ACCORD SUR LES REGLES ET FRAIS DE DEPLACEMENT

ENTRE :

HARMONIC FRANCE

Société par Actions Simplifiée au capital de 6 174 060 €

Immatriculée au RCS de Rennes, sous le numéro 477.555.718

Dont le siège est situé 57 rue Clément Ader, 35510 Cesson-Sévigné

Représentée par _____________________________

Agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment habilité aux fins de présentes,

ci-après dénommée « la Société »,

D’une part,

ET :

Les Organisations Syndicales représentatives des salariés au niveau de la Société Harmonic France :

• la CFDT, représentée par _________________ en sa qualité de Délégué Syndical,

• la CFE-CGC, représentée par ________________ en sa qualité de Délégué Syndical,

ci-après dénommées « les Organisations Syndicales »

D’autre part.

En remplacement du précédent accord signé le 18 juin 2008 au sein de la société Thomson Grass Valley France et de son avenant signé le 20 novembre 2014 au sein de la société Thomson Video Networks, il a été conclu le présent accord.

Tout comme le précédent, cet accord a pour objet de déterminer les règles et conditions de déplacement en France et à l’étranger pour le compte de la Société applicables à l’ensemble des salariés sauf stipulation contraire prévue par l’accord.

Les règles et conditions définies dans le présent accord ont pour objectifs :

• De garantir aux salariés des conditions de déplacement raisonnables

• D’optimiser les coûts pour la Société

• D’assurer un traitement équitable au sein de la Société

SOMMAIRE

CHAPITRE I : CONDITIONS DU DEPLACEMENT 3

1. Demandes de déplacement 3

2. Temps de voyage, de trajet, de transport 3

3. Temps de travail durant la mission 4

4. Assurances 4

5. Hygiène et sécurité dans le cadre de la mission 4

CHAPITRE II : FRAIS DE DEPLACEMENT PRIS EN CHARGE 5

1. Voyage en train 5

2. Voyage en avion 5

3. Voitures de société 5

4. Location de voiture 6

5. Utilisation d’un véhicule personnel 6

6. Taxis / VTC 7

7. Transports en commun 7

8. Autres modes de transport 7

9. Frais d’hébergement 7

10. Frais de repas 7

11. Forfait Etranger 8

12. Autres dépenses remboursables sur justificatifs 8

13. Modalités de remboursement des frais 8

CHAPITRE III : COMPENSATION DES DEPLACEMENTS A L’ETRANGER 9

1. Missions « chantier » à l’étranger 9

a. Prime pays MEA / APAC / LATAM 9

b. Sursalaire « chantier » (accroissement de responsabilité) 9

c. Récupération Long Voyage (pour les salariés au forfait jours ou heures) 9

2. Compensation des déplacements fréquents et/ou longs 10

a. Congés détente 10

b. Prime de déplacement 10

CHAPITRE IV : DISPOSITIONS FINALES 11

CHAPITRE I : CONDITIONS DU DEPLACEMENT

1. Demandes de déplacement

Tout déplacement fait l’objet d’une demande du management ou, du moins, est autorisé par le management explicitement, voire implicitement si ce déplacement est indispensable à l’exercice des missions confiées au (à la) salarié(e).

Un ordre de mission pourra être demandé dans certains services à des fins de suivi.

Les Salariés ont accès à l’outil de réservation (sauf décision contraire du manager) ou peuvent demander une assistance pour la réservation de leur voyage.

La validation du voyage par le manager dans l’outil de réservation selon les règles prévues par l’entreprise vaut demande de déplacement.

Les déplacements doivent être demandés (ou annulés) par le manager au plus tard 5 jours calendaires avant la date de départ prévu. Si un délai inférieur était rendu nécessaire par des impératifs techniques et/ou commerciaux, l’acceptation de la (ou des) personne(s) pressentie(s) est requise avant de confirmer la mission.

2. Temps de voyage, de trajet, de transport

Définitions

Temps de transport : temps nécessaire pour se rendre, dans le cadre de l’horaire de travail de la journée, d’un lieu de travail à un autre. Ce temps est considéré comme du temps de travail effectif.

Temps de voyage : Dans le cadre d’une mission, le temps de voyage est celui qui est nécessaire pour se rendre du point de départ (domicile ou lieu de travail habituel) au point d’arrivée (lieu de travail fixé par la mission ou hôtel), et réciproquement

1. Personnel non cadre

Le temps de voyage (inclus ou non dans l’horaire habituel de travail) est rémunéré comme salaire normal non majoré. Il n’entre pas dans le calcul hebdomadaire pour la détermination des heures supplémentaires.

Le temps de voyage est soit payé, soit récupéré pour la partie entraînant un dépassement de l’horaire hebdomadaire de référence. Le choix devra faire l’objet d’un accord préalable entre le salarié concerné et son responsable hiérarchique. En cas de désaccord, la décision incombe au responsable hiérarchique qui devra la justifier par écrit.

Les heures relatives au temps de voyage feront l’objet d’une comptabilisation transmise au service RH par email par le salarié avec son responsable hiérarchique en copie.

2. Personnel cadre

Pour les ingénieurs et cadres, le temps de voyage supérieur à 4 heures un samedi, un dimanche, un jour férié ou un jour de fermeture collective (RTT employeur) donne droit à la récupération d’une journée. Pour un temps de voyage inférieur à 4 heures, la récupération sera d’une demi-journée.

3. Temps de travail durant la mission

1. Heures supplémentaires (non cadres)

Pour les salariés non cadres, un forfait horaire intégrant les heures supplémentaires prévues peut être défini avant le départ en mission. Il fera l’objet d’une demande d’heures supplémentaires validée par le service RH. En cas de circonstance non prévue, un dépassement de l’horaire défini pourra intervenir sur acceptation écrite du responsable hiérarchique du salarié concerné. Les heures effectuées en conséquence seront traitées comme les autres heures supplémentaires.

2. Jours fériés / jours de repos

Hors métropole, les jours fériés ou jours de repos locaux (ex : vendredi au Moyen-Orient) sont réputés travaillés (en utilisant les outils mis à disposition de l’entreprise pour télétravailler¹) sauf choix contraire du salarié (prise d’un jour de repos).

Les jours fériés ou jours de repos français travaillés durant le déplacement donneront lieu à l’octroi de jours de récupération. Les jours fériés ou jours de repos locaux pris par le (la) salarié(e) seront déduits de ces jours de récupération.

3. Congés et mission

Les règles sont définies en annexe 2.

4. Assurances

   Pendant leurs missions, les salariés sont couverts par les assurances souscrites par le groupe Harmonic :

• Individuelle accident / assistance / rapatriement

• Garantie bagages

• Auto mission (utilisation du véhicule personnel et du véhicule de société)

  Les garanties sont consultables sur l’extranet (Box) du Groupe (voir lien en annexe 1).

  En règle générale, la franchise due en cas d’accident de voiture est prise en charge par l’entreprise. Toutefois, si un salarié a en l’espace de 12 mois deux accidents de son fait, l’entreprise se réserve le droit de lui faire payer la franchise lors du deuxième accident, après avoir recueilli auprès de lui les explications relatives aux circonstances de ces accidents.

5. Hygiène et sécurité dans le cadre de la mission

1. Avant le départ en mission

   Pour les déplacements dans les pays dits « à risque », il est demandé au salarié et au responsable hiérarchique de vérifier la situation du pays et de ne pas se rendre dans les zones rouges (« formellement déconseillé »²) et oranges (« déconseillé sauf raison impérative »²).

   Pour les déplacements dans les zones jaunes (« vigilance renforcée »²), le service RH doit valider la réservation des billets après s’être assuré que le salarié et le responsable hiérarchique se sont informés et ont pris les dispositions nécessaires pour assurer la sécurité du déplacement.

   Les vaccinations nécessaires au déplacement, prescrites par un médecin et non remboursées par la Sécurité Sociale et la Mutuelle seront prises en charge par la Société.

2. Pendant la mission

   Le chef de projet et le responsable hiérarchique doivent s’assurer de l’application des consignes de sécurité, notamment en ce qui concerne les travaux isolés.

3. Après la mission

   Une visite médicale interviendra dans les 15 jours suivant le retour de la mission après un séjour dans les pays tropicaux de plus de 3 mois ou s’il y a eu le moindre problème durant la mission.

CHAPITRE II : FRAIS DE DEPLACEMENT PRIS EN CHARGE

1. Voyage en train

   Pour les trajets Rennes-Brest et Rennes-Paris Montparnasse, la seconde classe est obligatoire. Pour les autres trajets, la seconde classe est recommandée, mais afin d’inciter les Salariés à privilégier ce mode de transport par rapport à l’avion, la première classe est autorisée.

   Il appartient à la Société de proposer toute solution destinée à réduire les coûts des voyages en train (cartes de réduction, abonnement). Le Salarié devra effectuer les formalités afférentes à ces souscriptions.

2. Voyage en avion

   Il est recommandé de réserver les billets en avance de façon à obtenir les meilleurs tarifs.

   La règle générale est que les voyages aériens sont effectués en classe économique dans des conditions adaptées à la mission. Un surclassement est cependant possible si le coût est équivalent pour la Société (ex : utilisation de miles).

   Les vols internationaux en classe « Premium » ou « Affaires » pourront être acceptés par le SVP concerné pour des durées de vol supérieures à 8 heures ou si les circonstances d’intervention (urgence, délai de repos insuffisant entre 2 voyages, …) le justifient.

   Les voyages en 1^ère classe sont interdits.

3. Voitures de société

   L’utilisation des voitures de Société est soumise aux règles définies dans l’entreprise (réservation, inscription du kilométrage parcouru, motif du déplacement, propreté de l’habitacle, …).

   Les voitures de Société sont utilisées à des fins professionnelles uniquement.

   Le conducteur devra garantir à la Société qu’il est en possession d’un permis de conduire en cours de validité. Dans le cas contraire, la Société se réserve le droit de se retourner contre le salarié en cas de problème lié à cet état de fait.

4. Location de voiture

   Les locations de voiture sont pratiquées lorsque les modes de transport en commun sont soit plus coûteux à temps équivalent, soit non disponibles, soit non compatibles avec la nature du déplacement (matériel à transporter par exemple).

   Les réservations de voiture se font, de préférence, auprès des agences avec lesquelles le Groupe a un accord commercial.

   Les voitures de location sont utilisées dans le cadre de la mission. Les temps de repos inclus dans la mission sont réputés faire partie de la mission. Si le salarié prolonge son séjour à des fins personnelles, il doit rendre le véhicule.

   Pour tout déplacement effectué par un ou deux salarié(s), les catégories suivantes sont réservées :

• Catégorie B pour les parcours urbains ou les parcours de moins de 100 km

• Catégorie C pour les parcours de plus de 100 km

  Un Salarié voyageant avec un client ou 2 autres salariés peut réserver une voiture de catégorie C. Il en est de même quand le salarié transporte du matériel.

  Si l’agence de location propose un véhicule de catégorie supérieure à celle réservée, le Salarié devra s’assurer que le contrat (et donc la facture) corresponde au tarif effectivement réservé, le surcoût n’étant pas pris en charge par la Société. De façon générale, le Salarié doit vérifier le contrat de location avant de le signer et s’assurer que la facture correspond au contrat.

  Quand le Salarié prend possession de la voiture de location, il doit s’assurer que celle-ci n’est pas endommagée et que le plein est fait. Il rendra le véhicule avec le plein d’essence.

  Pour le choix des assurances, le Salarié devra se conformer à la politique d’entreprise en vigueur. Actuellement, il ne faut pas prendre d’assurance aux Etats-Unis (trajets déjà couverts) et limiter l’assurance aux dommages matériels et aux tiers avec franchise réduite pour les autres pays (dommages corporels couverts par l’assurance Voyages – cf. annexe).

  Le conducteur devra garantir à la Société qu’il est en possession d’un permis de conduire en cours de validité. Dans le cas contraire, la Société se réserve le droit de se retourner contre le salarié en cas de problème lié à cet état de fait.

5. Utilisation d’un véhicule personnel

   L’utilisation d’un véhicule personnel est autorisée pour les missions de courte distance (hors possibilité d’utiliser un véhicule de société) et pour les trajets vers la gare ou l’aéroport. Pour les autres déplacements, elle demeure exceptionnelle et soumise à approbation préalable du responsable hiérarchique.

   Le remboursement kilométrique s’effectue sur la base du barème joint au présent accord et mis à jour périodiquement.

   Le conducteur devra garantir à la Société qu’il est en possession d’un permis de conduire en cours de validité. Dans le cas contraire, la Société se réserve le droit de se retourner contre le salarié en cas de problème lié à cet état de fait.

6. Taxis / VTC

L’utilisation des transports en commun est à privilégier. L’utilisation du taxi ou des VTC est limitée à des trajets courts du type domicile (ou lieu de travail) à la gare ou l’aéroport, lorsque le temps de trajet en transport en commun est trop long ou lorsque le Salarié transporte du matériel.

Pour les déplacements à l’étranger, l’utilisation du taxi sera privilégiée en l’absence de transports en commun fiables.

Le remboursement s’effectuera sur présentation d’une facture justificative.

7. Transports en commun

L’utilisation de ces transports entre le lieu de séjour ou de domicile et la gare, l’aéroport ou le site est remboursée sur justificatifs.

8. Autres modes de transport

Dans le cadre des missions, l’utilisation de deux-roues (vélos, scooters, trottinettes, …) ou l’utilisation de tout mode de transport atypique (moto-taxi, …) n’est pas autorisée pour effectuer des trajets professionnels, ceci pour des raisons de sécurité.

En cas de doute, les salariés sont invités à consulter le service RH.

9. Frais d’hébergement

Les hôtels sont réservés par l’intermédiaire de l’agence de voyages du Groupe et/ou parmi les hôtels avec lesquels le Groupe a passé un accord commercial. Il est recommandé de réserver des chambres Single ou Standard, dans des établissements de niveau équivalent à un 3* français.

Les Salariés peuvent cependant réserver d’autres hôtels ou modes d’hébergement de même catégorie si leur coût est inférieur à ceux proposés par Harmonic ou si les hôtels listés sont complets ou trop distants du site d’intervention.

Pour les déplacements à l’étranger, les salariés doivent faire preuve de jugement dans l’adéquation des coûts à leur besoin lors de la réservation des hôtels tout en gardant à l’esprit la dimension sécurité qui prévaut toujours sur tout autre critère de choix.

Si le coût d’hébergement est manifestement trop élevé en comparaison des prix pratiqués pour des hôtels de niveau 3* français dans la même ville au même moment et en l’absence de raison valable, la Société se réserve le droit de plafonner le montant remboursé au niveau du prix moyen pratiqué.

10. Frais de repas

    Les repas d’affaires ne sont pas concernés par les règles suivantes.

    1. En France

       Les déjeuners entre collaborateurs en déplacement sur un site de l’entreprise doivent obligatoirement avoir lieu au restaurant d’entreprise habituel s’il existe.

       Les frais de repas en dehors du restaurant d’entreprise sont remboursés :

• en fonction du forfait ACOSS (cf. annexe) sans présentation de justificatif ;

• en fonction de la dépense réelle, plafonnée selon les montants indiqués en annexe.

  En cas de repas concernant plusieurs personnes, les noms et sociétés des personnes concernées doivent être mentionnées sur la facture.

  Les petit-déjeuners (hors hôtel) sont remboursés sur la base des frais réels (sur justificatif) plafonnés selon le montant indiqué en annexe, pour un départ en mission avant 8 heures.

  2. A l’étranger

     Pour les missions hors France, les frais sont remboursés au réel (sauf utilisation du forfait journalier : §11).

     En France, comme à l’étranger, la consommation d’alcool (en dehors d’une consommation limitée au cours d’un repas) ne donnera pas lieu à remboursement.

11. Forfait Etranger

    Pour les déplacements à l’étranger, tout Salarié pourra choisir d’utiliser le forfait en accord préalable avec le management dans le cadre de la politique du groupe. Il sera alors appliqué le barème fiscal pour les grands déplacements hors France (voir annexe 1).

    Ce forfait journalier inclut l’hébergement ainsi que le petit-déjeuner, le déjeuner, le dîner et les boissons quelle que soit la dépense réelle. Le nombre de forfaits remboursés correspond au nombre de nuits passées sur place.

    Il n’est pas possible de panacher remboursement au réel et forfait au cours d’un même déplacement. Par exemple, si le Salarié invite un client ou partenaire à dîner alors qu’il est au forfait, il devra déduire son propre repas du remboursement demandé. Si le Salarié dîne entre collègues Harmonic, il doit payer son propre repas.

12. Autres dépenses remboursables sur justificatifs

    Frais justifiés par la mission et validés par le management et le service Comptabilité, notamment :

• Frais de parkings

• Péages d’autoroute

• Carburant pour voitures de location ou voitures de société

• Frais téléphoniques et internet professionnels (surcoût abonnement personnel en l’absence d’abonnement professionnel, achat de carte SIM locale, téléphone d’hôtel, …)

• Frais de pressing pour des séjours supérieurs à 7 jours ou en cas de nécessité imprévue (allongement du séjour initial, vêtements tachés, …)

• Frais liés aux contraintes administratives (passeport, visa) et contraintes médicales (vaccins) rendues nécessaires par un déplacement professionnel

13. Modalités de remboursement des frais

Les salariés amenés à se déplacer se verront proposer une carte de crédit Société qui permet un débit différé des dépenses sur leur compte bancaire.

Des avances temporaires (remboursables lors de la présentation de la note de frais) ne sont autorisées que pour les salariés se déplaçant exceptionnellement ou ne disposant pas encore de cette carte. Pour éviter de verser une avance, la Société pourra proposer aux salariés des alternatives, telles que le prépaiement de l’hôtel.

La Société remboursera les salariés de toutes leurs dépenses effectuées à l’occasion de leurs voyages professionnels dans le respect des règles en vigueur, dès lors que les montants sont raisonnables et accompagnés des justificatifs adéquats.

En cas d’utilisation du forfait (Etranger ou France), le service Comptabilité demande une indication précise de la date de début et de fin du séjour sur place pour pouvoir vérifier le nombre de nuits ou de repas indiqué.

Le remboursement se fera sur présentation d’une note de frais établie dans les 30 jours qui suivent le déplacement et sur approbation du responsable hiérarchique. La note de frais doit préciser la mission, l’éventuel projet ou client concerné, ainsi que les dates précises du voyage.

Si, toutefois, le Salarié égare un justificatif, une déclaration sur l’honneur datée et signée devra être rédigée et devra être accompagnée le cas échéant de la preuve du débit (ex : extrait de compte).

Les voyageurs doivent payer directement leurs dépenses. Il est interdit de faire émettre une facture au nom de la Société pour paiement ultérieur.

CHAPITRE III : COMPENSATION DES DEPLACEMENTS A L’ETRANGER

1. Missions « chantier » à l’étranger

Définition de « chantier » : toutes les missions à caractère technique effectuées dans le cadre d’une installation, d’un dépannage, d’une maintenance ou d’une démonstration. Cela exclut donc les réunions internes et les missions à caractère administratif, commercial ou de représentation.

3. Prime pays MEA / APAC / LATAM

   Pour compenser les conditions particulières liées à certaines régions du monde (conditions climatiques, éloignement, pénibilité), une prime sera versée pour chaque nuit passée sur place (hors prolongation de séjour pour convenance personnelle).

   Elle concerne les déplacements dans les pays du Moyen-Orient, d’Afrique, d’Asie, d’Océanie et d’Amérique latine.

   Le montant de la prime est indiqué en annexe 1 et pourra être revu périodiquement par le biais des négociations annuelles.

   En aucun cas, cette prime ne compense un risque sécurité. Si les conditions de sécurité d’exécution de la mission ne sont pas remplies, la mission sera différée ou annulée. Un problème de sécurité survenant pendant la mission justifie le retour anticipé du Salarié.

4. Sursalaire « chantier » (accroissement de responsabilité)

   Pour les salariés non cadres qui se déplacent seuls sur un chantier (chez un client) à l’étranger, il sera versé une majoration de salaire de 5% pour accroissement de responsabilité.

5. Récupération Long Voyage (pour les salariés au forfait jours ou heures)

   Un Long Voyage est un voyage dont le Temps de voyage est supérieur à 16 heures.

   Un Long Voyage donne droit à une journée de récupération qui doit être prise dans la semaine qui suit le retour, sous peine d’être perdue. Cependant, sur demande du responsable hiérarchique (contrainte de service), cette journée pourra exceptionnellement être reportée sur la semaine suivante.

2. Compensation des déplacements fréquents et/ou longs

   Afin de prendre en compte l’éloignement du Salarié de son milieu familial, il est attribué des congés supplémentaires et une prime en fonction du nombre de jours de mission effectués dans l’année.

   Ces mesures concernent tous les salariés, à l’exception des cadres commerciaux (hors avant-vente qui bénéficient de cette mesure) et des cadres en position IIIB et IIIC.

   Le nombre de jours ouvrés de mission sera établi sur la base des codes « Mission à l’étranger » saisis dans l’outil de GTA et validés par le manager ou enregistrés par les assistantes. Cela correspond à la durée réelle de la mission et ne prend pas en compte les prolongations de séjour pour convenance personnelle.

   6. Congés détente

      Les congés détente seront attribués début janvier en fonction du nombre de jours ouvrés de mission effectués au cours de l’année précédente :

      21-40 jours : 2 jours de congés détente

      41-60 jours : 4 jours de congés détente

      61-80 jours : 6 jours de congés détente

      81-100 jours : 8 jours de congés détente

      Plus de 100 jours : 10 jours de congés détente

      Le Salarié aura alors un an pour prendre ces jours (jusqu’au 31 décembre de l’année d’acquisition). Au-delà, ces congés supplémentaires seront perdus.

      Cette disposition prend effet à compter de 2020, pour une attribution de congés détente en janvier 2021. Les congés détente acquis en 2019 (et précédemment) devront être utilisés avant le 31 décembre 2020, sous peine d’être perdus.

   7. Prime de déplacement

      La prime sera versée en fin d’année à compter de 21 jours travaillés à l’étranger effectués sur une année. Elle correspondra à un montant défini par jour travaillé à l’étranger³.

      Le montant de la prime est indiqué en annexe et pourra être revu périodiquement par le biais des négociations annuelles.

      La prime sera versée en janvier chaque année en fonction du nombre de jours de déplacement constatés au cours de l’année précédente. Cette prime n’est pas due (même au prorata) si le salarié quitte l’entreprise avant le mois de janvier.

      Cette disposition prend effet à compter du 1^er janvier 2020, avec versement de la première prime en janvier 2021.

CHAPITRE IV : DISPOSITIONS FINALES

1. Révision des barèmes

   Les parties signataires conviennent d’augmenter chaque année les plafonds de remboursement des repas en France du montant de l’évolution en valeur du forfait ACOSS « repas au restaurant ».

   Par ailleurs, les parties conviennent de ré-examiner une fois par an lors des négociations annuelles les montants des primes prévues par le présent accord.

2. Durée de l’accord, modalités de révision, de dépôt et publicité

   Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à sa date de signature (sauf pour les dispositions du paragraphe III-2 stipulant une date de mise en œuvre ultérieure).

Le présent accord se substitue à tous les accords, procédures et usages en vigueur au sein d’Harmonic France traitant du même objet.

Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de la Société, une négociation de révision pourra être engagée pour signature d’avenants, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du Travail.

En cas de contrôle de conformité effectué par la Direccte conduisant à un avis défavorable, ou d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai maximum d’un mois après la réception de l’avis ou la publication de ces textes, afin d’adapter lesdites dispositions.

Le présent accord pourra être dénoncé par un des signataires en respectant un préavis de trois mois. Cette dénonciation devra se faire par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou remise en mains propres contre décharge adressée aux autres signataires par la partie qui dénonce. Toute dénonciation doit faire l’objet de dépôts prévus par les articles L 2231-6 et D 2231-2 du Code du Travail.

Le présent accord donnera lieu à un dépôt dans les conditions prévues aux articles L 2231-6 et D 2231-2 du Code du Travail, à savoir dépôt d’un exemplaire sur le portail Téléaccords de la Direccte et un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud’hommes de Rennes.

Il sera transmis aux salariés par email et accessible à tous les salariés de l’entreprise via SharePoint.

Fait à Cesson-Sévigné, le 5 septembre 2019

En quatre exemplaires

HARMONIC FRANCE ___________________ Directeur des Ressources Humaines

Les Organisations Syndicales Pour la CFDT : __________________ Pour la CFE-CGC : _________________

ANNEXE 1

Indemnités forfaitaires, plafonds de remboursement et

Primes « chantier »

FRANCE

Forfait repas 18.80 €

(barème ACOSS)

Forfait hôtel plus petit déjeuner (départements 75, 92, 93 et 94) 67.40 €

(barème ACOSS)

Forfait hôtel plus petit déjeuner (autres départements) 50.00 €

(barème ACOSS)

Plafond petit déjeuner (hors hôtel) 9.40 €

(Evolution en fonction du chapitre IV-1 « Révision des barèmes »)

Plafond repas midi (Evolution en fonction du chapitre IV-1 « Révision des barèmes »)

départements 75, 78, 91, 92, 93, 94 et 95 30.00 €

autres départements 22.00 €

Plafond repas soir (Evolution en fonction du chapitre IV-1 « Révision des barèmes »)

départements 75, 78, 91, 92, 93, 94 et 95 50.00 €

autres départements 42.00 €

Indemnité forfaitaire journalière en Outre-Mer

Antilles, Guyane, La Réunion, Mayotte 90.00 €

Polynésie Française, Nouvelle Calédonie 120.00 €

(barème ACOSS)

Indemnité kilométrique en cas d’utilisation d’un véhicule personnel 0.543 €

(barème fiscal 5CV jusqu’à 5 000 km)

La procédure de déclaration d’accident en cas d’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre d’une mission professionnelle est disponible dans Box.

ETRANGER

Indemnité forfaitaire journalière à l’étranger

L’administration fiscale détermine, pour chaque pays, les limites d’exonération sociales et fiscales, des indemnités forfaitaires, par journée de déplacement, vers l’étranger.

https://www.economie.gouv.fr/dgfip/mission_taux_chancellerie/frais (Groupe 1)

Prime « Chantier » à l’étranger

Zone Moyen-Orient & Afrique : ……………………………………50€ par nuit sur place

Zone Asie-Pacifique & Amérique latine : …………………………40€ par nuit sur place

Prime Déplacements fréquents : 10€ par jour travaillé à l’étranger (au-delà de 20 jours)

Rappel :

Les informations sur les assurances et instructions voyage d’Harmonic (Harmonic Business Travel Guidelines) se trouvent dans Box.

ANNEXE 2

Règles concernant les déplacements précédés ou suivis

de vacances sur place

Lorsque des salariés partent en mission, il arrive que certains demandent à accoler des vacances à ces missions en profitant des billets d’avion pris en charge par l’entreprise pour la mission.

Ces demandes peuvent être acceptées par le manager, notamment aux conditions suivantes :

1. Que cela n’implique pas de surcoût pour la société, comparativement à un retour fin de mission chez le client ;

2. Que cela n’entraîne pas de complication pour l’organisation de vos voyages professionnels et le suivi dans nos systèmes (Gestion des Temps et Activités GTA, primes, notes de frais, etc..)

Cela nécessite la formalisation suivante :

• Il doit y avoir, avant le départ, une demande écrite (email) au manager avec  l’assistante ou le service RH en copie : il est nécessaire que les salariés obtiennent l’accord de leur manager pour accoler des vacances et qu’ils précisent bien le début et la fin de leur mission.

  • La mission ne comprend que les jours de mission prévus initialement et les temps de voyage directement attachés à cette mission.

  • Seuls les frais, forfait et primes de déplacement qui auraient été pris en charge en cas de retour immédiatement après la mission (ou départ immédiatement avant) seront payés, ce qui exclut tout frais supplémentaire lié au changement de date, de lieu de départ ou de vol.

  • Les jours de vacances doivent être posés avant le départ.

  • Il est à noter que la période de vacances sur place (prolongation du séjour à la demande du salarié) n’est pas couverte par nos assurances.

Exemples :

• Si vous accolez des vacances dans le pays suite à une mission, votre mission débute le jour de départ et finit le dernier jour de travail chez le client. Votre mission reprend quand vous êtes à l’aéroport pour le trajet retour.

• Si vous accolez des vacances avant la mission, votre trajet aller est un temps de mission, mais vos vacances débutent dès votre arrivée dans le pays de destination et la mission redémarre le premier jour de travail chez le client et finit au retour au domicile.

• Si vous intercalez des vacances entre deux missions dans le même pays, cela nécessitera de distinguer les missions : la première commençant le jour de votre départ et se terminant le dernier jour chez le client 1, la deuxième commençant le premier jour de votre travail chez le client 2 et se terminant au retour en France.

• Gestion des temps / Récupérations : par principe, les jours de récupération ne sont dus qu’au regard de la situation réelle du salarié.

  • Un WE passé sur place à la demande du salarié ne donne lieu à aucune récupération (même si celui-ci était censé voyager le samedi ou le dimanche à la fin de sa mission).

• Pour les cadres au forfait jours, une récupération pour trajet le WE n’est due que si le trajet s’effectue le WE et qu’il se serait de toute façon effectué le WE en début ou fin de la mission (pas de récupération si le salarié choisit de partir ou rentrer le WE). La récupération liée aux trajets de plus de 16 heures est accordée seulement si celle-ci était due en cas de retour ou départ direct.

• Pour les non cadres, les heures de voyage sont décomptées de la même façon qu’en l’absence de vacances sur place (le nombre d’heures ne pourra pas excéder ce qui aurait été accordé en cas de retour ou départ direct).

• Si le trajet a lieu en semaine, ce temps n’est pas pris sur les vacances du salarié car c’est un temps de voyage inhérent à la mission et considéré comme déplacement professionnel (i.e. il voyage le lundi après-midi = il ne pose qu’une demi-journée de RTT le matin ; il voyage tout le lundi = il n’est pas « absent » dans l’outil de GTA ce jour-là).

En cas de doute sur les frais pris en charge et les jours de récupération, il est nécessaire d’obtenir une confirmation préalable des frais remboursés dans le cadre de la mission et des jours de récupération accordés. Le service RH se tient à votre disposition pour toute question.

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1. Selon l’accord de télétravail en vigueur↩

2. définies par le ministère des affaires étrangères sur son site (https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/)↩

3. Cette prime met fin à la pratique de remboursement partiel (100€) de l’achat d’une valise tous les 2 ans pour les équipes Professional Services et Training.↩