ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU TRAVAIL A DISTANCE

AU SEIN DE LA SOCIETE FRANPRIX SUPPORT

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La SOCIETE FRANPRIX SUPPORT, dont le siège social est sis 123 Quai Jules Guesde - 94400 Vitry-sur-Seine, représentée par XXXXX en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines :

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

ET

Les ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES suivantes :

• Pour le syndicat CFE-CGC, représenté par XXXXX en sa qualité de Délégué Syndical ;

• Pour le syndicat FO, représenté par XXXXX en sa qualité de Délégué Syndical ;

Ci-après dénommées les « Organisations Syndicales »

D’autre part.

Il a été convenu ce qui suit :

Table des matières

Préambule 3

Article 1 – Champ d’application 4

Article 2 – Définition du travail à distance 4

Article 3 – Salariés concernés 4

Article 4 – Organisation du travail à distance 5

4.1 Détermination des jours de travail à distance 5

4.2 Dispositions spécifiques pour la parentalité 6

4.2.1 Dispositions applicable pour la maternité 6

4.2.2 Dispositions applicables pour le congé parental 6

4.2.3 Dispositions applicables pour les parents d’enfants en situation de handicap 6

4.3 Dispositions spécifiques pour les détenteurs d’une Reconnaissance de Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) 6

4.4 Lieu d’exercice du travail à distance 6

4.5 Flexibilité et suspension provisoire des jours de travail à distance 7

4.6 Réversibilité permanente 7

4.7 Changement de fonction 8

4.8 Accompagnement des managers et des collaborateurs 8

Article 5 : Procédure de mise en œuvre de la demande 8

5.1 Processus de validation 8

5.2 Respect du principe d’équité entre les collaborateurs 9

Article 6 : Equipements 9

6.1 Liste des équipements 9

6.2 Restitution de l’équipement 9

Article 7 : Conditions de travail 10

Article 8 : Indemnisation du travail à distance 10

Article 9 : Santé, sécurité 11

Article 10 : Confidentialité des données et gestion des pannes et incidents techniques 11

10.1 Confidentialité 11

10.2 Pannes et incidents informatiques 11

Article 11 – Périodes exceptionnelles 12

Article 12 – Suivi de l’accord 12

Article 13 – Durée – révision – dépôt 12

13.1 Durée de l’accord 12

13.2 Révision de l’accord 13

13.3 Dépôt de l’accord 13

Préambule

Après la période de pandémie durant laquelle un travail à distance informel s’était mis en place, la direction et les partenaires sociaux avaient souhaité pérenniser le dispositif. L’objectif était ainsi de conserver la souplesse dans l’organisation du travail tout en encadrant ce dispositif. Un accord expérimental avait donc été conclu le 5 juillet 2021 avec une mise en application au 1^er septembre 2021. Après cette année de mise en place du travail à distance, la direction et les partenaires sociaux se sont donc rencontrés afin de dresser le bilan de cet accord, notamment concernant l’organisation et la mise en application de celui-ci.

Les parties constatent que l’organisation du travail à distance, tel qui avait été définit dans ledit accord, est efficace aussi bien pour maintenir la cohésion d’équipe que pour permettre de garantir un meilleur équilibre vie personnelle/vie professionnelle. Cette organisation permet d’améliorer le bien-être des collaborateurs et de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Fort de ce constat, les Parties ont donc souhaité se rencontrer afin d’échanger sur la pérennisation du dispositif de travail à distance.

Le présent accord vise ainsi à confirmer l’organisation et le mode de fonctionnement mis en place durant cette année et à les pérenniser. Les Parties entendent rappeler que le travail reste, par principe, exercé sur site ou sur le lieu habituel du travail afin de conserver et de renforcer la communauté de travail et l’esprit d’équipe entre les collaborateurs. Toutefois, dans un souci de flexibilité et de souplesse accordée aux collaborateurs dans leur organisation, il est permis de travailler à distance selon les conditions énoncées ci-après.

Le travail à distance ne constitue pas un aménagement du temps de travail et n’a pas pour conséquence d’augmenter la charge de travail du collaborateur qui souhaite en effectuer.

Il constitue un aménagement du travail qui permet d’exercer, de manière occasionnelle, son activité professionnelle en dehors des locaux habituels du travail. Cet exercice occasionnel d’activités professionnelles à distance ne peut en aucun cas conférer le statut de télétravailleur au sens de l’article L. 1222-9 du Code du travail.

Cette organisation du travail repose sur le volontariat du collaborateur qui fait le choix de demander à bénéficier de cette forme d’organisation.

Les Parties souhaitent également porter une attention particulière à ce que cette forme d’organisation du travail ne contrevienne pas aux droits des collaborateurs en matière de respect des durées légales maximales de travail, de respect des durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire, et du droit à la déconnexion.

La Direction rappelle que le collaborateur qui fait le choix de travailler à distance bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable et travaillant dans les locaux de travail habituel. Il reste également soumis aux dispositions légales, conventionnelles et réglementaires applicables à la relation de travail qui le lie à la Société.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de la société franprix Support.

Article 2 – Définition du travail à distance

Les partenaires sociaux rappellent que l’organisation du travail et la fluidité de l’information nécessitent une implication de chacun en présentiel comme à distance.

La possibilité de travailler à distance résulte d’une démarche volontaire du collaborateur dont la période d’essai est terminée, et qui, pour des raisons de convenance personnelle, et lorsque cela est possible, pour lui et pour la Société, souhaite travailler en dehors du lieu de travail habituel.

Le travail à distance, tel qu’envisagé dans le présent accord, se distingue du télétravail par l’autonomie donnée au collaborateur dans le choix de son lieu de travail, de l’environnement de travail qu’il souhaite et de l’absence de fixation d’une organisation stricte et identique pour tous les collaborateurs. Cette forme de travail à distance s’inscrit dans une relation managériale fondée sur la confiance et l’engagement du collaborateur de poursuivre son activité professionnelle conformément aux attentes de la Société. Elle doit être adaptée aux différentes contraintes opérationnelles.

Article 3 – Salariés concernés

Les critères d’éligibilité au travail à distance sont notamment :

• Que les obligations liées à l’activité et à la nature du travail puissent être réalisées en dehors du lieu de travail habituel ;

• Que la période d’essai sur le poste soit terminée ;

• La capacité du collaborateur à travailler de façon régulière et autonome à distance ;

• La compatibilité avec les exigences de confidentialité de la Société ;

• La compatibilité des applications utilisées dans le cadre du travail à distance ;

• La capacité matérielle de travailler à distance (ordinateur portable, téléphone portable ou possibilité de joindre le collaborateur sur son PC).

Les Parties conviennent que la présence dans une communauté de travail des stagiaires et des collaborateurs sous contrat d’alternance (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation) est un élément indispensable de leur apprentissage. Le travail doit donc s’effectuer, par principe, sur site, sauf cas exceptionnel qui aura été validé avec le manager et la Direction des Ressources Humaines.

En outre, les métiers de type opérationnels, dont la nature même des missions nécessite une présence constante sur le terrain (magasin ou entrepôt), ne peuvent prétendre à effectuer du travail à distance.

Toute demande de travail à distance sera étudiée par le manager et la Direction des Ressources Humaines, conformément au processus exposé à l’article 5 du présent accord.

Article 4 – Organisation du travail à distance

Les Parties réaffirment le fait que le principe reste l’organisation et la réalisation du travail sur le lieu habituel du travail. Elles rappellent leur souhait qu’une organisation équitable soit mise en place dans la mise en œuvre de ce travail à distance. A ce titre, les managers veillent à organiser au mieux, et de manière équitable, le travail à distance au sein de leur équipe.

4.1 Détermination des jours de travail à distance

De manière à éviter toute forme d’isolement du collaborateur, et à favoriser le lien social au sein de la communauté de travail, le travail à distance peut être effectué entre un et deux jours par semaine maximum.

Les collaborateurs qui occupent des postes de type administratif sont limités à un jour de travail à distance par semaine.

En dehors des jours de travail à distance, les jours de travail doivent s’effectuer sur le lieu de travail habituel. Les Parties conviennent que le lundi est un jour de travail qui ne peut pas être réalisé à distance et qui doit obligatoirement être effectué sur le lieu de travail habituel.

La détermination du nombre de jours autorisés à distance, la répartition de ceux-ci et l’organisation sont arrêtés par le manager et peuvent être revus en fonction des nécessités de service.

4.2 Dispositions spécifiques pour la parentalité

4.2.1 Dispositions applicable pour la maternité

Afin d’accompagner au mieux les collaboratrices durant leur grossesse, les collaboratrices dont le poste occupé leur permet d’effectuer des jours de travail à distance et ayant déclaré leur grossesse à l’employeur, peuvent demander à leur manager d’effectuer trois jours de travail à distance par semaine, à partir du 5^ème mois de grossesse et jusqu’au début de leur congé maternité.

Les collaboratrices qui suivent un protocole de procréation médicalement assistée, au sens de l’article L. 2141-1 du Code de la Santé publique, et dont le poste occupé leur permet d’effectuer du travail à distance, peuvent également bénéficier de trois jours de travail à distance par semaine. Cette demande doit être accompagnée d’un justificatif et est soumise à l’approbation du manager.

4.2.2 Dispositions applicables pour le congé parental

Les collaborateurs en congé parental à temps partiel peuvent bénéficier d’un à deux jours de travail à distance par semaine, sous réserve que le poste occupé ne soit pas de type administratif et permette l’organisation du travail à distance. Cette décision doit être validée avec le manager, en tenant compte des nécessités de service et de l’emploi occupé.

4.2.3 Dispositions applicables pour les parents d’enfants en situation de handicap

Les collaborateurs ayant un ou plusieurs enfants en situation de handicap, nécessitant des rendez-vous médicaux réguliers ou des soins particuliers, peuvent demander à bénéficier d’un jour de travail à distance supplémentaire, par semaine. Cette demande doit être accompagnée d’un justificatif et est soumise à l’approbation du manager.

4.3 Dispositions spécifiques pour les détenteurs d’une Reconnaissance de Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH)

Afin d’accompagner au mieux les collaborateurs détenant une RQTH et de garantir ainsi un maintien dans l’emploi, ces derniers peuvent effectuer trois jours de travail à distance par semaine, sous réserve que le poste occupé le permette. Cette demande doit être accompagnée d’un justificatif et est soumise à l’approbation du manager.

4.4 Lieu d’exercice du travail à distance

Le collaborateur est libre de choisir le lieu dans lequel il souhaite effectuer son ou ses jours de travail à distance, sous réserve que celui-ci respecte les conditions suivantes :

• Présenter des conditions d’organisation d’un espace de travail adapté,

• Disposer d’une couverture téléphonique et d’un accès internet adaptés aux tâches à accomplir,

• Répondre aux règles relatives à l’hygiène et à la sécurité applicables à tout salarié,

• Se trouver suffisamment près du lieu de travail habituel pour permettre au collaborateur de revenir sur site ou sur le lieu demandé par le manager, dans le cas d’un problème informatique ou téléphonique ou dans le cas où la présence du collaborateur est nécessaire.

4.5 Flexibilité et suspension provisoire des jours de travail à distance

Lorsque la présence du collaborateur est nécessaire en raison, notamment, de l’absence d’autres collaborateurs, de sujets spécifiques à traiter en présentiel, d’une urgence opérationnelle etc., le collaborateur doit, sans pouvoir opposer le fait qu’il avait prévu de travailler à distance sur cette journée, se rendre obligatoirement sur son lieu de travail au sein de la société ou, de tout autre lieu porté à sa connaissance.

Dans cette situation, le ou les jours de travail à distance ne peuvent pas être récupérés.

Le manager peut également suspendre provisoirement le travail à distance au sein de son équipe lorsque les nécessités de service l’exigent, en respectant un délai minimum d’une semaine, sauf circonstances exceptionnelles. Cette suspension provisoire fait l’objet d’une information auprès des collaborateurs concernés et de la Direction des Ressources Humaines.

Enfin, en cas d’action de formation, le travail à distance est suspendu pendant la durée de la formation.

La suspension provisoire du travail à distance n’entraine pas de droit à récupération de la ou les jours de travail qui n’ont, de ce fait, pas été exercés à distance.

4.6 Réversibilité permanente

L'accord des parties de travailler à distance est réversible tant à l'initiative du manager que du collaborateur.

Le collaborateur peut, à tout moment, décider de mettre fin à l'organisation de l'activité en travail à distance.

Le manager peut, après en avoir échangé avec la Direction des Ressources Humaines, mettre fin à l'organisation de l'activité en travail à distance, par écrit et en motivant sa décision, en respectant un délai de prévenance de 7 jours.

Lorsqu'il est mis fin au travail à distance, le collaborateur effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux habituels de travail.

4.7 Changement de fonction

Conformément aux termes des avenants signés à l’issue de l’entrée en vigueur du présent accord, le changement de fonction du collaborateur entraine la caducité de l’avenant signé. En cas de souhait de poursuite du travail à distance sur ses nouvelles fonctions, le collaborateur formule une nouvelle demande auprès de son manager.

Cette nouvelle demande est alors étudiée conformément au processus indiqué à l’article 5 du présent accord.

4.8 Accompagnement des managers et des collaborateurs

Les Parties rappellent qu’une offre de formations en e-learning est proposée afin d’accompagner les managers concernés par cette forme d’organisation du travail au sein de leur équipe.

Article 5 : Procédure de mise en œuvre de la demande

Dès l’entrée en application du présent accord, chaque collaborateur est informé par son manager de la mise en place du travail à distance et de sa possibilité, conformément aux dispositions de l’article 3 du présent accord, de faire une demande.

5.1 Processus de validation

Le travail à distance relève d’une démarche volontaire du collaborateur qui doit en faire la demande, par écrit, auprès de son manager. Cette demande peut se faire par mail. Une copie de cette demande est également adressée à la Direction des Ressources Humaines.

Le manager apprécie la demande en concertation avec la Direction des Ressources Humaines, en tenant compte des différents éléments précisés dans cet accord. Un entretien est ensuite organisé avec le collaborateur pour fixer les conditions du travail à distance et signer l’avenant.

Une réponse est faite dans un délai maximum d’un mois à compter de la date de remise du courrier ou de réception du mail de demande.

Dans tous les cas, la réponse doit être motivée :

• En cas d’acceptation, le collaborateur concerné signe un avenant, de la durée du présent accord, qui définit les conditions d’organisation et les modalités d’exécution du travail à distance,

• En cas de refus, cette décision écrite et motivée est portée à la connaissance du collaborateur.

Les principaux motifs de refus de l’exercice du travail à distance sont notamment :

• Le non-respect des critères d’éligibilité ;

• La nature du poste occupé ;

• Les contraintes techniques liées au poste occupé ;

• La confidentialité des informations transmises et des données traitées ;

• Les problématiques organisationnelles au sein du service/département/direction ;

• L’autonomie insuffisante du collaborateur.

En cas de désaccord ou d’incompréhension quant à la décision du manager, la Direction des Ressources Humaines peut être saisit.

5.2 Respect du principe d’équité entre les collaborateurs

La Direction rappelle que chaque manager doit veiller à garantir une équité dans la mise en place du travail à distance au sein de son équipe, pour les collaborateurs qui sont concernés.

Article 6 : Equipements

6.1 Liste des équipements

La décision d’effectuer une partie de son activité professionnelle à distance relève d’un choix et d’une démarche personnelle. Cette décision n’est possible que si le collaborateur dispose d’un espace conforme à la bonne réalisation de son travail, et notamment des solutions techniques pour l’utilisation des outils de communication informatique et d’un accès à distance à ses applications de travail.

Au titre du travail à distance, chaque collaborateur concerné dispose d’un équipement adapté, fournit par l’employeur :

• PC portable, s’il n’en est pas déjà équipé ;

• Accès VPN sur le PC ;

• Accès à distance à ses applications de travail ;

• Solution de téléphonie (téléphone portable individuel professionnel ou logiciel de téléphonie intégrée sur son ordinateur tel que Teams).

Dans le cas où le collaborateur refuserait l’un de ces équipements, il ne pourrait effectuer de travail à distance.

6.2 Restitution de l’équipement

L’intégralité de l’équipement fournit doit être rendue en bon état, en cas de cessation de l’activité à distance ou de rupture du contrat de travail, dans un délai maximal de 8 jours, à compter de la cessation effective de l’activité à distance ou de la rupture effective du contrat de travail.

Article 7 : Conditions de travail

Le travail à distance ne constitue pas une modalité d’aménagement du temps de travail. Le collaborateur organise son temps de travail dans des horaires identiques à ceux applicables au sein des locaux collectifs de travail.

Le collaborateur veille au respect des règles légales en matière de temps de travail.

Les horaires du collaborateur sont établis sur des bases comparables à celles d’un travail accompli sur le lieu habituel de travail. Dans ces conditions, le travail à distance ne saurait avoir pour conséquence de modifier significativement ni l’horaire habituel ni l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal.

A ce titre, le collaborateur peut être joint dans le cadre de son activité professionnelle aux heures habituelles de travail, dans le respect de la durée maximale journalière et hebdomadaire du temps travail.

Les temps de repas et temps de pause sont inclus dans ces plages horaires.

Pendant ces plages horaires et dans la limite du temps de travail du collaborateur, celui-ci sera sous la subordination de la Société et, par conséquent, ne peut pas vaquer à ses occupations personnelles.

En dehors de ces durées et horaires de travail, le collaborateur en travail à distance bénéficie, comme les autres collaborateurs, du droit à la déconnexion.

Article 8 : Indemnisation du travail à distance

Les collaborateurs effectuant du travail à distance perçoivent une indemnité forfaitaire destinée à couvrir les différents frais occasionnés, notamment :

• La prise en charge des coûts supplémentaires occasionnés au salarié par l’exercice du travail à distance ;

• La compensation des frais supportés au titre du lieu d’exercice du travail à distance ;

• La participation de l’employeur aux frais de repas, pour les collaborateurs qui bénéficient pour les autres jours de travail, de l’accès à un restaurant d’entreprise.

Cette indemnité forfaitaire est fixée à dix (10) euros par mois pour un jour hebdomadaire de travail à distance réalisé. Elle passe à vingt (20) euros par mois pour deux jours de travail à distance réalisés par semaine et à trente (30) euros par mois pour trois (3) jours de travail à distance réalisés par semaine.

Article 9 : Santé, sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux collaborateurs travaillant ponctuellement à distance et doivent être strictement respectées par le manager.

Le collaborateur travaillant à distance est couvert au titre de la législation sur les accidents de travail et de trajet, conformément aux dispositions légales.

Le collaborateur doit informer son manager de tout accident du travail survenu, dans les délais légaux, et transmettre tous les éléments d'information nécessaires à l'élaboration d'une déclaration d'accident du travail.

L’employeur déclinera toute responsabilité :

• En cas d’omission déclarative et/ou informative,

• En cas d’évènement survenant en dehors du temps de travail effectif défini à l’article 7 du présent accord.

Article 10 : Confidentialité des données et gestion des pannes et incidents techniques

10.1 Confidentialité

Le collaborateur effectuant du travail à distance doit respecter les standards d'utilisation du matériel informatique fixés par la Société dans le cadre des règles en vigueur (notamment le code éthique et de bonne conduite et la charte informatique).

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l'entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l'exercice de son activité.

Les missions nécessitant le traitement de données confidentielles doivent être traitées sur le site habituel du lieu de travail et ne peuvent être effectuées à distance.

10.2 Pannes et incidents informatiques

Le collaborateur doit prendre soin des équipements qui lui sont confiés et informe immédiatement sa hiérarchie en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition.

En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité à distance, il en informe immédiatement son manager et se rend sur son lieu habituel de travail avec le matériel défectueux.

Article 11 – Périodes exceptionnelles

En cas de mesures impératives prises par les pouvoirs publics au niveau local ou national, notamment en cas de catastrophe naturelle ou de crise sanitaire, les conditions et les modalités d’organisation du travail à distance peuvent être suspendues ou aménagées pour se conformer à ces contraintes.

Par ailleurs, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment climatiques ou liées à un mouvement social, la Société pourra adapter l’accès au travail à distance et ses conditions d’exercice afin de permettre la protection des collaborateurs et la continuité de l’activité.

Article 12 – Suivi de l’accord

Une commission de suivi, composée de la Direction et des Délégués Syndicaux signataires de l’accord, est mise en place afin d’établir un bilan sur la mise en œuvre de l’accord.

Ce bilan comportera notamment les éléments suivants :

• Nombre de collaborateurs ayant fait une demande écrite de travail à distance,

• Nombre de réponses positives, avec indication du nombre de jours de travail à distance,

• Nombre de réponses négatives, avec indication des raisons du refus du travail à distance,

• Nombre de demande de réversibilité effectuée.

Les parties conviennent que cette commission se réunira une fois par an au cours du 2^nd semestre de chaque année.

Article 13 – Durée – révision – dépôt

13.1 Durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter du mois de septembre 2022. Il est conclu pour une durée déterminée de trois ans, jusqu’au 31 août 2025. Il cessera de produire ses effets de plein droit et sans aucune formalité.

Toutefois, les Parties conviennent de se rencontrer avant la date d’échéance de l’accord, afin d’échanger sur la mise en place d’un nouvel accord.

13.2 Révision de l’accord

Jusqu’à la fin du cycle électoral, le présent accord peut être révisé à la demande de la Direction et/ou d’un ou plusieurs syndicats représentatifs signataires ou adhérents. A l’issue de ce cycle, la procédure de révision sera ouverte à tous les syndicats représentatifs.

La partie qui souhaite réviser le présent accord informera les autres parties signataires de son souhait, par mail, en précisant l’objet de sa demande.

Une réunion de négociation sera organisée à l’initiative de la Direction dans les deux (2) mois qui suivront cette demande, sauf circonstances légitimes qui permettraient de justifier un délai supérieur.

Les dispositions dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant de révision ou, au plus tard, jusqu’à son terme. L’avenant éventuel de révision sera déposé selon les mêmes modalités que le présent accord.

13.3 Dépôt de l’accord

La validité du présent accord est subordonnée aux conditions précisées par l’article L. 2232-12 du Code du travail. Dès lors que ces conditions seront remplies, le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail accessible à l’adresse www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, ainsi qu’au greffe du Conseil de prud’hommes compétent, dans les conditions des articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail.

Il entrera en vigueur dès le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt.

Il sera versé dans la base de données prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, après anonymisation, dans sa version destinée à la publication.

Il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives et sera porté à la connaissance de l’ensemble du personnel de la Société par voie d’affichage.

Fait à Vitry-sur-Seine, le

En 3 exemplaires

Pour la société Franprix Support,

Pour le syndicat CFE CGC,

Pour le syndicat FO,