Accord sur le bon usage des outils numériques et sur le droit à la déconnexion

Entre :

• La société LOGIS METROPOLE

Dont le siège social est situé à La Madeleine (59110) – 176, rue du Général de Gaulle,

D’une part,

Et :

• Le Syndicat FO,

• Le Syndicat CFTC,

D’autre part,

PREAMBULE 3

Article 1 : Salariés concernés 3

Article 2 : Les outils numériques concernés 3

Article 3 : Règles de bon usage des outils numériques 3

3.1. Gérer l’addiction aux outils numériques 4

3.2. Gérer l’information 5

3.3. Limiter les sources de stress 5

3.4. Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges 6

3.5. Limiter les risques d’incompréhension et de conflit 6

Article 4 : Droit à la déconnexion 6

4.1. Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion 6

4.2. Mesures de contrôle 7

4.3. Dispositifs de déconnexion impérative

Article 5 : Sanctions 7

Article 6 : Révision de l’accord 7

Article 7 : Durée et entrée en vigueur 7

Article 8 : Publicité et dépôt 8

PREAMBULE

La loi Travail du 8 août 2016 a consacré un droit à la déconnexion des salariés, et a renvoyé à la négociation collective au niveau de l’entreprise le soin d’en déterminer les modalités.

Depuis le 1^er janvier 2017, la négociation annuelle « égalité professionnelle et qualité de vie au travail » doit aborder les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale¹. Le présent accord a pour objet de répondre à ces objectifs

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l’entreprise.

Il a été arrêté et convenu ce qui suit :

Article 1 : Salariés concernés

Les dispositions du présent accord et le droit à la déconnexion, en particulier, s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise, cadres et non-cadres et quels que soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail.

Article 2 : Les outils numériques concernés

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise.

Sont ainsi visés :

• les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…

• et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet…

Article 3 : Règles de bon usage des outils numériques

L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l’entreprise.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).

Pour l’ensemble de ces raisons, il a été décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.

Ainsi qu’il l’a été rappelé dans le préambule ci-dessus, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés² « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail »³.

Lors de leur activité professionnelle, chaque salarié s’engage à se conformer aux règles de bon usage des outils numériques suivantes :

3.1. Gérer l’addiction aux outils numériques

1. Limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation des outils numériques

• Désactiver les alertes sonores et visuelles signalant l’arrivée de nouveaux messages

• Gérer son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrant.

2. Gérer et encadrer l’accessibilité

• Utiliser le « gestionnaire d’absences  » en cas d’absence du bureau

• Préciser dans le message d’absence le nom d’une personne à contacter

• Déléguer dans la mesure du possible sa messagerie afin d’éviter les relances pour non réponse

• Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive

• Laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages

3.2. Gérer l’information

1. Etre rigoureux et précis dans la communication

• Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message

• Traiter d’un sujet par message

• Eviter la multiplication des messages sur le même sujet

• S’identifier clairement dans le message (notamment nom, prénom, fonction, coordonnées) afin d’être identifié rapidement

2. S’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé

• La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier, fax…

• Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque :

  • les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés,

  • il existe un risque de mauvaise interprétation,

  • le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel,

  • il peut s’agir d’une remise en cause du travail.

3. S’interroger sur le(s) destinataires(s) principal(aux) du message

• Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message

• N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés

• Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages

• Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable

4) Gérer les pièces jointes

• Limiter l’envoi de pièces jointes. S’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message

• S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux

3.3. Limiter les sources de stress

1. Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message

• Eviter l’envoi de messages en dehors des horaires de travail

• Eviter d’y répondre en dehors des horaires de travail

• Utiliser la fonction « Différer la livraison » d’un message pour indiquer une date et une heure spécifique à laquelle adresser le message

2. Eviter de créer un sentiment d’urgence

• Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement

• Eviter les réponses « réflexes »

• Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire

• Le cas échéant préciser que le message a bien été reçu

• Laisser aux autres le temps de répondre aux messages

3.4. Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges

1. S’identifier et identifier son destinataire

• S’identifier avec clarté

• Respecter les formes de politesse

2. Personnaliser l’échange

• Faciliter les échanges informels

• Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur

3.5. Limiter les risques d’incompréhension et de conflit

• Etre vigilant sur le contenu du message

• Ne pas écrire en majuscule car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur

• Eviter de traiter les situations ou sujets potentiellement conflictuels par messagerie

• Adapter la forme du message en ayant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un tiers.

Article 4 : Droit à la déconnexion

4.1. Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Le présent accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de l’entreprise.

Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC mis à sa disposition par l’entreprise ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :

• des périodes de repos quotidien,

• des périodes de repos hebdomadaire,

• des absences justifiées pour maladie ou accident,

• et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, JRTT, JNT,…).

Ainsi, en dehors des périodes d’astreintes, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus.

De même, pendant ces mêmes périodes, aucun salarié n’est tenu, en dehors des périodes d’astreintes, de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront êtres mises en œuvre.

4.2. Mesures de contrôle

Il appartient à chaque manager de veiller au respect du droit à la déconnexion par les collaborateurs de son équipe et de faire preuve d’exemplarité, notamment en s’abstenant d’adresser des emails (ou sms ou appels téléphoniques) pendant les périodes de repos, de congés et hors les périodes habituelles de travail.

4.3. Dispositifs de formation et de sensibilisation

En outre, il sera mis en place des actions de formations et de sensibilisations relatives à l’utilisation des TIC afin que les collaborateurs et les managers puissent mieux appréhender les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de ces outils et les risques liés à leur usage.

Article 5 : Sanctions

Le cas échéant, en cas de non respect des principes énoncés dans le présent accord, des sanctions pourront être prononcées conformément aux dispositions du règlement intérieur.

Article 6 : Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les conditions et modalités légales en vigueur.

Article 7 : Durée et entrée en vigueur

Le présent accord s’appliquera à compter du 1^er février 2018, pour une durée déterminée de trois ans.

A l’expiration du terme ainsi défini, il cessera de plein droit d’être appliqué et en conséquence, de faire peser toute obligation sur l’employeur.

Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction à la délégation unique du personnel et aux délégués syndicaux dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du code du travail.

Article 8 : Publicité et dépôt

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisation syndicales représentatives dans la société LOGIS METROPOLE, puis donnera lieu à dépôt à l’expiration du délai d’opposition, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) et auprès du Conseil des prud’hommes.

Le dépôt de l’accord sera accompagné des pièces énoncées à l’article D. 2231-7 du code du travail.

Fait à La Madeleine, le 21 décembre 2017.

POUR LOGIS METROPOLE

POUR LES ORGANISATIONS SYNDICALES

Délégué Syndical FO

Délégué syndical CFTC

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1. C. trav., art. L. 2242-17,7°↩

2. Article L.4121-1 du code du travail↩

3. Article L.4122-1 du code du travail↩