Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur le télétravail" chez VOLVO CAR FRANCE (Siège)

ACCORD D'ENTREPRISE SUR LE

T E L E T R A V A I L

Conclu entre :

Entre la société Volvo Car France SAS – Immeuble Nielle – 131/151 rue du 1^er Mai– 92 737 NANTERRE, représentée par XXXXX, en sa qualité de Président, d'une part

Ci-après dénommée « VCF» ou « la Société »

d’une part

Et

Les membres présents de la Délégation Unique du Personnel Elargie composée de XXXXX, XXXXX, XXXXX et XXXXX, XXXXX

d’autre part,

ci après désignées "les parties"

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

PREAMBULE 

Le texte du présent Accord résulte de la concertation intervenue entre la Direction de la Société Volvo Car France S.A.S. et les partenaires sociaux dans le cadre d'une réflexion sur les modalités de mise en place du télétravail et à travers celle-ci favoriser une organisation du travail plus opérationnelle.

En effet, les Parties signataires considèrent que le télétravail est une forme innovante d'organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail, ainsi qu’une responsabilisation et une autonomie accrues dans l'exercice de ses fonctions.

Cette forme d’organisation du travail vise à mieux concilier la vie professionnelle et la vie privée des salariés tout en maintenant le lien social avec Volvo Car France.

Néanmoins, afin que les salariés ne soient pas mis en difficulté ou en situation d’échec, les Parties s’accordent sur le fait que le télétravail doit être encadré.

Les parties rappellent à la conclusion du présent accord que la confiance mutuelle entre le salarié et sa hiérarchie et le sens commun des responsabilités sont des facteurs clés de la réussite du télétravail.

Elles réaffirment enfin l’importance du maintien du lien avec la communauté de travail, et entendent limiter le nombre de jours de télétravail par semaine.

Article 1 – Périmètre d’application de l’accord

Les dispositions du présent accord sont applicables à l’ensemble des salariés de Volvo Car France. 

Article 2 – Définition du télétravail

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute forme d’organisation du travail, utilisant les technologies de l’information et de la communication, dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux.

Volvo Car France distingue trois types de télétravail :

• Le télétravail régulier ;

• Le télétravail occasionnel ;

• Le télétravail exceptionnel.

Le présent accord traite des trois types de télétravail qui sont retenus comme les possibilités de télétravail chez Volvo Car France.

Le télétravail régulier désigne le fait pour le salarié (ci-après dénommé "le Collaborateur") et VCF de fixer à l’avance et pour une durée définie (une journée entière) dans la semaine durant laquelle le Collaborateur exercera ses fonctions en télétravail.

Les spécificités du télétravail occasionnel et du télétravail exceptionnel sont abordées à l’article 7 du présent accord.

Article 3 – Conditions inhérentes au collaborateur et à son emploi

Les conditions d’éligibilité au télétravail sont cumulatives.

3.1 Principe du volontariat et de confiance mutuelle

Les Parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-volontariat et la double réversibilité tant du Collaborateur bénéficiant du dispositif de télétravail que de VCF.

De plus, l’organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le Collaborateur et VCF, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à ce dernier de pouvoir apprécier les résultats du Collaborateur par rapport aux objectifs fixés.

3.2 Aptitude du Collaborateur

Les Parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du Collaborateur à travailler à distance. Il requiert ainsi des aptitudes individuelles d’organisation et un degré d’autonomie avéré sur le poste de travail, et des tâches pouvant être réalisées en télétravail. Ces compétences sont appréciées par le Manager, notamment lors des entretiens liés à la performance tout au long de l’année.

Pour mémoire, le Manager est défini comme le supérieur hiérarchique du Collaborateur, et identifié comme tel dans les outils internes tels que Kiosque RH , SAP RH...

La présence dans la communauté de travail étant un élément indispensable à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, les collaborateurs en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires ne bénéficient pas de l’éligibilité au télétravail.

3.3 Tâches permettant le télétravail

Par définition, le télétravail implique que l’activité du Collaborateur soit exercée à distance.

Ne sont pas considérés comme étant en télétravail au titre du présent accord, et donc n’en sont pas bénéficiaires les Collaborateurs

• dont les fonctions ou tâches exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise

• dont les fonctions ou tâches nécessitent déjà une absence importante et régulière (population nomade ou itinérante), leur activité essentielle s’exerçant de façon itinérante chez les clients ou les partenaires

3.4 Conditions d’ancienneté

Le Collaborateur justifiant d’une ancienneté minimale de six mois chez Volvo Car France et d’au moins trois mois sur sa fonction est éligible au télétravail. Ces durées peuvent être réduites exceptionnellement avec l’accord du Manager.

3.5 Cadre propice au télétravail

Le logement du Collaborateur doit répondre aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, et en particulier disposer d’un espace de travail adapté à ce mode d’organisation ainsi que d’une installation électrique conforme.

Le Collaborateur doit disposer d’une connexion internet active avec un débit suffisant permettant d’échanger des documents.

Pour des raisons de sécurité, le Collaborateur doit également disposer du matériel informatique (ordinateur) fourni par Volvo Car France pour bénéficier du télétravail. Il ne doit pas utiliser son ordinateur personnel.

Le Collaborateur doit remettre aux Ressources Humaines une attestation de conformité de l’installation électrique de son domicile ou, à défaut, une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques de son logement. Il devra également attester sur l’honneur qu’il a bien déclaré à son assureur que son logement est en partie utilisé pour faire du télétravail, conformément aux dispositions prévues à l’article 9 - « Assurances » du présent accord.

Ces documents seront joints à la demande de télétravail régulier faite.

Le télétravail pourra être réalisé depuis un autre lieu que le domicile du salarié (résidence familiale, espace de co-working etc…), après information et accord du Manager. Pour des raisons de sécurité des données, le télétravail ne doit pas être exercé en se connectant à un réseau wifi public.

3.6 Accord du Manager

L’exercice du télétravail est subordonné à l’accord du Manager/ et formalisation des RH.

Tout refus doit être justifié et fondé sur les conditions d’éligibilité ou le non-respect des règles de procédure.

De même, pour accorder ou non le télétravail, le Manager sera attentif à ce que le nombre de Salariés en situation de télétravail au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.

3.7 Cas dérogatoires

Dans le cas où un salarié fait l’objet d’un avis du médecin du travail prescrivant l’exécution des fonctions en tout ou en partie en télétravail, le passage en télétravail sera traité en dehors du cadre du présent accord.

Article 4 – Procédure et mise en place

4.1 Formalisation de l’accord entre le Collaborateur et Volvo Car France

Les Parties rappellent que l’exercice du télétravail régulier est soumis à l’accord du Collaborateur et de VCF.

Ainsi, pour que le télétravail soit mis en œuvre :

• pour des raisons d’organisation, le Collaborateur doit en faire la demande auprès de son Manager copie au département Ressources Humaines au moins un mois avant la date effective souhaitée

• Le département RH formalisera une réponse écrite dans un délai d’au plus trois semaines.

• En cas de refus, les raisons devront être explicitées.

En fonction des circonstances, un délai plus court pourra être retenu.

Le collaborateur devra s’assurer de la bonne réception de sa demande. Il est établi une obligation de réponse et d’explication de la décision en cas de refus. Le défaut de réponse ne vaut pas acceptation.

4.2 Avenant au télétravail

Le télétravail s’effectue dans le cadre d’un avenant au contrat de travail. L’avenant établi sera signé par le Collaborateur, son Manager et le Département RH. Il sera annexé au contrat de travail du Collaborateur.

Par principe, la durée d’un avenant est fixée à 6 mois. A l’issue de cette période, un point sera fait entre le Collaborateur et son manager, préalable à tout renouvellement éventuel.

L’avenant précise notamment :

• Le lieu d’exercice du télétravail ;

• Les modalités d’exécution du télétravail ;

• La durée de la période d’adaptation ;

• Les conditions de réversibilité ;

• Le nombre de jours de télétravail par semaine ;

• Le cas échéant, les conditions particulières d'exercice du télétravail.

Il renvoie par ailleurs au présent accord.

4.3 Principe d’adaptation

Conformément à l’ANI du 19 juillet 2005 sur le télétravail, les Parties conviennent qu’une période d’adaptation sera instaurée permettant au Collaborateur et à Volvo Car France de s’assurer que le télétravail est compatible avec leurs intérêts.

Sa durée est fixée à un mois. Durant cette période, chacune des Parties à l’avenant peut mettre fin à l’organisation en télétravail moyennant un délai de prévenance d’une semaine. Tout changement devra être motivé par écrit par l’initiateur de la démarche.

4.4 Cas de cessation anticipée du télétravail

A l’issue de la période d’adaptation, le Collaborateur peut demander à tout moment, par écrit, d’arrêter cette forme d’organisation du travail, et mettre fin à l’avenant en respectant un délai de prévenance d’une semaine.

De même, le Manager se réserve le droit de mettre fin, de manière unilatérale, à l'activité en télétravail dans le cas où la façon de travailler du Collaborateur s'avère en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail, ou si les performances constatées ne donnent pas satisfaction, en respectant également un délai de prévenance d’une semaine.

Tout changement devra être motivé par écrit par l’initiateur de la démarche.

Par ailleurs, en cas de changement de fonctions, de poste, de service du Collaborateur ou de l’une des conditions énumérées à l’article 3 – "Conditions d’éligibilité" du présent accord, l’avenant de télétravail cesse automatiquement et immédiatement de produire effet.

Dans l’ensemble de ces cas, le Collaborateur reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables avant le passage en télétravail.

Cette cessation sera notifiée au Collaborateur par courrier.

Il revient au Collaborateur, s’il le souhaite, de reformuler une demande de télétravail afin que cette dernière soit examinée par son Manager.

Article 5 – Organisation pendant le travail

5.1 Rythme de travail

L’activité exigée du Collaborateur doit être équivalente à celle des Collaborateurs ayant les mêmes fonctions ou tâches travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravail peut être exercé dans la limite d’une journée par semaine. Les notions de cumul, report, épargne, rattrapage de ces jours ne sont pas autorisés. Le télétravail ne peut entraîner une absence de l’entreprise supérieure à 1 jour ouvrable par semaine de travail (hors samedi & période de congés).

Le jour de télétravail doit être choisi d'un commun accord entre le Collaborateur et le Manager.

Si l'organisation du travail l'exige, le jour de télétravail défini d'un commun accord sera modifié avec un délai de prévenance de 48 heures, sauf circonstances exceptionnelles. Le Collaborateur pourra également solliciter l’annulation ou la modification du jour de télétravail dans les mêmes délais.

Dans les deux cas, il reviendra au Collaborateur d’adresser un email à son Manager afin qu’un écrit établissant le jour où a lieu le télétravail puisse être produit.

5.2 Maintien du lien avec l’entreprise

Durant les périodes de télétravail, le lien avec l’entreprise est assuré par l’utilisation des moyens de communication à distance.

Le Manager et le Collaborateur veilleront à ce que le télétravail ne constitue pas un frein à la participation physique aux réunions avec les autres Collaborateurs. Cette mesure est destinée à éviter l'isolement des Collaborateurs concernés et à favoriser leur développement professionnel.

Par ailleurs et afin de favoriser la visibilité et la lisibilité, chaque collaborateur devra mettre à jour son agenda électronique (Outlook) et matérialiser le télétravail ("Working Elsewhere") et y associer le code couleur commun bleu.

5.3 Horaires et joignabilité

Le Collaborateur doit respecter les durées légales de travail et de repos ainsi que l’accord d’entreprise ou toute autre règle relative au droit à la déconnexion. L’accord d’entreprise relatif à la déconnexion applicable au sein de la Société est accessible sur le serveur interne "Information Collaborateurs".

Le Collaborateur veillera expressément à rester techniquement joignable dans les plages horaires habituelles. Il veillera notamment à actionner la bascule du téléphone soit vers son ordinateur soit vers son téléphone portable professionnel.

Une défaillance technique récurrente pourra entrainer la cessation anticipée du télétravail.

5.4 Suivi du travail et droit de contrôle du Manager

A la discrétion du Manager, un suivi du travail effectué pourra être mis en place. Ainsi à la demande du Manager, le Collaborateur en télétravail explicitera les tâches et actions effectuées durant la journée.

Article 6 – Droits et obligations du Salarié

6.1 Droits collectifs

Le Collaborateur bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise, s’agissant notamment de l’accès à l’information syndicale et aux élections professionnelles.

6.2 Droits individuels

Le Collaborateur en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres collaborateurs de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretien professionnel et de politique d’évaluation. Les Parties rappellent que le télétravail ne doit pas constituer un frein à l'évolution de carrière du Collaborateur.

Ainsi, le Collaborateur doit être placé dans une situation identique à celle des collaborateurs exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail et les délais d’exécution, à l’exception de la spécificité prévue à l’article 5.4 du présent accord "Suivi du travail et droit de contrôle du Manager".

L’employeur est tenu de respecter les temps de repos du Collaborateur et notamment les plages horaires durant lesquelles il peut le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail, ou sa modalité du temps de travail.

Par ailleurs, il est rappelé qu’un Collaborateur n’est pas autorisé à travailler, quand bien même ce serait en télétravail, en cas de :

• Congés payés ;

• Jours de Réduction du Temps de Travail (RTT) ;

• Arrêt de travail (maladie ; maternité,…)

• Toutes absences autorisées.

Pour chaque journée en télétravail,   Volvo Car France conserve la fourniture d’un titre restaurant à chaque collaborateur concerné.

6.3 Santé et sécurité au travail

Le Collaborateur bénéficie de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Un accident survenu au Collaborateur à l’occasion du travail à son domicile (ou le lieu de télétravail déclaré préalablement) pendant le télétravail et pendant ses horaires de travail est soumis aux mêmes régimes et procédure que s'il était intervenu dans les locaux de l’entreprise ou sur le lieu de mission, pendant le temps de travail.

Par ailleurs, il est précisé que le Collaborateur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet ou de travail dès lors qu'il se déplace pour se rendre dans les locaux de l'entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de son travail.

Dans ces cas, le Collaborateur doit informer au plus vite les RH & son Manager de l'accident et transmettre aux RH tous les éléments d'information nécessaires à l'élaboration d'une déclaration d'accident du travail.

6.4 Protection des données et Confidentialité des informations et des fichiers

Le Collaborateur est tenu de respecter les mêmes règles de confidentialité et d’usage des outils qu’il observe habituellement sur son lieu de travail ou lors de déplacements. Les Parties conviennent qu’il est tenu à une discrétion absolue sur tous les faits, événements, documents ou renseignements, dont il a eu connaissance.

Il est rappelé que chaque Collaborateur est responsable de l’utilisation du matériel qui lui est fourni, et s’engage à ne pas l’utiliser dans des conditions pouvant porter atteinte à la sécurité et à l’intégrité du système d’information de la Société.

Article 7 –Télétravail occasionnel et télétravail exceptionnel

7.1 Le télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel désigne le fait pour le Collaborateur de télétravailler de manière ponctuelle.

Tous les articles du présent accord sont applicables au télétravail occasionnel à l’exception des articles 4.1 – "Formalisation de l’accord du Collaborateur et de VCF" et 4.3 – "Principe d’adaptation".

Le télétravail occasionnel peut être accordé aux Collaborateurs qui remplissent les conditions d’éligibilité prévues à l’article 3 du présent accord dans la limite d’un jour par semaine.

Ainsi, le télétravail occasionnel pourra être accordé en respectant la procédure suivante :

• Le Collaborateur doit en faire la demande auprès de son Manager au moins 48 heures avant la date souhaitée, via l’application dédiée (Kiosque RH);

• Une réponse à cette demande doit être donnée dans un délai 24 heures ;

• Tout refus doit être justifié.

Le Collaborateur devra s’assurer de la bonne réception de sa demande. Il est établi une obligation de réponse et d’explication de la décision en cas de refus. Le défaut de réponse ne vaut pas acceptation.

Il est noté que le Manager sera attentif à ce que le nombre de Collaborateur en situation de télétravail au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.

Dès lors qu’un Collaborateur demande de façon occasionnelle plus de 2 journées par mois de façon récurrente, il pourra lui être demandé d’opter pour la formule régulière.

7.2 Le télétravail exceptionnel

Le télétravail exceptionnel désigne le fait pour le Collaborateur de télétravailler en cas de circonstances exceptionnelles et ponctuelles telles que les grèves ou les raisons climatiques impactant la circulation des moyens de transports collectifs ou des véhicules.

Aucune des conditions de l’accord ne sont applicables à ce mode de télétravail.

Dans ce cas, le Collaborateur devra immédiatement contacter son Manager pour l’informer de sa situation et obtenir son accord (par email et/ou SMS).

Les règles relatives à la période d’adaptation et de réversibilité ne peuvent pas s’appliquer dans le cadre du télétravail exceptionnel.

Il est entendu que ce mode de télétravail peut être à l’initiative de Volvo Car France.

Article 8 – Assurance

Le Salarié doit attester qu’il a informé sa compagnie d'assurance qu'il exerce à son domicile une partie de son activité professionnelle et s'assurer que son assurance habitation couvre sa présence pendant le télétravail, tel que stipulé à l’article 3.5 du présent accord.

Article 9 – Dispositions finales

9.1 Entrée en vigueur et durée de l’accord

Sous réserve de sa signature par les membres de la DUP élargie et le représentant de Volvo Car France, le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er juin 2019.

Cet accord est conclu pour une durée déterminée de 6 mois.

9.2 Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

Les Parties conviennent de se réunir au plus tard un mois avant l’expiration de l’accord.

A cette occasion, un bilan partagé des dispositions du présent accord sera présenté afin d’aménager et amender éventuellement le présent accord

9.3 Publicité et communication

Un exemplaire original de cet accord sera remis au secrétaire de la Délégation Unique du Personnel Elargie.

Deux exemplaires du présent accord seront remis à la DIRECCTE de Nanterre, une version originale et une version électronique.

Un exemplaire original sera remis au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Les Collaborateurs seront par ailleurs informés par email de l’existence du dispositif de télétravail. L’accord signé y sera joint. Cette information sera également déposée sur le serveur "Information Collaborateurs" de la Société.

En 4 exemplaires originaux

Fait à Nanterre, le 24 mai 2019

Pour Volvo Car France Pour la Délégation

XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX

Président Le Secrétaire de la DUP

XXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXX