Accord d'entreprise "Accord 2018 relatif au travail à distance" chez URSSAF IDF - URSSAF ILE DE FRANCE (Siège)

ACCORD 2018 RELATIF AU TRAVAIL A DISTANCE

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication offrent des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie personnelle et, d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail ainsi qu’à réduire le temps de trajet.

Dans le cadre du projet global de l’organisme relatif à la qualité de vie au travail, l’Urssaf Ile-de-France a mis en en place le travail à distance depuis 2015, dans le prolongement de la loi du 22 mars 2012 et de l’accord Ucanss du 4 mars 2014.

L’accord signé le 30 décembre 2015 entre la direction de l’Urssaf Ile-de-France et les organisations syndicales est arrivé à échéance le 31 décembre 2017.

L’employeur souhaite poursuivre le travail à distance à compter du 1er janvier 2018 par le présent accord, qui tient compte des enseignements tirés de trois années de pratique du travail à distance, des modifications du code du travail effectuées sur ce point par l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017 ainsi que des négociations en cours au niveau de la branche.

L’employeur souhaite inscrire cet accord dans une dynamique de promotion du travail à distance au sein de l’organisme et, partant du nombre de salariés qui peuvent en bénéficier, il s’engage à ce que le seuil de 10% de l’effectif en travail à distance atteint sur le précédent accord soit dépassé par la mise en œuvre de cet accord.

Cet accord a été conçu en portant une attention particulière à la santé et la sécurité des télétravailleurs ainsi qu’au maintien d’un lien propre à éviter tout isolement. Il garantit à tous les salariés le respect de leur vie privée et le droit à la déconnexion, et s’inscrit dans le projet de réorganisation « Urssaf 2020 ».

1. Périmètre de l’accord

   1. Champ d’application

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’Urssaf Île-de-France quelle que soit la durée de leur temps de travail.

Au sens du présent accord, le travail à distance s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par le salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

L’accord vise les situations de travail à distance pendulaires dans lesquelles le salarié exécute en partie son contrat de travail soit à son domicile, soit, par exception mentionnée à l’article 1.2, dans d’autres locaux de l’employeur, sans que la nature de son activité l’y contraigne.

On entend par télétravailleur toute personne salariée de l’Urssaf Île-de-France qui travaille dans les conditions définies ci-dessus.

Le présent accord n’est pas applicable aux salariés qui exercent des activités itinérantes qui ne peuvent, par leur nature, être exercées dans les locaux de l’employeur, ainsi que les salariés qui effectuent des astreintes à leur domicile.

2. Dispositifs

Il existe 3 dispositifs de travail à distance à l’Urssaf.

Le travail à distance régulier depuis le domicile

Le travail à distance s’exerce de façon pendulaire exclusivement depuis le domicile du salarié, à hauteur de deux jours maximum par semaine. Il est régulier.

En tout état de cause et quel que soit le temps de travail du salarié, sa présence sur son lieu habituel de travail ne doit pas être inférieure à deux jours par semaine (hors jours d’exercice de mandats).

Cette modalité a notamment pour objectif de préserver un lien suffisant entre le salarié et l’Urssaf en garantissant un nombre de jours minimal sur le lieu habituel de travail.

Le travail à distance régulier depuis un autre site

Le travail à distance s’effectue par exception selon les dispositions fixées à l’article 4.2.

Le travail à distance s’effectue de façon pendulaire depuis un site de l’Urssaf Ile-de-France, autre que le site habituel, à hauteur de trois jours maximum par semaine. Il est régulier.

En tout état de cause et quel que soit le temps de travail du salarié, sa présence sur son lieu habituel de travail ne doit pas être inférieure à deux jours par semaine (hors jours d’exercice de mandats).

Cette modalité a notamment pour objectif de préserver un lien suffisant entre le salarié et l’Urssaf ainsi qu’avec son collectif de travail, en garantissant un nombre de jours minimal sur le lieu habituel de travail.

Le travail à distance depuis le domicile à titre occasionnel

Le travail à distance s’exerce depuis le domicile dans la limite de 12 jours par année civile. Par définition, il n’est pas régulier, mais occasionnel.

Cette limite sera portée à un maximum de 24 jours par an, en cas de bilan positif sur la première période, pour les managers encadrant uniquement, à compter du 1er janvier 2020.

En tout état de cause et quel que soit le temps de travail du salarié, sa présence sur son lieu habituel de travail ne doit pas être inférieure à deux jours par semaine (hors jours d’exercice de mandats).

2. Conditions d’éligibilité

Les parties souhaitent que tous les salariés de l’Urssaf puissent être éligibles à cette modalité d’organisation du travail.

Toutefois, cette éligibilité est conditionnée aux éléments suivants :

3. Eligibilité liée au poste ou aux activités :

Le travail à distance ne peut être ouvert qu’à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d’organisation.

Ainsi, ne peuvent pas être éligibles les collaborateurs ayant une activité qui, par nature requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique.

Il est précisé que les salariés exerçant des fonctions managériales ne sont éligibles qu’au travail à distance à titre occasionnel.

4. Eligibilité liée au salarié :

Afin de pouvoir travailler à distance de façon régulière, les conditions suivantes doivent être remplies :

– justifier d'une ancienneté d'au moins deux ans dans l'organisme pour disposer des connaissances suffisantes sur l'organisation et le fonctionnement de l’Urssaf,

– faire preuve de suffisamment d’autonomie, de méthode et de rigueur,

– maîtriser son poste et son environnement de travail.

Concernant cette dernière condition, elle est réputée remplie en cas de changement de régime lié au projet « Urssaf 2020 ». Ainsi, un salarié en charge de comptes « Régime Général », maîtrisant son poste, devra être considéré comme maîtrisant son poste de la même façon, alors même qu’il doit changer de régime.

5. Eligibilité liée à des critères techniques :

Pour le travail à distance régulier depuis le domicile, le salarié doit fournir une attestation de conformité de son installation électrique. Il est entendu que le télétravailleur dispose d’un espace de travail suffisant dans son domicile.

Cette condition n’est pas requise pour travailler à distance depuis le domicile à titre occasionnel.

Dans tous les cas de travail à distance depuis le domicile, régulier ou occasionnel, un débit internet suffisant est nécessaire.

3. Procédure d’entrée dans le dispositif de travail à distance

Le travail à distance repose exclusivement sur le principe du volontariat.

6. Le travail à distance régulier depuis le domicile

Il est procédé à un appel à candidatures au moyen d’un dispositif annuel appelé « campagne ». Ces campagnes ont lieu chaque année au printemps, avec pour objectif un démarrage du travail à distance au mois de septembre.

Conformément au calendrier fixé par note de service, chaque année, tous les salariés qui souhaitent bénéficier de la possibilité de travailler à distance formulent une demande écrite transmise à leur responsable hiérarchique, à laquelle sera jointe la réponse à un questionnaire précisant les conditions dans lesquelles ils souhaitent accéder au travail à distance et leur compréhension des modalités de travail à distance et les conséquences pour leur activité.

L’employeur examine cette demande au regard des conditions d’éligibilité déterminées par le présent accord à l’article 2. Cet examen est réalisé sur la base de l’appréciation du responsable hiérarchique, par la Direction de branche des salariés, et in fine la Direction des ressources humaines.

L’employeur tient compte par ailleurs du nombre de salariés exerçant leur activité à distance en veillant à ce que ce nombre soit compatible avec le bon fonctionnement du secteur ou de l’organisme.

Lors de la première campagne, le travail à distance sans quota fixe prédéterminé est expérimenté. Chaque direction (soit les directions suivantes : D1, D4, D5 et D7) est chargée de définir par note de service établie avant le début de la campagne en fonction de ses nécessités de service les conditions de détermination du nombre ou de la proportion de salariés autorisés à effectuer du travail à distance. Un bilan est établi à l’issue de cette expérimentation et peut donner lieu, en fonction de ses conclusions à une prolongation de cette modalité lors des campagnes suivantes, ou à un retour à l’application d’un quota. 

Une demande de travail à distance à titre régulier peut être refusée si l’ensemble des critères d’éligibilité ou les conditions de bon fonctionnement ne sont pas réunis.

La décision de l’employeur, qu’elle soit positive ou négative, donne lieu à une notification motivée au salarié concerné, dans un délai maximum de 60 jours à compter de la réception de la demande.

En cas d’acceptation, la mise en œuvre est subordonnée à la fourniture de l’attestation d’assurance prévue à l’article 6.2 et du diagnostic de conformité des installations électriques prévu à l’article 3.1.

En cas de refus, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à l’employeur dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

L’employeur répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

Priorisation des demandes

Lorsque le nombre de salariés souhaitant accéder au travail à distance n’est pas compatible avec le bon fonctionnement du service ou de l’organisme, les demandes sont priorisées selon les critères suivants :

• situation de handicap du salarié,

• temps de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail,

• salariés concernés par une réorganisation conduisant à un changement de lieu de travail,

• existence d’une demande de mobilité géographique,

• contraintes ou difficultés particulières portées à la connaissance de l’employeur.

Les salariés dont la demande ne peut être satisfaite sont placés sur une liste d’attente. L’accès au travail à distance est alors conditionné à la disponibilité d’une place, hors campagne, pour la durée restant à courir.

Aménagement

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi d’un salarié en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur, en lien avec le CHSCT ou une autre instance représentative du personnel, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées. Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger au temps minimum de travail devant être effectué dans l’organisme, rendre éligible un manager au travail à distance ou à dépasser le quota éventuellement déterminé

7. Le travail à distance régulier depuis un autre site

Il n’y a plus d’entrée nouvelle dans ce dispositif, sauf par exception définie par note de service.

8. Le travail à distance depuis le domicile à titre occasionnel

Le salarié qui dispose d’outils permettant le travail à distance peut, en accord avec sa hiérarchie, travailler depuis son domicile, dans la limite indiquée à l’article 1.2 du présent accord.

Cet accord est porté à la connaissance de la direction des ressources humaines.

Si aucune autre formalité n’est exigée, un débit internet suffisant est néanmoins nécessaire.

4. Vie du dispositif de travail à distance

   9. Le travail à distance régulier depuis le domicile

Signature d’un avenant au contrat de travail

Lorsque la demande du salarié est acceptée, la mise en place du travail à distance donne lieu à la conclusion d’un avenant au contrat de travail, valable jusqu’au 31 août de l’année suivante.

Tous les salariés renouvellent leur demande chaque année en fonction du calendrier détaillé par note de service.

Le choix des jours de travail à distance est fait par accord entre les parties, sur la base des préconisations du responsable hiérarchique pour assurer une présence régulière sur le site compatible avec le bon fonctionnement du service.

L’avenant précise qu’en cas de nécessité de service (réunions, missions, formations notamment), le salarié peut être amené à travailler à la demande de l’employeur en dehors de son domicile.

Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes, il est prévu une période d’adaptation d’une durée de 3 mois.

Pendant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au travail à distance moyennant un délai de prévenance réciproque de 30 jours qui peut être réduit par accord entre les parties. Le respect de ce délai de prévenance peut avoir pour conséquence de prolonger la période d’adaptation au delà du délai maximal de 3 mois.

Cette période d’adaptation ne s’applique que lors de la mise en place du travail à distance.

Une nouvelle période d’adaptation sera prévue en cas de changement d’une modalité de travail à distance qui suppose la conclusion d’un nouvel avenant au contrat de travail.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de travail à distance. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du travail à distance ou de la modification du nombre ou de la répartition des journées télétravaillées dans la semaine.

Suspension provisoire du travail à distance

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher de manière temporaire de travailler à distance (indisponibilité physique du lieu de travail à distance, difficultés techniques).

Dans ces hypothèses, le salarié, ou son responsable hiérarchique, peuvent demander, dès qu’ils ont connaissance de ces événements, la suspension ou l’aménagement temporaire du travail à distance.

En cas d’incident survenant le jour même du travail à domicile, le salarié entre en contact avec son supérieur hiérarchique pour trouver une activité de remplacement. Si cela n’est pas possible, le salarié peut choisir de poser un congé ou de se rendre sur son lieu habituel de travail. Dans ce cas et sous réserve que les problèmes techniques soient imputables à l’URSSAF, le temps de trajet pour se rendre sur son lieu habituel de travail, ainsi que le temps passé à domicile pour tenter de se connecter à distance est considéré comme du temps de travail effectif. Il est décidé au cours de la journée de ce qui sera fait pour les autres jours.

En cas de nécessité de service (réunions, missions, formations notamment), le salarié peut être amené à travailler à la demande de l’employeur en dehors de son domicile. Dans cette situation, la permutation est possible et ce jour peut être échangé avec un autre jour de travail à distance au cours de la même semaine, sous réserve que sa présence sur son lieu de travail habituel ne soit pas inférieure à 2 jours par semaine. Par exception, la permutation peut avoir lieu sur la semaine suivante, dans le cas où le jour de travail en dehors du domicile est un vendredi et que le salarié n’a pas été prévenu de cette nécessité de service au moins 2 jours à l’avance.

Dérogation exceptionnelle

La direction peut autoriser les salariés qui travaillent à distance à aménager de manière temporaire les modalités fixées dans l’avenant à leur contrat de travail en cas de difficultés particulières pour rejoindre leur lieu de travail occasionnant des temps de déplacement très importants et inhabituels (intempéries, grève de transports prolongée…).

Cette dérogation permet soit une permutation entre un jour de télétravail et un jour de travail sur le lieu habituel de travail, soit une extension provisoire du nombre de jours pendant lesquels le salarié est autorisé à travailler à distance. En tout état de cause la permutation ne peut avoir lieu qu’au cours de la même semaine.

La permutation est de la responsabilité de la hiérarchie directe ; l’extension est de la responsabilité exclusive de la direction.

Fin du travail à distance

Le travail à distance prend fin à la date mentionnée sur l’avenant, ainsi que dans les cas suivants :

• Mise en œuvre de la réversibilité

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, au travail à distance avant le terme prévu par l’avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des parties, est de 30 jours pour l’employeur et 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve son poste et ses conditions de travail antérieures ; il s’engage à restituer son matériel.

Cette décision, qui met fin automatiquement à l’avenant au contrat de travail est justifiée et notifiée par écrit.

• Changement de domicile ou de fonctions

Il est mis fin automatiquement au travail à distance en cas de changement de fonctions ou de domicile. Sa poursuite est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant au contrat de travail entre le salarié et l’Urssaf. Un examen des conditions d’éligibilité et de priorisation est réalisé à cette occasion.

10. Le travail à distance régulier depuis un autre site

Seules les autorisations données lors de l’expérimentation menée en 2015 sont prolongées.

Sauf exception, cette prolongation est valable jusqu’au 31 août 2018. Il n’y a pas d’entrée nouvelle dans ce dispositif.

Les mêmes dispositions que celles décrites à l’article 4.1 s’appliquent en matière de suspension provisoire, de dérogation exceptionnelle, de réversibilité ou de changement de fonctions.

Les salariés qui ne sont pas concernés par l’exception mentionnée à l’alinéa 1 et qui souhaitent travailler à distance, depuis leur domicile, à compter de septembre 2018, devront faire acte de candidature lors de la campagne.

11. Le travail à distance depuis le domicile à titre occasionnel

Le salarié qui souhaite recourir au travail à domicile occasionnel doit solliciter l’accord de sa hiérarchie formalisé par écrit, d’abord sur le principe, puis pour chaque journée de travail à domicile. L’utilisation de la messagerie est suffisante.

En cas de changement de fonction ou de direction, l’accord prend fin automatiquement ; une nouvelle autorisation est nécessaire.

5. Organisation du travail à distance

   12. Le travail à distance régulier depuis le domicile

L’équipement mis à disposition

L’Urssaf fournit au salarié le matériel nécessaire à l’exercice de son activité. Il dispose également de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

Le choix du matériel mis à disposition sera fait par la direction en fonction du coût, des contraintes techniques et de la facilité d’utilisation.

Le travailleur à distance peut être équipé d’un PC fixe ou d’un PC portable. Lorsqu’il est équipé avec un PC portable, une souris et une sacoche seront également fournies. Par ailleurs, l’agent pourra connecter un écran personnel à son ordinateur portable ou bénéficier, dans la limite des stocks disponibles dans l’organisme, du prêt d’un écran d’au minimum 19 pouces.

La solution de téléphonie – généralement l’attribution d’un téléphone portable – est déterminée par la direction en fonction de l’activité du télétravailleur et du coût de chaque solution.

Le salarié bénéficie d’un service approprié d'appui technique depuis son domicile, assuré par la hotline téléphonique.

En cas de dysfonctionnement, le salarié travaillant à distance doit en informer dans les meilleurs délais la hotline informatique de l’Urssaf ainsi que son responsable hiérarchique.

Le salarié s’engage à prendre soin du matériel mis à disposition. Il le restitue lorsqu’il est mis fin au dispositif.

Horaires de travail et disponibilité

L’organisation du travail à distance se fait dans le cadre des horaires habituels du service auquel le salarié est affecté.

A ce titre, il bénéficie des horaires variables lorsqu’ils sont mis en œuvre dans le service auquel il appartient et du suivi de son temps de travail dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille sur son site habituel de travail, en utilisant l’outil de badgeage sur poste déployé par l’Urssaf sur son poste de travail.

Le travailleur à distance ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de l’Urssaf.

L’avenant au contrat de travail précise, en tenant compte d’une pause déjeuner, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable par l’Urssaf. Ces plages horaires sont portées à la connaissance du responsable hiérarchique ainsi que des collègues de travail du salarié.

Le personnel de l’Urssaf ne peut pas contacter le salarié en dehors de ces plages. Ces plages horaires couvrent a minima les plages fixes et ne peuvent, en tout état de cause, excéder les plages variables.

Pour les salariés ayant conclu une convention annuelle de forfait en jours, chaque journée de travail réalisée à distance équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme et l’équipe de travail, les salariés qui travaillent à distance participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.

Droit à la déconnexion

L’usage des outils numériques ne doit pas conduire à confondre le temps de travail et le temps de repos.

Conformément au code du travail, les salariés de l’Urssaf Ile-de-France bénéficient d’un droit à la déconnexion. Le télétravailleur n’est pas tenu de répondre aux sollicitations de son employeur en dehors de ses jours et horaires habituels de travail.

Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique et du téléphone professionnels, le télétravailleur n’est jamais tenu de prendre connaissance ni de répondre aux messages qui lui sont adressés en dehors de son temps de travail.

Par ailleurs, le droit à la déconnexion, pour l’ensemble des collaborateurs de l’Urssaf Ile-de-France, fera l’objet de l’ouverture d’une négociation spécifique conformément à l’article L.2242-8 de la Loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, loi dite Travail).

Suivi du travail à distance

Pour les salariés qui travaillent à distance, l’EAEA commence par un temps consacré au suivi de l’organisation du travail à distance. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du travailleur à distance, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

Le suivi des activités effectuées par le télétravailleur à son domicile est identique à celui des autres salariés sur leur site habituel de travail.

13. Le travail à distance régulier depuis un autre site

Conformément à l’article 3.2, il n’y a pas d’entrée nouvelle dans ce dispositif.

Les dispositions relatives aux horaires de travail, au droit à la déconnexion et au suivi du travail à distance prévues à l’article 5.1 s’appliquent aux salariés qui travaillent à distance depuis un autre site de l’organisme.

De la même façon, en cas de dysfonctionnement, le salarié qui travaille à distance doit en informer dans les meilleurs délais la hotline informatique de l’Urssaf ainsi que son responsable hiérarchique.

14. Le travail à distance depuis le domicile à titre occasionnel

Les dispositions relatives aux horaires de travail, au droit à la déconnexion et au suivi du travail à distance prévues à l’article 5.1 s’appliquent aux salariés qui travaillent à distance depuis le domicile à titre occasionnel.

Si toutefois des managers souhaitant entrer dans ce dispositif n’étaient pas équipés, l’Urssaf, dans la limite des stocks disponibles, peut remplacer leur PC fixe par un PC portable leur permettant de travailler à distance depuis leur domicile.

Les salariés non managers autorisés à effectuer du travail à distance à titre occasionnel, peuvent, en fonction des stocks disponibles, solliciter un ordinateur portable au niveau de leur branche, afin de prendre la main à distance sur leur poste habituel.

Cette modalité de travail à distance ne donne pas droit à l’attribution de téléphone portable. Le salarié s’engage à transmettre un numéro de téléphone où il peut être joignable.

6. Droits et obligations du salarié travaillant à distance

   15. Respect de la vie privée

Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié sont précisées dans l’avenant à son contrat de travail afin de préserver sa vie privée lorsqu’il travaille depuis son domicile.

16. Assurance

Le salarié qui travaille régulièrement à distance depuis son domicile doit informer son assureur qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle, et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Il doit fournir à l’Urssaf une attestation de son assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail.

17. Frais professionnels

L’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de travail à distance à domicile régulier dans les conditions suivantes :

• sur présentation de facture pour le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du travailleur à distance et pour son montant réel,

• directement pour la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques, le salarié n’ayant pas à faire l’avance des frais.

A titre dérogatoire, si toutefois le prestataire mandaté par l’Urssaf Ile-de-France n’était pas en mesure de réaliser le diagnostic de conformité électrique, le salarié est remboursé de son coût réel sur présentation de facture.

En sus de la prise en charge du coût du dispositif téléphonique professionnel mis à disposition par l’Urssaf, il est versé chaque mois une indemnité forfaitaire mensuelle, de 10 € par mois pour 1 journée en télétravail régulier par semaine, et de 20 € par mois pour 2 jours de télétravail régulier par semaine.

Elle est versée sur 10,5 mois.

Cette indemnité a pour objet de couvrir l’ensemble des frais professionnels découlant du travail à distance régulier depuis le domicile.

Son versement est suspendu en cas d’absence du salarié de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques…).

Toute revalorisation ou modification dans les conditions d’attribution de l’indemnité décidée par les partenaires sociaux au niveau national en fonction de l’évolution des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail à domicile est applicable de plein droit à l’Urssaf.

Le bénéfice du travail à distance occasionnel depuis le domicile ne donne pas droit aux aides financières prévues pour les salariés travaillant à distance régulièrement depuis leur domicile.

18. Protection des données

L’Urssaf est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le salarié qui travaille à distance s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur au sein de l’Urssaf, notamment la charte informatique, ainsi qu’à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des normes en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile.

19. Droits individuels et collectifs

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

A ce titre, les salariés travaillant à distance ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’Urssaf.

Le salarié bénéficie également de titres restaurants pour les jours de travail à distance depuis son domicile.

L’Urssaf s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du travailleur à distance soient évalués dans les mêmes conditions que ceux fixés pour les travaux effectués dans les locaux de l’organisme.

7. Santé au travail et CHSCT ou autre instance représentative du personnel

L’Urssaf informe le salarié qui travaille à distance de la politique de l’organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il travaille depuis son domicile.

L’employeur et le CHSCT ou autre instance représentative du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le travail à distance depuis le domicile respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès à son domicile sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité, l’employeur peut refuser ou mettre fin au travail à distance depuis le domicile.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du travail à distance à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

Conformément à l’article L 1222-9 du code du travail, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l’article L. 411-1 du code de la sécurité sociale. En cas d’accident du salarié travaillant depuis son domicile survenu du fait ou à l’occasion du travail à domicile du salarié, il est par conséquent fait application du même régime que si l’accident était intervenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail.

A cet effet, le salarié informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident du travail dans la journée où l’accident s’est produit ou, au plus tard, dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

Afin de prévenir tout risque d’isolement, le salarié bénéficiant du travail à distance est reçu à sa demande par la médecine du travail. Les managers de chacun des salariés en travail à distance seront sensibilisés sur le fait que cette modalité de travail ne doit pas contribuer à mettre en danger les relations que le salarié entretient avec ses collègues, ni sa santé.

8. Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les répresentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

A cet effet, le travailleur à distance peut permuter un jour de travail à distance avec un autre jour de la semaine sur le site habituel de travail afin de pouvoir assister à une prise de parole syndicale. Cet échange est subordonné à l’information préalable du supérieur hiérarchique.

Enfin, les travailleurs à distance peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens notamment en terme de crédit d’heure. Ce crédit peut être utilisé, en tout ou en partie, pendant les heures de télétravail.

9. Sensibilisation et formation

Une formation spécifique destinée aux télétravailleurs et à leurs responsables hiérarchiques appelée « travailler autrement » est créée et deployée au démarrage du travail à distance.

Cette formation a pour objectif de former les travailleurs à distance aux adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail et aux équipements techniques mis à leur disposition.

Concernant les managers, cette formation leur permet de se familiariser avec les méthodes de management à distance.

Par ailleurs, les salariés de l’unité de travail seront sensibilisés à cette forme d’organisation du travail et les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues lorsqu’ils travaillent depuis leur domicile.

10. Durée de l’accord et période transitoire

L’accord est conclu pour une durée déterminée à compter du 1^er jour du mois suivant son agrément ministériel et jusqu’au 31 décembre 2021 ; il cessera de plein droit à l'échéance de ce terme sans continuer à produire ses effets comme un accord à durée indéterminée.

Les salariés bénéficiant d’un accord de travail à distance obtenu avant le 1er janvier 2018 voient leur autorisation prolongée sans formalité jusqu’au 31 août 2018. A compter du 1er janvier 2018 il n’est plus admis de nouvelle demande de travail à distance, celles-ci étant renvoyées à la campagne annuelle sauf cas exceptionnel selon les conditions fixées par la direction et dans le temps restant à courir avant la campagne suivante.

11. Suivi et bilan

Un bilan complet sera présenté annuellement au CHSCT et au Comité d’entreprise ou autre instance représentative du personnel.

Il comprendra les éléments suivants, communiqués par la direction :

• Nature et localisation des demandes,

• Nombre de demandes acceptées ou refusées et typologie des motifs de refus,

• Nombre de télétravailleurs répartis par emplois, par niveau et par direction

• Nombre de jours de travail à distance

• Nombre d’accidents de travail,

• Eléments économiques liés à l’exercice du travail à distance (impacts budgétaires…)

• Eléments qualitatifs liés à l’exercice du travail à distance

D’autres éléments pourront y être ajoutés.

Sur demande, des points de suivi régulier seront également effectués.

12. Information du personnel

Une information complète sera assurée par la direction par le biais des publications internes, de réunions d’information ou de tout autre moyen qui lui semblera approprié.

L’accord sera porté à la connaissance de chaque salarié par une publication dans l’intranet régional.

13. Révision, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord peut être révisé en cas de modification des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles relatives au télétravail ou à la demande de l’une des parties, en le notifiant par écrit (lettre recommandée avec accusé réception) à l’ensemble des parties signataires.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant la réception de cette lettre, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation.

Le présent accord fait l’objet de mesures de publicité au terme du délai d’opposition.

Une fois agréé, il donne lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail, soit dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la Direccte et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Fait à Montreuil, le 18/01/2018

En 9 exemplaires originaux

Directeur

C.F.D.T.
C.G.T
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SUD