Accord d'entreprise "LANCEURS D'ALERTE" chez LE CHANTECLER - SA HOTEL NEGRESCO (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF

AUX LANCEURS D’ALERTE

Entre les soussignés :

La société SA HOTEL NEGRESCO,

ci-après dénommée l’Entreprise, représentée par :

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX, Administrateur Provisoire

D’une part,

Et :

Les Organisations Syndicales représentatives de salariés :

• Le syndicat CGT, représenté par XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

• Le syndicat CFE-CGC, représenté par XXXXXXXXXXXXXXXXXX

D’autre part,

PRÉAMBULE

Le NEGRESCO est attaché au respect total de la règlementation et des normes éthiques liées à la conduite des affaires hôtelières. L’Ethique relève de la responsabilité de chaque collaborateur et doit trouver son expression dans le niveau de relation des salariés entre eux, mais aussi dans leur relation avec des tiers, principalement nos clients mais aussi les partenaires commerciaux, les fournisseurs, les prestataires, les partenaires éducatifs ou institutionnels, les parties prenantes (groupes représentant les consommateurs, les ONG...)

En cas d’interrogation dans l’application des lois et règlements les collaborateurs peuvent utiliser plusieurs canaux, leur hiérarchie, la Direction des Ressources Humaines ou la Direction Générale.

Conformément à la loi du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique et à la délibération du 22 juillet 2017 il sera mis en place dans les entreprises de plus de 50 salariés une procédure portant sur le recueil et le traitement des signalements d’une alerte.

Il est précisé que le syndicat CFDT, représenté par XXXXXXXXXXX, a été invité mais n’a participé à la négociation, et ne s’est pas présenté pour signer le présent accord.

Article 1. Dispositions générales

1. Objet de la procédure 

Elle a pour objet de déterminer les modalités de recueil des signalements d’une alerte émise par un membre du personnel, par un collaborateur extérieur et occasionnel (stagiaire, personnel mis à disposition par un prestataire, intérimaires, personnel d’un sous- traitant)

2. Objectifs du dispositif de recueil des alertes 

Il a pour but de compléter les moyens d’expression existants (réunions, droit d’expression des salariés) afin que chacun puisse être acteur de l’éthique et de la prévention des risques. La procédure ne se substitue pas aux canaux traditionnels de communication interne (hiérarchie, instances représentatives du personnel). Le dispositif doit permettre une communication sincère, fiable et responsable. L’hôtel NEGRESCO garantit la confidentialité des données traitées et interdit toute forme de représailles ou de menaces de représailles envers les « lanceurs d’alertes » tels que définis au point 1.1).

3. Une démarche de bonne foi 

La décision d’émettre une alerte suppose un fort degré de responsabilisation. Le lanceur d’alerte doit agir de bonne foi. La bonne foi s’entend quand un signalement est effectué sans malveillance ou sans l’attente d’une contrepartie personnelle. La bonne foi s’établit quand le collaborateur peut décrire, produire des données objectives en rapport avec le périmètre du dispositif d’alerte, éléments nécessaires à la vérification des faits. Ne pas porter de fausses accusations, ne pas vouloir nuire ou ne pas vouloir tirer un avantage personnel (rappelons de que telles attitudes peuvent faire l’objet d’une sanction civile allant jusqu’à 30000 €). A l’inverse un collaborateur agissant de bonne foi ne fera l’objet d’aucune mesure disciplinaire ou poursuite si les faits s’avéraient inexacts ou ne pas devoir être poursuivis.

4. Absence de représailles

Aucune mesure ou menace de représailles, directe ou indirecte, à l’égard du lanceur d’alerte de bonne foi ou qui aurait apporté une aide aux personnes en charge du traitement n’une alerte ne sera admis. Il ne pourra être l’objet d’un harcèlement ou subir des conséquences négatives (emploi, promotions…) pour avoir émis une alerte de bonne foi.

Article 2. Emissions et traitement des signalements

2.1 Faits susceptibles d’être signalés

Conformément aux dispositions légales le recueil des signalements peut être utilisé par les collaborateurs (cf article 1.1) et porter sur :

- un crime ou un délit

- une violation manifeste d’un engagement international régulièrement ratifié par la France

- une violation grave et manifeste de la loi ou du règlement

- une menace ou un préjudice grave pour l’intérêt général

- des faits contraires aux règles éthiques du Negresco (ex fraude interne ou externe, harcèlement moral ou sexuel, risque pour la sécurité)

- des faits présentant des risques ou causant des préjudices graves pour l’intérêt général (environnement, santé, sécurité publique…),

Dont ils ont eu personnellement connaissance.

2.2 Faits exclus de ce dispositif

Ceux liés à des situations couvertes par le secret médical.

2.3 Pourront être traitées les données suivantes

L’identité, les fonctions et coordonnées de l’émetteur, les personnes faisant l’objet de l’alerte, celles intervenant dans le recueil, le traitement de l’alerte, les faits signalés, les éléments recueillis, le compte rendu des opérations de vérification et les suites données à l’alerte.

2.4 Toute donnée n’entrant pas dans le champ de cette description (article 2.3) ne sera pas traitée, sa destruction ou sa conservation seront assurées en application de l’article 3.3.

5. Désignation du référent de l’Hôtel NEGRESCO

Par décision de la Direction Générale de l’Hôtel NEGRESCO le référent est XXXXXXXXXXX et en son absence XXXXXXX.

6. Modalités d’émission d’alerte

Le collaborateur qui décide d’émettre une alerte peut contacter le référent en utilisant :

• l’adresse mail lanceuralerte@lenegresco.com

• la voie postale en dirigeant son courrier à l’adresse du référent en portant sur l’enveloppe la mention « confidentiel ».

Dans les deux cas, l’émetteur devra remplir le formulaire LANCEUR D’ALERTE situé sur le serveur COMMUN N \ADMINISTRATION\FORMULAIRES RH.

Le collaborateur ayant émis un message d’alerte selon ce processus bénéficiera de la protection légale attachée à la position de lanceur d’alerte. En l’absence des accusés de réception et traitement par les référents dans un délai raisonnable (2 mois), l’émetteur peut référer aux autorités administratives ou judiciaires et à nouveau en absence de retour de ces instances en référer au Défenseur des Droits (par la poste par écrit et sous double enveloppe, dans l’enveloppe intérieure les éléments d’information, cette enveloppe insérée dans une deuxième enveloppe adressée Défenseur des Droits Libre réponse 71120, 75342 Paris Cedex 07).

En cas de danger grave et imminent ou en présence d’un risque de dommages irréversibles, le signalement peut être transmis directement à l’autorité judiciaire, à l’autorité administrative ou aux ordres professionnels. Il peut être rendu public.

Toute personne qui fait obstacle à la transmission du signalement encours une peine d’un an d’emprisonnement et une amende de 15 000 €.

La diffusion d’éléments permettant l’identification du lanceur d’alerte, des personnes visées par le signalement tant que le caractère infondé de l’alerte n’est pas établi, ou la divulgation d’informations personnelles recueillies dans le cadre du signalement, est puni de 2 ans d’emprisonnement et de 30 000 € d’amende.

7. Identification de l’émetteur du signalement 

L’émetteur doit s’identifier en contrepartie de quoi il bénéficie d’un traitement confidentiel de son identité et de ses données personnelles. Les collaborateurs qui utiliseront ce dispositif sont assurés que toutes les précautions sont prises pour garantir la confidentialité de leur identité et de leurs données personnelles. Les consignes données par le référent aux tiers qui pourraient intervenir dans la vérification doivent aussi garantir leur protection. Il en est de même avec la personne en charge du processus RGPD. A l’exception des autorités judiciaires les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués sans son autorisation expresse. Les alertes effectuées de manière anonyme ne pourront être traitées, sauf si la gravité est établie, les éléments factuels détaillés et seulement après examen par le référent.

8. Données d’identification des personnes faisant l’objet d’une alerte, confidentialité et information

La personne visée par une alerte est informée par le référent, dès l’enregistrement de l’alerte (informatisée ou non) de données le concernant afin de lui permettre de s’opposer au traitement des données. Quand des mesures conservatoires sont nécessaires (prévenir la destruction de preuves par exemple) l’information de cette personne cible peut intervenir plus tard. L’information par écrit (mail ou courrier) précise l’entité responsable, les faits reprochés et les modalités aux droits d’accès et de rectification. La procédure peut être rappelée à cette occasion et ou jointe au message.

2.9 Vérification et traitement de l’alerte 

- Dès réception d’une alerte par le référent l’émetteur de l’alerte est informé par écrit et sans délai de l’accusé de réception, ainsi que du délai raisonnable et prévisible nécessaire à l’examen de sa recevabilité et des modalités de suivi.

- Dès la phase de vérification le référent procède à une évaluation pour s’assurer de la recevabilité et en informe l’auteur.

- En cas de non recevabilité, hors champ, non sérieux, mauvaise foi, dénonciation abusive, calomnie, faits invérifiables, les éléments sont détruits. L’auteur est averti.

- Le référent déclenche une enquête (menée soit à l’interne soit par des tiers spécialisés par exemple dans des domaines comme les SI, finance, juridique…). Pour certains sujets l’externalisation de l’enquête pourra être envisagée.

- Le lanceur d’alerte n’est associé au processus d’enquête que pour la vérification des faits qu’il a signalés.

- Le déroulement de l’enquête, son contenu, son issue et le rapport final sont strictement confidentiels y compris vis-à-vis de l’émetteur d’alerte.

- Des faits ou des évènements relevant du Code du travail seront transmis à la direction et aux instances représentatives du personnel compétentes afin qu’ils mettent en œuvre les procédures nécessaires. Le référent désigné au présent accord sera alors associé à l’enquête réalisée dans le cadre de l’article R2312-2 du Code du travail.

- A l’issue du traitement de l’alerte le référent établira le rapport confidentiel. Sa présentation orale au lanceur d’alerte permettra de confirmer ou non le bien fondé des faits signalés dans le respect des règles de confidentialité précisée ci-dessus vis-à-vis des acteurs. Si des mesures correctives sont nécessaires, le référent se rapprochera de la ligne managériale concernée pour mise en œuvre et suivi. Les mesures disciplinaires ou judiciaires éventuelles lancées.

Article 3. Dispositions diverses

3.1 Modalités de diffusion

Le processus fera l’objet d’un affichage sur les panneaux prévus à cet effet. Il sera intégré dans le livret d’accueil communiqué à chaque nouveau collaborateur. Il sera également transmis aux collaborateurs occasionnels (stagiaires, intérimaires, intervenants en sous-traitance).

3.2 Conservation des données à caractère personnel 

Les données d’une alerte n’entrant pas dans le champ d’application de cette procédure seront soit détruites, soit archivées après anonymisation sans délai. Lorsque l’alerte n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données correspondantes sont détruites ou archivées après anonymisation dans un délai maximal de deux mois. Quand une procédure disciplinaire ou judiciaire est engagée les données sont conservées jusqu’au terme de la procédure. Les procédures d’archivage doivent faire l’objet d’un accès restreint pour une durée correspondante aux délais de procédures contentieuses.

3.3 Autorisation de la CNIL et droit d’accès et de rectification

Conformément aux articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 toute personne identifiée dans un dispositif d’alerte professionnelle a le droit d’accéder aux données le concernant et d’en demander si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, la rectification ou la suppression. La personne qui fait l’objet d’un signalement ne peut en aucun cas obtenir communication sur le fondement de son droit d’accès, des informations concernant l’identité de l’émetteur de l’alerte.

En cas de traitement informatisé, ce système devra faire l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL (autorisation unique AU 004 modifiée selon la délibération 2017 191 du 22 juin 2017) Cette autorisation vaut aussi autorisation de transfert de données à caractère personnel hors UE.

Article 4. Validité de l’accord

La validité du présent accord sera subordonnée à sa signature par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives conformément aux dispositions de l’article L. 2232-12 du Code du travail.

Article 5. Durée et prise d’effet de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 6. Date d’entrée en application

Le présent accord entrera en vigueur à compter du jour suivant son dépôt auprès des services compétents, sauf disposition particulière précisée dans l’accord.

Article 7. Révision

Conformément aux termes de l’article L. 2261-7 du Code du travail, les parties signataires du présent accord ont la faculté de le réviser.

La demande de révision peut intervenir à tout moment, par l’une ou l’autre des parties signataires.

Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant.

Ce dernier sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles subséquentes à la signature du présent accord.

L’avenant de révision devra être signée par au moins l’une des organisations syndicales représentatives de salariés signataires de l’accord ou y ayant adhéré, selon les dispositions légales en vigueur.

L’avenant se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie, conformément aux dispositions légales.

Article 8. Dénonciation

L’accord pourra être modifié selon le dispositif prévu de l’article L. 2222-5 du Code du travail.

Il pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la Direction de l’entreprise, soit par l’ensemble des Organisations syndicales signataires.

La dénonciation sera régie par les articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Article 9. Adhésion

Conformément aux dispositions légales en vigueur, une organisation syndicale représentative non signataire pourra adhérer au présent accord.

Cette adhésion pourra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux signataires du présent accord et fera l’objet d’un dépôt par la Direction selon les mêmes modalités de dépôt que le présent accord.

Article 10. Dépôt et Publicité

Un exemplaire signé du présent accord sera remis à chaque organisation syndicale représentative de la SA HOTEL NEGRESCO.

Conformément à la loi, le présent accord sera déposé au Conseil des Prud’hommes de Nice et sera déposé à la DIRECCTE par télétransmission conformément aux termes de m’article D. 2231-4 du Code du travail.

Le présent accord est rédigé et signé en un exemplaire pour chaque partie, outre les exemplaires destinés aux formalités de dépôt.

Fait à Nice, Le 02/08/2018 Pour la Direction : XXXXXXXX Administrateur Provisoire

Pour les Organisations Syndicales représentatives

Le syndicat CGT

XXXXXXXXXXX

Le syndicat CFE-CGC

XXXXXXXXXXXXXXX