Gestion du fonctionnement

Accord relatif aux modalités numériques de consultation et de négociation

Sommaire

Accord relatif aux modalités numériques de consultation et de négociation 3

PREAMBULE 3

Article 1 : Modalités numériques de réunions du CSE 3

Article 2 : Modalités numériques de négociation 4

Article 2.1 Transmission des convocations et informations 4

Article 2.2 Visioconférence 4

Article 2.3 Modalités de signature 4

Article 2.4 Prise en charge des frais 4

Article 3 : Communication avec les salariés 4

Article 3.1 : Attribution d’une adresse de messagerie 4

Article 3.2 : Conditions des échanges électroniques entre les organisations syndicales/institutions représentatives du personnel et les salariés 5

Article 3.3 : Obligation de confidentialité 5

Article 3.4 : Mise à disposition d’un outil de visioconférence (éventuellement) 5

Article 4 : Durée de l’accord 5

Article 5 : Révision de l’accord 6

Article 6 : Formalités de dépôt et de publicité de l’accord 6

Accord relatif aux modalités numériques de consultation et de négociation

Entre les soussignées

La société SAS EPSO ayant son siège social au 35bis route de Bessières – 31240 L’Union, immatriculée sous le numéro 819 127 119 00033, représentée par Monsieur.

D’une part,

Et les membres du comité social et économique suivants :

D’autre part,

PREAMBULE

Les membres titulaires du CSE ont souhaité conclure un accord collectif réglementant le recours à des modalités numériques de consultation du CSE ou de négociation collective dans l’entreprise.

Cet accord complète l’accord permettant le recours à la visioconférence pour les réunions du CSE.

Les parties ont eu à l’esprit de simplifier le fonctionnement du CSE et la négociation collective d’entreprise et d’en alléger les charges tout en préservant le rôle essentiel des représentants du personnel et du dialogue social.

Il a été décidé ce qui suit :

Article 1 : Modalités numériques de réunions du CSE

Les parties ont décidé éventuellement que les convocations et ordre du jour seront transmis par voie numérique, par email avec accusé de lecture, aux membres titulaires et suppléants du CSE, au représentant syndical ainsi qu’à tous les participants aux réunions, salariés de l’entreprise ou personnes travaillant en son sein.

Les informations seront mises à disposition sur la BDES, ou en cas de consultation spécifique, un email sera envoyé aux participants à la réunion pour les informer que les documents informatifs sont mis à disposition dans la BDES.

La messagerie professionnelle sera utilisée. Cette transmission pourra avoir lieu sur la messagerie personnelle dont l’adresse aura été communiquée à la direction de l’entreprise.

Pour les salariés n’ayant pas dans le cadre de leurs fonctions accès à un ordinateur professionnel, il leur sera adressé un message sur leur téléphone portable professionnel, ou personnel (s’ils en ont communiqué le numéro), les informant qu’ils ont reçu un email relatif à la convocation d’une réunion du CSE, ou de la CSSCT.

Les échanges ayant lieu en dehors des réunions entre le Président du CSE et les membres du CSE, notamment le secrétaire, pourront se faire par emails ou par téléphone.

Article 2 : Modalités numériques de négociation

Article 2.1 Transmission des convocations et informations

Les parties ont décidé que les convocations aux réunions de négociation seront éventuellement transmises par voie numérique, par email avec accusé de lecture, aux participants aux réunions, salariés de l’entreprise ou personnes travaillant en son sein.

Les informations transmises par la Direction feront aussi l’objet d’une transmission numérique et seront mises à disposition dans la BDES pour les négociations obligatoires.

La messagerie professionnelle sera utilisée. Cette transmission pourra avoir lieu sur la messagerie personnelle dont l’adresse aura été communiquée à la direction de l’entreprise, sauf en cas de transmission d’information confidentielle.

Pour les salariés n’ayant pas dans le cadre de leurs fonctions accès à un ordinateur professionnel, il leur sera adressé un message sur leur téléphone portable professionnel, ou personnel (s’ils en ont communiqué le numéro), les informant qu’ils ont reçu un email relatif à la convocation d’une réunion de négociation.

Article 2.2 Modalités de signature

Le projet d’accord, dans sa version définitive, sera transmis à chaque représentant des salariés.

L’accord circulera entre les différents représentants, chaque signataire imprimera le projet d’accord définitif, le signera et le scannera.

Un seul exemplaire PDF regroupera l’ensemble des signatures.

Article 2. 3 Prise en charge des frais

L’employeur s’engage à mettre à la disposition des représentants des salariés les moyens nécessaires pour participer aux réunions de négociation et à la signature des accords.

Article 3 : Communication avec les salariés

Article 3.1 : Attribution d’une adresse de messagerie

Chaque institution représentative du personnel bénéficie d’une adresse email lui permettant de communiquer par courrier électronique, tant en interne qu’en externe.

A titre informatif, cette adresse est à la date de signature du présent accord composée de la façon la suivante : «  cse.epso.toulouse@gmail.com ».

Toutefois, elle est susceptible d’être modifiée à tout moment moyennant un délai de prévenance sans entraîner une obligation de modifier le présent accord.

Article 3.2 : Conditions des échanges électroniques entre les institutions représentatives du personnel et les salariés

Chaque salarié peut adresser un message individuel à l’institution représentative de son choix à partir de sa messagerie électronique professionnelle.

L’institution représentative du personnel répond au salarié de façon individuelle.

Les organisations institutions représentatives du personnel peuvent adresser des messages collectifs à l’ensemble des salariés par le biais de la messagerie électronique.

Les adresses de messagerie électronique ne peuvent être utilisées pour d’autres raisons que la mise à disposition de publications et tracts de nature syndicale et sociale, d’informations et d’échanges avec les salariés.

Chaque salarié peut décider de ne pas recevoir ou de cesser de recevoir les messages ou lettres d’information d’une organisation syndicale ou institution représentative du personnel. Cette dernière sera impérativement tenue de se conformer au souhait du salarié.

Le salarié qui oppose un refus devra informer le secrétaire du CSE par tous moyens écrits.

Chaque organisation syndicale ou institution représentative du personnel doit informer au préalable, par email, les salariés de la possibilité qui lui est donnée d’utiliser leur messagerie professionnelle pour recevoir des informations syndicales ou sociales et de leur droit de choisir de ne pas recevoir ces messages en cliquant sur un lien prévu à cet effet.

Chaque message envoyé par chaque organisation syndicale ou institution représentative du personnel devra contenir clairement en objet la nature syndicale ou sociale de l’email et devra contenir le rappel qu’il est possible au salarié de choisir de ne plus recevoir les informations syndicales ou sociales en cliquant sur le lien de désabonnement.

Chaque message envoyé par chaque organisation syndicale ou institution représentative du personnel devra contenir le message suivant : « Vous disposez du droit de ne plus faire partie de notre liste de diffusion en cliquant ici ».

Article 3.3 : Obligation de confidentialité

L’employeur et toutes les organisations syndicales ou institutions représentatives du personnel sont tenus à une obligation de confidentialité.

La confidentialité des échanges entre les salariés et les organisations syndicales ou institutions représentatives du personnel doit être garantie.

A ce titre, l’employeur ne pourra avoir connaissance des listes de diffusion des organisations syndicales ou institutions représentatives du personnel, du contenu des messages échangés ainsi que de la fréquence des échanges de messages. Aucune mesure, ni recherche ne seront faites en ce sens.

Article 4 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du 21 juillet 2021.

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les dispositions en vigueur.

Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par tout moyen permettant de lui conférer date certaine. La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Les parties devront s’efforcer d’entamer des négociations dans un délai de trois mois à compter de la notification de la dénonciation.

Article 5 : Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 6 : Formalités de dépôt et de publicité de l’accord

En application du décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par Mme, représentant l’employeur.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Toulouse.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.

A défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Le dépôt de l’accord sera accompagné des pièces énoncées à l’article D. 2231-7 du code du travail.

Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction aux membres de la délégation du comité social et économique, dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du code du travail.

Fait en 3 exemplaires originaux

A L’Union Le 13 juillet 2021.

Pour le comité social et économique Pour l’entreprise