ACCORD Relatif au droit à la deconnexion

Entre,

REIMS HABITAT, Office Public de l’Habitat dont le siège social est situé à Reims, représenté par le Directeur Général, dûment habilité à cet effet ;

D'une part,

 

Et

La Déléguée Syndicale CGT représentative au sein de REIMS HABITAT, dûment habilitée et mandatée à cet effet, 

D'autre part.

REIMS HABITAT et l’organisation syndicale représentative signataire étant désignées ensemble « les Parties ».

Préambule

Suite à divers échanges et groupe de travail menés en 2018, un premier accord à durée déterminée a vu le jour en août 2018.

Les parties souhaitent aujourd’hui réaffirmer leur engagement à instaurer le droit à la déconnexion dont chaque collaborateur bénéficie en dehors de son temps de travail, par la signature d’un nouvel accord.

L’évolution, le développement, la multiplication et l’accessibilité toujours plus grande des Technologies de l’Information et de la Communication (notamment messagerie électronique, ordinateurs portables, tablettes, téléphonie mobile et smartphones) rendent nécessaires de réaffirmer l'importance du bon usage des outils informatiques afin de garantir le respect des temps de repos et de congés ainsi que de la vie personnelle et familiale et, plus largement, protéger la santé des collaborateurs.

Il est acquis aujourd’hui que les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) jouent un rôle déterminant pour l’activité professionnelle quotidienne des collaborateurs, pour l’organisation et pour le bon fonctionnement de l’organisme.

Vecteurs d’efficacité et de facilitation d’organisation tant individuelle que collective, de flexibilité et de performance pour l’organisme, ses collaborateurs et ses clients, elles sont également porteuses de lien social facilitant les échanges et l’accès à l’information.

Le rythme de travail, les habitudes et modes d’organisation du travail en sont nécessairement impactés et c’est individuellement et collectivement qu’il convient de s’adapter à ces évolutions.

Pour autant, les TIC doivent être utilisées à bon escient, dans le respect des personnes et de l’équilibre nécessaire entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle et, en ayant à l’esprit que chacun est acteur de son propre droit à la déconnexion et que sa propre utilisation des outils numériques à usage professionnel a des conséquences sur celui-ci ainsi que sur le collectif de travail.

Soucieux de cet enjeu et dans une démarche d’utilisation raisonnée des TIC, d’amélioration de la qualité de vie au travail et dans une volonté de trouver un équilibre entre ce qui peut être vécu comme une contrainte ou comme une aide, les parties se sont réunies en vue de rassembler des recommandations applicables à tous les collaborateurs quel que soit leur temps de travail, y compris les managers auxquels revient en outre un rôle d'exemplarité et de promotion des bonnes pratiques.

Par le présent accord, les parties conviennent de mettre en place un cadre structuré destiné à assurer la pleine effectivité de l’exercice du droit à la déconnexion.

En parallèle à cet accord relatif au droit à la déconnexion, un travail collaboratif sera prochainement mené pour remettre à jour la charte informatique applicable à l’organisme. Et le tout intégrera une « charte » culture et communication interne.

CHAPITRE I : DEFINITION DU DROIT À LA DECONNEXION

Le droit à la déconnexion s'entend comme le droit pour le salarié de ne pas se connecter à ses outils numériques professionnels et de ne pas être contacté en dehors de son temps de travail, que ce soit au moyen du matériel professionnel mis à sa disposition par l'employeur, ou de son matériel personnel (ordinateur, tablette, téléphone mobile, etc).

On entend par outils numériques notamment :

• Les outils physiques connectés : ordinateur, tablette, téléphone, smartphone, etc

• Les outils dématérialisés : connexion à distance, courriers électroniques, Internet, intranet, logiciels, les plateformes diverses, les réseaux sociaux à caractère professionnel, etc

Le temps de travail correspond aux horaires de travail du salarié pendant lesquels il se tient à la disposition de l'employeur, se conforme à ses directives et ne peut vaquer à des occupations personnelles. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les périodes de congés payés et autres congés, les jours fériés non travaillés et les jours de repos.

CHAPITRE II : CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble du personnel de Reims habitat dont le DG, les fonctionnaires publics territoriaux et les intérimaires, quelques soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de leur durée du travail et qui sont susceptibles d’utiliser les outils numériques professionnels qui permettent d’être joignables à distance.

Il est important de préciser qu’une attention particulière sera apportée pour les Directeurs et les Managers en forfait jours (qui ne sont pas soumis à l’horaire hebdomadaire de l’organisme) et qui sont des utilisateurs fréquents des outils numériques.

Il est également nécessaire de préciser que les collaborateurs en télétravail bénéficient de l’ensemble des dispositifs de cet accord au même titre que les collaborateurs qui ne sont pas en télétravail.

CHAPITRE III : EXERCICE DU DROIT À LA DECONNEXION

Aucun salarié n'est tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées.

Il est recommandé aux collaborateurs de ne pas contacter les autres collaborateurs, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

Par horaires de travail habituel, il est entendu les plages horaires suivantes : 8h-18h. Durant celles-ci les échanges entre collaborateurs doivent être favorisés dans la mesure où l’activité de l’organisme est pleinement effective durant celles-ci.

En dehors de de ces plages horaires il est demandé d’utiliser l’envoi des mails en différé afin que chaque collaborateur puisse pleinement exercer son droit à la déconnexion.

Pour les collaborateurs en forfaits jours, il leur est demandé de ne pas envoyer de mails pendant le week ends, la Direction Générale s’engageant de son côté à ne pas en envoyer.

À défaut, le collaborateur estimant que son droit à la déconnexion n’est pas respecté pourra se rapprocher de la Direction des Ressources Humaines.

En cas de circonstances exceptionnelles tenant à l'urgence et / ou à l'importance de la situation, des dérogations au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre.

La notion de circonstances exceptionnelles précitée ne concerne pas le suivi des dossiers/projets en cours et fait référence à des événements/incidents/accidents nécessitant une action urgente ne pouvant attendre la reprise du travail par le salarié joint et pouvant générer un préjudice important pour l’organisme.

La reprise du travail en cas de circonstances exceptionnelles est rémunérée et/ou compensée selon les dispositions conventionnelles et/ou légales applicables en matière de durée de travail.

CHAPITRE IV : BONNES PRATIQUES D’UTILISATION DES TIC

Comme indiqué dans le préambule, l’effectivité de l’exercice du droit à la déconnexion requiert l’implication de la Direction mais également l’implication de tous les collaborateurs qui en sont acteurs également.

Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des collaborateurs (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).

Afin de laisser le choix à chacun d’organiser la gestion de son temps pour répondre à ses missions professionnelles tout en conciliant sa vie personnelle, il a été convenu de ne pas opter pour une solution qui consisterait à bloquer les accès sur une période donnée, mais plutôt de sensibiliser l’ensemble des collaborateurs au bon usage de ces outils qui facilitent les échanges, l’accès à l’information et permettent une communication efficace et réactive en temps réel.

Ces outils doivent être utilisés à bon escient et toujours dans le respect des personnes et de leur vie privée.

Malgré toute l’efficience de ces outils, le flux d’informations peut induire des effets négatifs (l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités…).

C’est la raison pour laquelle Reims habitat a décidé de fixer les règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles propices à un environnement de travail qui tout en restant efficace ne viendra pas dégrader la qualité de vie au travail.

Pratiques visant à gérer l’information

• S’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé :

  • La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres outils de communication tel que face à face ou téléphone ?

  • Favoriser les échanges directs lorsque :

    • Les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés,

    • Il existe un risque de mauvaise interprétation,

    • Le sujet est ou risque de devenir conflictuel

• S’imposer d’être rigoureux et précis dans la communication en :

  • Indiquant un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message

  • Traitant un sujet par message

  • Évitant la multiplication des messages sur le même sujet

  • En s’identifiant clairement dans le message afin d’être identifié rapidement

    • S’interroger sur le(s) destinataire(s) principal(aux) du message :

      • Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message

      • N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés

      • Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages

      • Éviter les « répondre à tous » lorsque ce n’est pas indispensable

• Gérer les pièces jointes :

  • Limiter l’envoi de pièces jointes. S’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message

  • S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe

  • Éviter l’envoi de fichier trop volumineux

Pratiques visant à limiter les sources de stress

• Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour adresser un courrier, un message ou joindre un collaborateur par téléphone

  • S’astreindre à prendre contact durant les plages horaires de travail

  • Privilégier l'envoi différé en cas de rédaction de courriels en dehors des horaires de travail

  • Éventuellement insérer à la signature automatique une phrase type « les messages que je pourrais envoyer en dehors des heures de travail ne requièrent pas de réponse immédiate » ou bien « au travail pas de connexion sans droit à la déconnexion »

• S’interroger sur la pertinence du délai de réponse :

  • Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement

  • Laisser au(x) destinataire(s) le temps de répondre aux messages

  • S’organiser et anticiper le délai de traitement de la demande par le destinataire

Pratiques visant à gérer l’addiction aux outils numériques

• Limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation des outils numériques en :

  • Désactivant les alertes sonores et visuelles signalant l’arrivée de nouveaux messages

  • Gérant son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrants

• Gérer et encadrer l’accessibilité :

  • Utiliser l’outils « Réponses automatiques » en cas d’absence du bureau

  • Préciser dans le message le nom d’une personne à contacter

  • Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive

  • Laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages

  • En cas de longue absence, prévoir si nécessaire le transfert de ses courriels, des messages et appels téléphoniques à un autre membre de l'organisme, avec son consentement exprès.

Pratiques liées à la forme et personnalisation des échanges

• Respecter les formules de politesses

• Adapter son message à la personnalité de son interlocuteur

• Éviter l’utilisation des majuscules car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur

• Adapter la forme du message en gardant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un tiers

Des règles similaires peuvent être respectées concernant l'utilisation des appels téléphoniques et des SMS.

CHAPITRE V : MODALITES D’EXERCICE DU DROIT À LA DECONNEXION

Une bonne articulation entre vie professionnelle et vie privée repose notamment sur l'effectivité du respect par les collaborateurs de leurs durées minimales de repos.

À cet effet, il est rappelé que tant le manager que le salarié, doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaire et quotidien.

Si une situation anormale d'utilisation des outils de communication à distance est constatée, l'employeur peut prendre toute disposition utile pour permettre d'y remédier.

Sauf circonstances exceptionnelles, un salarié n'a pas à envoyer d'e-mails pendant une période de suspension du contrat de travail (congés payés, arrêt maladie...) et n'est pas tenu de répondre aux mails ou autres sollicitations reçus pendant une telle période.

Les managers s’abstiendront, dans la mesure du possible, et sauf urgence avérée, de contacter leurs collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable.

Ils aborderont au moins une fois par an l’exercice du droit à la déconnexion avec leurs collaborateurs (lors de l’entretien annuel, lors de réunion de service par exemple). Ils veilleront à être exemplaires, à anticiper la charge de travail et les objectifs fixés, à la répartition du travail au sein de leurs équipes de façon à garantir l’effectivité du droit à la déconnexion.

Pour les collaborateurs en forfaits jours, dont la durée du travail ne peut être déterminée du fait de la nature de leurs fonctions, des responsabilités qu’ils exercent et du degré d’autonomie dont ils disposent dans l’organisation de leur emploi du temps, leurs managers s’abstiennent, dans la mesure du possible, et sauf urgence avérée, de les contacter pour garantir des durées maximales de travail acceptables et garantissant leurs temps de repos.

Les collaborateurs bénéficiant du télétravail selon les modalités en vigueur dans l’organismes sont joignables pendant les plages horaires de travail et suivant les mêmes conditions que dans les locaux de travail habituels.

Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des « horaires de travail » doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.

Des actions de sensibilisation et de formation sur les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques professionnels seront déployées régulièrement auprès de l’ensemble des collaborateurs.

Chaque collaborateur a la possibilité d’évoquer avec son manager et/ou la Direction des Ressources Humaines les difficultés rencontrées dans l’utilisation des celles -ci. Un accompagnement personnalisé et des mesures préventives et/ou correctives pourront être mises en place si nécessaires.

Des guides / modes d’emploi sur les outils numériques sont disponibles sur l’intranet et des formations sur leurs utilisations continueront d’être dispensées au sein de l’entreprise afin de permettre une meilleure maîtrise de ceux-ci.

Durant les temps de travails collectifs (réunions, formations, séminaires par exemple), le traitement des SMS, mails ou appels téléphoniques est déconseillé afin de faciliter la concentration de l’ensemble des participants et les échanges.

CHAPITRE VI : DUREE - SUIVI - DATE D’ENTREE EN APPLICATION

Article 1 : Entrée en vigueur et durée de l’avenant

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

La date de prise d’effet du présent avenant est fixée par les Parties au 10 septembre 2021.

Article 2 : Dépôt et publicité de l’accord

Un exemplaire du présent avenant signé des deux parties sera remis à la Déléguée Syndicale signataire et vaudra notification au sens du code du travail.

Il sera ensuite déposé sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords et remis au greffe du conseil des prud’hommes de Reims. Par ailleurs, un exemplaire de ce texte sera communiqué par tout moyen aux salariés et est tenu à la disposition du personnel sur leur lieu de travail.

Les deux parties décident de publier cet avenant dans son intégralité dans la base de données nationale.

La signature du présent avenant entraîne l’approbation de l’ensemble de ces dispositions.

Fait à Reims, le 9 septembre 2021 en 3 exemplaires

Pour REIMS HABITAT Pour la CGT

Le Directeur Général La Déléguée syndicale