Accord d'entreprise "Accord Collectif - Made.com" chez MADE.COM DESIGN LTD (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE 

Accord sur l’organisation du temps de travail, les congés payés, la charte informatique

Il a été convenu ce qui suit:

Préambule

Le présent accord n’a pour vocation à s’appliquer que sur le territoire français.

Les parties signataires s’engagent à créer les conditions favorables à son succès, considérant que la réorganisation du travail constitue un véritable projet d’entreprise que devra bien sûr s’approprier l’ensemble de ses acteurs.

Pour les salariés (cadres ou non cadres) dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées, l’organisation du temps de travail s’effectuera par application du système basé sur les conventions de forfait en jours sur l’année.

De plus, la gestion des jours de congés payés fait aussi l’objet d’un rappel des règles applicables et le système des jours de CP supplémentaires pour ancienneté est remis à jour.

Enfin la société souhaite intégrer dans le présent accord les règles relatives à la Charte informatique, compte tenu de l’activité de la société qui implique une utilisation indispensable de ce type d’outils par les salariés de l’entreprise.

Il a ainsi été convenu entre les parties les dispositions suivantes :

ARTICLE 1 : Conditions et les modalités de l’organisation du temps de travail en jours sur l’année

Article 1-1 : Salariés concernés par le système de forfait annuel en jours

Les Agents de Maitrise et Cadres exercent une mission dont l’autonomie dans l’organisation et la détermination de leur temps de travail, constitue une nécessité permettant le fonctionnement optimal de la Société.

(Article L 3121-43 du code du travail : Peuvent conclure une convention de forfait en jours sur l'année, dans la limite de la durée annuelle de travail fixée par l'accord collectif prévu à l'article L. 3121-39 :

1° Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;

2° Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.)

• Les salariés cadres :

Les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de la Société pourront voir leur temps de travail décompté en jours dans le cadre d’une convention de forfait convenue entre les parties.

Aucune condition de classification ou de rémunération n’est requise pour appliquer le forfait jours.

• Les salariés agents de maitrise :

Les salariés (agents de maitrise) dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées, pourront voir leur temps de travail décompté en jours dans le cadre d’une convention de forfait convenue entre les parties.

Aucune condition de classification ou de rémunération n’est requise pour appliquer le forfait jours.

Article 1-2 : Modalités particulières d’organisation de travail à l’année

• Modalités d’application du forfait annuel jours

Pourront donc être conclues avec les cadres relevant de l’article L 3121-43 et s. du Code du Travail, ainsi que les agents de maitrise autonomes, des conventions de forfait en jours.

La période de référence pour l’organisation du temps de travail selon un forfait jours sera l’année civile.

• Le nombre de jours travaillés pour exécuter les missions qui leur sont confiées par la Société au titre d’une année civile est fixé à 216 jours (y compris la journée de solidarité).

Le forfait annuel de 216 jours est établi déduction faite des congés légaux et le cas échéant des congés exceptionnels ou de fractionnement, auxquels les salariés pourraient prétendre, pour une année comprenant un congé annuel complet.

Il est précisé que la durée de travail sera également réduite pour les salariés qui auront acquis des jours de congés supplémentaires pour ancienneté (selon les dispositions de l’article 2-2. du présent accord)

Pour un salarié ayant un droit à congés payés complet (5 semaines), les jours de repos annuels s’établiront de manière fixe, à 12 jours par an. La pose de ces jours sera limitée à 3 jours consécutifs, au maximum.

Les arrêts de travail dûment justifiés pour maladie, accident, maternité, accident de travail ou d’une maladie professionnelle, réduiront au prorata le forfait annuel de jours de travail.

Pour le salarié ayant une activité réduite sur une année civile complète, les parties conviennent d’un forfait annuel inférieur à 216 jours.

Ce salarié bénéficie à due proportion des mêmes droits et avantages que les salariés travaillant à temps complet.

• Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé annuel complet, ou embauchés en cours de période de référence, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux et conventionnels auxquels le salarié peut prétendre.

Jours de repos : prorata selon la méthode suivante : nombre de jours pour une année complète x (nombre de jours calendaires dans année incomplète jours/365 jours), arrondi à l’entier le plus proche.

Le nombre de jours de travail sera calculés en conséquence

Pour le calcul du prorata le cas échéant, le nombre de jour de forfait sera arrondi à la demi-journée la plus proche.

Les absences d’autre nature n’auront pas d’incidence sur le volume du forfait.

La société et le salarié définiront en début de période de référence un calendrier prévisionnel de prise des repos ; à défaut, ils déterminent au fur et à mesure la prise de ces repos.

Les repos, tels que calculés ci-dessus, pourront être pris en journées ou demi-journées.

• Décompte et contrôle des jours travaillés

Le nombre de journées ou demi-journées de travail sera comptabilisé sur un document établi mensuellement au cours de la période de référence par le salarié concerné, et précisant le nombre de journées ou demi-journées de travail, de repos pris, ou toute autre absence à préciser.

Ces documents de comptabilisation du nombre de journées de travail annuelles effectuées seront tenus à la disposition de l’Inspecteur du travail pendant une durée de trois ans.

La Société devra prendre connaissance régulièrement de ce suivi du temps de travail du salarié, pour vérifier notamment sa charge de travail, et s’il ne travaille pas de manière excessive.

Ce document servira de base à l’entretien individuel annuel obligatoire entre le salarié et la Société (entretien mené par le dirigeant ou, à défaut, par toute autre personne titulaire de l’autorité nécessaire).

En tout état de cause, un bilan individuel sera effectué chaque année pour vérifier l'adéquation de la charge de travail du salarié au nombre de jours travaillés, ainsi que l'organisation de son travail dans l'entreprise, l'articulation entre ses activités professionnelles et sa vie personnelle et familiale et le niveau de son salaire.

En outre, sera évoquée l'amplitude des journées d'activité ainsi que la charge de travail du salarié qui doivent demeurer raisonnables et assurer une bonne répartition dans le temps de son travail.

• Report ou rachat des jours de repos

En cas de dépassement du plafond de 216 jours annuels, les jours de repos pourront faire l’objet d’un rachat, tel que prévu par le code du travail : en accord entre la Société et le salarié, celui-ci pourra renoncer à une partie de ses jours de repos.

Le rachat de jours de repos est possible dans la limite de 235 jours travaillés par an (pour un salarié ayant d'un droit intégral à congés payés).

La contrepartie en rémunération sera alors calculée comme suit : les jours ainsi rachetés seront rémunérés à un taux majoré.

Le taux de la majoration applicable à ce temps de travail supplémentaire sera fixé à 10 %.

La renonciation aux jours de repos sera revue tous les ans par écrit, en accord entre les parties : elle ne se présume pas d’une année sur l’autre.

• Limite quotidienne et hebdomadaire / droit à déconnexion

Les salariés au forfait jours ne sont pas soumis aux dispositions du code du travail, définissant des limitations quotidienne et hebdomadaire légales du travail.

En revanche, il leur appartient de respecter les dispositions impératives ayant trait au repos quotidien et au repos hebdomadaire.

Il est à cet égard rappelé que l’organisation du travail permet au salarié de réaliser sa mission dans les conditions suivantes :

• Le salarié bénéficie d’un repos quotidien de 11 heures consécutives

• Le salarié bénéficie de 35 heures consécutives de repos 1 fois dans la semaine (soit 1 jour complet de repos + 11 heures consécutives).

La planification de l’activité doit, si possible, privilégier une organisation dans laquelle le salarié peut réaliser sa mission en ne travaillant que cinq jours par semaine, de façon à octroyer à ce dernier 2 jours de repos hebdomadaire.

Dans le cadre de l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, la sécurité et la santé du salarié et notamment afin de garantir le respect des durées maximales du travail, la Société veillera à rappeler aux salariés que le matériel professionnel mis à sa disposition, tels qu'ordinateur ou téléphone portable, ne doit pas, en principe, être utilisé pendant ses périodes de repos.

En d'autre terme, les salariés sous convention de forfait jours bénéficient d'un droit à la déconnexion pendant les jours fériés non travaillés, les repos hebdomadaires et les congés payés.

• Modalité de la rémunération

La limitation en jours de l’activité annuelle des salariés n’entraîne pas de modification des systèmes de rémunération au moment de l’entrée en vigueur du présent accord.

Pour les conventions de forfait en jour à l’année, les bulletins de salaires feront figurer la mention « forfait jours annuel ».

La rémunération des salariés entrant dans le champ des conventions de forfait jours sera lissée sur la base de la durée de travail annuelle moyenne de référence (elle ne dépendra donc pas des variations du nombre de jours réellement travaillés chaque mois).

Il est précisé que la rémunération sera forfaitaire et fonction du nombre annuel de jours de travail fixée au contrat de travail des salariés, déduction faite de la journée de solidarité.

ARTICLE 2 : Conditions et les modalités de gestion des Congés Payés

Article 2-1 : Salariés concernés par la modification du régime des Congés Payés

L’intégralité de l’effectif de la Société (Employés, Agents de Maitrise, Cadres) seront concernés par les paragraphes ci-dessous.

Article 2-2 : Période d’acquisition des congés payés

La période d’acquisition des congés payés est légalement fixée du 1^er juin N au 31 mai N+1.

Le présent accord modifie cette période d’acquisition des congés payés, qui s’étendra désormais du 1^er avril N au 31 mars N+1.

Ce changement entrera en vigueur dès la prochaine période d’acquisition, à savoir au 1^er avril 2019.

Une note interne sera distribuée afin d’expliquer les changements concrets apportés sur cette première période d’acquisition différente.

Article 2-3 : Modalités particulières de Congés Payés supplémentaires

Les dispositions relatives aux congés payés supplémentaires, autant contractuelles que conventionnelles, seront remplacées par les modalités suivantes :

• Congés payés supplémentaires conventionnels :

Pour rappel, les salariés bénéficient en vertu des dispositions de la convention collective, en plus du congé principal (25 jours ouvrés), de 1 jour ouvré supplémentaire par tranche de 5 ans d'ancienneté, avec un maximum de 4 jours supplémentaires après 20 ans (soit un plafond de 29 jours ouvrés).

Les jours supplémentaires s’apprécient en fonction de l'ancienneté acquise à la date d'ouverture des droits à congé.

A compter de l’entrée en vigueur du présent accord, toutes les mentions concernant les congés payés dans le contrat de travail des salariés sont désormais nulles et non avenues.

• Congés supplémentaires internes

Il est prévu pour chaque année d’emploi, un droit a congés augmenté d’un jour par an, jusqu’à un plafond de 30 jours ouvrés, selon l’ancienneté des salariés :

• Année 1 : 25 jours

• Année 2 : 26 jours

• Année 3 : 27 jours

• Année 4 : 28 jours

• Année 5 : 29 jours

• Année 6 : 30 jours (plafond)

Ces dispositions conventionnelles continueront de s’appliquer comme précédemment.

Les congés supplémentaires internes ont donc pour vocation de remplacer les congés payés supplémentaires conventionnels.

Article 2-4 : Gestion des prises de jours de congés

• Règles générales

Sauf cas particuliers, il est rappelé les règles suivantes concernant les demandes de congés par les salariés :

• Les salariés devront faire part de leur souhait concernant leurs dates de congés dans le respect des règles internes dans l’entreprise

• C’est l’employeur, en concertation avec les représentants du personnel, qui fixera l’ordre des départs en congés payés, selon les règles légales en la matière

• 10 jours ouvrés consécutifs doivent impérativement être posés chaque année, entre le 1^er avril et le 31 décembre

• Les 10 autres jours ouvrés de congé principal pourront être pris en plusieurs fois, dans cette même période

• La 5° semaine de congés payés sera à poser à compter du 1^er janvier.

• Période du congés principal et fractionnement

Afin de faciliter une prise de congés payés la plus souple possible pour les salariés, il a été convenu d’étendre la période de prise du congé principal (à savoir les 4 premières semaines de congés payés).

Légalement fixée à la période comprise entre le 1^er mai et le 31 octobre, la période sera désormais entre le 1^er avril et le 31 décembre de chaque année.

En cas de fractionnement du congé principal à l’initiative du salarié (c’est-à-dire une partie du congé principal qui serait demandé après le 31 décembre par le salarié), il est expressément convenu que les salariés renoncent automatiquement à leur droit à des jours de congés payés supplémentaires.

Cette renonciation ne s’appliquerait pas si le fractionnement du congé principal était décidé par l’employeur.

• Prise de congés par anticipation

En application de la loi travail du 8 août 2016, il est précisé que les congés payés pourront être pris dès leur acquisition et aussi par anticipation (dans la limite des jours qui seront acquis au terme de l’année de référence), afin de garantir aux salariés un droit à repos de 5 semaines dans l’année.

Ce principe de congés pris dès leur acquisition et par anticipation s’applique également à tout nouvel embauché dans la société.

En revanche, un salarié sortant qui aurait posé plus de jours de congés qu’il n’en a acquis, s’engage à accepter la régularisation intégrale de son compteur sur le bulletin de solde de tout compte ; ce bulletin pouvant de ce fait éventuellement faire apparaître un net à devoir à la société.

Article 2-5 : Congés exceptionnels pour évènements familiaux

Le tableau ci-dessous est réalisé afin de tenir compte des changements légaux concernant les congés exceptionnels pour évènements familiaux, mais aussi du souhait de la Société de faire bénéficier aux salariés de congés supplémentaires.

Evènement	Nombre de jours
Mariage et PACS	4 jours
Mariage d’un enfant	1 jour
Naissance ou adoption	3 jours
Décès famille directe (parent, enfant, conjoint, concubin, pacs, frère ou sœur)	5 jours
Décès beaux-parents	3 jours
Handicap d’un enfant	2 jours
Déménagement	1 jour

ARTICLE 3 : Charte Informatique

Article 3-1 : Le champ d’application de la Charte

La présente charte s'applique à tout utilisateur du Système d'Information et de communication de MADE.COM pour l’exercice de ses activités professionnelles. L’utilisation à titre privé de ces outils est tolérée, mais doit être raisonnable et ne pas perturber le bon fonctionnement du service.

La charte est diffusée à l’ensemble des utilisateurs par note de service et dans l’accord d’entreprise. Elle est systématiquement remise à tout nouvel arrivant. Des actions de communication internes sont organisées régulièrement afin d’informer les utilisateurs des pratiques recommandées.

Quelques définitions :

• On désignera sous le terme « utilisateur » toute personne autorisée à accéder aux outils informatiques et aux moyens de communication de MADE.COM et à les utiliser : employés, stagiaires, intérimaires, personnels de sociétés prestataires, visiteurs occasionnels....

• Les termes "outils informatiques et de communication" recouvrent tous les équipements informatiques, de télécommunications et de reprographie de MADE.COM.

Article 3-2 : Les règles d’utilisation du système d’information de MADE.COM

Chaque utilisateur accède aux outils informatiques nécessaires à l’exercice de son activité professionnelle dans les conditions définies par MADE.COM.

• Les modalités d’intervention du service de l’informatique interne

Le service de l’informatique interne de la commission assure le bon fonctionnement et la sécurité des réseaux, des moyens informatiques et de communication de MADE.COM. Les agents/personnels de ce service disposent d’outils techniques afin de procéder aux investigations et au contrôle de l’utilisation des systèmes informatiques mis en place.

Ils ont accès à l’ensemble des données techniques mais s’engagent à respecter les règles de confidentialité applicables aux contenus des documents.

Ils sont assujettis au devoir de réserve et sont tenus de préserver la confidentialité des données qu’ils sont amenés à connaître dans le cadre de leurs fonctions.

• L’authentification

L'accès aux ressources informatiques repose sur l’utilisation d'un nom de compte ("login" ou identifiant) fourni à l'utilisateur lors de son arrivée à/chez MADE.COM. Un mot de passe est associé à cet identifiant de connexion.

Les moyens d’authentification sont personnels et confidentiels.

Actuellement, le mot de passe doit être composé de 8 caractères minimum combinant chiffres, lettres et caractères spéciaux. Il ne doit comporter ni le nom, prénom ni l’identifiant d’ouverture de la session de travail. Il doit être renouvelé régulièrement.

• Les règles de sécurité

Tout utilisateur s’engage à respecter les règles de sécurité suivantes :

• Signaler au service informatique interne de MADE.COM toute violation ou tentative de violation suspectée de son compte réseau et de manière générale tout dysfonctionnement.

• Ne jamais confier son identifiant/mot de passe.

• Ne jamais demander son identifiant/mot de passe à un collègue ou à un collaborateur.

• Ne pas masquer sa véritable identité.

• Ne pas usurper l'identité d'autrui.

• Ne pas modifier les paramétrages du poste de travail, ni installer de logiciels sans autorisation.

• Ne pas copier, modifier, détruire les logiciels propriétés de MADE.COM.

• Verrouiller son ordinateur dès qu’il quitte son poste de travail.

• Ne pas accéder, tenter d'accéder, supprimer ou modifier des informations qui ne lui appartiennent pas.

• Toute copie de données sur un support externe est soumise à l’accord du supérieur hiérarchique et doit respecter les règles définies par MADE.COM.

En outre, il convient de rappeler que les visiteurs ne peuvent avoir accès au Système d'Information de MADE.COM sans l'accord préalable du service informatique interne.

Les intervenants extérieurs doivent s'engager à faire respecter la présente charte par leurs propres salariés et éventuelles entreprises sous-traitantes. Dès lors, les contrats signés entre MADE.COM et tout tiers ayant accès aux données, aux programmes informatiques ou autres moyens, doivent comporter une clause rappelant cette obligation.

Article 3-3 : Les moyens informatiques

• Configuration du poste de travail

MADE.COM met à disposition de chaque utilisateur un poste de travail doté des outils informatiques nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions. L’utilisateur ne doit pas :

• Modifier ces équipements et leur fonctionnement, leur paramétrage, ainsi que leur configuration physique ou logicielle.

• Connecter ou déconnecter du réseau les outils informatiques et de communications sans y avoir été autorisé par l’équipe informatique interne.

• Supprimer, détruire ou modifier des systèmes, programmes ou informations existants (sauf si autorisé par les autorités compétentes)

• Déplacer l’équipement informatique (sauf s’il s’agit d’un « équipement nomade »)

• Nuire au fonctionnement des outils informatiques et de communications.

Toute installation de logiciels supplémentaires (logiciels de consultation de fichiers multimédia) est subordonnée à l’accord du service informatique interne.

• Equipements nomades et procédures spécifiques aux matériels de prêt.

• Equipements nomades

On entend par « équipements nomades » tous les moyens techniques mobiles (ordinateur portable, imprimante portable, téléphones mobiles ou smartphones, CD ROM, clé USB etc...).

Quand cela est techniquement possible, ils doivent faire l’objet d’une sécurisation particulière, au regard de la sensibilité des documents qu’ils peuvent stocker, notamment par chiffrement.

L’utilisation de smartphones pour relever automatiquement la messagerie électronique comporte des risques particuliers pour la confidentialité des messages, notamment en cas de perte ou de vol de ces équipements.

Quand ces appareils ne sont pas utilisés pendant quelques minutes, ils doivent donc être verrouillés par un moyen adapté de manière à prévenir tout accès non autorisé aux données qu’ils contiennent.

• Procédures spécifiques aux matériels de prêt

L’utilisateur doit renseigner et signer un registre, tenu par le service informatique interne, actant la remise de l’équipement nomade ou encore la mise à disposition d’un matériel spécifique pour la tenue d’une réunion (vidéoprojecteur). Il en assure la garde et la responsabilité et doit informer [nom du service ou de la direction compétente] en cas d’incident (perte, vol, dégradation) afin qu’il soit procédé aux démarches telles que la déclaration de vol ou de plainte. Il est garant de la sécurité des équipements qui lui sont remis et ne doit pas contourner la politique de sécurité mise en place sur ces mêmes équipements. Le retour du matériel est consigné dans le registre.

• Internet

Les utilisateurs peuvent consulter les sites internet présentant un lien direct et nécessaire avec l'activité professionnelle, de quelque nature qu’ils soient.

Toutefois, une utilisation ponctuelle et raisonnable, pour un motif personnel, des sites internet dont le contenu n'est pas contraire à la loi, l'ordre public, et ne met pas en cause l'intérêt et la réputation de l’institution, est admise.

• Messagerie électronique

• Conditions d’utilisation

La messagerie mise à disposition des utilisateurs est destinée à un usage professionnel. L'utilisation de la messagerie à des fins personnelles est tolérée si elle n'affecte pas le travail de l'agent ni la sécurité du réseau informatique de MADE.COM.

Tout message qui comportera la mention expresse ou manifeste de son caractère personnel bénéficiera du droit au respect de la vie privée et du secret des correspondances. A défaut, le message est présumé professionnel.

MADE.COM s’interdit d’accéder aux dossiers et aux messages identifiés comme « personnel » dans l’objet de la messagerie de l’agent.

L’utilisation de la messagerie électronique doit se conformer aux règles d’usage définies par le service informatique interne, et validées par [nom du service ou de la direction compétent] :

- volumétrie de la messagerie,

- taille maximale de l’envoi et de la réception d’un message,

- nombre limité de destinataires simultanés lors de l’envoi d’un message,

- gestion de l’archivage de la messagerie.

Le transfert de messages, ainsi que leurs pièces jointes, à caractère professionnel sur des messageries personnelles est soumis aux mêmes règles que les copies de données sur supports externes.

Les agents peuvent consulter leur messagerie à distance, à l’aide d’un navigateur (webmail). Les fichiers qui seraient copiés sur l’ordinateur utilisé par l’agent dans ce cadre doivent être effacés dès que possible de l’ordinateur utilisé.

• Consultation de la messagerie

En cas d'absence d'un agent et afin de ne pas interrompre le fonctionnement du service, le service informatique interne de MADE.COM peut, ponctuellement transmettre au supérieur hiérarchique un message électronique à caractère exclusivement professionnel et identifié comme tel par son objet et/ou son expéditeur (cf conditions d’utilisation).

Le supérieur hiérarchique n'a pas accès aux autres messages de l'agent. L’agent concerné est informé dès que possible de la liste des messages qui ont été transférés.

En cas d’absence prolongée d’un agent (longue maladie), le chef de service peut demander au service informatique, après accord de son directeur, le transfert des messages reçus.

• Courriel non sollicité

MADE.COM dispose d'un outil permettant de lutter contre la propagation des messages non désirés (spam). Aussi, afin de ne pas accentuer davantage l'encombrement du réseau lié à ce phénomène, les utilisateurs sont invités à limiter leur consentement explicite préalable à recevoir un message de type commercial, newsletter, abonnements ou autres, et de ne s'abonner qu'à un nombre limité de listes de diffusion notamment si elles ne relèvent pas du cadre strictement professionnel.

• Téléphone

MADE.COM met à disposition des utilisateurs, pour l’exercice de leur activité professionnelle, des téléphones fixes et mobiles. L’utilisation du téléphone à titre privé est admise à condition qu’elle demeure raisonnable.

Des restrictions d’utilisation par les agents des téléphones fixes sont mises en place en tenant compte de leurs missions. A titre d’exemple, certains postes sont limités aux appels nationaux, d’autres peuvent passer des appels internationaux.

MADE.COM s’interdit de mettre en œuvre un suivi individuel de l’utilisation des services de télécommunications. Seules des statistiques globales sont réalisées sur l’ensemble des appels entrants et sortants. Elle vérifie que les consommations n’excèdent pas les limites des contrats passés avec les opérateurs.

MADE.COM s’interdit d’accéder à l’intégralité des numéros appelés via l’autocommutateur mis en place et via les téléphones mobiles. Toutefois, en cas d’utilisation manifestement anormale, le service informatique, sur demande [nom de la personne compétente. Ex : DAF, DRH, DG…], se réserve le droit d’accéder aux numéros complets des relevés individuels.

• L’utilisation des outils informatiques par les représentants du personnel

Les représentants du personnel au CSE utilisent, dans le cadre de leur mandat, les outils informatiques qui leur sont attribués pour l’exercice de leur activité professionnelle.

Article 3-4 : L’administration du système d’information

Afin de surveiller le fonctionnement et de garantir la sécurité du système d’information de la Commission, différents dispositifs sont mis en place.

• Les systèmes automatiques de filtrage

A titre préventif, des systèmes automatiques de filtrage permettant de diminuer les flux d'information pour la MADE.COM et d'assurer la sécurité et la confidentialité des données sont mis en œuvre. Il s’agit notamment du filtrage des sites Internet, de l’élimination des courriels non sollicités, du blocage de certains protocoles (peer to peer, messagerie instantanée...).

• Les systèmes automatiques de traçabilité

Le service informatique de la MADE.COM opère sans avertissement les investigations nécessaires à la résolution de dysfonctionnements du système d'information ou de l'une de ses composantes, qui mettent en péril son fonctionnement ou son intégrité.

Il s’appuie pour ce faire, sur des fichiers de journalisation (fichiers « logs ») qui recensent toutes les connexions et tentatives de connexions au système d'information. Ces fichiers comportent les données suivantes : dates, postes de travail et objet de l’évènement.

Le service informatique est le seul utilisateur de ces informations qui sont effacées à l’expiration d’un délai de trois mois.

• Gestion du poste de travail

A des fins de maintenance informatique, le service informatique interne de MADE.COM peut accéder à distance à l'ensemble des postes de travail. Cette intervention s'effectue avec l'autorisation expresse de l'utilisateur.

Dans le cadre de mises à jour et évolutions du système d’information, et lorsqu’aucun utilisateur n’est connecté sur son poste de travail, le service informatique peut être amené à intervenir sur l’environnement technique des postes de travail. Il s’interdit d’accéder aux contenus.

Article 3-5 : Procédure applicable lors du départ de l’utilisation

Lors de son départ, l’utilisateur doit restituer à la Direction les matériels mis à sa disposition.

Il doit préalablement effacer ses fichiers et données privées. Toute copie de documents professionnels doit être autorisée par le chef de service.

Les comptes et les données personnelles de l’utilisateur sont, en tout état de cause, supprimés dans un délai maximum d’un mois après son départ.

Article 3-6 : Responsabilités - Sanctions

Le manquement aux règles et mesures de sécurité et de confidentialité définies par la présente charte est susceptible d’engager la responsabilité de l’utilisateur et d’entraîner des sanctions à son encontre.

Des sanctions en interne peuvent être prononcées, elles consistent :

• dans un premier temps, en un rappel à l’ordre émanant du service informatique interne, après avis du directeur de [fonction de la personne compétente], en cas de non-respect des règles énoncées par la charte ;

• dans un second temps, et en cas de renouvellement, après avis [fonction de la personne compétente] et du supérieur hiérarchique de l’agent, en des sanctions disciplinaires adoptées après saisine du comité consultatif paritaire restreint.

Le non-respect des lois et textes applicables en matière de sécurité des systèmes d’information (cf. liste des textes en annexe) est susceptible de sanctions pénales prévues par la loi.

ARTICLE 4 : Formalisme et dépôts

Article 4-1 : Durée de l’accord et date d’application

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il est applicable à compter du 1er jour du mois civil suivant sa date de dépôt à la direction du travail, et il se substitue à tout autre usage ou pratique à compter du 1^er janvier 2019.

Concernant la mise en place des forfaits jours, il est expressément convenu que, par exception pour 2018 qui sera la première année de mise en place du présent accord, la période de référence ne pourra pas être sur l’année civile complète et sera donc inférieure à 12 mois consécutifs.

Il sera ainsi calculé un prorata de la durée de travail sur la première période de référence, selon la date de dépôt à la DIRECCTE et la date d’entrée en vigueur de l’accord.

Article 4-2 : Révision

Le présent accord pourra faire l'objet de révision par l'employeur et les signataires du présent accord, conformément aux dispositions légales.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d'une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires. Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de 3 mois à partir de l'envoi de cette lettre, les parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision.

Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant.

En outre, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai de 3 mois après la publication de ces textes, afin d'adapter lesdites dispositions.

Article 4-3 : Dépôts

Le texte de l'accord, dûment signé, est déposé en version PDF sur support électronique, à la DIRECCTE, à l'initiative de la direction, dans les 15 jours suivant sa signature (plateforme https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures).

Le Directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle dispose d'un délai de quatre mois à compter du dépôt de l'accord pour demander le retrait ou la modification des dispositions contraires aux lois et règlements.

Le texte de l'accord fait l'objet d'une diffusion auprès de tous les salariés de l'entreprise et de tout nouvel embauché. La publicité des avenants au présent accord obéit aux mêmes dispositions que celles réglementant la publicité de l'accord lui-même. Il sera également remis en un exemplaire au greffe du conseil de prud’hommes.

Fait à Paris, le 19/12/2018

Pour la société MADE.COM Les membres élus du CSE