Accord d'entreprise "Un accord portant sur le droit à la déconnexion" chez OPAC REIMS - REIMS HABITAT CHAMPAGNE ARDENNE OFFICE PUBLIC DE L'HABITAT (Siège)

ACCORD DROIT A LA DECONNEXION

Entre :

- la Direction Générale de Reims habitat Champagne- Ardenne, Office Public de l’Habitat, représentée par le Directeur Général

Et

- La Déléguée Syndicale CGT

PREAMBULE

La loi Travail du 8 août 2016 a introduit dans le Code du travail « un droit à la déconnexion » pour l’ensemble des salariés cadres ou non cadres.

La loi renvoie à la négociation collective, au niveau de l’entreprise, le soin d’en déterminer les modalités.

Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales d’organisations représentatives disposant de délégués syndicaux doivent définir les « modalités du plein exercice pour le salarié de son droit à déconnexion » et mettre en place des « dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que de la vie professionnelle et familiale ».

Il a été décidé de créer un groupe de travail collaboratif sur le droit à la déconnexion en vue d’aboutir )à un accord d’entreprise entre le Directeur Général et la Déléguée Syndicale.

Ce groupe de travail est composée de :

• La Responsable MHR et son Adjointe ;

• La Déléguée Syndicale ;

• La Secrétaire du CHSCT ;

• La Responsable Communication ;

• Le Service Informatique.

Deux réunions ont eu lieu les 19 juin 2018 et 19 juillet 2018

Dès le projet d’accord finalisé, une rencontre a été fixée entre le Directeur Général et la Déléguée Syndicale en vue d’aboutir à la signature de cet accord.

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion, qui passe par le respect des temps de repos et de congés, ainsi que par l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et qui contribue à la qualité de vie au travail.

DEFINITIONS

Il est nécessaire de rappeler les diverses définitions des termes en lien avec cet accord

• Droit à la déconnexion : le droit pour les salariés (CDI – CDD – Intérim) de ne pas être connectés à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail, y compris pendant la pause méridienne ;

• Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;

• Temps de travail : horaires de travail des salariés(CDI – CDD – Intérim) durant lesquels il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires sollicités par le supérieur, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.

Il est convenu ce qui suit :

Article 1^er : Champ d’application de l’accord

Les dispositions du présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de droit privé (OPH) de Reims habitat (CDI – CDD – Intérim), du personnel sous statut FPT (quelque soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail), susceptibles d’utiliser les outils numériques professionnels qui permettent d’être joignables à distance.

Il est important de préciser qu’une attention particulière sera apportée pour le Directeur Général identifié comme Cadre Dirigeant et les Managers en forfait jours (qui ne sont pas soumis à l’horaire hebdomadaire de l’organisme) et qui sont des utilisateurs fréquents des outils numériques.

Il est également nécessaire de préciser que les salariés en télétravail bénéficient de l’ensemble des dispositifs de cet accord au même titre que les salariés qui ne sont pas en télétravail.

Article 2 : Les outils numériques concernés

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au bon fonctionnement de notre organisme ;

• les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…

• et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet, l’extranet, les plates formes diverses, les réseaux sociaux à caractère professionnel.

Article 3 : Règles de bon usage des outils numériques

Afin de laisser le choix à chacun d’organiser la gestion de son temps pour répondre à ses missions professionnelles tout en conciliant sa vie personnelle, il a été convenu de ne pas opter pour une solution qui consisterait à bloquer les accès sur une période donnée, mais plutôt de sensibiliser l’ensemble des salariés au bon usage de ces outils qui facilitent les échanges et l’accès à l’information, ils permettent une communication efficace et réactive en temps réel.

Les Managers doivent être exemplaires en la matière.

Ces outils doivent être utilisés à bon escient et toujours dans le respect des personnes et de leur vie privée.

Malgré toute l’efficience de ces outils, le flux d’informations peut induire des effets négatifs (l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités).

C’est la raison pour laquelle Reims habitat a décidé de fixer les règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles propices à un environnement de travail qui tout en restant efficace ne viendra pas dégrader la qualité de vie au travail.

Ainsi qu’il l’a été rappelé dans le préambule ci-dessus, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous.

Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).

Article 4 : Recommandations pour réguler la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle et préconisations liées à l’utilisation des outils numériques

Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence d’utiliser la messagerie électronique professionnelle pour échanger par rapport aux autres outils de communication disponibles  au sein de l’organisme ;

• Veiller à ce que l’usage de cette messagerie ne remplace pas le dialogue et les échanges physiques ou téléphoniques qui contribuent au lien social dans les services et favorise la transversalité ;

• Adresser les messages de manière ciblée au destinataire qui devra gérer le message (préciser quand cela est possible l’urgence du message, et la date limite de réponse) – utiliser avec modération les fonctions« Cc » ou « Cci » ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• Éviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• Indiquer un objet précis ainsi que la nature de l’envoi (information, action) permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• Désactiver les alertes sonores et visuelles lors de l’arrivée de nouveaux messages afin de limiter le nombre d’interruptions dans l’exécution des tâches ;

• Se réserver des plages horaires dans la journée pour consulter et traiter les messages sauf situation urgente dûment identifiée ;

• D’activer le « gestionnaire d’absences du bureau » et indiquer le nom de la personne à contacter dans le message d’absence du bureau pour éviter de laisser en attente des messages importants ;

lorsque les sujets à aborder sont complexes et difficilement gérables par échanges de mails (au-delà de deux échanges allers retours) privilégier les échanges directs (téléphone, déplacements, réunion physique).

Article 5 : sensibilisation a la déconnexion

Des actions de sensibilisation pourront être organisées sur demande à destination des managers et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Une journée sans mail sera programmée sur 2018 – Différents tuto sur l’usage des bonnes pratiques seront mises en ligne sur intranet.

Chaque nouvel embauché se verra remettre cet accord et sera sensibilisé à l’utilisation raisonnée des outils numériques mis à sa disposition dans le cadre de son poste de travail.

Insertion d’une petite phrase symbolique mais percutante dans les signatures électroniques : « au travail pas de connexion sans droit à la DECONNEXION ».

Article 6 : Droit a la déconnexion en dehors du temps de travail effectif

Les périodes de repos (congé annuel, RTT) et les périodes de suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des personnels de l’organisme.

Sauf urgence avérée et / ou situation identifiée comme grave :

• les responsables hiérarchiques qui doivent se montrer exemplaires ne doivent pas ;

  • Contacter leurs collaborateurs en dehors de leur temps de travail (y compris pendant les pauses déjeuners) ;

  • Envoyer de courriels entre 20 heures et 7 heures, ainsi que pendant les week-ends et jours fériés et doivent privilégier les envois différés ;

  • Les salariés ne sont pas tenus de prendre connaissance des courriels qui leur sont adressés ou d’y répondre en dehors de leur temps de travail ;

  • Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congé.

Article 7 : Suivi et bilan annuel sur l’usage des outils numériques professionnels

Chaque salarié a la possibilité de saisir sa hiérarchie et la Mission Ressources Humaines pour exposer les difficultés rencontrées lors de l’utilisation des outils numériques. Des actions correctives seront alors mises en place en fonction des difficultés rencontrées et avérées pour préserver l’équilibre vie professionnelle et vie privée.

Reims habitat effectuera un bilan après 1 an de mise en place de cet accord avec les partenaires sociaux (CSE à compter du 1^er Janvier 2019) sur l’usage des outils numériques au sein de l’organisme.

Pour le cas où le bilan ferait ressortir des difficultés identifiées, des actions de prévention seront organisées pour rappeler l’usage des outils numériques professionnels selon les modalités de cet accord et des mesures correctives pourront être mise en place en fonction des difficultés rencontrées et avérées pour préserver l’équilibre vie professionnelle et vie privée.

Pour les salariés en forfait jours ils évoqueront l’utilisation des outils numériques dans le cadre de l’entretien annuel obligatoire dont ils bénéficient  et dont les thèmes sont les suivants : charge de travail, organisation de leur travail, articulation vie professionnelle et vie personnelle.

Article 8 : Durée, révision, dénonciation 

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans et prend effet au 10 septembre 2018.

En effet, il a semblé pertinent de faire cet accord pour une durée déterminée de 3 ans compte tenu de l’évolution constante des outils numériques mis à disposition et de leur utilisation.

Conformément aux dispositions de l’article L 2222.4 du code du travail, l’accord arrivé à expiration cessera de produire ses effets et il conviendra de passer un nouvel accord.

Les signataires de l’accord se réservent le droit d’en demander la révision conformément aux articles

L 2261-7 et L 2261-8 du code du travail. Toute demande de révision doit être faite par lettre recommandée avec AR à chacune des parties signataires.

Cette demande doit indiquer avec précision les points à réviser et les propositions éventuelles.

Les parties s’engagent à examiner la demande de révision dans un délai de 15 jours à compter de la réception de la demande et à signer un avenant.

Les parties signataires peuvent dénoncer le présent accord, dans les conditions prévues au code du travail sous réserve de respecter un préavis de 6 mois. La dénonciation se fait par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires.

Article 9 : Publicité

Le présenta accord sera soumis aux formalités de dépôt conformément à l’article L 2231-6 du code du travail soit :

• 1 exemplaire papier au secrétariat Greffe des Prud’hommes ;

• 2 exemplaires à la DIRECCTE : un exemplaire sur support papier signé des parties et un exemplaire version dématérialisée.

Un exemplaire du présent accord signé des deux parties sera remis à la déléguée Syndicale signataire et vaudra notification au sens de l’article l 2231-5 du code du travail.

PUBLICATION SUR LA BASE DE DONNEES NATIONALE

Conformément à la législation sur la publicité des accords dans la base de données nationale, les accords collectifs doivent être rendus publics et intégrés dans une base nationale de données consultable sur internet (article L 2231-5 du code du travail) depuis le 1^er septembre 2017.

Cette mesure vise à remédier à la méconnaissance des règles conventionnelles et à contribuer au développement des bonnes pratiques.

Toutefois les deux parties ont la possibilité de signer un acte dans lequel elles indiquent qu’une partie de l’accord ne doit pas fait l’objet d’une telle publicité.

Les deux parties décident de publier cet accord dans son intégralité dans la base de données nationale.

Fait à Reims, le 28 août 2018

La Déléguée Syndicale CGT Le Directeur Général