Accord d'entreprise "Accord relatif au droit à la déconnexion" chez IMA GIE - INTER MUTUELLES ASSISTANCE GIE (Siège)

Accord du 27 avril 2018

relatif au droit à la déconnexion

Préambule

Les organisations syndicales et la Direction d’INTER MUTUELLES ASSISTANCE GIE sont convenues de définir les grands principes et les modalités d’application destinés à garantir à l’ensemble des salariés l’exercice de leur droit à la déconnexion.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés d’IMA GIE et d’IMA Voyages.

Article 2 – Garantie d’un droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion recouvre tous les aspects de la vie professionnelle. Il implique la possibilité de marquer une rupture avec son activité, de façon à garantir un bon équilibre avec sa vie personnelle, et, à ce titre, il relève des obligations de l’employeur relatives à la préservation de la santé. Tous les acteurs de l’entreprise se doivent donc d’y veiller.

En dehors de son temps de travail, tout salarié de l’entreprise bénéficie notamment du droit de se déconnecter des outils numériques mis à sa disposition par l’entreprise, à l’exclusion des outils liés à une astreinte éventuellement planifiée. L’effectivité de ce droit implique une régulation de l’utilisation des moyens de communication par les émetteurs et par les receveurs de messages.

L’utilisation des moyens de communication numériques en dehors des horaires de travail du salarié doit être limitée le plus possible.

Chaque salarié doit veiller au respect de son droit propre à la déconnexion mais également à celui des autres salariés de l’entreprise. Ainsi, il est demandé de ne pas contacter pour un motif professionnel, sous quelque forme que ce soit, un autre salarié de l’entreprise en dehors de ses horaires de travail.

Pendant ces périodes, le salarié n’est également pas tenu de donner suite aux appels et différents messages qui lui sont adressés.

Les cas d’urgence ou de nécessité impérieuse de service font exception à ce principe, et justifient les tentatives de joindre un salarié en dehors de ses horaires de travail.

Le salarié ne peut subir aucune conséquence immédiate ou différée liée à l’exercice de son droit à la déconnexion, y compris lorsque, en dehors de tout dispositif d’astreinte, le caractère d’urgence ou de nécessité impérieuse de service ne pouvait être identifié.

Dans le cas où des salariés sont amenés à s’absenter, l’organisation des services doit permettre la prise en charge rapide de leurs tâches et missions, de façon :

• à réduire les occurrences où il pourrait être nécessaire de les contacter pour assurer la continuité de traitement de leurs dossiers,

• à ne pas les inciter à rompre leur déconnexion, par crainte de retrouver à leur retour des urgences non traitées et une charge de travail accumulée.

Article 3 – Bonnes pratiques de la communication numérique

• Rationalisation de la communication numérique

De façon générale, avant de recourir à une communication utilisant les voies numériques, chacun doit analyser la finalité et l’objet de cette utilisation et s’assurer de :

• délivrer une information utile,

• au bon interlocuteur,

• sous une forme respectueuse pour le destinataire.

Les canaux de communication sont au maximum adaptés à la durée d’utilisation des informations à diffuser.

• Message d’absence

Il est rappelé que, préalablement à toute absence prévisible, la mise en place d’un message de réponse automatique d’absence permet au salarié d’informer ses interlocuteurs de son usage du droit à la déconnexion. Il précise ainsi :

• son absence ;

• la date prévisible de son retour ;

• les coordonnées des personnes auxquelles ses interlocuteurs peuvent s’adresser durant cette absence.

Le respect de ces dispositions permet à l’émetteur de s’adresser à d’autres personnes pour que son sujet soit traité, et au salarié absent de réduire le volume de messages dont il devra prendre connaissance afin de les traiter à son retour.

En cas d’absence de longue durée non prévue, l’entreprise peut, avec l’accord du salarié, publier un message d’absence dans sa messagerie, en indiquant si nécessaire la (ou les) personne(s) à qui s’adresser en cas de besoin.

Lors d’un retour d’absence, il est laissé au salarié le temps nécessaire à la prise de connaissance des informations indispensables à son activité (notes de service, messagerie, etc.).

Article 4 – Droit à la continuité de l’information

Un salarié amené à s’absenter pour une longue durée pour un motif de santé peut, à sa demande, bénéficier d’informations de l’entreprise pendant tout ou partie de sa période d’absence.

Ces informations ne font pas obstacle à son droit à la déconnexion, et le maintien d’un lien continu avec l’entreprise est de nature à faciliter son retour au terme de son absence.

Article 5 – Sensibilisation du personnel au droit à la déconnexion

Un affichage sur les différents sites ainsi que sur l’intranet est effectué pour rappeler à tous la nécessité de se déconnecter du réseau professionnel en dehors des périodes et horaires de travail.

Des actions sont mises en place à destination des salariés, incluant le personnel d'encadrement et de direction dont le devoir d’exemplarité s’étend également à ce domaine, pour les sensibiliser au droit à la déconnexion et à un usage raisonnable et régulé des outils et moyens de communication numériques.

Des formations à la rédaction de messages efficaces complètent cette sensibilisation chaque fois que la nécessité en est identifiée.

Il sera diffusé des supports pédagogiques rappelant les bonnes pratiques sur l’utilisation de la messagerie et la tenue des réunions, joints en annexe du présent accord. Ils pourront revêtir plusieurs formes (plaquettes, messages intranet, affiches dans les salles de réunion).

Article 6 – Réunions

Sauf en cas de nécessité impérative et/ou contrainte externe, les réunions se déroulent pendant les horaires de travail des services. Elles tiennent compte dans la mesure du possible des horaires individuels des participants, et si certains d’entre eux doivent quitter une réunion à la fin prévue de leur plage horaire, ils ne peuvent en subir aucune conséquence immédiate ou différée.

Les personnes en responsabilité d’une réunion (managers, responsables de projet…) s’assurent de la diffusion aux participants après la réunion des décisions et informations nécessaires aux actions qu’ils devront mener, et ce dans un délai adapté au besoin.

Article 7 – Dispositions finales

1. Entrée en vigueur et durée de l’Accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain de son dépôt auprès des services compétents.

2. Révision de l’accord

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions légales en vigueur.

3. Formalités de publicité et de dépôt

Le présent accord sera rendu public et versé sur une base de données nationale dont le contenu est publié en ligne. La version rendue anonyme de l'accord sera déposée par la partie la plus diligente.

Conformément à la législation en vigueur, le présent accord fera l’objet d’un dépôt à la diligence de l'Entreprise, après la fin du délai d’opposition.

Une version électronique du présent accord sera déposée sur la plateforme « TéléAccords » du Ministère du travail. Cette formalité vaut dépôt auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE).

Un exemplaire sera par ailleurs déposé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Niort.

Fait à Niort, le 27 avril 2018

Pour les organisations syndicales Pour la Direction

CFDT

CFE-CGC

CGT

CGT-FO

SUD

ANNEXE 1

Bonnes pratiques pour un bon usage des e-mails

Etre efficace

1/ Vérifiez que l’e-mail est bon moyen pour communiquer

• Communiquez de manière pertinente en vous assurant que le contenu de la communication est bien approprié par rapport aux interlocuteurs qui la recevront.

2/ Facilitez l’exploitation des e-mails pour les destinataires

• Ciblez vos destinataires :

• Pour action = Destinataire

• Pour information = mettre en copie

• Répondre à tous = non systématique

• Favorisez la lecture des e-mails par un objet et un contenu court et explicite.

• Relisez votre e-mail avant envoi et vérifiez la liste des destinataires, le titre, le contenu, les pièces jointes.

Entretenir de bonnes relations

3/ Adoptez l’utilisation de moyens de communication plus simples, rapides et conviviaux

• Limitez le recours à l’e-mail : privilégiez le téléphone et optez pour le contact direct dès que cela est possible.

4/ Restez courtois en toutes circonstances

• Utilisez toujours une formule de politesse, adaptée au destinataire

• Remerciez votre interlocuteur

Rester zen et productif

5/ Accordez-vous des « temps » dédiés dans l’organisation de votre activité en lien avec les obligations de service

• Organisez des plages horaires pour consulter vos e-mails

• Désactivez vos alertes e-mails lorsque vous vous concentrez sur une tâche particulière

6/ Organisez le traitement des e-mails reçus

• Réalisez une action pour chaque e-mail consulté : traiter, supprimer, marquer (pour suivi ou traitement ultérieur), déléguer.

• Créez des dossiers de classement pour retrouver rapidement un e-mail.

7/ N’attendez pas de réponse immédiate en cas d’envoi d’e-mails en dehors des heures de travail

• Diffusez vos e-mails pendant votre plage de travail et réservez les exceptions aux vraies urgences.

• Ajoutez la formule suivante à la fin de vos e-mails : « si cet e-mail vous parvient en dehors de vos heures de travail, vous êtes invité à y répondre à un moment plus opportun pour vous ».

8/ Déconnectez-vous quand il le faut

• Notifiez votre absence en activant votre état d’absence et indiquez la personne à contacter en cas de besoin si vous n’êtes pas en mesure de consulter vos e-mails.

9/ Signalez quand vous ne faites plus partie d’un groupe de diffusion

-----------------------------

ANNEXE 2

Bonnes pratiques pour des réunions réussies

Avant la réunion

1/ Partager un objectif et définir les participants

• Définissez un objectif clair et précis afin de permettre à chaque participant de déterminer son rôle et de favoriser sa contribution.

2/ Inviter « en requis » les personnes seules véritablement concernées

• Planifiez les réunions sur le temps de travail en évitant le début des réunions au-delà de 16 heures.

• Tenez compte des agendas des participants.

3/ Organiser la réunion

• Réservez une salle de réunion avec le matériel nécessaire à la tenue de la réunion, assurez-vous de sa bonne restitution et faites l’invitation en priorité par messagerie.

• Optez pour le format le plus efficace afin de limiter les déplacements : présentiel, visioconférence, conférence téléphonique…

• Préparez un ordre du jour clair et précis et diffusez-le à l’avance aux participants en y joignant les documents de préparation.

• Prenez le temps nécessaire à la préparation de la réunion pour une réunion efficace.

Pendant la réunion

4/ Maîtriser le temps

• Démarrez l’échange à l’heure prévue même si tous les participants ne sont pas encore présents

• Privilégiez des réunions courtes

• Assurez-vous de respecter l’heure de fin de la réunion

5/ Favoriser l’écoute et le dialogue

• Permettez à chacun de s’exprimer pour contribuer à l’objectif fixé

• Veillez à ce que les échanges restent en lien direct avec le sujet

• Evitez de traiter vos e-mails et d’utiliser votre téléphone portable au cours de la réunion

6/ Construire le relevé de décisions et le plan d’actions en réunion

• Rédigez le relevé de décisions au cours de la réunion et utilisez-le comme fil conducteur de la réunion

Après la réunion

7/ Gérer les prochaines étapes

• Diffusez rapidement le relevé de décisions aux participants, y compris aux personnes absentes

• Actez les décisions prises et les actions à mener

• Assurez le suivi du plan d’action établi

--------------------------