ACCORD RELATIF A L’EXERCICE DU DROIT SYNDICAL ET A LA REPRESENTATION DU PERSONNEL AU SEIN D’AXIMA CONCEPT

ACCORD RELATIF A L’EXERCICE DU DROIT SYNDICAL AU SEIN D’AXIMA CONCEPT

Entre les soussignés :

• La société AXIMA Concept, SA au capital de 10 772 190€

dont le siège social est situé Faubourg de l’Arche – 1 Place Samuel Champlain – 92930 PARIS LA DEFENSE

Immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 854 800 745

Représentée par Monsieur agissant en qualité de Président Directeur Général

D’une part

Et :

• Le Syndicat CFDT représenté par

Madame

Madame

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Agissant en qualité de Délégués syndicaux d’entreprise,

• Le Syndicat CFTC représenté par

Madame

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Agissant en qualité de Délégués syndicaux d’entreprise,

• Le Syndicat CFE-CGC représenté par

Madame

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Agissant en qualité de Délégués syndicaux d’entreprise,

• Le Syndicat CGT représenté par

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Monsieur

Agissant en qualité de Délégués syndicaux d’entreprise,

D’autre part

Etant précisé que les organisations syndicales signataires du présent accord satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du Code du Travail, pour la validité des accords d’entreprise.

Préambule 5

1. Objet et champ d’application de l’accord 6

2. Acteurs du droit syndical 6

3. Gestion de carrière – conciliation exercice professionnel et exercice d’un mandat syndical 6

3.1. Entretien de prise de mandat 6

3.2. Entretien de fin de mandat 7

3.3. Entretien professionnel 8

3.4. Formation professionnelle / développement des compétences 8

3.5. Evolution de la rémunération et promotions 9

3.6. Exercice de responsabilités syndicales dans le cadre des instances du Groupe ENGIE ou externes 9

3.7. Remplacement 9

4. Heures de délégation 10

4.1. Crédits d’heures légaux 10

4.2. Crédits d’heures de délégation supplémentaires 10

4.3. Gestion des heures de délégation 10

4.4. Décompte du temps de réunion 11

4.5. Gestion des forfait jours 11

5. Déplacements : modalités de prise en charge des frais 11

5.1. Déplacements dans le cadre de l’utilisation des heures de délégation 11

5.2. Déplacements dans le cadre de réunions sur convocation de la Direction 12

5.3. Déplacements dans le cadre de réunions préparatoires la veille des réunions sur convocation de la Direction 12

6. Temps de trajet 13

6.1. Prise en compte des temps de trajet 13

6.2. Compensation des heures de trajet hors temps de travail qui excèdent la durée habituelle du trajet domicile/lieu de travail 13

7. Moyens matériels 14

7.1. Locaux 14

7.2. Téléphones portables 14

7.3. Ordinateurs portables 15

7.4. Recours aux conférences téléphoniques ou visio-conférences 15

7.5. Budget « communication syndicale » 15

8. Moyens d’information et de communication 16

9. Mise en œuvre et suivi de l’accord 17

10. Durée et entrée en vigueur 17

11. Adhésion et révision 17

12. Formalité de dépôt et de publicité 18

Préambule

Les ordonnances, du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et du 20 décembre 2017 ainsi que la loi de ratification du 29 mars 2018 ont profondément modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique : le Comité Social et économique (CSE).

Ces nouvelles dispositions ont conduit à redéfinir les modalités de mise le place et de fonctionnement des IRP au sein d’AXIMA Concept. En parallèle, le dispositif conventionnel régissant le droit syndical dans les entreprises est adapté.

Dans ce cadre, les parties signataires du présent accord entendent rappeler leur attachement à la liberté d’exercice du droit syndical dans l’entreprise et expriment leur engagement commun d’en assurer le respect.

Les parties signataires conviennent que l’exercice du droit syndical et la conduite d’un dialogue social de qualité nécessitent du temps et des moyens permettant aux acteurs syndicaux de remplir leurs missions auprès des salariés de l’entreprise dans le cadre de règles claires et connues de tous.

Lors des échanges, les dispositions légales relatives au bénéfice d'heures de délégation, à la liberté de circulation dans les établissements durant les heures d’ouverture et dans le respect des règles de sécurité, ainsi que le droit d’expression et de distribution de tracts ont été rappelées.

Les parties signataires indiquent également leur attachement au respect du principe de non-discrimination en raison des activités syndicales ou de l’exercice d’un mandat de représentant du personnel.

Afin de conserver la dynamique et le dialogue engagé et de respecter les champs de compétence de chaque instance de représentation du personnel, les signataires ont souhaité centrer le présent accord principalement sur l’exercice du droit syndical. Il est néanmoins apparu légitime d’étendre certaines dispositions aux représentants du personnel, membres du CSE et/ représentants de proximité au regard des conditions d’exercice de mandat comparables.

Les parties signataires sont toutefois convenues que cet accord ne doit pas être limitatif par rapport à des moyens qui s’avèreraient nécessaires pour des évènements particuliers au sein de l’entreprise et qui feraient l’objet de dispositions expresses.

Objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord, qui se substitue à l’ensemble des dispositions en vigueur préalablement à la date de son entrée en vigueur a pour objet de définir, en complément des dispositions légales, les règles encadrant l’exercice d’un mandat syndical qui s’appliquent au sein de la société AXIMA Concept afin de favoriser le développement du dialogue social.

Acteurs du droit syndical

Les dispositions du présent accord sont applicables aux légaux du droit syndical :

• les délégués syndicaux (DS) et délégués syndicaux supplémentaires. Chaque OS représentative dans l’entreprise peut désigner conformément aux dispositions légales un ou des DS dont le nombre est fixé par le code du travail. Sous réserve de remplir les conditions légales, les OS représentatives peuvent désigner un DS supplémentaire dont les attributions sont identiques à celle d’un DS.

• les représentants syndicaux (RS) au CSE. Chaque OS représentative dans l’entreprise peut désigner conformément aux dispositions légales un RS au sein du CSE.

• les représentants de section syndicale (RSS). Chaque syndicat ayant constitué une section syndicale peut, s’il n’est pas représentatif, désigner un RSS pour le représenter.

Gestion de carrière – conciliation exercice professionnel et exercice d’un mandat syndical

La gestion des carrières des délégués et représentants syndicaux ne saurait pâtir d’une appartenance syndicale. L’appréciation professionnelle doit porter sur la performance dans le poste et les capacités d’adaptation et d’investissement professionnels, et ce indépendamment d’une éventuelle moindre disponibilité, compte tenu de l’exercice du ou des mandat(s) syndical(aux) ou de représentant du personnel.

Les parties soulignent la nécessité de faciliter aux salariés qui le souhaitent, la prise de responsabilités syndicales en cours de carrière. Elles soulignent également la nécessité d’aider ces salariés mandatés à assumer ces responsabilités en conciliant un maintien dans l’activité professionnelle puis à se consacrer à nouveau entièrement à celle-ci.

Un effort doit donc être consenti sur les conditions de passage de l’activité professionnelle à l’activité syndicale et inversement, ainsi que sur la recherche d’un équilibre entre ces deux activités pendant la durée du mandat.

Entretien de prise de mandat

AXIMA Concept tient à s'assurer que la charge de travail liée à la tenue normale du poste est adaptée à l'exercice d'un mandat de délégué ou représentant syndical qui ne peut, en aucun cas, être considéré comme de l'absentéisme ni constituer une entrave à l'exercice de sa profession.

La direction du service concerné organisera, dès la prise de mandat, un entretien entre le responsable hiérarchique et le titulaire d'un ou de plusieurs mandats syndicaux, afin :

• de rechercher les modalités d'organisation du travail permettant l'exercice de la mission de représentation ;

• d’adapter son activité professionnelle et de s’assurer de l’adéquation des objectifs professionnels eu égard au temps consacré à l’exercice du ou des mandats syndicaux. Cette adaptation ne devra pas réduire l’intérêt du travail.

• de garantir la conciliation des temps de vie professionnelle, d’exercice syndical et vie personnelle.

Pour le déroulement de cet échange, une trame d’entretien est mise à disposition des managers et délégués ou représentants syndicaux (cf annexe 1 du présent accord).

La Direction des Ressources Humaines du Pôle pourra, à la demande du délégué ou représentant syndical, participer à cet entretien.

Les délégués et représentants syndicaux dont le mandat est en cours à la date d’entrée en vigueur du présent accord bénéficieront, à leur demande, d’un entretien dans les conditions du présent article.

Compte tenu du renouvellement du schéma des instances représentatives du personnel et de l’élection des membres du CSE fin 2018, les parties conviennent d’étendre ce dispositif d’entretien de début de mandat à l’ensemble des membres du CSE qui en feraient la demande à l’occasion de l’entrée en vigueur de cet accord.

Entretien de fin de mandat

Les parties partagent que les principaux motifs de fin de mandat d’un délégué ou représentant syndical traité par le présent article sont :

• le renouvellement des institutions représentatives du personnel dans l’entreprise,

• la démission par le délégué ou représentant syndical de son mandat. Dans ce cas, ou lorsque le représentant du personnel ne souhaite pas se représenter aux élections/désignations professionnelles, les parties conviennent que l’intéressé doit informer sa Direction et la Direction des Ressources Humaines de sa décision avec un délai de prévenance de 6 mois pour préparer une reprise d’activité à part entière.

En fin de mandat ou après l’information de la démission ou échéance du mandat par l’intéressé, un entretien entre le responsable hiérarchique et le délégué ou représentant syndical permettra d’organiser la reprise d’activité à part entière. La Direction des Ressources Humaines du Pôle participera à cet entretien.

L’expérience et les compétences acquises dans l’exercice du/des mandats syndicaux (telles que la communication écrite et orale, les techniques de débat contradictoire…) pourront être prises en compte et valorisées dans les situations de fin de mandat.

Lors de cet entretien, et afin de faciliter un repositionnement, les éventuels besoins de formations professionnelles liées à l’évolution de son métier ou la possibilité de réaliser une VAES (Validation des Acquis de l’Expérience Syndicale) seront identifiés (cf art 3.4 du présent accord).

Au préalable d’une formation, et à sa demande, un délégué ou représentant syndical dont le mandat est terminé pourra effectuer un bilan de compétences pris en charge par l’entreprise.

Ces éventuelles actions de formation devront être engagées dans un délai de 6 mois à compter de la fin du mandat syndical.

Pour le déroulement de cet échange, une trame d’entretien est mise à disposition des managers et délégués ou représentants syndicaux (cf annexe 2 du présent accord).

Les parties conviennent d’étendre ce dispositif d’entretien de fin de mandat aux membres du CSE qui en feraient la demande.

Entretien professionnel

Un entretien professionnel avec leur responsable hiérarchique sera proposé aux salariés mandatés, comme à tout salarié. Cet entretien constitue notamment un moment privilégié pour :

• Examiner avec leur manager les axes de développement au regard de leur métier et de leurs aspirations sur leur orientation de carrière,

• Identifier les compétences acquises ou à développer, d’évoquer les possibilités en termes de projet professionnel et de réfléchir sur les moyens d’y parvenir,

• Définir conjointement un plan d’actions qui peut comporter des formations et/ou des actions de développement professionnel.

Afin de tenir compte du temps dévolu aux mandats syndicaux et de représentants du personnel, un représentant de la fonction RH pourra être associé ou réaliser l’entretien annuel du délégué ou représentant syndical.

Formation professionnelle / développement des compétences

Il est préalablement rappelé que les délégués ou représentants syndicaux ont accès à la formation professionnelle continue comme l’ensemble du personnel à l’occasion des dispositions du plan de développement des compétences. Les parties conviennent de l’intérêt pour les délégués ou représentants syndicaux de bénéficier au cours de leurs mandats de formations en communication, développement personnel et efficacité professionnelle, bureautique… En fonction des besoins identifiés, des sessions de formation, interne ou externe, peuvent être sélectionnées).

Parallèlement, les parties s’entendent pour faciliter l’accès aux sessions de formation économique, sociale et syndicale des délégués ou représentants syndicaux pour le bon exercice de leur mandat.

Enfin, les délégués ou représentants syndicaux pourront bénéficier, en fin de mandat, d’un accompagnement spécifique par la formation professionnelle leur permettant notamment de suivre des formations liées à l’évolution de leur métier et ainsi de faciliter une reprise d’activité à temps plein ou le repositionnement au sein de l’entité.

Les organisations syndicales précisent qu’une certification des compétences des représentants du personnel et mandataires syndicaux a été créée par le Ministère du travail (cf guide de la certification - annexe 3 du présent accord). Cette certification est un moyen de préparer un projet d’évolution ou de transition professionnelle en s’appuyant sur ses acquis.

Un bilan des actions de formation et de valorisation des parcours d’élus et mandataires syndicaux suivies par les délégués ou représentants syndicaux à l’issue de leur mandat sera transmis à la commission de suivi du présent accord.

Evolution de la rémunération et promotions

Comme chaque salarié de l’entreprise, les délégués ou représentants syndicaux, bénéficient des mesures d’augmentations individuelles ainsi que d’avancement ou de promotions. Les parties conviennent que l’exercice d’un mandat ne peut ni favoriser ni pénaliser la rémunération d’un salarié.

L'évolution de la rémunération et de la carrière des délégués ou représentants syndicaux sera examinée annuellement afin de garantir une équité de traitement par rapport à l'ensemble des salariés appartenant à la même catégorie professionnelle.

La rémunération des délégués ou représentants syndicaux fera l'objet d'un examen particulier entre les responsables hiérarchiques et les représentants de la ligne RH. Il leur sera appliqué, sauf situation professionnelle particulière et motivée, à minima, l’augmentation moyenne de la catégorie professionnelle dont relève le représentant.

Exercice de responsabilités syndicales dans le cadre des instances du Groupe ENGIE ou externes

La Direction facilitera l’exercice des mandats :

• au sein des instances ENGIE par la participation aux réunions organisées par le Groupe auxquelles des salariés d’AXIMA Concept sont dûment convoqués ou invités ; et ceci en adéquation avec les accords Groupe.

• au sein d’organismes paritaires de la profession de sorte que les représentants ne soient pas pénalisés en particulier sur la prise en charge de leurs frais inhérents à cette participation.

Les participants à ces réunions devront, préalablement à leur absence, adresser à la Direction des Ressources Humaines, les invitations / convocations reçues précisant l’objet, la date, le lieu et les horaires de réunion.

Remplacement

Les dispositions légales en vigueur sont rappelées : chaque organisation syndicale ayant procédé à la désignation d’un salarié en tant que délégué syndical ou représentant syndical pourra procéder à son remplacement dès lors qu’il se trouverait absent.

Les parties s’accordent cependant sur l’importance de la stabilité des interlocuteurs pour le bon développement du dialogue social.

4. Heures de délégation

   8. Crédits d’heures légaux

Conformément aux dispositions légales, les parties signataires rappellent que les DS et DS supplémentaires d’AXIMA Concept disposent d’un crédit d’heures mensuel pour l’exercice de leurs fonctions de 24 heures par mois.

Ces crédits d’heures sont considérés comme du temps de travail effectif et payé comme tel.

Il est par ailleurs précisé qu’en application des dispositions légales, les DS et DS supplémentaires d’une même organisation syndicale peuvent se répartir entre eux les heures de délégation dont ils disposent sous réserve d’en informer préalablement la Direction des relations sociales.

Conformément aux dispositions légales, les parties signataires rappellent également, que :

• Les RS au CSE disposent d’un crédit d’heures mensuel de 20 heures.

• les RSS disposent d’un crédit d’heures mensuel de 4 heures.

Ces heures sont considérées comme du temps de travail effectif et payées comme tel.

Crédits d’heures de délégation supplémentaires

Compte tenu du champ d’intervention des DS et DS supplémentaires et de l’implantation nationale des établissements d’AXIMA Concept, chaque délégué syndical et délégué syndical supplémentaire bénéficiera d’un crédit de 6 heures de délégation supplémentaires par mois.

Gestion des heures de délégation

A l’occasion de la négociation et conclusion du présent accord, les parties rappellent leur attachement au respect d’un délai de prévenance et à la transparence dans l’utilisation des heures de délégation.

Ainsi, les parties signataires confirment le principe d’utilisation de « bons » de délégation comme moyen de prévenance et de suivi administratif de la prise des heures de délégation.

Dans ce cadre, et afin d’alléger le suivi administratif de ces heures, la Direction indique mettre en place un outil de gestion permettant de simplifier et d’automatiser le process. Cet outil de gestion dématérialisée des bons et heures de délégation est mis à disposition de l’ensemble des délégués et représentants syndicaux ainsi que des représentants du personnel (membres du CSE et représentants de proximité). Il permettra de gérer :

• les absences du lieu de travail pour la participation aux réunions sur convocation de la Direction,

• l’utilisation des heures de délégation à la disposition des porteurs de mandat,

• les dispositions du présent accord en matière de récupération des temps de trajet en dehors du temps de travail.

  11. Décompte du temps de réunion

Le temps de réunion est considéré comme du temps de travail effectif dans les conditions légales en vigueur.

Les parties conviennent que le temps de réunions auxquelles sont invités les délégations syndicales (dans le cadre des réunions organisées par la Direction ; temps non décompté des heures de délégation) est pris en compte forfaitairement conformément à la durée théorique de travail du délégué ou représentant syndical.

Ces forfaits s’entendent quels que soient les éventuels temps de pause, de repas, et quelle que soit la référence contractuelle du salarié concerné (temps plein ou temps partiel).

Les parties conviennent que ces dispositions sont applicables aux membres du CSE.

Gestion des forfait jours

Conformément aux dispositions légales, les parties conviennent que les salariés au forfait jours, porteurs d’un mandat syndical, voient leur crédit d’heures de délégation regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du de forfait jours. Une demi-journée correspond à 4h de mandat.

Ces dispositions sont également applicables aux salariés au forfait jours membres du CSE et/ou représentants de proximité.

Déplacements : modalités de prise en charge des frais

Consciente de la nécessité de limiter l’impact environnemental des déplacements, les parties signataires s’engagent à privilégier les transports collectifs et à respecter la politique voyage en vigueur dans l’entreprise en matière de moyens de transport et de remboursement de frais professionnels.

Parallèlement, des dispositions sont mises en place afin de limiter les déplacements (cf article 7-4 du présent accord).

Déplacements dans le cadre de l’utilisation des heures de délégation

Pour l’exercice de leur fonction, les délégués syndicaux et délégués syndicaux supplémentaires peuvent se déplacer au sein et hors de l’entreprise durant les heures de délégation.

Pour tenir compte de l’implantation géographique nationale des établissements d’AXIMA Concept, les parties signataires conviennent de la prise en charge de frais de déplacement directement liés à l’exercice de leurs missions pendant leurs heures de délégation.

Ces frais de déplacement sont pris en charge dans les conditions suivantes :

• 12 allers/retours ¹ par an par délégué syndical ou délégué syndical supplémentaire,

• frais de diner (1) et nuitée (1) sur justificatifs, ²

• prise en charge de frais de transport pour les trajets sur place

• selon la politique voyage en vigueur dans l’entreprise (annexe 6 – synthèse de la politique voyage Groupe).

Afin de répondre à la demande des organisations syndicales, la prise en charge de ces frais de déplacement est étendue à 15 allers/retours par an, par délégué syndical ou délégué syndical supplémentaire, si au moins 5 déplacements du bénéficiaire s’effectuent sur une journée.

Déplacements dans le cadre de réunions sur convocation de la Direction

Afin d’optimiser les déplacements professionnels, les réunions sur convocation de la Direction sont par principe organisées sur la journée.

Les frais de déplacement liés à la participation des délégations syndicales aux réunions sur convocation de la Direction sont pris en charge dans les conditions suivantes :

• 1 aller/retour par réunion par délégué syndical ou délégué syndical supplémentaire,

• frais de déjeuner (1) sur justificatif,

• selon la politique voyage en vigueur dans l’entreprise.

  15. Déplacements dans le cadre de réunions préparatoires la veille des réunions sur convocation de la Direction

Afin de répondre à la demande des organisations syndicales de :

• préparer en présentielle les réunions sur convocation de la Direction et/ou organiser des réunions intersyndicales ;

• débuter les réunions de négociation à partir de 9h30 sans générer des amplitudes horaires journalières inhabituelles au regard des temps de trajet ;

La Direction accepte de prendre en charge les frais de déplacement supplémentaires engagés par les délégués syndicaux et délégués syndicaux supplémentaires liés à l’organisation d’une réunion préparatoire présentielle (qui occasionne la prise d’heures de délégation) la veille d’une réunion sur convocation de la Direction.

Ces frais supplémentaires sont pris en charge dans les conditions suivantes :

• frais de diner (1) et nuitée (1) sur justificatifs, ³

• selon la politique voyage en vigueur dans l’entreprise.

6. Temps de trajet

   16. Prise en compte des temps de trajet

Les parties rappellent qu’au terme des dispositions légales, le temps de trajet dans la cadre des déplacements pour l’exercice des mandats s’impute sur le crédit d’heures de délégation.

Afin de faciliter l’exercice du mandat et de tenir compte des implantations nationales d’AXIMA Concept, les parties conviennent que :

• le temps passé, pendant des horaires habituels de travail du salarié mandaté, pour se rendre aux réunions sur convocation de la Direction,

• le temps passé, en dehors des horaires habituels de travail du salarié mandaté, pour :

  • se rendre aux réunions sur convocation de la Direction,

  • les déplacements pris en charge par l’entreprise conformément à l’article 5.1 du présent accord,

  • les autres déplacements dans le cadre de l’utilisation des heures de délégation,

ne s’impute pas sur les heures de délégation dont disposent les délégués syndicaux et délégués syndicaux supplémentaires.

Ainsi, lorsque les déplacements s’effectuent pendant les horaires habituels de travail du salarié mandaté et en dehors de la situation précitée pour se rendre aux réunions sur convocation de la Direction, les temps de déplacement s’imputent sur le crédit d’heures de délégation.

En réponse à la demande des organisations syndicales et afin de tenir compte de temps de trajet qui ne permettent pas aux délégués syndicaux ou délégués syndicaux supplémentaires de se déplacer et participer à une réunion sur convocation de la Direction au cours d’une même journée, les parties signataires conviennent que dans ce cas, le temps de trajet pendant les horaires habituels de travail du salarié mandaté, la veille de la réunion, ne s’impute pas sur les heures de délégation⁴.

Compensation des heures de trajet hors temps de travail qui excèdent la durée habituelle du trajet domicile/lieu de travail

Les parties conviennent que l’exercice des mandats syndicaux et/ou de représentants du personnel peuvent occasionner des déplacements entrainant des amplitudes horaires importantes.

Dans ce cadre, et en complément des dispositions du présent accord permettant de réduire les déplacements et/ou amplitudes horaires, les parties actent de la récupération en repos des heures de trajet, réalisées hors temps de travail, qui excèdent la durée habituelle du trajet domicile/lieu de travail (cf Annexe 5).

Ce temps de repos doit permettre de compenser la fatigue occasionnée par des temps de déplacements inhabituel. Ainsi, les parties conviennent d’une prise de ces heures de récupération dans les 21 jours calendaires qui suivent leur acquisition. A défaut, les heures de récupération ne donneront pas lieu à compensation. 

La gestion de ces heures de récupération « temps de trajet » est intégrée dans l’outil de gestion dématérialisée des heures de délégation.

Afin d’assurer une application homogène des dispositions du présent article, les parties conviennent des modalités suivantes :

• La durée de référence au temps de trajet habituel domicile / lieu de travail est établie à titre déclaratif par chaque bénéficiaire ;

• le calcul du temps de trajet habituel est effectué à partir du site Via-Michelin (https://www.viamichelin.fr) avec l’option « trajet le plus rapide », ou grâce aux sites de transport collectifs lors de l’utilisation des transports en commun ;

• pour les salariés affectés sur chantier ou itinérants, le temps de trajet habituel est valorisé sur la base du temps de trajet moyen constaté au cours des 2 mois précédent l’entrée en vigueur de l’accord ; ce temps référence peut être réévaluée périodiquement en fonction de l’évolution des affectations professionnelles ;

• cette durée est exprimée en heure et ½ heure ; la règle de l’arrondi est appliquée (si < 15 min alors 0 ; si > 15min alors ½ heure).

7. Moyens matériels

   18. Locaux

Les organisations syndicales représentatives disposent de bureaux équipés (mobilier de bureau, connectiques, accès intranet et internet) pour l’exercice des missions des mandatés au sein du Siège social situé à la Défense et de l’établissement principal de Nantes.

Afin de répondre à la demande des organisations syndicales, les bureaux localisés au Siège social situé à la Défense, sont équipés de PC fixes avance grand écran.

Des salles de réunion peuvent par ailleurs être réservées par les délégués et représentants syndicaux pour l’exercice de leur mandat conformément aux pratiques de réservation en vigueur au sein des établissements.

Téléphones portables

Les parties rappellent que les délégués syndicaux sont équipés de téléphones portables pour l’exercice de leurs missions syndicales.

Afin de répondre à la demande de l’ensemble des organisations syndicales et à l’utilisation du téléphone portable comme un outils de mobilité (accès intranet/internet, messagerie professionnelle), AXIMA Concept mettra à disposition des délégués syndicaux qui n’en sont pas déjà détenteurs à titre professionnel, un téléphone portable Smartphone (selon les standards de l’entreprise) pour une utilisation dans le cadre de leur mandat.

L’utilisation de matériel mis à disposition par AXIMA Concept doit respecter la charte d’utilisation des outils de mobilité en vigueur (cf charte informatique 2019 jointe en annexe).

Ordinateurs portables

AXIMA Concept met à disposition des délégués syndicaux qui n’en sont pas déjà détenteurs à titre professionnel, un ordinateur portable d’entreprise répondant notamment à une utilisation en accès à distance, pour l’exercice de leur mandat, selon les standards de l’entreprise. Afin de répondre à la demande des organisations syndicales, les délégués syndicaux, déjà détenteurs à titre professionnel d’un ordinateur portable, pourront néanmoins formuler une demande de disposer d’un autre équipement informatique.

Afin de garantir la confidentialité des données enregistrées sur le disque dur de l’ordinateur mis à disposition, les opérations de maintenance informatique réalisées par les services de l’entreprise feront l’objet d’une information préalable du titulaire de l’ordinateur portable.

L’utilisation de matériel mis à disposition par AXIMA Concept doit respecter la charte d’utilisation des outils de mobilité en vigueur (cf charte informatique 2019 jointe en annexe).

Recours aux conférences téléphoniques ou visio-conférences

Les parties rappellent que les réunions de négociation entre la Direction et les délégations syndicales requièrent régulièrement la présence physique des participants.

Néanmoins, afin partager plus rapidement des informations et de limiter les déplacements ainsi que la fatigue et les frais associés, les parties conviennent de la possibilité de recourir aux conférences téléphoniques ou visio-conférences pour la tenue de réunions sur convocation de la Direction et, le cas échéant, de réunions préparatoires.

Ces modalités d’organisation pourront être proposées par la Direction (pour les réunions sur convocation) ou être à l’initiative des participants qui en feraient la demande. Afin de répondre aux réserves des organisations syndicales quant à l’efficacité matérielle de ces réunions à distance, les parties conviennent que les participants qui ne souhaiteraient pas recourir aux conférences téléphoniques ou visio-conférences proposées par la Direction pourront se rendre sur le lieu de réunion de l’organisateur. Dans ces conditions, les frais liés à ce déplacement seront pris en charge selon les dispositions de l’article 5-2 du présent accord.

Budget « communication syndicale »

Afin de répondre à la demande des organisations syndicales représentatives au sein d’AXIMA Concept de pouvoir rendre plus conviviales des rencontres avec les salariés (boissons, paniers de fruits, viennoiseries…) et de développer des supports/objets de communication (frais d’impression, d’infographie, goodies…), il est convenu d’attribuer un budget annuel de 100€ à chaque délégué syndical et délégué syndical supplémentaire.

Les dépenses réalisées par les délégués syndicaux, pour le compte de l’organisation syndicale, seront remboursées dans le cadre du process de prise en charge des frais professionnels, sur justificatifs. La mention de l’utilisation du « budget communication syndicale » prévu par le présent article devra être indiquée dans la description de la dépense.

Les achats nécessitant la passation d’une commande devront préalablement être saisis par une personne habilitée à SAP par l’entreprise.

S’agissant de la réalisation de supports/objets de communication, les organisations syndicales soulignent leur engagement à respecter des principes visant à l’optimisation des impressions de documents papier et à la neutralité carbone des activités et s’inscrivent ainsi dans une démarche « zéro carbone » initiée par le Groupe.

Moyens d’information et de communication

Les parties signataires rappellent les moyens de communication mis à disposition et utilisés par les organisations syndicales :

• Panneaux d’affichage syndical installés au sein de chaque établissement ; chaque section syndicale affiche librement ses communications syndicales sur des panneaux réservés à cet effet.

• Publication et tracts de nature syndicale peuvent être librement diffusés aux salariés dans le respect des dispositions légales.

Un exemplaire des communications syndicales est transmis à la Direction des relations sociales au plus tard simultanément à l’affichage ou diffusion.

• Attribution d’une adresse électronique nominative à chaque délégué ou représentant syndical afin de faciliter les échanges avec la Direction. L’utilisation de cette adresse électronique pour l’envoi ou la réception des communications syndicales au personnel n’est pas autorisée.

• Mise à disposition d’un espace dédié à l’affichage électronique sur l’Intranet AXIMA Concept sous réserve du respect des dispositions ci-dessous.

Les espaces dédiés sont conçus pour mettre à disposition des informations à destination des salariés d’AXIMA Concept sur un mode conforme à la réglementation des publications et tracts de nature syndicale affichés sur les panneaux habituels. Ne sont donc pas autorisées les pratiques suivantes : téléchargements de vidéo, images animées ou bandes sons, échanges interactifs (forums, « chat ») …

Ces communications s’effectuent sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale, et seront transmises, comme les communications papier, parallèlement à la Direction des Relations sociales.

En période d’élections professionnelles, les organisations syndicales devront respecter les dispositions et le calendrier de campagne électoral définis dans le protocole préélectoral.

Les communications nationales (2 pages format A4 – pdf) sont mises en ligne par le service en charge de l’actualisation de l’intranet selon une fréquence raisonnable adaptée à ce support de communication permettant une prise de connaissance des informations par les salariés. La taille de chaque page doit être compatible avec le bon fonctionnement du réseau.

L’hébergement de l’espace dédié, les couts d’accès au serveur ou frais associés seront à la charge d’AXIMA Concept.

La Direction s’engage à n’effectuer aucun contrôle de fréquence ou d’identification des salariés consultant l’espace dédié à l’affichage syndical électronique sur l’Intranet AXIMA Concept.

• Possibilité pour les délégués et représentants syndicaux d’organiser des réunions, à l’attention du personnel de la Société, dans les locaux de l’entreprise, après information préalable du Directeur d’Agence/Service et de la Direction des Ressources Humaines, en dehors des horaires collectifs de travail, dans le respect des règles de sécurité et de fonctionnement des locaux.

En complément, et dans le respect des recommandations de la CNIL, les parties signataires conviennent de la conclusion d’un accord distinct portant sur l’utilisation des messageries professionnelles pour l’envoi de communications syndicales aux salariés AXIMA Concept disposant d’une adresse professionnelle nominative.

Mise en œuvre et suivi de l’accord

Afin de suivre l’application du présent accord, les parties signataires conviennent de mettre en place une commission de suivi.

La Commission de suivi de l’accord est composée de deux représentants, salariés d’AXIMA Concept, désignés par chaque organisation syndicale représentative signataire du présent accord et de deux représentants de la Direction.

Elle se réunit une fois par an à l’initiative d’au moins un de ses membres.

Durée et entrée en vigueur

La Direction et les organisations syndicales réaffirment leur volonté d’inscrire cet accord dans la durée et partagent les enjeux de l’exercice du droit syndical au cours de la nouvelle mandature du CSE.

Elles conviennent dans ce cadre de fixer l’entrée en vigueur de l’accord au 1^er novembre 2019 et la durée à 4 ans soit jusqu’au 31 octobre 2023.

Adhésion et révision

Conformément à l’article L 2261.3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au niveau de l’entreprise Axima concept, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra le dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétent et de l’unité territoriale des Hauts de Sein de la DIRECCTE Ile de France.

Une notification devra également être adressée, dans le délai de 8 jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, par accord conclu entre la Direction et les organisations syndicales de salariés signataires, ou qui y auront adhéré ceci, conformément aux articles L.2261-7, L2261-7-1 et L.2261-8 du Code du Travail.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties signataires de l’accord ou y ayant adhéré. Une telle demande devra être motivée et préciser son objet.

Dans un délai d’un mois à compter de la réception d’une telle demande, la Direction prendra l’initiative d’inviter l’ensemble des organisations syndicales représentatives des salariés présentes dans l’entreprise à la négociation d’un accord de révision.

Dans le cas où la législation relative aux thèmes de cet accord serait modifiée, les signataires se réuniront pour envisager toute modification du présent accord qui leur paraîtrait nécessaire ou induite par ces évolutions législatives.

Formalité de dépôt et de publicité

La Direction des Ressources Humaines de la société AXIMA Concept notifiera sans délai, par courrier recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre récépissé de remise, le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Conformément aux dispositions de l’article L 2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE – Unité Territoriale des Hauts de Seine et versé sur la plateforme nationale « TéléAccords » à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

En outre, un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.

Un exemplaire en sera remis au Comité Social et Economique.

Il donnera en outre lieu à publication sur le réseau intranet d’AXIMA Concept.

Fait à La Défense, le 7 novembre 2019

En 6 exemplaires originaux revêtus de signatures originales,

dont un pour chacune des parties signataires

ANNEXES

• Annexe 1 - Trame et guide d’entretien de prise de mandat

• Annexe 2 - Trame et guide d’entretien de fin de mandat

• Annexe 3 - Guide – La certification des compétences des représentants du personnel et des mandataires sociaux – Ministère du travail

• Annexe 4 - Charte informatique 2019

• Annexe 5 - Compensation des heures de trajet hors temps de travail qui excèdent la durée habituelle du trajet domicile/lieu de travail

• Annexe 6 – Synthèse de la politique voyage Groupe

Pour la société AXIMA Concept

Monsieur, Président Directeur Général

Pour la CFDT

Monsieur (mandaté par la CFDT pour la signature des accords d’entreprise)

Madame (mandatée par la CFDT pour la signature des accords d’entreprise, en cas d’absence de M)

Pour la CFTC

Madame Monsieur

Monsieur Monsieur

Monsieur

Pour la CFE-CGC

Madame Monsieur

Monsieur Monsieur

Pour la CGT

Monsieur (mandaté par la CGT pour la signature des accords d’entreprise)

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1. Les déplacements hors métropole conduisant à une absence supérieure à 2 jours calendaires feront l’objet d’une demande particulière auprès de la DRH↩

2. Nota : la pause déjeuner pendant une période de délégation ouvre droit au maintien de l’indemnité repas ou ticket restaurant↩

3. Nota : la pause déjeuner pendant une période de délégation ouvre droit au maintien de l’indemnité repas ou ticket restaurant↩

4. Afin d’illustrer cette disposition, les parties prennent l’exemple d’un déplacement entre Dijon et Nantes ; trajet d’environ 5h en transport en commun (hors trajet domicile / gare.↩