Accord d'entreprise "Accord n°26 relatif à la mise en place du vote par voie électronique pour l'élection des délégués au Comité Social et Economique" chez MUTUALITE SOCIALE AGRICOLE POITOU POITOU (Siège)

MSA POITOU

37, rue du Touffenet

86042 Poitiers cedex

ACCORD N° 26 RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES DELEGUES AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre d’une part,

La MSA POITOU

37, rue du Touffenet 86042 POITIERS cedex

Représentée par

Et d’autre part,

Le syndicat CFDT MSA POITOU

Représenté par

Le syndicat CGT MSA POITOU

Représenté par

Le syndicat FO MSA POITOU

Représenté par

Le syndicat SNEEMA –CFE-CGC MSA POITOU

Représenté par

Il a été conclu l’accord ci-après.

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la MSA POITOU pour l’élection des élus siégeant au sein du Comité Social et Economique Les dispositions du présent accord s’inscrivent dans le cadre des ordonnances MACRON plus spécifiquement l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 complétée par le décret d’application n°2017-1819 du 29 décembre 2017.

Le présent accord s’inscrit également dans le cadre des dispositions des articles R.2314.5 et suivants du Code du travail. Il pourra être décidé également et selon les situations de recourir au vote électronique pour les élections partielles en cours de mandat.

Le dispositif du vote électronique prévu dans le présent accord est conforme aux dispositions du règlement européen sur la protection des données (RGPD) du 25 mai 2018 notamment au regard du prestataire de service auquel il sera fait appel qui devra assurer la confidentialité des données personnelles qui lui seront confiées ainsi que l’ensemble des règles assurant la sécurité du dispositif de vote électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les instances représentatives du personnel.

Il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales. C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord distinct du protocole d’accord préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

ARTICLE 1 : Principes généraux

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

- L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

- L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

- L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

- La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par la MSA POITOU, sur la base d’un cahier des charges, annexé au présent accord, respectant les prescriptions règlementaires énoncées aux articles R2314-5 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera mis à la disposition des salariés et mis en ligne sur l'intranet de l'entreprise.

ARTICLE 2 : Modalités d’organisation des opérations de vote

Article 2.1 : Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la MSA POITOU. Il comportera en annexe une description détaillée du dispositif retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.2 : Déclaration CNIL

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre ainsi qu’auprès du responsable de traitement de données personnelles (DPO).

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise sont tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Cnil.

Article 2.3 : Formation au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.4 : Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions réglementaires. Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL et annexé au protocole d’accord préélectoral.

Article 2.5 : Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

1°) Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par trois clés délivrées à cet effet ;

2°) Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

3°) Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 3 : Déroulement des opérations de vote

Article 3.1 : Etablissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures ainsi que des professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 3.2 : Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site dédié aux élections.

A cette fin, si un salarié de la MSA POITOU sur l’un des deux sites principaux, Poitiers ou Chauray, souhaite voter sur son lieu de travail, il pourra le faire au sein d’un bureau isolé garantissant la confidentialité du vote.

L’emplacement et les coordonnées de ce bureau où sera positionné un ordinateur avec accès internet seront donnés à l’ensemble du personnel de chacun des deux sites préalablement au lancement des opérations de vote.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture et à la clôture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. L’entreprise établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote et l’adressera aux électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 3.3 : Modalités d’accès au site de vote

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, l’adresse du site et les moyens d’authentification garantissant la confidentialité du vote.

A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès.

A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Article 3.4 : Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du ou des votes. Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

ARTICLE 4 : Clôture et résultats

Article 4.1 : Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 4.2 : Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seul le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l'exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les électeurs à défaut d’accord) reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 4.3 : Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 5 : Sécurité et confidentialité

Article 5.1 : Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

En outre, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 5.2 : Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées

- pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, date et heure d’émargement

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

- pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

Article 5.3 : le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 6 : Application

Le présent accord entrera en vigueur immédiatement au jour de l’agrément.

Cet accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée – Il pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

Les parties signataires conviennent en cas de modifications des textes légaux réglementaires et conventionnels portant sur les dispositions prévues par le présent accord, de se réunir en vue de réexaminer les conséquences que pourraient avoir ces dispositions nouvelles sur ledit accord et d’arrêter les modifications nécessaires.

Le présent accord sera déposé conformément à l’article L2231-6 du Code du Travail auprès de la DIRECCTE ainsi qu’auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes.

Fait à Poitiers, le

Pour La MSA POITOU

Représentée par

Le syndicat CFDT MSA POITOU

Représenté par

Le syndicat CGT MSA POITOU

Représenté par

Le syndicat FO MSA POITOU

Représenté par

Le syndicat SNEEMA –CFE-CGC MSA POITOU

Représenté par

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE

Préambule

Dans le cadre de son obligation conventionnelle et au regard du respect des dispositions de l’ordonnance MACRON du 22 septembre 2017 relative à la mise en place du Comité Social et Economique, la MSA POITOU se doit de procéder au renouvellement des représentants du personnel à la date d’échéance des mandats de ces derniers soit le 19 mars 2019.

La loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique a institué la possibilité d’un vote par voie électronique pour les élections des représentants du personnel, ceci confirmé par le décret n°1819-2017 du 29 décembre 2017 intégré en toutes ses dispositions dans les dispositions réglementaires du Code du travail aux articles R.2314-5 à 18. Les modalités du vote électronique ont été fixées par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.

La MSA POITOU souhaite mettre en place un système de vote électronique pour ses prochaines élections professionnelles. La mise en place du vote électronique s’inscrit dans les conditions suivantes :

La MSA POITOU dispose actuellement d’un comité d’entreprise, de deux CHSCT et de représentations de délégués du personnel, l’ensemble de ces instances représentatives du personnel étant regroupé à compter de la prochaine élection professionnelle au sein de la nouvelle instance : le Comité Social et Economique.

Contexte juridique

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• signature d’un accord d’entreprise validant le recours au vote électronique

• signature d’un protocole d’accord préélectoral

• formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL, suivies d’une information des organisations syndicales

• formalités préalables à accomplir auprès du représentant pour la protection des données personnelles (DPO)

• Formation des représentants du personnel et des membres du bureau de vote sur le système de vote retenu

• Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

• Réalisation d’une expertise indépendante préalable à la mise en place du système de vote électronique

Attentes à l’égard du prestataire

La MSA POITOU exige du prestataire qu’il s’engage à lui fournir une solution qui soit conforme aux dispositions légales et règlementaires applicables aux systèmes de vote par voie électronique pour des élections professionnelles, à savoir notamment :

• Un respect des dispositions pertinentes du Code du Travail relatives au vote électronique pour les élections professionnelles,

• le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017,  

• la délibération de la CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique,

Le prestataire devra s’engager plus particulièrement à ce que sa solution réponde aux exigences suivantes :

• expertise et indépendance du système

• authentification et unicité du vote garanties

• garantie de fiabilité et de souplesse du système

• confidentialité respectée

• accessibilité à tous les collaborateurs de n’importe quel poste équipé d’Internet

• disponibilité 24h/24 et 7j/7

• anonymat du vote garanti par un tiers

• sincérité et intégrité des scrutins

• simplification de la démarche du vote favorisant le vote

• dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que celles du système principal

• consultation par les organisations syndicales de la liste d’émargement et de la participation, auxquels un code d’accès à la plateforme de supervision sera remis

• configuration des listes d’électeurs

• solution auditable, notamment en cas de contentieux électoral (la solution doit être capable notamment de fournir les éléments techniques visés dans la délibération de la CNIL précitée)

• Dépouillement efficace et rapide

• Mise à disposition rapide des résultats

• Calcul automatique de la représentativité syndicale et autres statistiques avec mise en forme des procès verbaux

• Dématérialisation du vote et utilisation de nouvelles technologies dans le cadre d’une politique axée autour du développement durable

• Economie en moyens humains dans l’organisation des élections

Le prestataire devra s’engager à réaliser les prestations suivantes dans le cadre de la mise en place du système de vote électronique pour les élections de mars 2019:

• Assistance du prestataire : s’engage à fournir une justification de l’audit de sa solution en conformité avec la recommandation de la CNIL du 21 octobre 2010 n°2010-371 dans le cadre de l’expertise indépendante visée par les dispositions du Code du Travail,

• Participation à la cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système qui sera mis en place par la MSA POITOU en application des dispositions du Code du travail.

• Assistance à la réalisation de la formation au fonctionnement du système de vote et mise à disposition de tous documents utiles à cet effet.

Plus généralement, le prestataire devra également s’engager à effectuer toutes les prestations nécessaires à la mise en place et à l’exploitation de sa solution dans l’environnement de la MSA POITOU en conformité avec les dispositions susvisées.