ACCORD sur LE TRAVAIL A DISTANCE

ENTRE :

CYCLIFE, SAS enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 808 537 856, dont le siège social est situé Tour PB6 - 20 Place de la Défense – PARIS LA DEFENSE - 92 800 PUTEAUX et représenté par XXXX agissant en qualité de Directrice Générale, dûment habilitée,

D’une part,

ET

• XXXX, élue titulaire du CSE de Cyclife, SAS

D’autre part,

Le présent accord a pour objet de fixer les modalités de travail à distance.

PREAMBULE

La crise sanitaire et le confinement généralisé qui s’en est suivi ont imposé une généralisation du télétravail partout où il était possible.

Pour autant, si la crise a permis de démontrer que le télétravail fonctionne, s’il est incontestable que le télétravail peut être une partie de la réponse à l’allongement des temps de transport, à la recherche d’un meilleur équilibre vie personnelle / vie professionnelle, le travail à distance ne peut être envisagé comme une solution exclusive. Le télétravail peut en effet entraîner des pertes de repère, un sentiment d’isolement pour les salariés, voire même favoriser une forme de détachement de l’entreprise. Le déconfinement et le retour des équipes sur le lieu de travail ont confirmé que l’entreprise est un collectif que la distance peut altérer.

Si la crise que nous avons traversée a permis de démontrer les atouts incontestables du télétravail, elle a certainement modifié le rapport des salariés et des managers à cette forme d’organisation de nos activités. Mais cela a aussi mis en avant les risques liés à cette modalité de travail qui éloigne nécessairement les salariés du collectif. Il est donc indispensable qu’un équilibre soit trouvé pour éviter les pertes de repères, lutter contre l’isolement, permettre d’accueillir et transmettre nos valeurs aux nouveaux arrivants dans un contexte de transformation et d’ambitions réaffirmées.

Les parties signataires de cet accord ont souhaité proposer un accord pour ancrer le télétravail dans nos modes d’organisation et permettre la mise en place d’un dispositif qui permettra à l’entreprise et aux salariés d’aborder ce sujet sous un angle plus global et plus ambitieux qui doit interroger nos manières de travailler et également de manager dans ce nouveau contexte.

A ce titre, les parties partagent les principes suivant concernant le télétravail :

• Le télétravail est une modalité d’organisation vectrice de performance et d’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

• Chaque collectif définit son organisation et l’adapte de manière agile pour atteindre le niveau de performance visé dans le respect des principes de l’accord

• Les règles de télétravail applicables à chaque collectif sont définies sur la base des besoins du collectif, des souhaits des collaborateurs et des objectifs de performance dans le respect des principes de l’accord

A cet effet, les parties conviennent de la nécessité :

• de faire évoluer les façons de collaborer et de manager.

• de repenser l’équilibre à trouver entre « travail en présentiel » et « travail à distance », la qualité de vie au travail et la performance des salariés, par un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle, en limitant les déplacements entre le domicile et le lieu de travail

• d’intégrer le gain sur les émissions carbone par la réduction du nombre de trajets domicile-lieu de travail.

• de penser de manière renforcée la question de l’ergonomie et des problématiques de santé sécurité.

• d’adapter si besoin l’aménagement des bureaux pour le travail en présentiel

Les parties sont convaincues que le télétravail permet également de renforcer nos pratiques de travail à distance, ce qui constitue un atout en raison de nos organisations et des implantations de CYCLIFE en France et à l’international.

Les parties affirment enfin que le recours au télétravail est fondé sur le respect et la confiance mutuelle dans les relations manager/salarié ou entre salariés. Le télétravail permet également de développer la responsabilisation des salariés dans leur capacité à mettre en œuvre des modalités adaptées de gestion et d’organisation de leur activité.

OBJET DE L’ACCORD

Le télétravail est une modalité d’organisation du travail à part entière, individuelle et collective, fondée sur une relation de confiance entre le manager et les salariés concernés et qui doit préserver un lien fort entre les salariés télétravailleurs et leur équipe de travail qu’elle soit habituelle ou constituée à l’occasion d’un projet.

Conformément à l’article L1222-9 du code du travail, le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Les 3 caractéristiques principales du télétravail sont :

• La localisation du collaborateur hors des locaux de son employeur ;

• Le caractère volontaire de ce mode de travail. Par conséquent, aucun salarié ne peut être contraint d’accepter cette formule, ni ne peut l’imposer à la direction ;

• L’utilisation des technologies de l’information et de la communication.

PERIMETRE DU TELETRAVAIL

1. Critères généraux d’éligibilité

1.1 Critères d’éligibilité liés au salarié (e) et à l’emploi

Les critères retenus pour déterminer les salarié(e)s pouvant être en télétravail sont les suivants :

• Occuper un emploi permettant le travail à distance, en tenant compte de certaines contraintes notamment de réalisation de certaines missions ou des contraintes informatiques (logiciels non accessibles à distance…). L’éligibilité du poste au télétravail dépend principalement de la tâche à réaliser et de l’organisation du service.

Autrement dit, si le salarié occupe un emploi qui n’est pas compatible avec le travail à distance et qui nécessite une présence sur site du salarié, il ne sera pas éligible au télétravail.

• Être salarié(e) en CDD ou CDI à temps plein ou temps partiel, et ce dès lors que le nombre de jours de présence requis en présentiel est respecté

• Disposer d’une ancienneté dans l’entreprise de six mois minimum ou lorsque la période d’essai est renouvelée, à l’issue de la période d’essai renouvellement compris.

• A l’occasion d’un changement de poste, dans l’hypothèse où le nouveau poste est éligible, il conviendra de vérifier au cas par cas si l’accès au télétravail est possible immédiatement.

• Être en capacité d’organiser soi-même son activité en télétravail ; en effet le télétravail repose sur une relation de confiance et de respect réciproques entre le télétravailleur et son manager. Le télétravailleur doit savoir définir ses priorités et s’organiser pour réaliser ses activités et atteindre les objectifs/jalons fixés par son manager.

• Savoir utiliser les outils informatiques, les logiciels associés à son activité, les outils numériques collaboratifs et suivre les formations ou informations afférentes qui sont ou seront proposées

Une attention particulière sera portée aux demandes effectuées sur avis médical par :

• Les salariés reconnus travailleurs handicapés,

• Les femmes enceintes.

• Les salariés proches aidant.

1.2 Critères liés au lieu de télétravail

Par principe, le travail à distance est exécuté au domicile du salarié.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle sous la responsabilité pleine et entière du salarié en travail à distance.

A titre occasionnel, le travail à distance pourra être exercé sur un autre lieu que le domicile. Le salarié en informera son manager.

Les parties rappellent que le fait de travailler dans de bonnes conditions constitue un critère important de réussite du télétravail.

Pour que le domicile soit éligible à une pratique de télétravail, le salarié s’assurera de :

• disposer d’un espace de travail dédié et d’un mobilier adapté à ce mode d’organisation du travail,

• disposer d’un abonnement internet et d’une connexion permettant l’utilisation optimale des outils informatiques et en particulier des applications, systèmes de téléphonie et accès aux réseaux partagés,

• d’assurer la confidentialité des données traitées

• de se déplacer si ce déplacement est rendu nécessaire à l’activité (ex : rencontre d’un tiers/ dépôt de documents...).

et devra également :

• justifier d’une assurance couvrant le télétravail à domicile,

• s’assurer de la conformité électrique de l’installation.

2. MODALITES D’ACCES AU TELETRAVAIL

Les parties ont souhaité construire un dispositif d’organisation du travail simple et flexible, en lien avec les attentes des salariés et des managers.

1. Principes régissant le recours au télétravail

Le recours au télétravail doit :

• Reposer sur un accord de confiance entre le/la salarié(e) et son management,

• Être basé sur un principe de volontariat,

• Présenter des possibilités de suspension ou de réversibilité

• S’intégrer dans le fonctionnement de l’équipe de travail.

Les parties rappellent que le/la salarié(e) en télétravail bénéficie des mêmes dispositions, droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise, notamment pour le suivi de son activité, l’évaluation des résultats, la rémunération, l’évolution professionnelle, la formation, le temps de travail.

Les parties conviennent également :

• de la nécessité de respecter la vie privée du/de la salarié(e) en fixant des plages horaires durant lesquelles le/la salarié(e) en télétravail peut être contacté(e) ;

• de la nécessité de respecter les règles relatives à la protection des données personnelles et de l’entreprise ;

• de la nécessité de permettre aux salarié(e)s de concilier vie privée et vie professionnelle en garantissant un droit à la déconnexion.

2. Conditions de passage au télétravail

Le collaborateur qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit, préalablement à son premier jour de télétravail :

• Informer son manager par tout moyen

• Obtenir l’accord de son manager par tout moyen

• Fournir tous les documents nécessaires au passage en télétravail : notamment, le formulaire d’adhésion au télétravail proposé en annexe 1 du présent accord, une attestation assurance multirisque habitation, une attestation sur l’honneur de la conformité des installations électriques

3. Réversibilité

Le/La salarié(e) pourra demander d’arrêter cette forme de travail en respectant un délai de prévenance de 7 jours calendaires, à compter de la réception de la demande du salarié. Cette demande adressée à son manager et au service RH est faite au moyen du formulaire présent en annexe 2 adressé par tous moyens donnant date certaine.

De même, l’entreprise se réserve le droit, au moyen du formulaire présent en annexe 3 de mettre fin à l’activité en télétravail dans le cas où la façon de travailler du/de la salarié(e) s’avèrerait en inadéquation avec les principes et critères requis pour le télétravail et énoncés dans le présent accord, en respectant un délai de prévenance d’un mois calendaire. L’envoi du formulaire sera précédé d’un échange entre le manager et le salarié.

3. MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL

1. Répartition de l’activité entre présence sur site et télétravail régulier

La crise sanitaire et la généralisation du télétravail ont mis en exergue l’importance du collectif du travail.

A cet effet, les parties conviennent de la nécessité de retenir comme principe un temps de présence minimal sur site, dans l’objectif de préserver le lien social.

Chaque salarié devra exercer son activité à minima 3 jours par semaine sur son lieu de travail de référence. Cette présence sur le lieu de travail de référence est nécessaire pour préserver le collectif de travail.

Par ailleurs, pour permettre aux membres d’une équipe de se réunir (réunions d’équipe, échanges informels…), un jour sera exclu du dispositif télétravail. Chaque manager d’équipe déterminera ce jour après concertation avec son équipe.

Le nombre de jours télétravaillables peut donc être de 2 par semaine au maximum, dans la limite :

• de 3 jours de présence hebdomadaire

• et en respectant le jour exclu du dispositif.

Le télétravail est ouvert aux salariés en temps partiel, dans le respect du nombre minimal de 3 jours de présence sur site hebdomadaire.

Par dérogation, lorsque sur une semaine donnée la présence minimale de 3 jours par semaine sur site n’est pas possible en raison des caractéristiques du métier (par exemple déplacements professionnels…), les collaborateurs pourront néanmoins conserver le bénéfice d’une journée de télétravail par semaine après avis du manager.

Le télétravail devra être mis en œuvre par journée entière ou par demi-journée de travail.

Le salarié définit, en lien avec son manager et en fonction des besoins du collectif, les modalités de travail à domicile, soit sur la base de jours fixes, soit sur la base de jours variables :

- S’il s’agit de jours fixes - Les salariés et leur manager déterminent conjointement les journées télétravaillées lors du passage en télétravail, en respectant les règles évoquées ci-dessus (a minima 3 jours sur site, dont un jour commun à tous les salariés d’un même collectif). Ils pourront exceptionnellement modifier leur journée de télétravail, sous réserve de l’accord du manager, en respectant un délai de prévenance de 3 jours calendaires. Les jours télétravaillés seront à saisir dans le SIRH (à date l’application EURECIA)

• S’il s’agit de jours variables - Les salariés devront préalablement à chaque jour de télétravail mobilisé déterminer les jours télétravaillés conjointement avec leur manager chaque mois/semaine et saisir le(s) jour(s) dans le SIRH.

Par exception des dérogations à ces principes pourront ponctuellement être accordés par le manager après examen de la situation individuelle du salarié.

Afin de préserver une souplesse d’organisation il pourra être demandé au salarié en télétravail de revenir sur site un jour télétravaillé avec un délai de prévenance de 5 jours ouvrés. Cette demande doit être occasionnelle et être justifiée par l’activité du collectif.

2. Télétravail occasionnel

Certains salariés peuvent opter pour du télétravail occasionnel, donc un télétravail non régulier comme défini au point 1 ci-dessus.

Dans cette hypothèse le salarié télétravailleur devra préalablement à chaque jour de télétravail mobilisé demander l’accord de son manager en saisissant ce jour de télétravail dans l’outil SIRH. Il devra respecter un délai de prévenance de 5 jours ouvrés pour effectuer sa demande. Le responsable hiérarchique devra donner une réponse d’acceptation ou de refus sous un délai de 2 jours ouvrés.

3. Suspension temporaire du télétravail

Si les nécessités de service l’imposent, le management peut exclure temporairement une équipe du bénéfice du télétravail avec un délai de prévenance de 5 jours ouvrés.

Certaines exclusions peuvent être prévisibles. C’est le cas par exemple pour certains postes au sein des équipes finances durant les périodes de clôture des comptes.

A l’inverse, certaines exclusions peuvent ne pas être prévisibles (réponse à appel d’offre, pic d’activité…).

Il reviendra au responsable hiérarchique le soin de déterminer la durée de la suspension et d’en informer ses équipes. En tout état de cause cette suspension ne pourra excéder un mois.

4. Régulation de la charge de travail

Le passage du salarié en télétravail n’entraîne pas de modification à la hausse comme à la baisse de la charge de travail du salarié.

Lors de l’entretien annuel d’évaluation, il sera procédé à une analyse de la charge de travail et sur la base du constat qui aura été dressé, les mesures nécessaires pour pouvoir adapter temps de travail et charge de travail.

Le/la salarié(e) et le manager pourront également, au cours de l’année, si la situation l’exige, exercer d’autres points sur la question afin de réguler la charge de travail.

Les parties conviennent de la nécessité de sensibiliser au droit à la déconnexion, aux rites et rythmes des réunions comme indiqué au chapitre 5.

5. Durée du travail

La durée du travail du/de la salarié(e) en télétravail n’est pas modifiée.

Le/La salarié(e) exerce son activité dans le cadre de l’organisation du temps de travail telle que décrite dans son contrat de travail et dans l’accord relatif au temps de travail en vigueur. 

Ainsi, lorsqu’il/elle est amené(e) à télétravailler, le/la salarié(e) exerce son activité :

• Pour les ETAM et cadres intégrés, du lundi au vendredi : dans le respect des horaires de l’entreprise

• Pour les cadres autonomes, selon les modalités d’organisation de son activité dans le respect des durées légales minimales de repos quotidiens et hebdomadaires, étant rappelé que les cadres au forfait ne sont pas soumis à des horaires précis mais qu’ils doivent cependant respecter certaines contraintes professionnelles, rites et rythmes nécessaires au fonctionnement du collectif telles que la participation à des réunions de travail, formations, séminaires.

Les jours où l’activité du/de la salarié(e) est exercée en télétravail, il/elle peut être contacté(e), par téléphone et messagerie électronique.

Les parties conviennent de la nécessité pour le télétravailleur d’être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise. Le/La salarié(e) s’engage également à être joignable via les logiciels/applications de messagerie et messageries instantanées mis à sa disposition par l’entreprise

Une pause déjeuner devra être respectée dans les mêmes conditions que dans le lieu de travail habituel.

6. Equipement

L’entreprise met à la disposition du salarié :

• un ordinateur PC portable,

• Un casque micro

• une solution de téléphonie via l’ordinateur PC portable mis à sa disposition ou via un téléphone portable d’ores et déjà mis à disposition dans le cadre normal de son activité hors télétravail,

• Des applications et accès à distance nécessaires pour accomplir ses missions.

Chaque salarié(e) aura un accès à distance à la Hotline informatique au même titre que s’il/elle était sur son lieu de travail habituel.

7. Indemnisation forfaitaire

Afin de compenser les dépenses liées à la réalisation du travail à distance, une indemnité forfaitaire de 100€/an est versée annuellement (au mois de juin de l’année N+1) aux salariés ayant télétravaillé au moins 42 jours au cours de l’année N (juin N à juin N+1)

Pour déterminer si un salarié a télétravaillé 42 jours sur la période, c’est le dispositif du SIRH qui fera foi. Le télétravailleur devra donc avoir saisi dans l’outil SIRH l’ensemble des jours télétravaillés, tel que c’est prévu à l’article V. 1 du présent accord, pour pouvoir bénéficier de cette indemnisation.

Pour l’année 2021, compte tenu de la date d’entrée en vigueur de l’accord, les parties conviennent que l’indemnité sera versée aux salariés ayant télétravaillé au moins 31,5 jours entre le 1^er octobre 2021 et le 30 juin 2022. La prime de 100€ sera calculée au prorata du nombre de jours.

Confidentialité et protection des données

Le/La collaborateur/trice en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatiques et de confidentialité.

Ainsi, il/elle devra s’assurer de l’intégrité et de la confidentialité des informations et des données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support (papier ou électronique).

L’entreprise fournira le mode opératoire de l’application stormshield sur les postes et dispensera une formation de sensibilisation à la cyber-sécurité.

Santé, sécurité et assurance

Les dispositions légales et conventionnelles, ainsi que les règles internes de l’entreprise relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux collaborateurs en télétravail.

Si un/une collaborateur/trice est victime d’un accident à son domicile pendant les jours de télétravail, il/elle devra informer son manager et les Ressources Humaines dans les mêmes délais que lorsqu’il/elle effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Conformément aux dispositions légales, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident de travail.

4. Les circonstances exceptionnelles

En cas de circonstance exceptionnelle (pic de pollution, circonstance météorologique, pandémie…), les salarié(e)s occupant un poste éligible pourront télétravailler selon des modalités différentes qui seront précisées par l’entreprise.

Cette organisation ne pourra être mise en œuvre qu’en cas d’information préalable diffusée par l’entreprise à tous les salariés.

Accompagnement d’une nouvelle organisation du travail

1. Droit à la déconnexion

Afin de permettre aux salariés de concilier vie privée et vie professionnelle, il est reconnu un droit à la déconnexion pendant les congés, le week-end et entre 19h et 8h les jours de semaine.

Les parties réaffirment l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à la disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle de ses collaborateurs.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du collaborateur de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail.

Les outils numériques visés sont :

• Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires,

• Les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messageries électroniques, logiciels, connexion wifi, internet/intranet…

La direction veille à appliquer les bonnes pratiques permettant de rendre effectif le droit à la déconnexion des salariés et d’encourager les managers à adapter les rites et rythmes de réunion ainsi que l’usage du mail, à ce titre une charte du bon usage du mail est proposé en annexe 4.

2. Ergonomie du poste de travail en télétravail

Il est rappelé l’importance d’une bonne ergonomie du poste de travail notamment pour limiter les troubles musculosquelettiques. Tout salarié s’engage ainsi à dédier un espace à l’exercice du télétravail, calme, confortable, à suivre les sensibilisations à la prévention des risques musculo-squelettiques.

Pour assurer le confort des salariés, l’entreprise remboursera tous les 2 ans  sur présentation de notes de frais et dans un plafond de 180 € l’achat d’un deuxième écran, d’un fauteuil ergonomique, d’un clavier, d’une souris.

3. Adaptation des conditions de travail au bureau à la mise en place du télétravail

La mise en place du télétravail conduit à réorganiser en profondeur les organisations des collectifs, et à réduire les présences simultanées sur site.

Dans ce contexte, l’entreprise pourra être amenée à aménager le fonctionnement en présentiel, en développant des fonctionnements de type « flex office », dans lesquels chaque salarié n’a plus un poste de travail qui lui est affecté, mais s’installe à un des postes de travail de l’entreprise, en fonction de ses activités de la journée ou des autres salariés avec lesquels il est amené à travailler sur un projet commun.

DISPOSITIONS FINALES

Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an. Il cessera de produire effet le 28 septembre 2022.

Dépôt légal et publicité de l’accord

Conformément à l’article L2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à l’ensemble des organisations syndicales représentatives à l’issue de la procédure de signature. Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Le présent accord est déposé par la direction auprès de la DIRECCTE des Hauts de Seine (Nanterre) et au conseil de prud’hommes de Nanterre dans les conditions prévues à l’article D2231-2 du code du travail.

Fait à La Défense, le 27 septembre 2021

En deux exemplaires originaux

Pour la Direction

XXXXX

XXXX, élue du CSE

Annexe 1 : Courrier d’adhésion de passage en télétravail – Formalisation du passage au télétravail, à recueillir auprès de chaque salarié volontaire pour exercer du télétravail.

Je, soussigné(e) ……………………… (Nom, Prénom), souhaite exercer mon activité en télétravail selon les modalités en vigueur au sein de l’entreprise [Nom de l’entreprise] (à ce jour, Accord télétravail du ….. (date)).

*En cas de jours fixes* Comme convenu avec mon manager, mes jours de télétravail sont : XXX et XX.

Vous trouverez ci-joint, les pièces demandées, à savoir :

Assurance multirisque habitation couvrant la pratique du télétravail,

Attestation sur l’honneur de conformité d’installation électrique.

Je m’engage à avoir pris connaissance des dispositions en vigueur.

Fait à :

Le :

Signature :

Annexe 2 : Courrier de réversibilité du télétravail du salarié – Formalisation de la fin du télétravail.

Je, soussigné(e) ………………… (Nom, Prénom), souhaite mettre fin à la pratique du télétravail pour l’exercice de mes missions.

J’ai pris connaissance des stipulations de l’accord télétravail en date du au délai de prévenance de 7 jours, au terme duquel ma demande prendra effet.

Fait à :

Le :

Signature :

******

Annexe 3 : Courrier de réversibilité du télétravail de l’employeur – Formalisation de la fin du télétravail.

Nous vous informons que nous souhaitons mettre fin à la pratique du télétravail dans le cadre de vos fonctions.

Cette décision est motivée par les raisons suivantes :

*Développer les raisons*

Conformément aux dispositions en vigueur dans l’entreprise, cette décision sera effective après l’expiration du délai de prévenance d’un mois calendaire.

Annexe 4 : charte du bon usage du mail

CHARTE DU BON USAGE DU MAIL

Quelques questions à se poser avant d’envoyer un mail

1– Gérer au mieux l’envoi de ses mails

1.1. Interrogez vous sur la pertinence d’un mail.

Avant d’envoyer un mail, demandez-vous si le mail est le meilleur outil pour faire passer votre message au regard notamment des autres outils de communication (ex : téléphone, Teams, face à face) :

- Face à face : pour les explications techniques, les informations sensibles, les échanges de point de vue.

- Réunion : pour le lancement d’un projet, ou un groupe de travail.

- Téléphone : pour les urgences, relances et interrogations.

- Mails : pour informer plusieurs destinataires, pour acter de décisions ou pour effectuer des demandes.

1.2. Interrogez vous sur le contenu de vos mails.

- Indiquez de manière explicite l’objet du message, pour éviter au destinataire de perdre du temps dans le

traitement du mail et éviter qu’il réponde à une autre question.

- Identifiez vous et laisser vos coordonnées à la fin du message pour que votre destinataire puisse vous joindre facilement

- Limitez les pièces jointes et veillez à leur compatibilité avec les logiciels mis à disposition par

l’entreprise, favorisez les outils collaboratifs

- Précisez la date de réponse souhaitée et ménagez le temps nécessaire à l’élaboration de celle-ci.

1.3. Interrogez vous sur les destinataires

- Ciblez de façon précise le ou les destinataires principaux et limitez en le nombre. Souvent, plus il y a de destinataires, moins ils se sentent concernés.

- Utilisez avec modération la fonction « copie ».

- Limiter les copies envoyées aux personnes en vacances pour ne pas surcharger leurs messageries.

1.4. Interrogez vous sur le bon moment d’envoi de vos mails

- Evitez l’envoi en dehors des horaires de travail pour ne pas induire chez votre destinataire culpabilité ou urgence à devoir répondre. Préférez la fonction « option de remise » pour le remettre aux heures ouvrables ou précisez que le mail n’appelle de réponse urgente.

2 – Gérer au mieux la réception et la réponse

2.1. Essayez de limiter le nombre d’interruptions

- Désactivez les alertes sonores et visuelles d’arrivée d’un nouveau message

- Tentez de vous réservez des plages horaires par demi-journée pour consulter vos mails

2.2. Préparez votre réponse

- Lorsque cela est possible laissez-vous le temps de la réflexion pour répondre

- Lorsque vous avez un doute sur une réponse, ou en cas d’échange conflictuel, partagez avec vos collègues avant d’envoyer votre mail

- Lorsque la liste de diffusion du mail est très large, interrogez vous sur cette liste avant de répliquer (ex : participation à une réunion ou lorsque votre réponse ne concerne qu’un point du dossier et donc uniquement certains interlocuteurs).

3- Organiser vos périodes d’absence : Activez l’indicateur d’absence (si absence de plus de 2

jours) et indiquez quelle personne contacter durant cette période.