Entre :

- L’INSTITUT SAINTE CATHERINE, association régie par la loi de 1901, dont le siège social est sis chemin de Baigne-Pieds, CS 80005, 84918 AVIGNON CEDEX représenté par Monsieur XXX, agissant en qualité de Président du Conseil d’Administration

d’une part,

Et

- Le syndicat CFDT, représenté par XXXX, agissant en sa qualité de déléguée syndicale,

- Le syndicat F.O., représenté par XXXX, agissant en sa qualité de déléguée syndicale,

- Le syndicat SUD Solidaires, représenté par XXXX, agissant en sa qualité de délégué syndical,

D’autre part

La date des élections des membres du COMITE SOCIAL et Economique pour l’Institut Sainte Catherine : la clôture du premier tour de scrutin aura lieu le 15 Janvier 2019.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, les signataires conviennent par le présent accord d’avoir recours au scrutin par vote électronique pour l’élection des membres COMITE SOCIAL et Economique de l’Institut Sainte Catherine.

Article 1 : Principes généraux du vote électronique

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le système retenu sera mis en place dans le respect du principe de sécurité prévu par les dispositions des articles R. 2314-9 et R. 2324-5 du Code du travail et conformément aux prescriptions de la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Article 2 : Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

A cette fin, le prestataire sera choisi par l’Entreprise sur la base d’un cahier des charges défini par les signataires du présent accord et joint en annexe à ce dernier.

Le prestataire retenu devra garantir le respect des règles de confidentialité et de sécurisation pour toutes les opérations liées au vote électronique.

Article 3 : Respect de la loi Informatique et Libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’Entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’Entreprise. Ces fichiers ont été déclarés auprès du correspondant Informatique et Libertés de l’Institut Sainte Catherine et les organisations syndicales représentatives ont été informées de ces formalités.

Par ailleurs, les signataires rappellent que le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l’objet d’une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Liberté s. Le prestataire devra adresser à l’Entreprise au plus tard un mois avant l’ouverture du vote la preuve de l’accomplissement de ces formalités déclaratives. Cette dernière sera transmise par l’Entreprise aux organisations syndicales représentatives afin de satisfaire aux obligations d’information, prévues par les articles R. 2314-14 et R. 2324-10 du Code du travail.

Article 4 : Modalités de vote

Les signataires conviennent que le scrutin se déroulera, pour chaque tour de scrutin, sur plusieurs jours et selon des horaires à définir dans le Protocole d’Accord Préélectoral (ci-après dénommé « Protocole »).

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail ou de tous autres lieux offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période du scrutin à l’Institut Sainte Catherine, des micro-ordinateurs avec une connexion sécurisée au site du prestataire, seront mis à la disposition des électeurs, selon des modalités qui seront précisées dans le Protocole.

Les signataires conviennent que l’envoi de la note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique aux électeurs afin de leur faciliter l’appropriation de cette technique de vote sera assuré par le prestataire. Cette note sera adressée avant l’ouverture du scrutin, par les mêmes courriers que ceux contenant le code d’identification et le mot de passe, dans les conditions précisées à l’article 9 du présent accord.

Article 5 : Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales

En application de l’article 3 de l’arrêté du 25 avril 2007, les listes électorales sont établies par l’Entreprise qui en assure la transmission au prestataire retenu à la date fixée par le Protocole. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’Entreprise.

De son côté, le prestataire assure dès réception des listes leur sécurité et confidentialité.

Les listes de candidats

Les listes de candidats seront établies conformément aux dispositions du Protocole ainsi que les logos et les professions de foi. L’ensemble de ces documents sera adressé par l’Entreprise au prestataire au plus tard à la date fixée par le Protocole, pour intégration dans le système de vote électronique.

Ces professions de foi devront être fournies sous la forme d’un fichier au format PDF.

Article 6 : Bulletins de vote

Les signataires conviennent que le prestataire veillera dans l’élaboration du matériel de vote à assurer l’égalité de traitement entre tous les candidats participant à l’élection. A ce titre, il devra, notamment, se conformer aux exigences contenues à cet effet dans le cahier des charges.

Les listes seront présentées sur les écrans selon les principes prévus à l’article précédent.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité entre les listes de candidats, le prestataire s’engagera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes, et permettent leur affichage sur une page d’écran unique avec une résolution standard.

Article 7 : Vérification du système de vote électronique et formation

Préalablement à la mise en exploitation du service, à des fins de validation du système de vote électronique et pour favoriser l’appropriation de ce système par les utilisateurs, une journée de recette sera organisée à la date et à l’heure prévue par le Protocole, selon les modalités suivantes :

• au niveau local : dans un (ou des) lieu(x) déterminé(s) par le représentant de l’employeur au niveau du CSE.

Il est procédé, en présence du représentant de l’employeur, par les délégués de listes, au moyen de codes qui leur auront été fournis par le prestataire, à :

1. la recette des masques présentés à l’écran (équivalent du « Bon A Tirer »),

2. la recette du site de vote : test du système de vote électronique et test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel l’urne électronique est vidée et scellée.

Cette recette concerne l’ensemble des listes CSE.

En tant que de besoin, et si à l’issue de la journée de recette des corrections devaient être apportées, il sera procédé à une nouvelle recette au périmètre concerné et sur les seuls points corrigés, au plus tard dans les 48 heures.

Le jour de l’ouverture du scrutin et à l’heure fixée par le Protocole, il sera procédé selon des modalités à définir localement, en présence du représentant de l’employeur, des délégués de liste et des membres du bureau de vote à la vérification que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet par le prestataire.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, il est procédé, en présence des représentants de l’Entreprise, et des délégués représentant les listes de candidats au contrôle du scellement de ce système.

Le prestataire pourra être contacté à tout moment si besoin.

Article 8 Déroulement des opérations de vote

A l’occasion des opérations de vote, l’assistance technique liée aux opérations de vote est intégralement assurée par le prestataire, selon les modalités définies au cahier des charges.

L’assistance technique liée aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail qui empêcheraient l’accès au site d’élection reste de la responsabilité de l’Entreprise.

Article 9 : Modalités d’accès au serveur de vote

- Envoi des identifiants

Les signataires conviennent que, conformément au cahier des charges figurant en annexe, le prestataire adressera à chaque électeur au plus tard aux deux dates fixées par le Protocole (environ J – 10 et J-5), à son domicile, par courriers, la note explicative, un code d’identification personnel généré de façon aléatoire par le prestataire, ainsi qu’un mot de passe, conformément aux articles R. 2314-10 et R. 2324-6 du Code du travail.

Un code d’identification personnel ainsi que le mot de passe (ci-après dénommés « identifiants ») est transmis par voie postale à chaque tour.

Pour l’impression de ces courriers, le prestataire doit mettre en place un processus sécurisé, qui devra pouvoir être audité sur demande de l’Entreprise.

Pour l’envoi de ces courriers et afin d’assurer l’effectivité du vote par tout électeur, le prestataire doit garantir que les courriers arrivent dans les mêmes délais, quel que soit le lieu de domiciliation de l’électeur.

Article 10 : Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-21 à 23 et L. 2324-19 à 21 du Code du travail, les signataires rappellent que le prestataire devra, conformément au cahier des charges figurant en annexe, garantir que le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres des bureaux de vote et les délégués de liste peuvent consulter sur un site sécurisé, grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire :

• la liste d’émargement, mise à jour en continu. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

• le taux de participation mis à jour.

Les représentants de l’employeur peuvent consulter sur un site sécurisé, grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire : le taux de participation mis à jour.

Les signataires conviennent, par ailleurs, que le système du prestataire devra permettre :

• de conserver sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde,

• de procéder, à nouveau et en tant que de besoin, au décompte des votes.

A l’expiration du délai de recours ou à l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, il est demandé au prestataire de procéder à la destruction des fichiers supports.

Article 11 : Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l’heure de clôture du scrutin, le 15 Janvier 2019, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs.

Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permettra d’obtenir les résultats de manière quasi - instantanée. Le président et les assesseurs introduiront respectivement leurs codes sécurisés délivrés par le système selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le dépouillement s’effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du Code du travail. Les résultats devront faire apparaître le nombre de voix obtenues par candidat, le nombre de voix obtenues pour chaque liste, ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi le bureau de vote constitué vérifiera les éléments figurant sur les formulaires électroniques issus du système de vote reprenant strictement les mêmes éléments que les modèles CERFA en vigueur.

Le président du bureau de vote devra compléter le procès-verbal en portant la mention manuscrite « élu » au regard de chacun des candidats élu et il signera ensuite le procès -verbal ainsi que tous les autres membres du bureau de vote.

Par ailleurs tous les membres du bureau de vote devront signer la liste d’émargement éditée par le système de vote.

En cas d’égalité des voix, le siège reviendra au candidat le plus âgé. Si cette éventualité se produit, il conviendra de traiter ce cas, de manière manuelle.

Le prestataire procèdera, à l’agrégation des résultats des élections, selon les modalités et prescriptions définies au cahier des charges figurant en annexe.

Article 12 : Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l’Institut Sainte Catherine pour les élections des membres du COMITE SOCIAL et Economique de l’Entreprise.

Il est conclu pour une durée déterminée liée à l’élection des membres du COMITE SOCIAL et Economique de l’Institut Sainte Catherine en 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive, (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L’accord pourra être révisé, à la demande de l’Entreprise ou d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives signataires, dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Il fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2232-2, L. 2231-6 et L. 2262-5 du Code du travail.

Fait à AVIGNON, le 12/11/2018

Pour l’Institut Sainte Catherine,

Pour les Organisations Syndicales :

ANNEXE 1 : CALENDRIER

CALENDRIER

ANNEXE 2 : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE

CONTEXTE

« L’Institut Sainte Catherine » est une association à but non lucratif :

En 2019, l’entreprise procèdera au renouvellement de ses instances représentatives du personnel à savoir les élus du COMITE SOCIAL et économique.

Objectif du dispositif :

-Faciliter le vote des personnels et donc accroître la participation,

-Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement,

-Maîtriser les coûts « cachés » (internes) de ce type d’opération.

Calendrier : Premier tour du vote le 15 Janvier 2019

PREAMBULE :

Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, les articles L.2314-21 et L.2314-19 du code du travail prévoient la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique ont été fixées par le décret N° 2007l – 602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du 25 avril 2007.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance.

Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par la direction de l’entreprise et les organisations syndicales. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Ce cahier des charges précise les exigences de L’Institut Sainte Catherine pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’entreprise.

Le cahier des charges du prestataire retenu sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections du CSE.

Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.

• La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

EXPRESSION DU BESOIN

Modalités de forme :

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités de fonds :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par la Société en concertation avec les organisations syndicales sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

- L’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,

- les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2324-4 à R.2324-17 du code du travail.

- Les recommandations CNIL du 22/10/2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.

En particulier, on notera :

- Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet,

- La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes,

- La déclaration auprès de la CNIL d’un tel système de vote,

- La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi,

- Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…),

- Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue,

- Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin,

- Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne,

- Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL,

- La mise en place d’une cellule d’assistance technique (en liaison avec l’équipe informatique de L’Institut Sainte Catherine veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système),

- Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple),

- La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales,

- La formation des représentants CSE, des Délégués Syndicaux et des membres du bureau de vote,

- Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement),

- La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession,

- L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin,

- L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels,

- La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes.

- La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir d’ici dans les cas précisés plus haut,

- L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques,

- Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral,

- Moyens d’authentification : chaque électeur recevra avant le 1er tour et le 2nd tour éventuel des élections, à leur domicile, par courrier simple et par mail, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels seront renouvelés dans l’hypothèse d’un 2nd tour.

- L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote,

Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque prestataire se réfère aux articles et recommandations listées ci-dessous et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.

CONTEXTE JURIDIQUE :

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• Signature d’un protocole d’accord préélectoral

• Formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL, suivies d’une information auprès des organisations syndicales

• Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

CONDITIONS RELATIVES AUX PRESTATIONS INTELLECTUELLES :

L’Institut Sainte Catherine confie au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.

La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.

Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant scrutin.

Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à L’Institut Sainte Catherine dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assurer de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.

ASSURANCE :

Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

DEONTOLOGIE ET CONFIDENTIALITE :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.

Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.

Toute sortie de document appartenant à L’Institut Sainte Catherine devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.

Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.