIONS ET ACCORDS COLLECTIFS ».

Fait à Nantes,
Le 19/06/2018

En six exemplaires de 16 pages dont un pour chaque organisation syndicale, un pour la Direction, un pour le greffe du Conseil des Prud'hommes et un pour la DIRECCTE.

Pour le SSTRN Le Directeur Général Par délégation du Président
L'organisation syndicale CFE-CGC
Pour l’organisation syndicale UNSA
Pour l’organisation syndicale CGT FO

Annexes informatives

Fiche de poste d’un Délégué à la protection des données

Présentation

 Le Délégué à la protection des données (DPD) ou Data Protection Officer en anglais (DPO) est une évolution du Correspondant à la protection des données à caractère personnel défini dans le titre III (articles 42 à 55) du décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, plus connu sous l’appellation de Correspondant Informatique et Libertés (CIL).

 Cette fonction de DPD est définie dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD), 2016/679 du 27 avril 2016, principalement par le considérant 97 et par sa section 4. L’article 37 traite de la désignation du délégué à la protection des données, l’article 38 décrit ses fonctions et l’article 39 liste ses missions.

 À partir du 25 mai 2018, les Délégués à la protection des données sont formellement désignés par les responsables de traitement auprès des autorités de contrôle (la CNIL en France), soit obligatoirement soit volontairement.

Missions, activités et tâches

La mission principale d’un DPD est de faire en sorte que l’organisme qui l’a désigné soit en conformité avec le cadre légal relatif aux données personnelles. La fonction de Délégué à la protection des données est un élément clé de co-régulation, par la pratique.

Cet objectif est atteint au travers des missions suivantes :

a) Informer et sensibiliser, diffuser une culture « Informatique et Libertés »

Le Délégué à la protection des données :

- mène ou pilote, de façon maîtrisée, des actions visant à sensibiliser la Direction, les collaborateurs - dont le personnel participant aux opérations de traitement - aux règles à respecter en matière de protection des données à caractère personnel ;

- fait en sorte de présenter les efforts de mise en conformité comme productifs et positifs, et non comme seulement des contraintes ;

- s’assure que les personnes concernées sont informées des traitements opérés impliquant leurs données personnelles, ainsi que de leurs droits.

b) Veiller au respect du cadre légal

Le Délégué à la protection des données veille en toute indépendance au respect du Règlement européen (RGPD), d’autres dispositions du droit de l’Union ou du droit des États membres et des règles internes du responsable du traitement ou du sous-traitant en matière de protection des données à caractère personnel, y compris en ce qui concerne la répartition des responsabilités. Ses analyses et conseils s’étendent aux sous-traitants et prestataires prenant part aux traitements décidés par le responsable de traitement.
Le DPD porte conseil auprès des Directions Métiers concernées et, si besoin, auprès du Responsable de traitement, et émet des avis et recommandations motivés et documentés. Pour mener à bien ses tâches, le Délégué à la protection des données se fait communiquer par le Responsable de traitement l’ensemble des informations nécessaires et dispose des moyens adéquats.

Le Délégué à la protection des données est, notamment, étroitement associé aux sujets suivants :

- EIVP (Étude d’impacts sur la vie privée) ;

- « Privacy by Design » (prise en compte des impacts sur la vie privée dès la conception) ;

- notification des violations de données et communication aux personnes concernées.

Il est obligatoirement consulté avant la mise en œuvre d’un nouveau traitement ou la modification substantielle d’un traitement en cours et peut faire toute recommandation au Responsable de traitement.

c) Informer et responsabiliser, alerter si besoin, son responsable de traitement

Le Délégué à la protection des données informe sans délai le responsable de traitement de tout risque que les initiatives des opérationnels ou le non-respect de ses recommandations feraient courir à l’organisme et à ses dirigeants. À cette fin, il peut faire toute recommandation au Responsable des traitements et présenter des demandes d’arbitrage (il appartient au responsable de traitement de prendre la responsabilité de mettre en œuvre un traitement malgré les recommandations du DPD) Le professionnel veille à formaliser une procédure pour informer directement le Responsable de traitement d’une non-conformité majeure.

d) Analyser, investiguer, auditer, contrôler

Le Délégué à la protection des données mène, fait mener ou pilote, de façon maîtrisée et indépendante, toute action permettant de juger du degré de conformité de l’organisme, de mettre en évidence les éventuelles non-conformités (gravité, impacts possibles pour les personnes concernées, origine, responsabilité, etc.), de vérifier le respect du cadre légal ou la bonne application de procédures, méthodes ou consignes relatives à la protection des données personnelles.

e) Établir et maintenir une documentation au titre de « l’Accountability »

Le Délégué à la protection des données établit et maintient une documentation relative aux traitements de données à caractère personnel (dont le registre des traitements), au titre de la Responsabilité du Responsable de traitement (« Accountability ») et assure son accessibilité à l’autorité de contrôle.

f) Assurer la médiation avec les personnes concernées

Le Délégué à la protection des données reçoit les réclamations des personnes concernées par les traitements pour lesquels il a été désigné et veille au respect du droit des personnes. Il traite ces réclamations et plaintes avec impartialité, ou met en œuvre les procédures propres à assurer leur bon traitement.
g) Présenter un rapport annuel à son responsable de traitement

Le Délégué à la protection des données rend compte de son action en présentant chaque année un rapport à son Responsable de traitement. Ce rapport est le reflet fidèle de son action au cours de l’année écoulée et fait état des éventuelles difficultés rencontrées.

h) Interagir avec l’autorité de contrôle

Le Délégué à la protection des données est le point de contact privilégié de l’autorité de contrôle, avec laquelle il communique en toute indépendance sur les questions relatives aux traitements mis en œuvre par l’organisme qui l’a désigné, y compris la consultation préalable visée à l’article 36 du RGPD, et mener des consultations, le cas échéant, sur tout autre sujet.

Le délégué à la protection des données peut exécuter d’autres missions et tâches. Dans ce cas, le responsable du traitement veille à ce que ces missions et tâches n’entraînent pas de conflit d’intérêts.

Le positionnement du DPD dans l’organisme est un facteur crucial de son efficacité et de la portée de ses actions.

Le DPD n’endosse pas la responsabilité juridique qui pèse sur le responsable de traitement concernant la conformité.

Compétences

 Savoir

Aucun diplôme spécifique n’est exigé par le RGPD. Le métier est accessible à tous, du moment que le candidat possède les qualités professionnelles adéquates et, en particulier, des connaissances en technologies de l’information (pour pouvoir interagir avec les informaticiens et garder un esprit critique), des connaissances spécialisées du droit (ou une forte appétence pour ces sujets), mais également notamment sur les législations spécifiquement applicables à l’organisme (par exemple en matière de commerce électronique, de santé ou de travail) et des pratiques en matière de protection des données, ainsi que de qualités personnelles lui donnant une réelle capacité à accomplir ses missions.

 Il est probable que les délégués à la protection des données désignés auprès de la CNIL dès mai 2018 soient d’anciens CIL confirmés dans leur position et, pour les nouveaux entrants, des personnes issues des métiers de la sécurité informatique, du droit, de la gestion du risque, de la conformité, ayant reçu les formations complémentaires indispensables.

 Le niveau de connaissance n’est pas précisé par le RGPD, mais dépend de la sensibilité et de la complexité des traitements mis en œuvre par le responsable de traitement. 

Le RGPD met l’accent sur le besoin de formation initiale et continue. Lorsque le Délégué à la protection des données ne dispose pas de l’ensemble des qualifications requises à la date de sa désignation, il doit les acquérir. Le Délégué à la protection des données se doit de maintenir ses compétences et connaissances dans ses domaines respectifs et de s’efforcer de les améliorer et de les enrichir constamment par la veille juridique, technologique et sociétale.

 La pratique de la langue anglaise est un plus, afin d’être en mesure d’exploiter les nombreux documents et travaux uniquement rédigés dans cette langue.

Savoir-faire

Le Délégué à la protection des données doit maîtriser les techniques propres à son métier, concernant notamment l’analyse de conformité d’un traitement de données à caractère personnel, la formulation de conseils et d’exigences, la réalisation ou le pilotage d’audits afin de vérifier la conformité de traitements ou le respect de procédures ou de consignes, la conception et la réalisation d’actions de sensibilisation, la conception et la diffusion de procédures en lien avec la conformité au RGPD (traitement des demandes de droits des personnes, précautions à prendre en matière de contenu de zones de libre commentaire ou de cookies, détermination des durées de conservation, conception des mentions d’information des personnes, etc.), l’accompagnement d’un contrôle sur place de la CNIL, la préparation d’une demande d’avis ou d’autorisation auprès de la CNIL, la réalisation d’une EIVP, la gestion d’une notification de violation de données auprès de la CNIL et la communication aux personnes concernées, la formulation d’un bilan annuel, etc.

 Le DPD démontre sa compétence et son professionnalisme dans l’accomplissement de ses missions. Il agit avec prudence et prend des décisions avisées dans toutes les situations de sa fonction. 

Le Délégué à la protection des données base son jugement sur son expertise et son expérience.

Savoir-être, Qualités personnelles

Le Délégué à la protection des données fait preuve d’objectivité, d’indépendance, de probité et de discrétion. Il résiste au stress, aux influences indues et aux préjugés.

 Objectivité : Les Délégués à la protection des données montrent un haut niveau d’objectivité lors de leur analyse, de l’évaluation et de toute communication auprès du responsable de traitement en ce qui concerne le niveau de conformité de ce dernier.

Ils réalisent leurs tâches en toute impartialité, c’est-à-dire qu’ils restent justes et sans parti pris dans toutes leurs actions. Ils font une évaluation équilibrée des informations et documentations reçues et forment leurs jugements sans être influencés par leurs propres intérêts ou par celui de tiers.

 Indépendance : Le Responsable de traitement doit définir et faire connaitre les mesures garantissant l’indépendance du Délégué à la protection des données. Il doit imposer au Délégué à la protection des données de refuser toute ingérence dans son action et le met dans une situation qui lui permet de fait d’assurer cette indépendance (dont la mise à disposition de moyens).
Ainsi, le Délégué à la protection des données peut interagir directement et en toute indépendance avec le niveau le plus élevé de la Direction et avec le Responsable du traitement ou son représentant, conformément à l’article 38 du RGPD.

Il n’a, dans son rôle de Délégué à la protection des données, aucun compte à rendre à un supérieur hiérarchique. Il dispose d’une liberté organisationnelle et décisionnelle dans le cadre de sa mission.

Il agit de manière indépendante, ne reçoit aucune instruction dans l’exercice de sa fonction et arrête seul les décisions s’y rapportant. Cette liberté ne signifie pas qu’il agit seul et sans concertation.
Il peut prendre contact avec quiconque (y compris la CNIL) dans le cadre de sa fonction.

 Résistance au stress, aux influences indues et aux préjugés : Le Délégué à la protection des données doit pouvoir résister à toutes les influences que peuvent essayer d’exercer d’autres parties intéressées sur son jugement, ses analyses et conseils. Le principe d’objectivité s’impose à lui afin de ne pas compromettre ses jugements en raison de préjugés, de conflits d’intérêts ou d’autres influences indues.

 Probité : Le Délégué à la protection des données agit en toute circonstance de façon diligente, loyale, responsable et honnête, en fonction de ses connaissances et de son degré d’expertise, au service du responsable de traitement pour lequel il agit.

 Confidentialité et discrétion : Le Délégué à la protection des données est tenu au secret professionnel. Sous réserve des cas prévus ou autorisés par la loi, le DPD respecte une stricte confidentialité des informations, procédures, usages, plaintes et litiges dont il a connaissance dans le cadre de son activité. 

Le DPO doit également être un « communicant », pour convaincre plutôt que contraindre.

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