Accord collectif d’entreprise

Relatif à la mise en place du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles 2022

ENTRE LES SOUSSIGNES :

1. TERRES D’ARMOR HABITAT

OPH dont le siège est sis à PLOUFRAGAN (22440) 6, Rue des Lys

Immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés de SAINT-BRIEUC

Sous le numéro 272 200 015 000 27

Représenté par,

Agissant en qualité de Directeur Général dûment habilité aux fins des présentes

DE PREMIERE PART

ET

2. L’organisation syndicale CFDT

Représentée par, Délégué Syndical au sein de Terres d’Armor Habitat

Remplissant les conditions légales en matière de représentativité majoritaire pour signer le présent accord.

DE DEUXIEME PART

Ci-après désignées ensemble les parties,

Préambule :

Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du code du travail, les élections des membres du Comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Le recours à ce procédé vise à faciliter l’organisation des élections tout en favorisant la participation des électeurs dans les conditions de sécurité renforcées, conformément aux exigences règlementaires fixées par les articles
R 2314-5 et suivants du Code du Travail. Il permet en outre d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

L’expérience réussie des élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique en 2018 par la voie électronique, a conduit les parties signataires du présent accord à s’accorder sur la mise en place du vote électronique, selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Les modalités d’organisation de ces élections seront négociées et définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Ceci étant rappelé, il a été convenu ce qui suit

Article 1 : champ d’application :

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de Terres d’Armor Habitat appelé à voter aux élections du Comité Social Economique en décembre 2022.

Article 2 : Modalité d’organisation des élections et de mise en œuvre du vote électronique :

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique devront permettre de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• L’intégrité du vote : conformité entre le bulletin de vote choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois,

• L’anonymat et de la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• La confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 2.1 : vote exclusivement par internet :

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par voie électronique. Le vote à l’urne ainsi que le vote par correspondance sont donc exclus.

Article 2.2 : Choix d’un prestataire extérieur :

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé, choisi, sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges relatif au vote électronique qui y est annexé.

Ce prestataire respectera à minima les prescriptions, du code électoral, du code du travail et des textes règlementaires afférents au vote électronique. Il devra également se conformer aux délibérations et recommandations de la CNIL.

L’identité du prestataire retenu ci-après désigné « le prestataire » sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 2.3 Etablissement des fichiers :

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du
25 avril 2017 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Les données enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : noms, prénoms des inscrits, ancienneté, année de naissance, statut, classification OPH et/ou grade pour les fonctionnaires, collège.

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, ancienneté, date de naissance, collège.

• Pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, date, heure

• Pour les listes de candidats : collège, civilité, noms, prénoms des candidats, nature du mandat (titulaire ou suppléant), appartenance syndicale le cas échéant, sexe.

• Pour la liste des résultats : noms, prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels que mentionnés ci-après, et ce par statut.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, personnel habilité du service des ressources humaines,

• Pour le fichier des électeurs : prestataire, personnel habilité du service des ressources humaines, électeurs pour les informations les concernant,

• Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, personnel habilité du service des ressources humaines,

• Pour les listes de candidats : électeurs, syndicats, personnel habilité du service des ressources humaines,

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou personnel habilité des ressources humaines, préfecture pour les électeurs sous statut public.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir.

Ce moyen d’authentification lui permettra :

• De s’identifier et de prendre part au vote,

• De compléter la liste d’émargement.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Internes.

Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin par chaque organisation syndicale ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par le protocole d’accord préélectoral.

A réception de ces listes, la Direction des Ressources Internes les transmettra au prestataire retenu afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique. Les listes sont présentées par ordre alphabétique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Internes.

Article 2.4 confidentialité, sincérité du vote et stockage des données :

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et de l’adressage des moyens d’authentification.

A ce titre, le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée sans lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde ne seront accessibles qu’au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours ou jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive lorsqu’une action contentieuse a été engagée. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits par le prestataire et ce, conformément aux dispositions de l’article R2314-17 du Code du Travail.

Article 3- cellule d’assistance technique et sécurité :

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, les représentants de la direction Générale et deux représentants par organisation syndicale représentative dans l’entreprise, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

• Procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système sera scellé.

• Contrôler à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des donnés sera mis en place. Par ailleurs, dans de telles circonstances, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction, des organisations syndicales représentatives au sein de Terres d’Armor Habitat et du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 4- expertise et déclaration auprès du DPD :

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Une fiche de traitement relative au recours au vote électronique sera établie par le DPD (délégué à la protection des données) désigné au sein de Terres d’Armor Habitat et enregistrée sur le registre des traitements automatisés tenu à cet effet.

Conformément aux dispositions du code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès du DPD.

Article 5- Information et formation au système de vote électronique :

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

A cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Celle-ci sera établie par le prestataire et transmise aux électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin (une semaine avant le 1^er tour).

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 6- Déroulement des opérations de vote

Article 6-1- Protocole d’accord préélectoral :

Dans le cadre du scrutin à intervenir en décembre 2022, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges etc…

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de Terres d’Armor Habitat.

Article 6-2- Programmation du site internet de vote :

Le prestataire assurera la programmation des accès internet, notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Aucune installation de logiciel ne sera requise.

Le prestataire assurera, par ailleurs, la reproduction sur le serveur :

• Des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées, datées et signées par leurs auteurs,

• Des professions de foi telles qu’elles auront été présentées, datées et signées par leurs auteurs.

L’ordre de présentation des professions de foi sera déterminé dans le protocole d’accord préélectoral.

Pour chaque élection, les listes seront présentées sur une seule et même page (sans défilement) dans l’ordre alphabétique.

Afin de respecter une équité entre les listes, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Le cas échant le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Les modalités de transmission des listes de candidats et des professions de foi seront déterminées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 6-3- Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal internet (ordinateur, tablette, smartphone), de leur lieu de travail ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections. En effet, durant la période d’ouverture du scrutin, le vote est possible 7 jours/7, 24 heures/24.

Les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que la période de vote se déroulera sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Le personnel sera informé, par mail et par affichage des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin. Les personnels absents seront informés par courrier.

Article 6.4- Modalités d’accès au serveur de vote :

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple :

• La note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote en ligne,

• L’adresse du serveur de vote,

• Les moyens personnels d’authentification : codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire.

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tour,

• Un numéro de téléphone et l’adresse mail d’assistance électeurs dédiés à l’élection

Conformément aux récentes dispositions édictées par la CNIL, deux canaux de contact différents (courrier postal puis mail) seront utilisés afin de transmettre d’une part l’identifiant de l’électeur et, d’autre part, son mot de passe.

Il est précisé qu’un mot de passe supplémentaire sera demandé à l’électeur, lors de sa connexion, dont les modalités seront déterminées en amont avec le prestataire.

En cas de second tour, de nouveaux moyens d’authentification seront transmis aux électeurs.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé créé pour l’occasion.

L’authentification de l’électeur permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

6.5 Le vote

L’électeur par la saisie de ses identifiants, aura directement accès aux bulletins de vote correspondants à son collège.

Préalablement, afin de se familiariser avec le processus de vote, l’électeur pourra passer sur un espace de test sans validation finale.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement. Cette saisie clôt donc définitivement l’accès à l’élection pour le ou les votes qui viennent d’être réalisés.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception. L’électeur est invité à les conserver précieusement.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Article 6.6: Confidentialité du vote et stockage des données :

Conformément aux exigences posées par l’article R 2314-7 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera cryptée et stockée dans un coffre-fort électronique dédié sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Conformément à l’article R2314-16 du code du travail, la liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Ces personnes désignées au terme de la négociation du protocole d’accord préélectoral pourront consulter tout au long du scrutin les listes d’émargement en ligne et le taux de participation par le biais du site d’administration.

Article 6.7- Opérations de dépouillement :

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin en application de l’article R 2314-16 du code du travail.

. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois obligatoires par les membres du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté aux procès-verbaux.

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux ainsi que les listes d’émargement.

Article 7 : Durée – dénonciation- révision :

Le présent accord entre en vigueur dès sa date de signature. Il est conclu pour la durée du protocole préélectoral, lié aux élections professionnelles du 8 décembre 2022.

Il pourra le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application dans le respect des dispositions prévues par les articles L2261-7-1 et suivants du code du travail.

Article 8: Validité – dépôt :

Conformément à l’article L 2231-5 du Code du Travail, le présent avenant sera notifié par la Direction à l’organisation syndicale signataire à l’issue de la procédure de signature.

Le présent avenant sera, à la diligence de Terres d’Armor Habitat, déposé sur la plateforme en ligne « télé accords » dans une version anonymisée.

Un exemplaire sera également déposé auprès du secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Saint-Brieuc.

Pour la bonne information du personnel, un exemplaire du présent avenant sera mis à disposition sur le réseau informatique.

Fait en 4 exemplaires,

A PLOUFRAGAN, le 19 Octobre 2022

Le Directeur Général Le Délégué Syndical CFDT