Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LA SOCIETE CARTE NOIRE SAS" chez CARTE NOIRE SAS (Siège)

ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LA SOCIETE CARTE NOIRE SAS

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société :

- CARTE NOIRE SAS, société au capital social de 103 830 406 euros, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 813 978 038 située à Boulogne Billancourt, au 58 avenue Emile Zola.

Représentée par xxxxxxxxxxx agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines Région dûment mandatée pour négocier et conclure au nom et pour le compte de la Société,

D’une part,

ET :

- Les organisations syndicales représentatives :

Pour la CFE-CGC, xxxxxxxxxxx

D’autre part,

Ci-après ensemble « les Parties ».

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

De signer un accord collectif sur la mise en place du vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique des 20 septembre et 4 octobre 2023 ainsi que pour l’ensemble des consultations de salariés qui pourraient avoir lieu au sein de l’Entreprise.

Préambule

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique (Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004), les Parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles et l’ensemble des consultations des salariés de la Société CARTE NOIRE S.A.S., d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord a pour objectifs de :

• Faciliter et sécuriser les démarches relatives au vote électronique des salariés à l’occasion de l’ensemble des consultations des salariés de l’Entreprise et notamment des élections professionnelles ;

• Réduire l'abstention des salariés lors de ce vote et, ainsi, accroître la légitimité des élus ;

• Limiter les votes nuls ;

• Sécuriser et accélérer les opérations de dépouillement et la proclamation des résultats ;

• Participer à une démarche de développement durable en économisant le papier.

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur au sein de la Société CARTE NOIRE SAS, il apparaît que la mise en place d’un système de vote électronique offre, les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du Personnel au Comité Social et Economique ainsi qu’à toute autre consultation des salariés.

Par ailleurs, les partenaires sociaux ayant exprimés leur satisfaction totale de l’organisation des élections précédentes (2019) sous cette modalité, il est convenu de généraliser le système du vote électronique au sein de l’entreprise.

Les partenaires sociaux préconisent de reprendre le même prestataire MAILEVA et les mêmes conditions d’accès à la plateforme de vote qu’à l’occasion du scrutin de 2019, lequel n’avait donné lieu à aucun recours. Ce choix sera confirmé, pour les élections professionnelles, à l’occasion du protocole d’accord pré-électroral après mises en concurrence d’au moins 3 prestataires.

Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur et à une déclaration de principe sur le choix du prestataire, les modalités précises de mise en œuvre du vote électronique feront l’objet, lors des élections professionnelles, d’articles spécifiques du protocole d’accord préélectoral ainsi que d’un cahier des charges à l’attention du prestataire.

L'entreprise et les organisations syndicales reprendront dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Article 1 – Objet et champ d’application

Cet accord a pour objet d’autoriser le vote électronique pour toute consultation de salariés et en particulier pour les élections des membres du Comité Social et Economique de la Société Carte Noire S.A.S en application des articles L 2232-11 et suivants ainsi que L2314-26 et R2314-5 et suivants du Code du travail.

Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du Code du travail ou de la convention collective 5 branches des Industries Alimentaires diverses viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord.

Article 2 - Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’authentification personnelle et sécurisée des électeurs ;

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure ;

• l’intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser ;

• la formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;

• une communication aux salariés, utilisant le vote électronique, d’une notice d’information ;

• la sécurisation du vote au moyen de chiffrement et cryptage ;

• les codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

• la création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;

• l’existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur, certifié, sur la base des dispositions du présent accord.

Pour les élections professionnelles, un cahier des charges, annexé au protocole d’accord pré-électoral, viendra préciser les exigences de l’Entreprise CARTE NOIRE S.A.S. à l’égard du prestataire conformément au droit en vigueur.

Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire devra être en conformité avec le Règlement Général relatif à la Protection des Données Personnelles.

Article 3 - Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour, ainsi que pour le second le cas échéant. A l’occasion des élections professionnelles, les jours et horaires seront précisés au sein du protocole d'accord préélectoral, selon le calendrier convenu avec les organisations syndicales signataires.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Par ailleurs, cette solution garantira aux salariés absents, pendant la période du scrutin, de participer au vote. L’employeur mettra également à disposition, un ordinateur dédié audit vote pendant toute la période du scrutin, au premier comme au second tour, pour toute personne le désirant.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège, garantit la sincérité du scrutin et la possibilité d’un vote blanc.

Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur A4 d'un poids au maximum de 1 Go. Le logo sera communiqué sous un format A10. Le prestataire devra s’assurer que la taille du logo est identique pour toutes les listes.

Article 5 - Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformément à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique de leur dénomination.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 6 - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs au plus tard 48 heures avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

-  par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-  par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera procédé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, au scellement de ce système.

Dans la mesure du possible, une présentation du système de vote, par le prestataire, sera proposé à l’ensemble des salariés en amont du scrutin.

Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse électronique professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

Il devra avoir à sa disposition un document actant de son vote.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes sur son adresse mail professionnelle.

Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés.

L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Un accès sera donné au service RH afin de consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

Article 9 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées par les membres du bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Le président communique les résultats et s’assure de leur publication sur l’intranet de l’Entreprise ainsi que sur les panneaux officiels.

Article 10 – Durée et révision

Le présent accord est applicable à la Société pour les élections des membres du comité social et économique ainsi que pour toute autre consultation de l’ensemble des salariés CARTE NOIRE S.A.S.

Dans un souci d’amélioration continu, il est procédé entre les Parties à un échange formalisé à l’issue de chaque application du présent accord.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.

Fait à Boulogne Billancourt, le 20/07/2023

Pour la Société, Pour les organisations représentatives,

xxxxxxxxxxx, DRH Région xxxxxxx, CFE-CGC