Accord d'entreprise "Accord sur le télétravail" chez INSTITUT D'AMENAGEMENT ET D'URBANISME DE LA REGION ILE-DE-FRANCE (Siège)

Accord sur le télétravail

Entre les soussignés :

ASSOCIATION INSTITUT D’AMENAGEMENT ET D’URBANISME DE LA REGION D’ÎLE-DE-FRANCE, Association loi 1901, ayant pour nom d’usage L’Institut Paris Region, sise au 15 rue Falguière à Paris (75015), représentée par XXXXX, en sa qualité de Directeur Général, 

D’une part, ci-après désigné « L’Institut ».

Les organisations syndicales CFDT et CGT représentées par XXXXX, délégué syndical CFDT, et XXXXX, délégué syndical CGT,

D’autre part,

Préambule

Les nouvelles technologies de l’information offrent de nouvelles libertés et des possibilités accrues d’innovation. Le télétravail en fait partie.

Le télétravail peut améliorer les conditions de travail, la productivité et apporter un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Il contribue par ailleurs à la réduction des nuisances sonores, de la pollution de l’air et des émissions de gaz à effets de serre par la suppression de déplacements domicile-travail. C’est dans cet esprit que les parties signataires de cet accord ont convenu de le mettre en place à L’Institut Paris Region.

Le télétravail soulève en même temps des points de vigilance, notamment la préservation du lien social au sein de l’entreprise, l’organisation collective du travail et la santé des salariés. Ces défis doivent être autant de leviers pour construire des solutions encore plus avantageuses aussi bien sur le plan social que sur le plan économique.

Les dispositions du présent accord se substituent à celles de l’accord sur le télétravail signé le 19 juillet 2018.

Article 1 : Cadre du télétravail à L’Institut Paris Region.

Le télétravail est défini à l'article L. 1222-9 du code du travail, modifié par l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017, comme étant : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Les parties conviennent que cet accord doit proposer un dispositif de télétravail flexible, qui s'adapte aux différentes situations de travail qui coexistent dans l'entreprise. Il est basé sur la confiance mutuelle, que ce soit de manière fixe ou flexible, tout en respectant un rythme qui garantisse le fonctionnement optimal de l’entreprise et la préservation des liens sociaux du collectif de travail. Le télétravail permet accessoirement d’assurer un meilleur confort à tous ses salariés qui se présentent à l’entreprise, en leur affectant prioritairement les bureaux en premier jour qui seraient provisoirement inoccupés, cette affectation étant opérée par la direction en accord avec les directeurs et les directrices de départements ou mission.

Des situations individuelles et particulières peuvent faire l’objet d’autres dispositifs que ceux concernés par cet accord, et sont, dans ce cas, traitées par avenant au contrat de travail.

Il n’est pas possible de télétravailler lors d’autorisations d’absence (arrêt de travail, absence pour la garde d’un enfant malade, congés payés…). 

Article 2 : Population éligible

Sont éligibles au télétravail, hors déclenchement de l’article 12 du présent accord, les salariés :

• employés en contrat à durée indéterminée avec au moins 3 mois d’ancienneté ou jusqu’au terme de la période d’essai si cette dernière est toujours en cours lors de l’atteinte des 3 mois d’ancienneté ;

• employés en contrat à durée déterminée depuis au moins 3 mois sans discontinuité ;

• disposant d’une autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché ;

• occupant des activités pouvant être exercées à distance sur une journée entière et dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et avec la configuration de l’équipe ; Ceci exclue les emplois de gardiennage et d’accueil, de services généraux du bâtiment et des stocks, de reprographie.

• travaillant à temps plein ou à temps partiel (avec un temps de travail d’au moins 50 %) disposant d’un équipement de travail adapté (cf. article 9)

Ne peuvent être télétravaillées les activités qui, par nature, requièrent d'être exercées physiquement dans les locaux de l'entreprise, notamment en raison :

• de la nécessité d'une présence physique du salarié ou d'une proximité obligatoire en fonction de la nature du travail ;

• de l'utilisation de logiciels, d'équipements matériels, et/ou techniques spécifiques ;

• de l’accomplissement de travaux portant sur des documents qui ne peuvent être transportés, en raison par exemple de la confidentialité des données qui y sont mentionnées ;

• du tutorat, de l’apprentissage et de la professionnalisation (notamment les contrats en alternance et les stagiaires).

Article 3 : Volume, rythme et modalités de télétravail

Volume et rythme :

Afin de maintenir le lien social avec l'entreprise et sa communauté de travail, le télétravail est limité de sorte que le salarié soit présent dans l'entreprise au moins trois jours par semaine pour un temps plein et deux jours pour un salarié à temps partiel, dès lors qu’il pose au moins une demi-journée de télétravail.

La seule condition est donc :

• Salarié à temps plein : présence de 3 jours par semaine à L’Institut dès qu’au moins une demi-journée de télétravail est posée. Le ou la salarié (e) pourra poser jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine, tous les jours de la semaine sauf le mercredi.

• Salarié à temps partiel de 50 à 90% : présence de 2 jours par semaine à L’Institut dès qu’au moins une demi-journée de télétravail est posée. Le ou la salarié (e) pourra poser jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine en fonction de son temps partiel, tous les jours de la semaine sauf le mercredi.

Les jours de télétravail peuvent être mobilisés par demi-journée, s’ils sont couplés à une demi-journée de temps partiel, RTT ou congé payé lors d’une même journée, sauf le mercredi. Le télétravail est compatible avec des rendez-vous ou des réunions à l’extérieur prévues sur l’agenda électronique.

Au-delà de ce nombre de journées ou demi-journées télétravaillées par semaine et pour des circonstances exceptionnelles liées à ses missions ou à un projet ponctuel, le salarié devra formuler une demande écrite qui devra être validée par son supérieur hiérarchique et transmise à la direction des ressources humaines.

Un manager pourra déterminer en complément une journée chaque semaine ou chaque mois, ainsi qu’une ou plusieurs dates dans l’année non télétravaillables à l’échelle de son département ou de sa mission. Cette règle devra être connue de tous, après notification par courriel auprès de tous les salariés du département.

Une journée de télétravail n’est pas autorisée quand elle fait suite à une absence prolongée du salarié des locaux de L’Institut Paris Region de plus de deux semaines consécutives.

Modalités de mise en œuvre d’un jour de télétravail :

La demande d’un jour de télétravail est faite par le salarié sur l’intranet RH au plus tard 48 heures ouvrées à l’avance et doit être validée par son responsable hiérarchique au plus tard la veille du jour de télétravail.

Une demande d’annulation de demande de télétravail peut être faite par le salarié sur l’Intranet RH au plus tard 24 heures à l’avance. L’annulation n’est effective que si elle est validée par le supérieur hiérarchique.

Ce dernier a la faculté de refuser une demande pour des raisons d'organisation du travail ou de continuité de service. Il devra en effet veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant simultanément du télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement du service, les interactions avec les autres services et avec l'organisation de l'équipe. Dans cette logique, il lui appartient d'apprécier le seuil maximum de salariés en télétravail le même jour.

Article 4 : Lieu du télétravail

Les parties conviennent que le télétravail s’exercera expressément au domicile du salarié déclaré au Département des Ressources Humaines.

Une tolérance est accordée pour l’exercice du télétravail depuis un autre lieu que le domicile habituel, à condition qu’il soit doté d’une liaison internet à haut débit et que le salarié l’ait préalablement déclaré au Département des ressources humaines. Le Direction peut par ailleurs refuser qu’une résidence soit choisie par le salarié si les modalités de retour entre celle-ci et L’Institut met le salarié dans l’impossibilité de rejoindre le site dans des délais raisonnables en cas de nécessité de service.

Cette tolérance exclut tout remboursement par l’Institut d’un quelconque loyer ou d’un quelconque titre de transport entre ce tiers lieu de télétravail et le siège de l’Institut ou le domicile du salarié.

Article 5 : Principe de conventionnement

Les parties conviennent que le télétravail ne peut être mis en œuvre qu'à la demande du salarié et avec l'accord de sa hiérarchie. Une demande initiale devra être formulée par mél par le salarié auprès du responsable hiérarchique, avec copie au Département des Ressources Humaines. Un entretien sera réalisé entre le responsable hiérarchique et le salarié. Le télétravail ne sera validé qu’une fois la convention tripartite signée par toutes les parties (le responsable hiérarchique, le directeur général et le salarié).

Il appartient au responsable hiérarchique d’apprécier le caractère télétravaillable ou non des activités confiées au salarié demandeur. Le responsable hiérarchique qui refuse d'accorder le télétravail à un salarié doit motiver sa réponse par écrit avec copie au Département des Ressources Humaines. En cas de refus, le salarié peut demander un réexamen de sa demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Cette convention comporte également une attestation sur l’honneur du salarié, par laquelle il confirme :

• qu’il exerce le télétravail depuis son domicile à l’adresse qu’il déclarera sur la convention tripartite, ou bien depuis un autre lieu tel que défini à l’article 4,

• qu’il dispose d’un ordinateur et d’une connexion internet haut-débit d’au minimum 1 méga octet par seconde,

• que l’installation électrique de l’espace de télétravail est conforme à la norme électrique en vigueur. L’ordinateur doit être branché sur une prise électrique reliée à la terre et protégée par un interrupteur - ou disjoncteur - différentiel calibré à 30mA,

• qu’il souscrit ou est couvert par une assurance habitation qui ne dispose pas de clause d’exclusion à l’exercice professionnel,

• qu’il accepte de fournir dans le cadre de cette convention un numéro de téléphone par lequel il peut être joint par son employeur.

Cette convention sera validée et signée en deux exemplaires par le salarié, son responsable hiérarchique et le directeur général. Un exemplaire de cette convention sera ensuite remis au Département des Ressources Humaines et l’autre sera remis au salarié.

Article 6 : Réversibilité du télétravail

La convention tripartite prendra fin de plein droit si l’un des signataires constate que l’exercice du travail à distance ne répond pas à ses attentes, en respectant un délai de prévenance d’un mois minimum. Le manager à l’origine d’une telle interruption motivera sa décision par écrit avec copie au Département des Ressources Humaines.

Article 7 : Gestion du temps de travail

Pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s'engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre des horaires de travail en vigueur à L’Institut Paris Region (9h05 à 17h30 les lundis, 8h55 à 17h30 les mardis, mercredis, jeudis et vendredis avec 45 minutes de pause déjeuner), ou dans le cadre de l’aménagement des horaires de travail qui a été validé par la Direction des Ressources Humaines.

Les parties rappellent que le télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, et également sur la faculté pour ce dernier de pouvoir apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.

Le responsable hiérarchique continue à assurer un contact avec le salarié en télétravail et veille à ce que l'organisation des réunions permette la présence physique ou à distance du salarié. Le télétravail ne peut en aucun cas être un frein à la participation à la vie du service et de L’Institut Paris Region.

Le salarié veille également à rester en contact avec son responsable hiérarchique, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l'organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales. Cela suppose notamment qu’il gère son emploi du temps par voie électronique et le rende consultable par le secrétariat et son responsable hiérarchique.

Article 8 : Le droit à la déconnexion

Le télétravail, s’il peut améliorer l’articulation entre vie professionnelle et vie privée, peut aussi créer une confusion entre les deux sphères.

Un accord sur le droit à la déconnexion est négocié concomitamment à ce nouvel accord sur le télétravail, les dispositions à ce sujet sont donc désormais consultables dans l’accord sur le droit à la déconnexion.

Article 9 : Environnement et équipements de travail

Selon le cas :

• Le télétravailleur peut bénéficier du matériel mis à disposition par L’Institut Paris Region. Il pourra demander à bénéficier d’un ordinateur portable, voire d’une station connectée, dans la limite des équipements disponibles au sein du Département des Systèmes d’Information (DSI). Le DSI attribue prioritairement ces équipements lors du renouvellement du matériel informatique. Le salarié pourra aussi disposer d’un ordinateur de bureau s’il le souhaite, dans ce cas il utilisera son matériel informatique personnel lorsqu’il sera en télétravail.

• Le télétravailleur peut utiliser son matériel informatique personnel, une connexion sécurisée aux serveurs de L’Institut Paris Region sera mise en place par le DSI pour tous les salariés en télétravail. En fonction des spécificités des métiers en télétravail, plusieurs solutions techniques seront proposées pour que les communications téléphoniques soient transférées soit sur le téléphone mobile ou fixe du salarié (téléphone personnel ou fourni par L’Institut Paris Region) soit sur le PC. Il est rappelé que l’utilisation d’un ordinateur personnel sur le site de L’Institut Paris Region est prohibée. L’Institut Paris Region ne prend pas en charge les éventuels vols ou casses du matériel personnel du salarié.

Les impressions devront être réalisées sur les photocopieurs mis à disposition à L’Institut Paris Region, le télétravailleur veillera à lancer les impressions dont il aura besoin préalablement à sa journée de télétravail.

Le salarié s'engage également à respecter les procédures et bonnes pratiques d'utilisation du matériel qui est mis à sa disposition, et notamment la charte du bon usage des systèmes d’information de L’Institut Paris Region annexée au règlement intérieur de l'entreprise.

Le salarié en télétravail bénéficiera d'un service d'assistance technique identique à celui fourni aux salariés travaillant en entreprise.

Dans le cas d'une impossibilité temporaire et non programmée de télétravailler le jour dédié (coupure inopinée d'électricité, de téléphone, du réseau informatique, des outils associés, non accessibilité des applications réseaux etc.), le salarié viendra exercer ses fonctions dans les locaux de L’Institut Paris Region, ou sera amené à prendre un jour de congé (congés payés, JRTT, etc.).

Dans le bâtiment de L’Institut Paris Region, les postes de travail rendus disponibles par une situation de télétravail sont automatiquement mis à la disposition pour d’autres utilisateurs, sur simple accord du responsable hiérarchique du télétravailleur.

Article 10 : Acculturation au télétravail des directeurs et des salariés

La direction mettra en place à partir de janvier 2021 des formations à l’attention des managers et des salariés sur le télétravail et l’organisation des tâches dans ces situations.

Le plan de développement des compétences sera complété pour proposer à tous des formations utiles dans le cadre du télétravail.

Article 11 : Protection des données et confidentialité

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur dans l’entreprise. Il est notamment tenu au strict respect de la charte relative à l’usage des TIC, annexée au règlement intérieur de l’entreprise.

Article 12 : Télétravail exceptionnel

Un télétravail exceptionnel pourra être mis en place par la direction générale en cas de force majeure ou lors d’événements exceptionnels de grande ampleur : mouvements de grèves des transports en commun, épisodes neigeux, inondations, menaces d’épidémies, pandémies, épisodes de pollution...

Les modalités pour bénéficier de ces jours de télétravail seront définies par une note diffusée au personnel lors de la survenue d’un de ces événements rendant difficile, voire impossible le travail dans les locaux de L’Institut Paris Region. La mise en place du télétravail exceptionnel pourra, suivant la nature et la temporalité prévisible de l’événement déclencheur, entraîner un télétravail 5 jours sur 5 pour tous les salariés, y compris les stagiaires, sur une période donnée.

Le télétravail exceptionnel mis en place par la direction donne droit à une indemnité forfaitaire de 10 € par mois entier de télétravail destinée à couvrir les frais d’énergie et de communication supportés par le salarié durant la période considérée.

Article 13 : Durée et mise en œuvre de l’accord

L’accord est signé pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du 1^er janvier 2021.

Un suivi régulier sera intégré aux négociations annuelles obligatoires dès septembre 2021.

Article 14 : Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail. La demande de révision, qui pourra intervenir à tout moment, devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires. La demande devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée. L’ensemble des organisations syndicales représentatives dans le champ de l’accord et la direction se réuniront alors dans un délai de 15 jours calendaires à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Article 15 : Publicité et dépôt

Une copie du présent accord sera remise à chaque partie signataire et sera notifiée à chaque organisation syndicale représentative non signataire. Il sera déposé par l’Entreprise à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) et au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes, conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur. Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale.

Fait à Paris, le 15 mars 2021

XXXXX XXXXX XXXXX

Délégué syndical CGT Délégué syndical CFDT Directeur Général