Accord d'entreprise "ACCORD SUR L'EGALITE PROFESSIONNELLE ET LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL" chez CITYA BELUGA (Siège)

Accord sur l’égalité professionnelle entre les femmes

et les hommes et la qualité de vie au travail

CITYA SERVICES PARTAGES

Le présent accord a été conclu :

ENTRE

La Société : CITYA BELUGA

IDENTIFICATION DE LA PERSONNE MORALE :

Immatriculation au RCS, numéro : 808 912 950 R.C.S. Tours

Forme Sociale : Société à responsabilité limitée (Société à associé unique)

Capital Social : 186.210 Euros

Siège social : 8, 10, 12 Rue Du Docteur Herpin 37000 Tours

RENSEIGNEMENTS RELATIFS A L'ACTIVITE ET A L'ETABLISSEMENT SECONDAIRE :

Adresse de l'établissement : 33-43 Avenue Georges Pompidou 31130 Balma

Nom commercial : CITYA SERVICES PARTAGES

représentée par …………

agissant en qualité de Président.

Ci-après dénommée « l'Entreprise »

D’UNE PART,

ET

L’organisation syndicale représentative, représentée par sa déléguée syndicale :

- CFTC représentée par ………….,

D’AUTRE PART,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

*****

Préambule

La Direction et les représentants du personnel de la Société, attachés au respect de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, ont sans cesse œuvré dans ce sens afin de garantir l’effectivité de ce principe dans l’entreprise.

A ce titre, les parties signataires profitent du présent accord pour marquer une nouvelle fois leur attachement à ce principe et plus largement au principe général figurant à l’article L. 1132-1 du Code du travail prohibant toute forme de discrimination.

Conformément aux dispositions du Code du travail, la Direction a décidé d’engager, à l’occasion de la négociation obligatoire portant sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, et la qualité de vie au travail, la négociation du présent accord.

Les parties se sont rencontrées au cours d’une réunion qui s’est tenue le 17/06/2021.

Afin de préparer les réunions de négociations, la Direction a remis les documents suivants :

• L’index égalité Hommes/Femmes

• Le support NAO concernant les rémunérations.

Au terme de ces négociations, les parties, qui ont pris en compte l'objectif de promouvoir l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail, sont convenues des dispositions suivantes.

Enfin, les Parties rappellent que les sociétés CITYA BELUGA (ex BELVIA IMMOBILIER) et BELVIA GARANTIES qui constituaient l’UES BELVIA, sont sorties de cette UES en raison de la cession par la Société CITYA BELUGA des titres qu’elle détenait de la Société BELVIA GARANTIES à la société ARCHE.

Les Parties s’accordent sur le fait que le présent accord se substitue au précédent accord qui était applicable au sein de l’UES BELVIA et qui avait le même objet.

Dans une volonté de globalisation des sujets et de cohérence, il est convenu que le présent accord se substitue, en tous points, à la charte d’engagement sur la non-discrimination et l’égalité professionnelle ainsi qu’à la charte sur le droit à la déconnexion qui avaient été établies au sein de l’UES BELVIA.

PARTIE 1. DISPOSITIONS LIMINAIRES

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société.

Article 2 : Durée et effet de l’accord

Le présent accord prend effet le 1er juillet 2021.

Il est conclu pour une durée déterminée de 4 ans et cessera donc de produire effet de plein droit le 30 juin 2025.

Il n’est pas tacitement reconductible.

Article 3 : Organisation de la négociation en matière d’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes et la qualité de vie au travail

Conformément aux dispositions de l’article L2242-10 du Code du Travail, les parties conviennent, dans le cadre du présent article, d’organiser les conditions de la négociation, visée à l’article L2242-1 2°, sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, portant notamment sur les mesures visant à supprimer les écarts de rémunération, et la qualité de vie au travail.

Cette négociation porte sur les thèmes suivants :

• l’égalité professionnelles entre les femmes et les hommes, et notamment les mesures visant à supprimer les écarts de rémunération

• la qualité de vie au travail, thème qui intègre l’articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, les mesures prises en faveur de l’emploi des travailleurs handicapés et l’exercice du droit à la déconnexion.

La périodicité de cette négociation obligatoire est fixée à 4 ans.

Les négociations se déroulent normalement au cours du premier trimestre de l’année concernée et, en vue de ces réunions, les délégués syndicaux disposent de l’ensemble des informations figurant dans la base de données économiques et sociales. Le suivi des engagements souscrits par les parties dans le cadre de cette négociation sera réalisé dans le cadre de la consultation du CSE sur la politique sociale.

PARTIE 2. L’EGALITE PROFESSIONNELLE ENTRE LES FEMMES ET LES HOMMES

Les parties s’engagent par le présent accord à promouvoir et garantir l’égalité professionnelle au sein de l’entreprise. Le présent accord réaffirme ce principe et se fixe des objectifs et des mesures permettant d’atteindre ces objectifs. Tout ce qui ne serait pas prévu par le présent accord sera régi par les textes en vigueur relatifs à l’égalité professionnelle et, s'il y a lieu, par tous les avenants au présent accord qui pourraient être ultérieurement conclus.

Article 1 : Actions préexistantes

L’accord, conclu le 11 décembre 2017 au sein de l’UES BELVIA, avait pour objectif de promouvoir l’égalité professionnelle au sein de l’ensemble des sociétés de l’UES en matière d’accès à l’emploi, d’évolution de carrière, de rémunération, de formation professionnelle ainsi qu’en matière d’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle des salariés.

Article 2 : Actions choisies pour la promotion de l’égalité professionnelle

Les parties signataires ont convenu de mettre en place des actions ayant pour objet de promouvoir l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise, et portant plus spécifiquement sur les 4 domaines d'action suivants :

• Evolution/promotion professionnelle.

• Formation.

• Articulation entre l’activité professionnelle et l’exercice de la vie personnelle et familiale.

• Rémunération effective.

Les mesures suivantes seront mises en place et les objectifs et actions seront accompagnées d’indicateurs chiffrés.

Article 2.1 L’EVOLUTION/PROMOTION PROFESSIONNELLE

• Objectif :

• Assurer l’égalité d’accès à la promotion professionnelle entre les hommes et les femmes.

Action :

Veiller à la cohérence du nombre de promotions hommes/femmes avec leur proportion dans la catégorie professionnelle concernée.

Indicateur :

Appréciation du % de femmes et d’hommes promus d’une année sur l’autre par classification/catégorie professionnelle.

Action :

Sensibiliser les managers sur la nécessité d’assurer l’équité entre les hommes et les femmes en matière d’évolution professionnelle.

Indicateur :

Communication en la matière, par mail aux managers.

Article 2.2 LA FORMATION

• Objectif 

• Assurer les mêmes conditions d’accès à la formation continue entre les hommes et les femmes

Action :

Garantir que les actions de formation au sein d’une même catégorie d’emploi ou professionnelle seront suivies tant par les hommes et les femmes composant cette catégorie professionnelle.

Indicateur :

Nombre de salariés par sexe ayant bénéficié d’une formation au sein de la catégorie professionnelle.

Action :

Fixer pour les hommes et les femmes des conditions d’accès identiques à la formation en prenant en compte les contraintes familiales dans l’organisation des formations. Dans la mesure du possible, il sera veillé à ce que les formations soient réalisées pendant les horaires habituels de travail, les dépassements éventuels ne pouvant aller au-delà de 18 heures.

Indicateur :

Nombre de collaborateurs Femmes et Hommes ayant suivi des formations organisées hors temps de travail.

Article 2.3 ARTICULATION ENTRE ACTIVITE PROFESSIONNELLE ET VIE DE FAMILLE

• Objectif

• Permettre aux collaborateurs de trouver un équilibre entre vie privée et vie professionnelle qui est un facteur d’amélioration de la performance ainsi qu’un facteur de diminution du stress au travail.

Action :

Organiser les réunions pour les salarié(e)s dont le temps de travail est 35 heures hebdomadaires dans la limite de l’horaire collectif et pour les salarié(e)s au forfait jours, les démarrer avant 17H.

Indicateur :

Nombre de réunions organisées pour les salarié(e)s à 35 heures hebdomadaires en dehors des horaires collectifs de travail et pour les salariés au forfait jours, nombre de réunions organisées après 17 heures.

Action :

Dès la déclaration de la grossesse, la salariée pourra solliciter si elle le souhaite, un entretien avec son manager afin de lui présenter les mesures légales et conventionnelles auxquelles elle a droit.

Indicateur :

Nombre d’entretiens demandés par les salariées en état de grossesse déclarée.

Actions :

Proposer un entretien avec le manager avant le retour de congé maternité, d’adoption ou congé parental d’éducation avec le ou la salarié(e) concerné(e) pour préparer son retour sur son poste de travail.

Indicateurs :

Nombre d’entretiens proposés avant le retour du congé maternité, congé d’adoption ou parental.

Article 2.4 LA REMUNERATION

• Objectif :

• Poursuivre les efforts pour garantir l’évolution des rémunérations des hommes et des femmes selon les mêmes critères basés uniquement sur les compétences, l’expérience professionnelle, les performances dans la fonction et la localisation.

Action :

Tenir compte dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire, éventuellement à l’aide d’un budget spécifique des rattrapages d’écarts de rémunération ayant pu être constatés entre les hommes et les femmes, à compétence, expérience et performances égales.

Indicateurs :

Les salaires moyens hommes / femmes par grande catégorie d’emploi après mise en place des mesures spécifiques définies dans le cadre de la NAO.

PARTIE 3 : LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL

La Qualité de vie au travail peut se définir comme « l’existence d’un cercle vertueux entre plusieurs dimensions directement ou indirectement liées à l’activité professionnelle : relations sociales et de travail, environnement physique, organisation du travail, possibilité de réalisation et de développement personnel, conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle. Il est entendu que l’effet global de l’action menée sur chacune de ces dimensions n’est pas le résultat d’une simple addition, mais de l’émergence d’une culture partagée autour du sujet qualité de vie au travail. » (ANACT). C’est dans ce cadre de référence que les parties signataires s’accordent sur les mesures suivantes :

Article 1 Les mesures relatives à l'insertion professionnelle et au maintien dans l'emploi des travailleurs handicapés

Objectif : Permettre aux candidats et aux salariés en situation de handicap d’accéder à tous les postes à pourvoir au sein de l’entreprise.

Actions :

• Garantir l’égalité de traitement des candidatures à chaque étape du processus de recrutement par le respect des mêmes critères de sélection pour tous les candidats (adéquation entre le profil du candidat ou de la candidate au regard de ses compétences, de son expérience professionnelle, de ses qualifications, de ses perspectives d’évolution, de son potentiel et les critères requis pour occuper les emplois proposés).

• Rappeler à tout manager entrant dans un process de recrutement les principes d’égalité de traitement des candidatures (compétences, qualification).

• Procéder aux aménagements nécessaires à l’employabilité des candidats ou salariés reconnus travailleurs handicapés.

Indicateurs :

• Sensibilisation des managers.

• Nombre de demandes d’aménagement faites sur l’espace de travail, et nombre d’aménagements faits.

Article 2 Le respect des dispositions sur le temps de travail

Objectif : Veiller au bon respect des dispositions contenues dans la convention collective nationale de l’immobilier

Actions :

• Veiller au bon respect du repos quotidien (11h) et hebdomadaire (35h).

• Effectuer les entretiens individuels de suivi des forfaits jours.

Indicateur :

• Nombre d’entretiens individuels de suivi des forfaits jours effectués.

Article 3 Favoriser la coopération et la qualité des relations entre les collaborateurs

Les parties reconnaissant l’importance de la qualité des relations interpersonnelles, qui suppose notamment le respect des personnes, la politesse, la bienveillance, dans le cadre d’échanges formels et informels, et conviennent donc de promouvoir un cadre relationnel de qualité au niveau individuel et collectif.

La Direction souhaite maintenir l’esprit de coopération et de convivialité entre les collaborateurs, facteur favorable à l’ambiance de travail et à l’engagement des salariés.

Il est également rappelé que chaque salarié à son niveau est responsable de la qualité de sa relation avec autrui.

La Direction s’engage en conséquence :

- à veiller au respect de bonnes pratiques relationnelles, à tous les niveaux hiérarchiques, par une régulation adaptée des attitudes et comportements professionnels

- à faciliter les moments de convivialité avec la mise à disposition d’espaces de partage (hors période de crise sanitaire).

Article 4 La prise en compte de la pénibilité

Objectif : mettre en œuvre des moyens de prévention pour éviter ou limiter la pénibilité au travail et améliorer les conditions de travail.

Action :

• Mettre à jour chaque année les DUERP en tenant compte des évolutions et des situations rencontrées.

Indicateurs :

• Nombre de DUERP mis à jour.

Article 5 Accompagnement des collaborateurs en difficulté : parent enfant handicapé, accompagnement proche en fin de vie ou souffrant d’une maladie grave

La Direction prend en compte les contraintes particulières des collaborateurs ayant des enfants en situation de handicap ou accompagnant un proche en fin de vie ou souffrant d’une maladie grave.

Elle souhaite que les collaborateurs concernés qui en ont besoin bénéficient de facilités d’aménagement de temps de travail.

Le Code du travail autorise un salarié à « renoncer anonymement et sans contrepartie », avec l’accord de l’employeur, à des jours de repos au bénéfice d’un autre salarié de l’entreprise ayant la charge d’un enfant de moins de vingt ans atteint d’une maladie, d’un handicap ou victime d’un accident rendant indispensable une « présence soutenue » mais également aux salariés parents d’un enfant décédé ou assumant la charge effective et permanente d’une personne décédée à condition que cet enfant ou que cette personne soit âgé de moins de vingt-cinq ans.

Avec l'accord de l'employeur, un salarié peut donner anonymement et sans contrepartie ses jours de repos non pris à un autre salarié proche aidant de personnes en perte d'autonomie ou présentant un handicap.

La Direction s’engage à transmettre une nouvelle communication sur le dispositif aux collaborateurs.

Les Parties souhaitent encadrer les conditions de recueil des dons dans les conditions suivantes :

Les conditions de recueil des dons

Une fois que l’employeur a eu connaissance de l’existence d’un salarié dont la situation lui permet de bénéficier d’un don de jours et après accord du salarié concerné, il en informe les élus du CSE qui gèrent l’information, l’ouverture de la période de recueil de dons et les donateurs, en lien avec l’employeur.

Les modalités du don

Le salarié doit formuler une demande par écrit auprès du service RH, par laquelle il entend renoncer à un certain nombre de jours de repos.

Il doit manifester de manière non équivoque sa volonté de procéder à un tel don.

Le don doit être anonyme, gratuit, volontaire et opéré au profit d’un salarié déterminé.

Les dons doivent être considérés comme définitifs et irrévocables et ne sauraient être réattribués au donateur.
Le nombre de salariés donateurs au bénéfice d’un même salarié est limité à 5.

Le service RH a la possibilité d’accepter ou de refuser le don de jours au regard des conditions et modalités définies. Les élus feront connaître leur décision par écrit dans les meilleurs délais.

Les jours de repos visés par le don

Seuls les jours de congés payés correspondant à la 5^ème semaine, congés ancienneté, les jours non travaillés (JNT) des salariés au forfait jours ou jours de réduction du temps de travail (RTT) peuvent être cédés.

Le nombre de jours donnés par salarié est de 3 jours maximum sur la période de référence des congés payés (1^er Juin N au mai N+1).

Incidence du don sur le salarié donateur

Chaque jour de repos donné correspond nécessairement à des jours de travail supplémentaires pour le salarié donateur, rémunérés et payés à l’échéance normale, sans donner lieu à une éventuelle majoration versée au titre des heures supplémentaires.

Le bénéficiaire

Tout salarié titulaire d’un contrat à durée déterminée ou d’un contrat à durée indéterminée, dont le conjoint, le concubin, le partenaire lié par un PACS, un ascendant, un descendant, un enfant dont il assume la charge au sens de l’article L. 512-1 du code de la sécurité sociale, un collatéral jusqu'au quatrième degré un ascendant, un descendant ou un collatéral jusqu'au quatrième degré de son conjoint, concubin ou partenaire lié par un PACS, une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou avec laquelle il entretient des liens étroits et stables, à qui il vient en aide de manière régulière et fréquente, à titre non professionnel, pour accomplir tout ou partie des actes ou des activités de la vie quotidienne, est atteint d’une maladie, d’un handicap ou victime d’un accident d’une particulière gravité rendant indispensable une présence soutenue et des soins contraignants pourra demander à bénéficier des jours de repos qui auront fait l’objet d’un don.

Le don de jours peut également être consenti au bénéfice d’un salarié titulaire d’un contrat à durée déterminée ou d’un contrat à durée indéterminée, qui assume la charge d'un enfant âgé de moins de 20 ans atteint d'une maladie, d'un handicap ou victime d'un accident d'une particulière gravité rendant indispensables une présence soutenue et des soins contraignants.

Les conditions

Le bénéfice des jours de repos cédés est conditionné à l’existence d’une maladie d’une particulière gravité et une obligation pour lui de recevoir des soins contraignants.

La particulière gravité de la maladie, du handicap, ou de l’accident ainsi que le caractère indispensable d’une présence soutenue et de soins contraignants doivent être justifiés par un certificat du médecin qui suit l’enfant ou le proche au titre de la pathologie en cause.

La communication du certificat médical doit nécessairement se faire antérieurement ou au plus tard à la date du don.

S’agissant du don de jours pour proche aidant, le collaborateur doit par ailleurs joindre à sa demande les documents suivants :

• une déclaration sur l'honneur du lien familial qui l'unit à la personne aidée ou de l'aide apportée à une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou entretien des liens étroits et stables ;

• une déclaration sur l'honneur précisant s'il a déjà eu ou non recours au congé de proche aidant durant sa carrière et le cas échéant, la durée pendant laquelle il a bénéficié d'un tel congé ;

• lorsque la personne aidée est un enfant handicapé à la charge du demandeur, au sens de l’article L 512-1 du code de la sécurité sociale, ou un adulte handicapé, une copie de la décision prise en application de la législation de sécurité sociale ou d’aide sociale subordonnée à la justification d’un taux d’incapacité permanente au moins égal à 80% ;

• lorsque la personne aidée souffre d'une perte d'autonomie, une copie de la décision d'attribution de l'allocation personnalisée d'autonomie au titre d'un classement dans les groupes de la grille nationale mentionnée à l’article L 232-2 du code de l’action sociale et des familles.

Dès réception de ces documents, l’employeur et les élus du CSE enclenchent la mise en œuvre du processus d’information du personnel.

Prise des jours cédés

Le salarié adressera une demande d’absence auprès du service RH en respectant, dans la mesure du possible, un délai de prévenance de 15 jours avant la prise des jours. La prise des jours d’absence se fait soit par journée entière, soit par demi-journée.

Le salarié bénéficiaire de jours cédés conservera le maintien de sa rémunération pendant sa période d’absence et ce quel que soit le montant de la rémunération du salarié donateur.

Cette période est assimilée à du temps de travail effectif pour l’acquisition des congés payés et de tous les droits liés à l’ancienneté.

Article 6 : Droit à la déconnexion

Préambule et affirmation du droit à la déconnexion :

Les Technologies de l’Information et de la Communication (utilisation de la messagerie électronique, ordinateurs portables, smartphones et tablettes) font aujourd'hui partie intégrante de l'environnement de travail et sont indispensables au bon fonctionnement de l'entreprise. Elles doivent se concevoir comme des outils facilitant le travail des salariés, tant au plan individuel que collectif.

La bonne gestion et maîtrise de ces technologies est néanmoins indispensable à la fois en termes d'efficacité opérationnelle, de qualité des relations mais aussi d'équilibre vie privée et vie professionnelle.

Il est donc nécessaire de veiller à ce que les pratiques dans ce domaine soient adaptées à leur objet, respectueuses des personnes et de leur vie privée et ne nuisent ni à la qualité du lien social ni à l'efficacité professionnelle. Le rappel des bonnes pratiques de communication dans l'entreprise a également pour objectif de limiter pour les collaborateurs, la perte de temps, la dépendance au média, la surcharge informationnelle, et le stress éventuel lié à l'utilisation de la messagerie électronique.

Le présent accord prévoit ainsi les mesures applicables afin d'assurer l'effectivité du droit à la déconnexion ainsi que les modalités selon lesquelles ce droit sera garanti.

Un guide des bonnes pratiques de communication précise par ailleurs les règles d’utilisation de la messagerie électronique, pour une gestion et un traitement efficace des e-mails. Il sera communiqué aux salariés.

Article 6.1 DECONNEXION ET AUTRES DEFINITIONS

Il y a lieu d'entendre par :

Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté et de ne pas utiliser ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.

Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d'être joignable à distance à des fins professionnelles.

Le droit à la déconnexion (et de ne pas se connecter aux outils numériques à usage professionnel) peut s'entendre comme le droit pour les salariés d'une entreprise, de ne pas être sollicités, que ce soit par emails, messages ou encore appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de leurs heures habituelles de travail.

Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié et les éventuelles heures supplémentaires. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

Le droit à la déconnexion a pour objectif d'assurer le respect de la vie familiale et privée des salariés, ainsi que d'imposer le respect du repos quotidien tel qu'il est prévu par le Code du travail.

Article 6.2 LES MODALITES D'EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION POUR UN BON USAGE DES OUTILS DE TRAVAIL ET DE COMUNICATION PROFESSIONNELLE ET LA LIMITATION DE LEUR UTILISATION HORS DU TEMPS DE TRAVAIL

Par définition, les outils professionnels et de messagerie électronique sont mis à disposition des salariés à des fins professionnelles. Par principe, les salariés les utilisent uniquement dans le cadre de leur temps de travail. Ainsi, de manière générale, le salarié n'est pas tenu de répondre à ses emails, messages et appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, à moins qu'une urgence particulière ne le justifie et s'il le juge impératif ou nécessaire.

Concernant plus particulièrement l'usage de la messagerie électronique professionnelle, les collaborateurs ne sont pas tenus de prendre connaissance des courriels qui leur sont adressés ou d'y répondre en dehors de leur temps de travail. Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos. Sauf cas exceptionnels liés aux urgences et nécessités de service, un salarié qui reçoit un courriel en dehors de son temps de travail est considéré l'avoir reçu le lendemain matin ou le premier jour ouvré suivant le week-end, le jour férié chômé ou la fin de son congé.

Article 6.3 MESURES VISANT A FAVORISER LA COMMUNICATION DANS L'ENTREPRISE

Le mail est un outil incontournable de communication dans l'entreprise car il permet de :

• multiplier les communications indépendamment du nombre de correspondants et de leur disponibilité immédiate ;

• assurer une traçabilité et un suivi des échanges ;

• gérer la diffusion de l'information, directe ou indirecte (destinataires en copie) ;

• classer, archiver et rechercher les communications réalisées.

Pour pouvoir gérer ses e-mails de manière adaptée et efficace, il est important de rappeler quelques règles de bon sens à adopter au quotidien. En effet, la facilité d'utilisation de l'e-mail en fait l'outil de communication privilégié, au détriment d'autres moyens parfois plus adaptés.

L'optimisation de l'utilisation de l'e-mail consiste ainsi à :

• communiquer de façon pertinente en s'assurant que le contenu de la communication adoptée est bien approprié par rapport aux interlocuteurs qui la recevront ;

• limiter le recours à l'e-mail lorsque d'autres moyens de communication sont plus adaptés.

Afin d'éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :

• Choisir le bon outil pour communiquer : "La messagerie électronique, c'est pas automatique" :

• S'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique au regard des autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier ... : pour les conversations simples ou urgentes, privilégier les échanges directs (appels) et pour partager et discuter sur un support ou document, favoriser les réunions courtes.

• Il est recommandé de privilégier les échanges directs et les contacts téléphoniques par souci de conserver un lien social convivial ainsi que pour traiter des sujets sensibles, complexes et/ ou confidentiels.

• S'interroger sur la pertinence des destinataires du courriel et utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » :

• Cibler de manière précise le destinataire du message, éviter d'envoyer des e-mails à trop de destinataires et ne pas adresser des mails à des personnes non concernées par le sujet traité afin d'éviter l'encombrement inutile de leur messagerie électronique, veiller à ne pas mettre en copie des personnes sans objet avec le mail.

• Penser au temps pris par le destinataire à lire le message et s'assurer de l'adéquation entre le niveau de compréhension du message et son destinataire.

• Actualiser régulièrement les membres des listes de diffusion.

• S'interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels :

• Ne pas abuser des pièces jointes, s'interroger sur la pertinence du (des) fichier(s) à joindre au message.

• Eviter l'envoi de fichiers trop volumineux pour ne pas saturer la boîte de réception du destinataire ou pour éviter que le message soit refusé par le serveur de messagerie.

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel.

• Etre attentif à la clarté et à la concision de ses messages : Objet et titre explicite, message court et clair, contenu synthétique afin que le destinataire ne perde pas de temps dans le traitement du message. Synthétiser les emails longs en introduction ou en conclusion du courriel.

• Utiliser des codes couleur pour indiquer le niveau d'importance et le degré d'urgence d'un message, sans abuser des niveaux prioritaires.

• N'aborder qu'un seul sujet à la fois au sein d'un même message, afin d'éviter que des destinataires ne soient concernés que par une petite partie du message seulement.

Article 6.4 MESURES VISANT A LUTTER CONTRE LA SURCHARGE INFORMATIONNELLE ET LE STRESS LIE A L'UTILISATION DES OUTILS PROFESSIONNELS

• Afin d'éviter le stress lié à l'utilisation des outils numériques professionnels, et tout autre phénomène de surcharge cognitive, il est recommandé à tous les salariés de :

• Penser aux autres outils de communication (face à face, téléphone, courrier) qui permettent de communiquer plus efficacement en termes de temps et de compréhension. Ne pas envoyer un email pour diffuser une information qui pourrait être communiquée oralement et facilement.

• Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception d'un message (cela pouvant induire un stress supplémentaire pour le destinataire) sauf dossier urgent et important permettant d'informer le destinataire de la bonne réception de l'information.

• Eviter les e-mails « ping-pong » (pas plus de 2 allers-retours à partir du même e-mail de départ). En tant que destinataire « en copie », répondre aux emails seulement en cas de vraie valeur ajoutée.

• S'interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;

• Eviter l'envoi précipité de l'email et le relire systématiquement avant envoi. Privilégier les envois différés lors de la rédaction d'un courriel en dehors des horaires de travail.

• Retarder l'envoi d'un e-mail qui ne nécessite pas une réponse immédiate, si le correspondant est absent ou n'est pas en mesure de répondre dans l'immédiat (manque d'informations ...).

• Le cas échéant, préparer les messages en mode brouillon ou hors connexion, pour les envoyer en temps utile.

• Essayer de juger pertinemment de l'utilité d'un e-mail et de son degré d'urgence :

• Ne pas hésiter à indiquer « urgent » si un e-mail nécessite une réponse immédiate afin d'inciter le correspondant à le lire rapidement et le contacter au téléphone si nécessaire pour l'en informer au préalable.

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire. Laisser aux autres le temps de prendre connaissance et/ou de répondre aux messages ou aux appels téléphoniques.

• Se laisser un temps de réflexion raisonnable pour répondre à un message reçu, sauf situation d'urgence avérée nécessitant une réponse immédiate.

• Pour faciliter le traitement des emails reçus et gagner du temps lors de leur traitement :

• Pour retrouver rapidement un e-mail, utiliser un moteur de recherche local pour rechercher des e-mails et organiser des dossiers de classement à arborescence structurée par sujet ou type d'activité.

• Utiliser des marqueurs de suivi pour les e-mails à traiter ou en attente de réponse.

• Utiliser la fonction de la messagerie qui permet de regrouper tous les e-mails d'un même échange, pour faciliter leur suivi.

• Utiliser « le volet de lecture » du logiciel de messagerie afin de visualiser le contenu des e­mails en même temps que la liste des e-mails.

• Réaliser dans la mesure du possible, une action immédiate pour chaque e-mail consulté : le traiter, le supprimer, le marquer pour suivi ou traitement ultérieur, ou déléguer son traitement.

• Désactiver les alertes e-mails pour travailler sur des sujets de fond. Travailler en mode hors connexion ou fermer le logiciel de messagerie pour effectuer un travail long ou difficile.

• Ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique.

• Organiser et se réserver des plages horaires dans l'agenda pour consulter les e-mails et supprimer si nécessaire l'affichage des alertes e-mails pour ne pas être tenté de consulter la messagerie plus fréquemment que nécessaire.

• Se déconnecter en dehors des horaires habituels de travail, pendant le week-end et les périodes de congés et de repos de toute nature.

• Eviter d'envoyer des e-mails le soir ou le weekend pour que les destinataires ne soient plus incités à regarder leurs mails pendant leur temps libre : Respecter « le bien vivre-ensemble». Les salariés seront sensibilisés à la nécessité de diffuser leurs e-mails pendant les plages horaires habituelles de travail et à réserver les exceptions aux vraies urgences.

• En cas d'indisponibilité (congés, maladie, formation ...) et pendant les périodes d'absence, activer le gestionnaire d'absence du bureau et communiquer si possible le nom et les coordonnées d'un autre salarié à qui l'expéditeur peut s'adresser en cas d'urgence, afin qu'il soit informé de la non prise en compte de son mail, et puisse, si nécessaire, s'adresser à un autre interlocuteur identifié.

• De même, transférer sa ligne téléphonique ou prévoir dans sa boite vocale un message informant l'interlocuteur du nom et des coordonnées d'un autre salarié à qui s'adresser en cas d'urgence.

PARTIE 4 : DISPOSITIONS FINALES

Article 1 : Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

Article 2 : Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 8 jours calendaires suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord. Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 3 : Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 3 mois suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique.

Article 4 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'ensemble des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. Néanmoins, les parties signataires pourront, à l’occasion de la dénonciation et à l’unanimité, prévoir un délai de préavis différent. La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 5 : Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Article 6 : Publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues par le code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de TOULOUSE.

Le personnel sera informé du présent accord par voie d’affichage et par tout moyen de communication habituellement en vigueur au sein de l’entreprise.

Fait à Balma, le 29/06/2021, en 5 exemplaires originaux.

Pour l’employeur : Pour les organisations syndicales :

Le Président CFTC :

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