ACCORD COLLECTIF RELATIF AU TELETRAVAIL AU SEIN DE L’URSSAF ILE DE FRANCE

Entre la Direction de l'Urssaf Ile-de-France, représentée par son Directeur,

D'une part,

Les Organisations Syndicales soussignées,

D'autre part,

SOMMAIRE

Préambule 3

Article 1. Rappel des prérequis de bon fonctionnement du télétravail 3

Article 2. Définitions 4

2.1 Définition du télétravail 4

2.2 Critères spécifiques du lieu privé différent du domicile 4

2.3 Définition du télétravailleur 4

Article 3. Champ d’application 5

Article 4. Principes d’organisation du télétravail 5

4.1 Principe du volontariat 5

4.2 Préservation du lien avec l’organisme et participation à la vie de l’organisme 5

Article 5. Conditions de mise en place du télétravail 5

5.1 Condition d’accès au télétravail 5

5.2 Procédure d’accès au télétravail 5

5.2.1 Demande d’accès au télétravail dans le cadre d’une campagne annuelle Télétravail 5

5.2.2 Demande d’accès au télétravail hors campagne annuelle Télétravail 6

Article 6. Réversibilité du télétravail 6

6.1 Réversibilité pendant la période d’adaptation 6

6.2 Réversibilité hors période d’adaptation 7

6.3 Situation en cas de changement de domicile ou d’emploi 7

Article 7. Modalités d’exercice du télétravail 7

7.1 Le télétravail sous forme de journée(s) fixe(s) sur la semaine 7

7.2 Le télétravail occasionnel sous forme d’enveloppe annuelle de jours 8

7.3 Choix des jours de télétravail 8

7.4 Impossibilités techniques de télétravailler 9

7.5 Conformité du lieu de travail et de ses installations 9

7.6. Assurances 9

Article 8. Aménagements des locaux 9

Article 9. Durée de travail 9

9.1 Durée du travail applicable et plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté 9

9.2 Suivi du télétravailleur 10

Article 10. Mobiliers et équipements techniques 10

10.1 Equipements de travail fournis par l’employeur 10

10.2 Utilisation des équipements, protection des données et confidentialité 10

10.3 Mobiliers 10

Article 11. Prise en compte d’autres situations particulières et temporaires 11

11.1 Aménagement du télétravail pour les femmes enceintes 11

11.2 Modalités d’accès des travailleurs handicapés ou pour raison de santé à une organisation en télétravail 11

11.3 Les proches aidants 11

11.4 Organisation du télétravail dans des circonstances exceptionnelles 11

11.5 Autres circonstances exceptionnelles empêchant le télétravail 12

11.6 Instauration de « périodes rouges » liées aux nécessités de service 12

11.7 Suspension temporaire et exceptionnelle du télétravail à l’initiative du salarié 12

Article 12. Frais professionnels 12

Article 13. Obligations et droits individuels et collectifs 13

Article 14. Santé au travail 13

Article 15. Sensibilisation et formation au télétravail 14

Article 16. Moyens syndicaux 14

Article 17. Dispositions diverses 14

17.1 Durée et entrée en vigueur de l’accord 14

17.2 Révision 14

17.3 Clause de revoyure et suivi de l’accord 14

17.4 Information du personnel 15

17.5 Publicité de l’accord 15

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication offrent des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part, aux salariés de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie personnelle et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction notamment des trajets domicile-lieu de travail.

Dans le cadre du projet #Demain et de la démarche de l’organisme pour l’amélioration continue de la qualité de vie au travail des salariés, l’Urssaf Ile de France souhaite poursuivre le travail à distance dans le prolongement de l’accord actuel signé le 18 janvier 2018, en tenant compte des évolutions de la politique nationale en la matière et des souhaits exprimés par les salariés.

Cet accord a été conçu en portant une attention particulière à la santé et la sécurité des télétravailleurs, mais aussi aux collaborateurs qui ne feront pas ce choix du télétravail, pour trouver les bons équilibres au bénéfice de tous les collectifs de travail et des missions de service public de l’organisme.

Il garantit à tous les salariés le respect de leur vie privée et le droit à la déconnexion.

Article 1. Rappel des prérequis de bon fonctionnement du télétravail

La volonté partagée des parties signataires est de développer le télétravail au sein de l’organisme en conciliant l’aspiration des salariés avec les exigences de performance du service public et le bon fonctionnement général de l’organisme.

Cette plus grande flexibilité et l'ouverture plus large du dispositif de télétravail nécessitent confiance et respect d'un certain nombre de règles élémentaires qui permettront à chacun d'y trouver un bénéfice.

Sans être exhaustives, les parties signataires tiennent à lister ci-après les principaux prérequis pour assurer le bon fonctionnement du dispositif.

• Le salarié en télétravail est soumis aux mêmes obligations et bénéficie des mêmes droits que les salariés n’ayant pas fait ce choix. Si le télétravail permet au salarié d'avoir une certaine souplesse dans l'organisation de son temps, ce dernier doit néanmoins travailler avec d'autres salariés de l'organisme ou des interlocuteurs externes pour mener à bien ses missions. Il est donc notamment nécessaire qu'il puisse être contacté à des horaires permettant à chacun d'exercer son activité professionnelle.

Ainsi, le salarié en situation de télétravail doit :

• Utiliser au mieux les possibilités des technologies de l'information et de communication mises à sa disposition par l’employeur

• Garantir la confidentialité des informations et la protection des données de l'organisme 

• Organiser/Participer aux réunions internes avec un accès à distance systématique par défaut en précisant les règles de participation pour tous (vidéo + audio, audio) pour une efficacité optimale.

• Le manager d'un salarié en télétravail doit :

• Veiller à ce que la charge de travail demeure adaptée en télétravail ou non

• Veiller à ce que les résultats exigés soient les mêmes que ceux d'une journée réalisée sur les sites de l’Urssaf

• Être attentif à l'équilibre vie professionnelle/vie personnelle, aux risques liés à l'isolement et à la perte du lien social

• Être à l’écoute du salarié qu’il soit en télétravail ou non afin que son planning soit organisé au mieux et en cohérence avec les besoins de l’activité

• Être disponible par tout moyen mis à disposition par l’organisme et selon ses horaires de travail (téléphone, teams, mail, etc.) pour répondre aux sollicitations de tous ses collaborateurs, qu’ils soient en télétravail ou pas.

En synthèse, la pratique du télétravail ne peut être bénéfique que si elle repose sur une relation de confiance entre le manager et le salarié et qu'elle ne porte pas de préjudice au lien social, à l'activité du salarié, à la cohésion de l'équipe et à la bonne marche de l'organisme.

Article 2. Définitions

2.1 Définition du télétravail

Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication selon les modalités définies ci-après.

Sont visées par le présent accord, les situations de télétravail dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l'y contraigne :

• A son domicile 

• Dans un lieu privé différent du domicile, dès lors que l’adresse est déclarée préalablement à la Direction de l’organisme, qu’elle est stable, se trouve en France et que le collaborateur atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l’activité professionnelle 

• Sur un site de l’organisme autre que celui de son rattachement 

• Sur un site d’un autre organisme du Régime général de Sécurité sociale avec lequel une convention d’hébergement aura été signée.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence principale déclaré par le collaborateur à la direction des ressources humaines.

2.2 Critères spécifiques du lieu privé différent du domicile

Chaque collaborateur ne pourra déclarer qu’une seule adresse de lieu privé différent du domicile à la direction des ressources humaines. Sous réserve de l’accord de la Direction, cette adresse ne pourra pas être modifiée au cours des 6 mois suivants sa déclaration, sauf circonstances exceptionnelles.

Préalablement à l’exercice du télétravail depuis ce lieu, le salarié devra attester de la conformité de l’installation électrique du logement et fournir une attestation d’assurance couvrant l’activité professionnelle.

Les dispositions relatives aux situations exceptionnelles précisées aux articles 7.4 et 11.5 s’appliquent également au travail à distance dans un lieu privé différent du domicile.

Il est rappelé que le remboursement des frais de transport ne s’applique que pour les trajets entre la résidence principale déclarée à l’employeur et le lieu de travail habituel sur un site de l’organisme.

2.3 Définition du télétravailleur

Est considéré comme télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée ou stagiaire de plus 3 mois de l’Urssaf Ile de France qui travaille dans les conditions définies ci-dessus. Toutes les catégories d’emplois sont concernées : employés, cadres et agents de direction.

Article 3. Champ d’application

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’Urssaf Ile de France, quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat.

Il n’est, en revanche, pas applicable aux salariés qui exercent des activités itinérantes ainsi qu’aux salariés soumis à un régime d’astreinte à leur domicile, lors de ces périodes d’astreintes.

De même, l'organisation du télétravail dans le cadre d'un plan de continuité d'activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ du présent accord.

Article 4. Principes d’organisation du télétravail

4.1 Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. La Direction ne peut imposer le télétravail à un collaborateur. Il appartient donc à chaque salarié répondant aux conditions précitées (cf. article 2 et 3) de solliciter l’accès au télétravail.

4.2 Préservation du lien avec l’organisme et participation à la vie de l’organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le collaborateur et l’organisme, le télétravailleur doit être présent au moins 2 jours par semaine sur son site d’affectation quelle que soit la durée de son temps de travail, sauf dérogations prévues aux articles 7.1,11.1, 11.2 et 11.3. Les jours fériés ne modifient pas le calendrier individuel des jours de travail sur site et de télétravail.

Le télétravailleur doit participer, en télétravail ou sur site, de la même manière que les autres salariés, aux temps collectifs inhérents à la vie de son service et de l’organisme (réunions de service et du personnel, formations). Le manager ou la Direction des ressources humaines définit l’obligation ou non de présence sur site pour ces temps collectifs ou formations.

Article 5. Conditions de mise en place du télétravail

5.1 Condition d’accès au télétravail

Tous les salariés sont éligibles par principe au télétravail, à l’exception de ceux occupant des emplois et activités exclus par l’article 3 du présent accord et ce, quelle que soit la relation contractuelle vis-à-vis de l’employeur (CDI, CDD, alternant, stagiaire de plus de 3 mois).

Un salarié dont les activités ne sont pas télétravaillables ou dont le volume d’activés télétravaillables est insuffisant peut accéder au télétravail, à la condition d’accepter la prise en charge de nouvelles activités n’entrant pas dans le périmètre de son emploi, pendant les périodes de télétravail et de se former pour le faire. Un avenant au contrat sera dès lors établi pour entériner cette évolution des activités.

5.2 Procédure d’accès au télétravail

5.2.1 Demande d’accès au télétravail dans le cadre d’une campagne annuelle Télétravail

Un appel à candidatures est lancé au cours d’une campagne annuelle télétravail.

Conformément au calendrier fixé par note de service chaque année, tous les salariés éligibles qui souhaitent bénéficier de la possibilité de travailler à distance formulent une demande via l’application Citadelle transmise à leur responsable hiérarchique, et faisant l’objet d’une appréciation du responsable hiérarchique et de la Direction des ressources humaines. Le nombre de jours et les jours de télétravail demandés doivent être compatibles avec le bon fonctionnement du service et de l’organisme.

La décision de l’employeur, qu’elle soit positive ou négative, donne lieu à une notification motivée au salarié concerné, dans un délai maximum de 30 jours à compter de la fin de la campagne annuelle Télétravail ou 30 jours à compter de la réception de la demande hors campagne annuelle Télétravail.

Cette notification écrite reprend les dispositions prévues par l’avenant type annexé au protocole d’accord relatif au télétravail de l’Ucanss en vigueur.

En cas d’acceptation, la mise en œuvre est subordonnée à la fourniture de l’attestation d’assurance prévue à l’article 7.6. et d’une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques prévue à l’article 7.5.

A la demande du salarié, le diagnostic de conformité des installations électriques peut être effectué par le prestataire mandaté par l’Urssaf Ile de France.

A titre dérogatoire, si ce prestataire n’était pas en mesure de réaliser le diagnostic, le salarié peut être remboursé du coût réel sur présentation de facture.

Les travaux éventuels de mise en conformité des installations électriques du domicile sont à la charge du salarié.

En cas de refus d’accord pour télétravailler, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à l’employeur dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

L’employeur répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

L’accord de télétravail de l’année précédente est renouvelé pour un an par tacite reconduction sauf demande motivée par l’une ou l’autre des parties, formalisée par écrit au moment de la campagne annuelle.

5.2.2 Demande d’accès au télétravail hors campagne annuelle Télétravail 

Si la campagne annuelle télétravail est privilégiée et recommandée, les salariés éligibles au télétravail peuvent, tout au long de l’année, demander à en bénéficier ou à réviser l’accord télétravail individuel en vigueur.

Le salarié adresse à la DRH via Citadelle un formulaire de candidature.

Les dispositions de la « Campagne télétravail » s’appliquent pour les demandes hors campagne.

Article 6. Réversibilité du télétravail

6.1 Réversibilité pendant la période d’adaptation

Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période d'adaptation.

Pendant cette période d’une durée de trois mois, chacune des parties peut mettre fin au télétravail, moyennant le respect d'un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par commun accord des parties.

Cette période d'adaptation est effective une seule fois et ne s’applique pas en cas de renouvellement du télétravail, lorsque le salarié conserve le même emploi.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail et de le modifier si nécessaire.

6.2 Réversibilité hors période d’adaptation

A l'issue de la période d'adaptation, il peut être mis fin, à l’initiative d’une des parties, au télétravail avant le terme initialement prévu, sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des parties est de 30 jours pour l’employeur, et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve alors ses conditions de travail antérieures. Cette décision, qui met automatiquement fin au télétravail, est notifiée par écrit.

6.3 Situation en cas de changement de domicile ou d’emploi

En cas de changement de domicile, le télétravail se poursuit à condition que le salarié fournisse préalablement une nouvelle attestation d’assurance ainsi qu’une nouvelle attestation sur l’honneur indiquant que l’installation électrique de ce lieu est conforme à la règlementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité.

En cas de changement d’emploi, l’accord individuel de télétravail se poursuit mais le nombre de jours pourra être adapté pendant une période donnée pour tenir compte de la nature des nouvelles fonctions et des impacts sur le télétravail. A l’issue de cette période, le nombre de jours de télétravail pourra être adapté en fonction de la nature des activités du nouvel emploi.

Article 7. Modalités d’exercice du télétravail

7.1 Le télétravail sous forme de journée(s) fixe(s) sur la semaine

Le nombre de jours de télétravail maximum est fixé à trois jours entiers par semaine, consécutifs ou non, selon la demande formulée par le salarié et acceptée par la direction.

Quelle que soit la durée hebdomadaire de travail du salarié et sa répartition dans la semaine, une durée de présence de deux jours minimum par semaine au sein du site d’affectation est requise.

Les salariés à temps partiel ou au forfait annuel en jours réduit ayant choisi les formules télétravail d’un ou de deux jours bénéficieront d’une enveloppe annuelle complémentaire de 10 jours, à utiliser en accord avec le management compte tenu des contraintes de service. En tout état de cause, cette souplesse ne peut conduire à ce que le salarié soit présent sur site moins de 2 jours sur une période de 15 jours consécutifs.

Le télétravail 4 ou 5 jours dans la semaine n’est possible que pour une durée déterminée dans les circonstances limitativement définies à l’article 11.

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi d’un salarié en situation de handicap, ou quand il est préconisé par la médecine du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Les jours de télétravail sont en règle générale fixes, mais peuvent ponctuellement être modifiés, ceci dans les conditions définies à l’article 7.3 du présent accord.

Par ailleurs, l’accès au télétravail pour les nouveaux embauchés est subordonné à une condition d’ancienneté de trois mois. Une fois éligible, le nombre de jours de télétravail dans la semaine est limité à une journée, et ce, pendant les 6 mois suivant la période de 3 mois.

Le salarié peut, au-delà des neuf mois suivant son recrutement, demander une augmentation de son nombre de jours conformément aux dispositions prévues à l'article 5.2.2.

7.2 Le télétravail occasionnel sous forme d’enveloppe annuelle de jours

Le télétravail occasionnel s’exerce depuis les lieux fixés par l’article 2 du présent accord dans la limite de 60 jours par année civile. Par définition, il n’est pas régulier, mais occasionnel.

Les jours de télétravail sont pris sur demande du collaborateur, et après accord de son responsable. Le collaborateur identifie d’un commun accord avec son supérieur hiérarchique, selon le besoin qu’il a identifié et en fonction des missions qui lui sont confiées, le ou les jours de télétravail à mobiliser ponctuellement.

Un délai de prévenance de 24 heures est à respecter, sauf circonstances exceptionnelles.

En tout état de cause et quel que soit le temps de travail du salarié, sa présence sur son lieu habituel de travail ne doit pas être inférieure à deux jours par semaine.

Le télétravail 4 ou 5 jours dans la semaine n’est possible que pour une durée déterminée dans les circonstances limitativement définies à l’article 11.

L’ensemble des conditions d’éligibilité au télétravail, d’octroi de l’indemnité ainsi que l’obligation de fourniture des attestations d’assurance et de conformité électrique s’appliquent au télétravail occasionnel.

7.3 Choix des jours de télétravail

Le choix des jours de télétravail est fixé par accord entre les parties, en conciliant besoins personnels et professionnels.

Chaque manager pourra déterminer pour l’ensemble de son équipe une journée hebdomadaire fixe sans télétravail. Les réunions de service seront organisées de préférence pendant ces journées de présence sur site.

Les jours choisis dans le cadre du télétravail hebdomadaire fixe sont déterminés sur la semaine et inscrits dans la notification adressée au salarié.

Ils sont modifiables ponctuellement tant par le salarié, pour une meilleure conciliation vie privée/vie professionnelle sous réserve d’un accord de sa hiérarchie, que par l’employeur pour l’organisation du collectif de travail.

Les éventuelles modifications ne doivent pas remettre en cause l’obligation de présence sur site de deux jours minimum par semaine.

En cas de nécessité de service (réunions, missions, participation ou animation de formation, tutorat…), le salarié peut ponctuellement être amené à la demande de l’employeur à permuter voire à renoncer si nécessaire à son jour ou ses jours de télétravail. Dans la mesure du possible, un délai de prévenance de 72 heures sera respecté. Les journées de télétravail non exercées et non permutées dans la semaine, quel qu’en soit le motif, ne peuvent pas être reportées. Cependant, les annulations doivent rester exceptionnelles et doivent être limitées pour ne pas priver le salarié du bénéfice de ce mode d’organisation du travail.

7.4 Impossibilités techniques de télétravailler

Lorsque des dysfonctionnements ou l’état de son matériel empêchent le salarié d’accéder aux outils utilisés habituellement, ce dernier informe son manager sans délai et le service informatique de la situation.

Si l’incident se révèle impossible à résoudre ou d’une durée telle que le télétravail en est perturbé, le salarié prend ses dispositions pour réintégrer sans délai son site habituel de travail ou pour poser un congé ou assimilé correspondant à la durée de l’impossibilité de télétravailler (hors temps consacré pour tenter de résoudre l’incident).

Il devra être présent sur site le lendemain si l’impossibilité de télétravailler demeure.

Si le dysfonctionnement survenu est du fait de l’employeur, le temps de retour sur site dans la journée est considéré comme du temps de travail effectif.

7.5 Conformité du lieu de travail et de ses installations

Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l‘exercice d’une activité professionnelle au regard des règles d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail.

Ce lieu doit être équipé d’un accès Internet Haut-débit.

La conformité électrique est garantie par une attestation sur l’honneur.

7.6. Assurances

En cas de télétravail à domicile, le salarié doit informer son assureur qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle et s’assurer que son assurance multirisques habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Il doit fournir à l’organisme une attestation de son assureur en ce sens, avant de débuter le télétravail.

Par ailleurs, conformément à l’article 2.2, le salarié en télétravail dans un lieu privé autre que le domicile devra également fournir une attestation couvrant l’activité professionnelle.

Le matériel informatique fourni au salarié est couvert par l’assurance de l’Urssaf Ile de France.

Article 8. Aménagements des locaux

L’élargissement de l’accès au télétravail au sein de l’Urssaf Ile de France induira une adaptation progressive des espaces de travail sur site visant, notamment, à favoriser les échanges et le travail collaboratif et conduira à l’utilisation de bureaux de travail qui ne seront plus nécessairement attitrés à une personne identifiée, tout en portant une attention particulière aux salariés en situation de handicap ou sur demande du service de santé au travail.

Article 9. Durée de travail

9.1 Durée du travail applicable et plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté

Pour chaque journée de télétravail, le collaborateur quel que soit son régime de gestion du temps de travail est tenu de respecter les règles légales, règlementaires et conventionnelles applicables aux durées du travail et des temps de repos ainsi que les règles applicables au décompte des heures ou jours travaillés. Il devra également tenir compte des nécessités de service.

Tous les collaborateurs en télétravail doivent se rendre disponibles sur les outils et moyens de communication mis à leur disposition par l’Urssaf Ile de France durant leur temps de travail.

Les télétravailleurs soumis aux horaires variables doivent être joignables au minimum pendant la durée des plages de présence obligatoire. Ceux au forfait annuel en jours sont tenus à une joignabilité pendant leur journée de télétravail.

9.2 Suivi du télétravailleur

Chaque manager est tenu de suivre la charge de ses collaborateurs en télétravail et veiller à leur communiquer les informations nécessaires à l’exécution de leurs missions.

Chaque année, lors de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement (EAEA), un temps sera consacré au suivi de l’organisation du télétravail. Seront évoquées les conditions d’activité du télétravailleur, la charge de travail, la gestion du temps, la conciliation vie professionnelle/vie privée, le droit à la déconnexion et le maintien du lien avec l’organisme.

Article 10. Mobiliers et équipements techniques

10.1 Equipements de travail fournis par l’employeur

L’employeur identifie et fournit au salarié le matériel informatique et de communication nécessaire à l’exercice de son activité à distance. Ce matériel s’impose aux télétravailleurs.

Le collaborateur dispose de l’accès à distance de l’ensemble de ses applications professionnelles.

L’utilisation du matériel mis à disposition se fait dans les mêmes conditions générales que sur site.

Le collaborateur s’engage à restituer le matériel lié spécifiquement à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail.

10.2 Utilisation des équipements, protection des données et confidentialité

L’organisme reste responsable de la sécurité du système d’information utilisé par les collaborateurs à des fins professionnelles en situation de télétravail.

Le télétravailleur s’engage à respecter les dispositions du règlement intérieur et notamment la charte informatique annexée à celui-ci et à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Chaque salarié est tenu de faire preuve d’une vigilance particulière en matière de confidentialité des données traitées en situation de télétravail, notamment par l’application des normes en matière de mot de passe pour les travaux effectués.

10.3 Mobiliers

Le télétravailleur régulier ayant au moins 6 mois d’ancienneté consécutifs et révolus au sein de l’organisme pourra bénéficier du remboursement de l’achat de mobilier dans le cadre de son télétravail, à hauteur de 50% des frais engagés, dans la limite de 150 euros.

Le remboursement ne pourra avoir lieu qu’une seule fois et sur présentation d’une facture, pour un achat réalisé postérieurement à l’entrée en vigueur du présent accord. Une nouvelle demande de remboursement pourra être formulée à l’issue d’un délai de 10 ans, correspondant à la durée d’amortissement du mobilier de bureau.

L’Urssaf Ile de France organisera selon ses possibilités au profit des salariés, des campagnes de dons de matériel amorti.

Article 11. Prise en compte d’autres situations particulières et temporaires

11.1 Aménagement du télétravail pour les femmes enceintes

Au cours du dernier trimestre de grossesse, les femmes enceintes pourront demander à bénéficier du télétravail sur une semaine complète.

11.2 Modalités d’accès des travailleurs handicapés ou pour raison de santé à une organisation en télétravail

La direction sera attentive à toute demande de télétravail émise par un salarié en situation de handicap, ou sur recommandation du médecin du travail, en considération de l’environnement de travail au domicile du salarié et de l’éventuelle adaptation de son poste de travail.

Lorsque le télétravail est de nature à favoriser l’emploi ou le maintien dans l’emploi de salariés en situation de handicap, l’employeur examine les conditions dans lesquelles certaines règles peuvent être éventuellement aménagées.

En cas d’aménagement de poste, le salarié en bénéficie sur site et en télétravail.

11.3 Les proches aidants

En cas de situation singulière nécessitant l’aménagement du temps de travail du salarié proche aidant, la demande d’un forfait de 12 jours de télétravail annuel peut être formulée auprès de la Direction des ressources humaines.

Cette disposition peut s’accompagner d’une demande d’augmentation du nombre de jours de télétravail habituels dans les conditions prévues à l’article 7.

Ce forfait peut être utilisé de manière continue ou fractionnée et permet de déroger à l’obligation de présence sur site de deux jours minimum.

A titre illustratif, une personne cumulant la formule de trois jours de télétravail habituels et le forfait exceptionnel, peut télétravailler 5 jours par semaine pendant 6 semaines ou 4 jours par semaine pendant 12 semaines.

Ce forfait de 12 jours de télétravail est ouvert aux salariés non-télétravailleurs en situation de proches aidants. Les demandeurs doivent cependant être en mesure de télétravailler dans le cadre de leurs activités habituelles le moment venu pour en bénéficier.

Ce forfait de 12 jours ouvert aux non-télétravailleurs est formalisé par un écrit. Une attestation d’assurance et une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques devront être fournies.

Le bénéfice de ce dispositif est subordonné à la présentation d’un justificatif d’ordre médical ou autre document administratif attestant la pertinence de l’octroi de jours de télétravail supplémentaires.

A titre exceptionnel, le bénéfice du forfait peut être renouvelé une fois sur demande.

11.4 Organisation du télétravail dans des circonstances exceptionnelles

En cas d’épisode de pollution au sens de l’article L.223-1 du code de l’environnement, entraînant des restrictions de circulation, les jours de télétravail pourront être modifiés ou étendus pour les sites concernés. Cette disposition peut également s’appliquer en cas d’épisode climatique exceptionnel (forte chaleur, neige, verglas).

En application de l’article L1222-11 du code du travail, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure.

11.5 Autres circonstances exceptionnelles empêchant le télétravail

Le collaborateur peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher de manière temporaire de travailler à distance et qui ne sont pas imputables à l’employeur.

Si l’incident se révèle impossible à résoudre ou d’une durée telle que le télétravail en est perturbé, le salarié prend ses dispositions pour réintégrer sans délai son site habituel de travail.

En cas d’impossibilité pour le salarié de réintégrer son poste de travail au lieu habituel le jour même, celui-ci devra poser un jour de congé ou assimilé lors de son retour en organisme. Il devra être présent sur site le lendemain si l’impossibilité de télétravailler demeure.

Le temps de retour sur site n’est pas considéré comme du temps de travail effectif.

11.6 Instauration de « périodes rouges » liées aux nécessités de service

Pour certaines activités particulières, qui ne peuvent être effectuées que sur le site d’affectation, des périodes de suspension du télétravail dites « périodes rouges » peuvent être instaurées afin d’assurer le bon fonctionnement du service concerné et la continuité des missions de service public de l’Urssaf Ile de France.

Sauf circonstances exceptionnelles, ces périodes sont définies à l’année.

11.7 Suspension temporaire et exceptionnelle du télétravail à l’initiative du salarié

En cas de situation exceptionnelle, le salarié peut demander la suspension temporaire du télétravail.

Cette suspension lui est notifiée par écrit par la Direction des ressources humaines. Le salarié retrouve alors ses conditions de travail antérieures sur site.

La reprise du télétravail est subordonnée au respect des conditions d’éligibilité.

Article 12. Frais professionnels

Une indemnité forfaitaire journalière est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail dont le montant varie en fonction du nombre de jours télétravaillés dans la semaine.

A la date d’entrée en vigueur du présent accord, cette indemnité forfaitaire est de 2,60 euros par jour télétravaillé réalisé, sous réserve de revalorisation ultérieure dans les conditions définies par le protocole Ucanss relatif au télétravail.

Lorsque le télétravail est organisé en jours fixes sur la semaine, l’indemnité est versée mensuellement sur la base du nombre de jours effectivement télétravaillés dans le mois écoulé et du montant en vigueur.

Lorsque le télétravail est occasionnel et organisé sous forme d’enveloppe de jours à prendre au cours de l’année civile, l’indemnité est versée en une fois au mois de janvier de l’année suivante sur la base du nombre de jours effectivement télétravaillés et du montant en vigueur.

Le montant de l’indemnité est fixé selon les dispositions conventionnelles nationales.

Toute revalorisation ou modification dans les conditions d’attribution de l’indemnité décidée par les partenaires sociaux au niveau national sera appliquée de plein droit par l’Urssaf.

Sur présentation d’une facture, l’Urssaf prend en charge le surcoût éventuel de l’assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.

Article 13. Obligations et droits individuels et collectifs

Le télétravailleur est soumis aux mêmes obligations et bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable, travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment :

• En matière d’accès aux informations relatives à la vie de l’organisme ou syndicales

• De formation

• D’octroi de titres-restaurants

• De droit de grève

L’Urssaf Ile de France s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur à domicile soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

Article 14. Santé au travail

Les parties rappellent que l'ensemble des dispositions relatives à la qualité de vie au travail ainsi qu'à la prévention des risques sont applicables aux salariés en télétravail.

Chaque salarié est susceptible de rencontrer au cours de sa vie des difficultés d'ordre professionnel et/ou personnel. Il est donc important que celui-ci puisse bénéficier au plus tôt d'une écoute et d'un accompagnement.

Les coordonnées utiles sont mises à disposition des salariés et des managers (RH, membres du CSE et de la CSSCT, représentants des organisations syndicales, infirmières, médecins du travail, assistant(e) social(e)...). Les salariés souhaitant entrer dans les dispositifs de l'accord peuvent naturellement prendre conseil auprès de ces différents acteurs.

L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l’organisme en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail.

Les risques spécifiques au travail à distance seront identifiés et feront l’objet d’une inscription dans le DUERP (Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels).

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail depuis le domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident du travail au sens de l’article L411-1 du code de la sécurité sociale. Les dispositions relatives à l’accident de trajet s’appliquent également.

A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident du travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

Le droit à la déconnexion des télétravailleurs est garanti par l’accord relatif à l’égalité professionnelle et à la qualité de vie au travail en vigueur dans l’organisme.

Article 15. Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée, notamment sur les équipements informatiques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les managers chargés d’accompagner des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management hybride distanciel / présentiel.

Article 16. Moyens syndicaux

La mise en œuvre de ce nouvel accord Télétravail appelle une information régulière des salariés concernés, de la part de la Direction mais également de la part des organisations syndicales. Ainsi pendant les 12 mois suivant son entrée en vigueur, et par dérogation à l’article 2.5 de l’accord relatif aux moyens matériels et d’information octroyés à l’exercice des activités syndicales à l’Urssaf Ile de France du 5 juillet 2019, la durée maximale de chaque prise de parole est portée de 15 à 30 minutes. Ce plafond de 30 minutes s’applique y compris lorsqu’une prise de parole est commune à plusieurs organisations syndicales, qu’elles appartiennent ou non à la même confédération.

Article 17. Dispositions diverses

17.1 Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans.

L’entrée en vigueur du présent accord est subordonné à l’agrément prévu par le Code de la sécurité sociale.

Il entrera en vigueur le premier jour du mois qui suit son agrément.

Le présent accord prendra fin de plein droit à l’arrivée de son terme, et cessera de produire tout effet à cette date. Il n’est pas renouvelable par tacite reconduction.

Les parties s’engagent à ouvrir des négociations avant le terme des 3 ans dans un délai suffisant afin d’assurer une continuité du télétravail dans l’organisme.

Dès son entrée en vigueur, le présent accord se substituera à tout accord précédent portant sur les mêmes objets.

17.2 Révision

En cas d’évolution législative ou conventionnelle, ou à la demande d'une ou plusieurs organisations syndicales habilitées par l’article L2261-7 du code du travail à engager la procédure de révision, le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales. La demande devra être adressée par lettre recommandée avec A/R aux intéressés. Les parties conviennent, dans ce cas, de se rencontrer dans un délai d’un mois suivant la date d'envoi afin d'ouvrir des négociations.

17.3 Clause de revoyure et suivi de l’accord

Un bilan annuel des données relatives au télétravail sera présenté au comité social et économique.

En cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour évaluer l’opportunité d’adapter l’accord.

17.4 Information du personnel

Une information est assurée par la direction de l’Urssaf Ile-de-France par le biais des publications internes ou de tout autre moyen approprié. 

17.5 Publicité de l’accord

Une fois agréé, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, et auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Bobigny.

Fait à Montreuil, le 27 Octobre 2021

En 8 exemplaires originaux  

Au siège de l’Urssaf Ile-de-France  

22-24 rue de Lagny  

93100 Montreuil  

   

 

Directeur  

  

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