Accord d’Entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique

AXIMA Concept

Accord d’Entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique

AXIMA Concept

Entre les soussignés :

La société AXIMA Concept, SA au capital de 10 772 190€

dont le siège social est situé Tour Voltaire - 1 place des Degrés – 92059 PARIS LA DEFENSE

Immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 854 800 745

Représentée par … agissant en qualité de Président Directeur Général

D’une part

Et :

• Le Syndicat CFDT représenté par :

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Agissant en qualité de Délégués syndicaux d’entreprise,

• Le Syndicat CFTC représenté par :

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Agissant en qualité de Délégués syndicaux d’entreprise,

• Le Syndicat CFE-CGC représenté par

Madame

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Agissant en qualité de Délégués syndicaux d’entreprise,

• Le Syndicat CGT représenté par

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Agissant en qualité de Délégués syndicaux d’entreprise,

D’autre part

Il est convenu ce qui suit étant précisé que les organisations syndicales signataires du présent accord satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du Code du Travail, pour la validité des accords d’entreprise.

Préambule 5

ARTICLE 1 - Champ d’application du présent accord 5

ARTICLE 2 - Principes généraux 6

ARTICLE 3 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 6

ARTICLE 4 - Modalité d’organisation des opérations 6

A. Protocole d’accord préélectoral 6

B. Déclaration CNIL 6

C. Formation au système de vote électronique 7

D. Expertise indépendante 7

E. Cellule d’assistance technique 7

ARTICLE 5 - Déroulement des opérations de vote 8

A. Établissement des listes électorales et transmission 8

B. Lieu et temps du scrutin 8

C. Modalités d’accès au site de vote 8

D. Déroulement du vote 9

E. Programmation du site 9

ARTICLE 6 - Clôture et Résultats 9

A. Clôture 9

B. Décompte et attribution des sièges 9

C. Délais de recours et destruction des données 9

ARTICLE 7 - Sécurité et confidentialité 10

A. Anonymat et confidentialité des suffrages 10

B. Existence et contenu des fichiers 10

C. Le dispositif de secours 10

ARTICLE 8 - Durée et publicité du présent accord 11

Annexe :

• Cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au CSE AXIMA CONCEPT 2018

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

A l’issue de leurs échanges et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique, le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 et du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Outre le fait de faciliter le processus d’organisation des élections professionnelles et de sécuriser les opérations de dépouillement, le scrutin électronique s’inscrit dans le projet d’intégration du numérique dans les pratiques professionnelles et une démarche de développement durable en ce qu’il réduit les consommations de papier.

Les parties signataires rappellent par ailleurs que le présent accord sur la mise en œuvre du vote électronique est distinct du protocole d’accord préélectoral encadrant et organisant les élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique négocié à l’occasion de chaque opération électorale professionnelle.

Enfin, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif de vote par voie électronique à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. Les délégués syndicaux ont participé à une présentation du prestataire extérieur spécialisé et ont obtenu les réponses à l’ensemble des questions posées sur le fonctionnement et la sécurité du dispositif de vote électronique proposé.

Champ d’application du présent accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’AXIMA Concept ayant la qualité d’électeurs à la date des opérations électorales.

Les parties signataires conviennent de la mise en œuvre du vote électronique pour la mise en place et le renouvellement des membres du Comité social et économique.

Principes généraux

Le système retenu par AXIMA Concept doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité, le secret du vote.

Les parties signataires indiquent par ailleurs confier la mise en place de ce dispositif de vote par voie électronique à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux afin de garantir la neutralité dans le traitement des informations exploitées à l’occasion du scrutin.

Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties signataires sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe à l’exception des électeurs qui formaliseraient individuellement et expressément une demande d’envoi d’un kit de vote par correspondance tel que défini dans le protocole d’accord préélectoral.

4. Modalité d’organisation des opérations

   1. Protocole d’accord préélectoral¹

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires, le nombre, la composition des collèges électoraux, et la répartition du personnel et des sièges selon les périmètres électoraux.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Déclaration CNIL²

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donnent lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.

La Direction des Ressources Humaines réalise les formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Formation au système de vote électronique³

Les parties conviennent que les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront préalablement aux opérations électorales d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• De la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• Des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• Du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.⁴

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. ⁵

5. Déroulement des opérations de vote

   6. Établissement des listes électorales et transmission⁶

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité d’AXIMA Concept.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée⁷, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales⁸.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin⁹ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. La Direction établit des supports de communication précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, lesquels sont portés à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, par courrier adressé à son domicile, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex : élection CSE Titulaires puis élection CSE Suppléants). A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Durant la période de vote, l’électeur qui rencontrerait des problèmes techniques peut bénéficier d’une assistance.

Les modalités de vote des électeurs n’ayant pas de possibilité d’accès au système de vote par voie électronique seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

6. Clôture et Résultats

   11. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs¹⁰.

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

7. Sécurité et confidentialité

   14. Anonymat et confidentialité des suffrages¹¹

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Existence et contenu des fichiers¹²

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, collège, établissement de rattachement ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, établissement de rattachement, moyen d’authentification, coordonnées, date de naissance, clé NIR ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, établissement de rattachement ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, délégués syndicaux, représentants de section syndicale et organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, personnes habilitées au sein de la Direction des Ressources Humaines ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, personnes habilitées au sein de la Direction des Ressources Humaines ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, délégués syndicaux, représentants de section syndicale et organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, personnes habilitées au sein de la Direction des Ressources Humaines ;

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, délégués syndicaux, représentants de section syndicale et organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, Direction des Ressources Humaines.

  16. Le dispositif de secours¹³

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Durée et publicité du présent accord

Le présent accord est conclu à durée indéterminée. Le dispositif de vote par voie électronique sera mis en œuvre pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles de 2018.

A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, les parties signataires du présent accord partageront un bilan sur ce mode d’organisation.

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.

Les règles de conclusion de l’accord sont celles énoncées par la loi. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.

La Direction des Ressources Humaines de la société AXIMA Concept notifiera sans délai, par courrier recommandé avec accusé de réception, le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives non signataires, lesquelles pourront dès lors exercer leur droit d’opposition.

Il sera déposé auprès de la DIRECCTE – Unité Territoriale des Hauts de Seine. Ce dépôt interviendra, le cas échéant, à l’issue du délai d’opposition.

Conformément aux dispositions de l’article L 2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale.

En outre, un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.

Un exemplaire en sera remis au Comité d’Entreprise ainsi qu’aux Délégués du personnel.

Il donnera en outre lieu à publication sur le réseau intranet d’AXIMA Concept.

Fait à La Défense, le 26 mars 2018

En 9 exemplaires originaux revêtus de signatures originales,

dont un pour chacune des parties signataires

Pour la société AXIMA Concept

Monsieur, Président Directeur Général

Pour la CFDT

Monsieur (mandaté par la CFDT à pouvoir signer les accords d’entreprise)

Délégué syndical

Pour la CFTC

Monsieur (mandaté par la CFTC à pouvoir signer les accords d’entreprise)

Délégué syndical

Pour la CFE-CGC

Madame Monsieur

Déléguée syndicale Délégué syndical

Monsieur Monsieur

Délégué syndical Délégué syndical

Pour la CGT

Monsieur (mandaté par la CGT à pouvoir signer les accords d’entreprise)

Délégué syndical

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1. Article R 2314-13 du code du travail↩

2. Article R 2314-11 du code du travail↩

3. Article R 2314-12 du code du travail↩

4. Articles R 2314-10 du code du travail↩

5. Article R 2314-15 du code du travail↩

6. Articles 2, 3 et 4 du décret du 25 avril 2007↩

7. Article R 2314-14 du code du travail↩

8. Article 6 du décret du 25 avril 2007↩

9. Article R 2314-8 du code du travail↩

10. Article 7 du décret du 25 avril 2007↩

11. Article R 2314-7 du code du travail et article 2 du décret du 25 avril 2007↩

12. Articles 4 et 5 du décret du 25 avril 2007↩

13. Article 3 du décret du 25 avril 2007↩