ACCORD DE METHODE

« Mise en œuvre de la fusion : Ciliopée, Domofrance, Habitelem »

ENTRE

DOMOFRANCE

Société anonyme d’habitation à loyer modéré, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de BORDEAUX, SIRET n° ‎458 204 963 00029, dont le siège social est à BORDEAUX (Gironde) 110 avenue de la Jallère, prise en la personne de son Directeur général, Monsieur

L’UES GROUPE CILIOPEE

Regroupant les sociétés suivantes :

• GROUPE CILIOPÉE, GIE, 12 B rue Diderot – 47031 AGEN Cedex, identifié au répertoire SIRET sous le numéro 388 934 192 00021, Code APE 8299Z, pris en la personne de sa Directrice Générale,
  Madame ,

• GIE CILIOPÉE- COPROD Développement, GIE, 12 B rue Diderot – 47031 AGEN Cedex, identifié au répertoire SIRET sous le numéro 753 387 448 00016, Code APE 8299Z, pris en la personne de sa Directrice Générale, Madame ,

• CILIOPÉE Habitat, SA d’HLM, 12 B rue Diderot – 47031 AGEN Cedex, identifiée au répertoire SIREN sous le numéro 025 820 044, Code APE 6820A, prise en la personne de sa Directrice Générale,
  Madame ,

• CILIOHPAJ Avenir et Joie, Association, 12 B rue Diderot – 47031 AGEN Cedex, déclarée en Préfecture le 26 novembre 2010, identifiée au répertoire SIRET sous le numéro 529 816 787 00012, prise en la personne de sa Présidente, Madame ,

• CILIOPÉE Jeunes, Association, 12 B rue Diderot – 47031 AGEN Cedex, déclarée en Préfecture le 19 janvier 1975, identifiée au répertoire SIREN sous le numéro 309 123 537, Code APE 5590Z, prise en la personne de sa Directrice Générale, Madame ,

Composants l’Unité Economique et Sociale CILIOPEE, ci après dénommée « UES GROUPE CILIOPEE ».

HABITELEM

Société anonyme d’habitation à loyer modéré, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de PAU, SIRET n° 095 680 526 00027, dont le siège social est à PAU (Pyrénées-Atlantiques) 5 allées Catherine de Bourbon, prise en la personne de son Directeur général, Monsieur ,

Agissant conjointement

D’UNE PART,

ET

LES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES

La CFDT représentée par Monsieur , délégué syndical pour DOMOFRANCE,

La CFE-CGC représentée par Monsieur , délégué syndical pour DOMOFRANCE,

L’UNSA-SNPHLM représentée par Monsieur , délégué syndical pour DOMOFRANCE,

La CFDT représentée par Monsieur , délégué syndical pour HABITELEM,

La CFE-CGC représentée par Madame , déléguée syndicale pour l’UES GROUPE CILIOPEE,

Dûment habilités aux fins des présentes,

Ci-après ensemble désignés les « organisations syndicales »,

D'autre part.

PREAMBULE

Dans un contexte de recomposition du logement social, Action Logement Immobilier a souhaité conforter son rôle stratégique, notamment par la constitution d’un pôle régional fort et représentatif dans le Grand Sud-Ouest réunissant plusieurs de ses filiales immobilières intervenant dans le logement social.

C'est dans ce contexte que s'inscrit le projet Convergence, processus de rapprochement et de fusion, à terme, des trois opérateurs que sont DOMOFRANCE, HABITELEM et CILIOPEE HABITAT dont certaines entités membres de l’UES GROUPE CILIOPEE (ci-après dénommée CILIOPEE).

Fortes de leurs histoires, traditions, cultures et savoirs faire respectifs, ces trois structures donneront naissance à une nouvelle entité dont la taille lui permettra de répondre aux enjeux du logement social régional. Ainsi, la stratégie, la politique et les fondamentaux de cette nouvelle entité seront déployés en s’appuyant notamment sur le savoir-faire des équipes, la mise en place de procédures adaptées.

Pour favoriser l’émergence des meilleures pratiques, préparer et anticiper dans les meilleures conditions les rapprochements des équipes, des structures et des outils, les trois entités à travers cet accord de méthode souhaitent associer les partenaires sociaux à la démarche globale du projet de fusion. En effet, les échanges entre les directions des trois entités et les partenaires sociaux respectifs portant notamment sur la méthodologie de travail, le choix du dispositif d’accompagnement au changement, les communications portant sur le projet contribueront à déployer le projet dans le respect d’un dialogue social constructif d’une part et le respect de la législation d’autre part.

Le travail initié par les équipes, la communication transmise auprès des équipes et des partenaires sociaux des trois structures sont partagés dans les mêmes termes depuis le début du projet. Par conséquent, il paraît essentiel de proposer un cadre commun de dialogue social permettant de synchroniser et préparer les informations-consultations requises dans le cadre du processus de rapprochement de DOMOFRANCE, HABITELEM et CILIOPEE.

Ce dialogue inter-sociétés, qui s'entend dans le respect du calendrier social propre à chaque instance de chaque société, doit ainsi favoriser l'émergence d'une culture sociale commune, préalable indispensable aux négociations futures.

Dans la continuité des différentes actions de communication préalablement engagées, une communication régulière sera adressée à l'ensemble des personnels des trois entités pour rappeler la volonté de bâtir ensemble ce projet.

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a pour objet :

• De définir le calendrier et les modalités de consultation des instances représentatives du personnel des 3 entités,

• De déterminer les modalités d’information et d’accompagnement des salariés des 3 entités,

• De fixer les règles sur lesquelles les parties souhaitent s’entendre pour permettre de préparer dans les meilleures conditions le rapprochement de DOMOFRANCE, HABITELM et CILIOPEE en portant une attention particulière à l’accompagnement des personnels des trois structures.

Cet accord définit notamment une méthodologie de travail et un rétroplanning permettant de réaliser les étapes préparatoires nécessaires au projet de fusion conformément aux obligations légales, et aux délais fixés et validés par les conseils d’administrations respectifs des trois entités, tout en préservant les ambitions de satisfaction clients.

Cet accord de méthode fixe donc les points suivants :

1. La méthodologie de travail proposée (groupes de travail, approche du personnel…)

2. Le calendrier des étapes du projet

3. Le contenu et les moyens mis à la disposition des représentants du personnel dans le cadre des informations-consultations obligatoires

4. La communication sociale

5. Le socle social

Par conséquent, les informations-consultations des trois structures porteront sur le projet de fusion et ses conséquences économiques et sociales afin de constituer une entité juridique unique, regroupement des trois sociétés citées (DOMOFRANCE, HABITELEM et CILIOPEE HABITAT dont certaines entités membres de l’UES GROUPE CILIOPEE).

Les parties signataires du présent accord souhaitent affirmer leur volonté de privilégier un dialogue social constructif et transparent qui doit permettre à chacun des trois CSE compétents de rendre un avis motivé.

Le présent accord a vocation à s'appliquer aux sociétés DOMOFRANCE, HABITELEM et CILIOPEE HABITAT dont certaines entités membres de l’UES GROUPE CILIOPEE.

ARTICLE 2 – LA METHODOLOGIE DE TRAVAIL PROPOSEE

Ce projet repose sur une philosophie portée par le groupe Action Logement et les gouvernances des trois structures. Ce rapprochement de DOMOFRANCE, HABITELEM et CILIOPEE s’inscrit dans une logique de performance territoriale avec le repositionnement en interne des salariés qui le souhaitent, étant précisé qu’aucune mutation géographique ne sera imposée. Les parties soulignent leur attachement à construire le projet de fusion en tenant compte des pratiques professionnelles et des cultures spécifiques de chacune des entités concernées. Ainsi, la volonté des parties prenantes de ce projet est d’associer le personnel de ces trois structures en partant du postulat que les meilleures pratiques ne sont pas forcément au sein de la structure la plus importante en taille. Par conséquent, la mise en place de groupes de travail composés de salariés des trois structures sur les sujets prépondérants a été lancée dès le début du projet pour faire un état des lieux des trois structures et en faire émerger les meilleures pratiques.

C’est donc sur la base de cette philosophie, des synthèses des groupes de travail et de l’organisation de tête pressentie que les membres du comité de Direction travaillent sur le projet d’organisation cible détaillée visant à répondre à nos enjeux économiques, financiers, techniques et humains communs.

Pour ce faire et dans le respect de la politique, les membres du comité de Direction ont pour objectifs de proposer au moins un poste à l’ensemble des salariés en CDI des trois structures. Il n’y aura pas de plan social accompagnant cette fusion. Des bilans de compétences seront proposés aux salariés qui en feront la demande.

En cas de sollicitation de leurs collaborateurs sur le projet de fusion, les managers pourront apporter les éléments de réponse communiqués par leur Direction. Ils recueilleront les demandes exprimées et les transmettront aux Directions des Ressources Humaines concernées.

La restitution des groupes de travail sera communiquée auprès des instances représentatives du personnel depuis le début du lancement des groupes de travail et au fur et à mesure de leur avancée.

ARTICLE 3 – LE CALENDRIER DES ETAPES DU PROJET

Depuis le début du projet, il a été initié une communication commune avec la diffusion du journal « Convergence », de la newsletter et des informations mensuelles diffusées lors des CSE respectifs. Afin de poursuivre sur cette logique de dialogue social constructif et transparent, il est convenu un calendrier prévisionnel des différentes étapes du projet commun aux trois structures, susceptible d’être modifié en fonction de l’avancement du projet.

Il est également rappelé que toutes les réunions du CSE font systématiquement l’objet d’une information sur l’avancement des opérations relatives au projet de fusion.

En sus des réunions de CSE, pour favoriser les échanges et nourrir leurs réflexions, les représentants du personnel pourront, s'ils le souhaitent, solliciter la présence de personnes ressources en interne pouvant répondre à leurs questions. Les réunions de ces groupes se dérouleront sur le temps de travail.

Considérant le projet de fusion, les CSE seront consultés et amenés à formuler un avis portant sur le projet de fusion dans le cadre des orientations stratégiques de leur entreprise.

Le rétroplanning proposé pour les trois structures est :

• Semaine 50 : Conseil d’Administration où les avis seront communiqués

• Semaine 49 : Restitution des avis

• Semaine 47 : Rédaction des avis

• Semaine 40 : lancement des informations-consultations lors d’une réunion du CSE dans chaque structure

• Semaine 39 : remise des documents relatifs aux informations-consultations

• Semaine 36 : première réunion de la commission préparatoire

L’objectif est de tenir informées les instances au fur et à mesure de la conception du projet et de procéder au lancement d’un processus d’information-consultation complète et simultanée, à chacun des CSE de DOMOFRANCE, HABITELEM et de l’UES GROUPE CILIOPEE.

Afin d’être dans les meilleures dispositions, de bénéficier du temps nécessaire à l’analyse des documents, à la mesure de leurs impacts et de disposer de temps d’échange permettant d’apporter des précisions aux représentants du personnel, les parties conviennent de disposer d’un délai d’information-consultation supérieur à deux mois.

ARTICLE 4 – LE CONTENU ET LES MOYENS MIS A LA DISPOSITION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL DANS LE CADRE DES INFORMATIONS-CONSULTATIONS OBLIGATOIRES

1. Le contenu de l’information-consultation

L’information-consultation portant sur le projet de fusion détaillera les points suivants :

• Les motivations du projet de fusion :

  • Le contexte

  • Les enjeux

• Les modalités de la fusion :

  • Les modalités juridiques de la fusion

  • Les modalités financières de la fusion

  • Les modalités organisationnelles de la fusion

  • Le calendrier prévisionnel de la fusion

• Les conséquences sociales pour chaque structure :

  • Les impacts sur l’emploi

  • Les impacts sur les conditions de travail

  • Les impacts sur le statut du personnel

  • Les mesures d’accompagnement

• L’organisation cible détaillée (non l’organigramme) :

  • Les choix organisationnels

  • Les effectifs

  • Les impacts sur les postes 

  • Les impacts sur les conditions de travail

• Les mesures d’évaluation du projet

Les Directions des trois entités veilleront à ce que toutes nouvelles informations soient apportées au fur et à mesure et au plus tard semaine 47 de la procédure d’information-consultation aux représentants du personnel leur permettant de rendre un avis éclairé.

2. La formalisation de l’organisation

Les parties conviennent de la nécessité d’associer les collaborateurs à l’émergence du projet. Dès lors, dans le prolongement des groupes de travail, de s’accorder sur l’opportunité d’échanger en amont, avec les personnels pressentis, sur les différents scenarii et de permettre ainsi leur adaptation ou évolution en fonction des retours exprimés.

Cette approche, s’appuyant sur des temps d’écoute et de travail, favorisera l’apport des collaborateurs dans la construction de l’organisation détaillée. A cette fin, il apparaît essentiel aux signataires des présentes que soit privilégiée la recherche de solutions en phase avec les talents des salariés et favorisant la poursuite du parcours professionnel au sein de la nouvelle entité.

3. La commission préparatoire 

Dans une volonté affichée d’étroite collaboration et de transparence, les parties conviennent, dès à présent, de constituer une commission préparatoire, composée d’une délégation des représentants des salariés et d’une délégation patronale, lieu de discussions et de propositions, dont l’objet sera de recenser et préciser les éléments nécessaires à la consultation des CSE en termes de documents, sans remise en cause des prérogatives de ces dernières.

Pour la délégation des représentants des salariés, elle sera composée :

• des trois secrétaires (ou secrétaires adjoints ou élu désigné comme remplaçant les secrétaires) des CSE

• des secrétaires de la CSSCT quand la commission est en place

• d’un représentant du personnel de chaque organisation syndicale représentative de chacune des trois entités.

Pour la délégation patronale, elle sera composée de la Direction Générale et/ou des DRH de chacune des trois entités.

Suivant les thèmes traités, les Directions pourront faire appel à des personnes ressources ou déléguer la participation aux séances de travail aux DRH ou autres représentants mandatés.

Outre la première réunion de la commission préparatoire qui aura lieu semaine 36, il sera organisé, à minima, deux réunions supplémentaires de la commission (à titre indicatif, lors de la seconde semaine du mois d’octobre et de novembre) afin de faire le point sur les éléments détaillés fournis ou ceux dont auront besoin les trois CSE pour rendre un avis éclairé dans le cadre de l’information-consultation relative au projet de fusion.

Cette commission :

• Sera force de proposition et s’assurera que tous les documents nécessaires seront présentés lors de l’information-consultation.

• S’assurera et veillera à ce qu’une stratégie d’accompagnement des salariés soit mise en œuvre avant fusion et post-fusion.

  4. Réunions : Décompte des temps de travail - Prise en charge des frais de déplacement- Moyens d’information et de communication

Désireuses de favoriser un dialogue social constructif, les parties au présent accord, conviennent que les réunions suscitées sont décomptées pour une journée entière, comprenant temps de négociation et temps de travail préparatoire.

Ce décompte forfaitaire intègre les temps de trajet.

De plus, les Directions s'engagent, si les élus d'une instance le demandent, à organiser des réunions supplémentaires à celles déjà prévues pour chacun des thèmes objet de la consultation dès lors que le calendrier défini aux présentes (date de fin de l'information-consultation) est respecté.

Les frais exposés lors des déplacements occasionnés par les réunions à l’initiative de l’employeur sont indemnisés par chacune des sociétés selon leur barème et procédure interne.

Les parties s'entendent pour se fixer des délais de transmission et d'échange des documents permettant, de part et d'autre, de préparer les réunions dans de bonnes conditions à savoir :

• Transmission par la délégation du personnel par écrit au plus tard 3 jours calendaires avant chaque réunion des questions et demandes de documents complémentaires ;

• Réponse par la Direction concernée soit en réunion ou au plus tard 3 jours calendaires suivants.

ARTICLE 5 – LA COMMUNICATION SOCIALE

Les parties porteront un attachement particulier à la communication autour du projet, par des temps adaptés et s’intégrant dans le calendrier, ci-dessus défini, afin d’associer et informer au mieux les collaborateurs du déroulement du processus d’accord de méthode.

ARTICLE 6 – LE SOCLE SOCIAL

Au terme de la consultation, la délégation syndicale sera réunie afin d’étudier ensemble :

• Le socle social induit par le mécanisme de transfert des collaborateurs et l’opportunité d’un éventuel accord d‘anticipation visant à faire converger les dispositifs des trois entités (frais de santé, prévoyance par exemple…),

• La mise en place de représentants de proximité avec l’opportunité d’un avenant à l’accord de fonctionnement du CSE en vigueur à DOMOFRANCE, après la fusion.

ARTICLE 4 – DISPOSITIONS FINALES : Confidentialité - Prise d’effet - Modalité de Dépôts

Dans l'application du présent accord, les parties s'engagent à conserver l'attitude loyale qui a prévalu à sa conclusion et à négocier de bonne foi sur les différents sujets en projet.

Dans le cadre du respect du RGPD relatif à la protection des données personnelles et des règles édictées par la CNIL, chacune des instances s’engage à un strict respect des règles de confidentialité des données personnelles, notamment en ayant recourt à des plates formes sécurisées (type OneDrive) dans le cadre de partage de documents ainsi qu’à solliciter le DPO mutualisé entre les trois sociétés et ce autant que de besoins.

De manière plus générale, les membres de la délégation du personnel et de la délégation patronale seront soumis au respect de la confidentialité sur l’ensemble des éléments portés à leur connaissance.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et a vocation à s'appliquer de manière identique au sein des trois entités signataires avant la fusion.

II entrera en vigueur au jour de sa signature et prendra fin à la date de l’Assemblée Générale Exceptionnelle de fusion.

Le présent accord peut faire l'objet, à tout moment, d'une révision à la demande de l'une des parties signataires, dans le respect des conditions de validité applicables à la conclusion des accords d'entreprise, l'ensemble des organisations syndicales représentatives participant alors à la négociation de l'avenant.

Toute demande de révision devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires.

Cette lettre devra indiquer les points concernés par la demande de révision et devra être accompagnée de propositions écrites de substitution.

Dans un délai maximum de deux mois à compter de la demande de révision, les parties devront se rencontrer pour examiner les conditions d’un éventuel avenant de révision.

Conformément aux dispositions légales, le texte du présent protocole est établi en 11 exemplaires et sera déposé à la DIRECCTE et au Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes de chacune des trois structures.

Fait à Bordeaux, le 19 juillet 2019, en 11 exemplaires originaux.

Pour DOMOFRANCE Monsieur Directeur Général	Pour l’UES CILIOPEE Madame Directrice Générale
Pour DOMOFRANCE Pour la CFDT Monsieur	Pour l’UES CILIOPEE Pour la CFE- CGC Madame
Pour DOMOFRANCE Pour la CFE- CGC Monsieur
Pour DOMOFRANCE Pour l’UNSA SNPHLM Monsieur	Pour HABITELEM Monsieur Directeur Général
	Pour HABITELEM Pour la CFDT Monsieur