Accord d'entreprise "Avenant à l'accord sur le temps de travail" chez KIKO FRANCE (Siège)

AVENANT A L’ACCORD d’entreprise sur le temps de travail

au sein de KIKO France DU 16 MARS 2018

ENTRE

Entre La Société KIKO France, SASU au capital Social de 1.005.000 €, Inscrite au RCS de Paris sous le n° 521 795 237 00655, dont le siège social est situé au 44, rue de Lisbonne – 75008 PARIS, prise en la personne de xxxxxxxxxxxxx, dûment habilité aux fins présentes

Ci-après dénommée « la Société »

D’UNE PART

ET

Membres CSE titulaires :

D’AUTRE PART

PrÉambule

Après avoir préalablement rappelé que :

1) Un accord portant sur le temps de travail a été conclu entre la société KIKO France et les membres élus du Comité d'entreprise en date du 16 mars 2018.

2) Au vu des nécessités d'évolutions dudit accord et de ses dispositions permettant sa révision, la société Kiko France SAS et les membres, non mandatés, du Comité Social et Economique se sont rencontrés aux fins de négocier la refonte de certaines de ces dispositions.

3) Conformément aux dispositions légales du Code du travail, les organisations syndicales ont été dûment informées de ce projet de révision.

4) Au terme des dites négociations, les parties sont parvenues à la conclusion du présent avenant de révision.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Le présent avenant porte révision de l'accord d'entreprise portant sur le temps de travail conclu le 16 mars 2018.

Il a pour objet de modifier certaines dispositions de cet accord.

A ce titre, sont modifiées par le présent avenant les articles suivants dudit accord.

I Dispositions modifiées :

Article 1 : Champ d’application

Article 2 : Date d’application et durée de l’accord

Article 8 : Applications

Article 9 : Les salariés relevant d’une convention de forfait en jours sur l’année

Article 10 : Salariés soumis à une répartition de leur durée du travail sur une base annuelle

Article 11 : Plages de déconnexion

Article 13 : Congés payés

II Dispositions de l'accord du 16 mars 2018 non modifiées :

Article 3 : Modalités de révision et de dénonciation

Article 4 : Formalités de publicité

Article 5 : Suivi

Article 6 : Clause de rendez-vous

Article 7 : Définition du temps de travail effectif

Article 12 : Suivi et bilan de l’effectivité du droit à la déconnexion

Article 14 : Dispositif de dons de jours de repos

A des fins de parfaite clarté, sont reprises ci-dessous les dispositions de l'accord initial non modifiées par le présent avenant.

Les dispositions du présent avenant se substituent de plein droit aux dispositions correspondantes dans l'accord initial.

III Dispositions ajoutées :

Article 15 : Jours de congé spéciaux

IV Dispositions générales :

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du 1^er avril 2021.

Il peut être révisé ou dénoncé dans les mêmes conditions que l'accord initial.

Dès sa conclusion, le présent avenant sera notifié par la Société KIKO FRANCE, à la DIRECCTE et au Conseil des Prud'hommes de Paris.

TITRE I – dispositions gÉnÉrales

ARTICLE 1. – Champ d’application

Cet accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société.

Trois catégories de salariés et modalités d’aménagement du temps de travail sont prévues par le présent accord :

Les salariés dont le temps de travail est décompté en heures

Les catégories de salariés qui exercent des fonctions et des responsabilités qui ne se prêtent pas à la définition d’un horaire de travail précis, ni à la mise en œuvre d’un contrôle régulier de présence, en raison de leur autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et de la fluctuation des plages d’activité.

Pour ces salariés, des régimes spécifiques d’organisation du temps de travail, déterminés par catégorie de personnel, sont prévus par le présent accord.

Pour les cadres dirigeants, seules les dispositions relatives aux congés payés définies par le présent accord sont applicables.

Titre II – DÉFINITION DU TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF ET DE SES APPLICATIONS

Avant d’envisager les modalités d’aménagement du temps de travail par catégorie du personnel, les parties conviennent d’une définition du travail effectif et de ses applications.

Ces dispositions s’appliquent à l’ensemble du personnel, à l’exception des cadres dirigeants, sans préjudice de dispositions particulières arrêtées le cas échéant pour certaines catégories de salariés.

ARTICLE 7. - Définition du temps de travail effectif

Conformément aux dispositions légales, la durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles (article L.3121-1 du Code du travail).

ARTICLE 8. – Applications

8.1. Définition du temps de pause

Pour les salariés dont le temps de travail est décompté sur une base horaire, les temps de pause sont des temps d’inactivité pendant lesquels les salariés ont la maîtrise de leur temps et ne sont pas à la disposition de l’employeur pour participer à l’activité de l’entreprise.

Les salariés visés à l’alinéa précédent bénéficient de la pause légale de vingt minutes après six heures consécutives de travail effectif. Par principe, les temps de pause ne constituent pas du temps de travail effectif.

Exemples : le temps de déjeuner, les sorties du lieu de travail en cours de journée à des fins non professionnelles, etc.

8.2. Durée du travail et repos quotidiens et hebdomadaires

Tout salarié doit bénéficier d’un repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives et d’un repos hebdomadaire minimum de 24 heures consécutives auquel s’ajoute le repos quotidien de 11 heures, soit 35 heures hebdomadaires.

S’agissant des salariés dont le temps de travail est décompté en heures, conformément aux dispositions légales, la durée maximale journalière du travail ne peut en principe excéder 10 heures, et la durée hebdomadaire du travail ne peut excéder 48 heures sur une semaine quelconque et 44 heures en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.

8.3. Travail du dimanche

Sauf exception validée par la hiérarchie, seuls les salariés rattachés à des établissements ouverts le dimanche seront amenés à travailler sur cette journée.

Dans ce cadre, un nombre maximum de :

1 dimanche travaillé par mois par salarié sera autorisé pour la population Store Manager, après autorisation de la hiérarchie

2 dimanches travaillés par mois par salarié sera autorisé pour la population Assistant Store Manager, après autorisation de la hiérarchie.

Titre III – MODALITES D’AMÉNAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL PAR CATÉGORIE DE SALARIÉS

ARTICLE 9. – Les salariés relevant d’une convention de forfait en jours sur l’année

9.1 Les salariés concernés

Il est constaté que, compte tenu de l’activité et de l’organisation de l’entreprise, il existe :

Des cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés

Des salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées

Ces catégories de salariés sont susceptibles de bénéficier d’une convention de forfait en jours sur l’année.

9.2 Principes et période de référence

Les salariés relevant d’une convention de forfait en jours sur l’année bénéficient d’une rémunération forfaitaire en contrepartie de l’exercice de leur mission.

Le temps de travail de ces salariés fait l’objet d’un décompte annuel en journées ou demi-journées de travail effectif.

En application du présent dispositif, la durée du travail est répartie sur une base annuelle de 12 mois du 1^er Avril au 31 mars.

Afin de permettre ce décompte en journées ou demi-journées, les parties conviennent qu’une journée entière s’entend d’une durée minimale de travail effectif de 7 heures. En deçà, une demi-journée de travail sera décomptée. Il est ainsi prévu la possibilité de poser une demi-journée de repos pour les salariés en forfait jour.

Ces salariés qui ne sont pas tenus de respecter une organisation précise de leurs horaires de travail, ne sont légalement pas soumis aux dispositions suivantes du Code du travail :

• la durée quotidienne maximale de travail effectif prévue à l’article L. 3121-18 du Code du travail ;

• les durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-20 et L. 3121-22 du Code du travail ;

• la durée légale hebdomadaire prévue à l’article L. 3121-27 du Code du travail.

En revanche, il est rappelé que ces salariés doivent bénéficier d’un repos quotidien de 11 heures minimum entre deux périodes de travail effectif et d’un repos hebdomadaire minimum de 24 heures consécutives, auquel s’ajoute le repos quotidien de 11 heures, soit 35 heures hebdomadaires. Ces limites ont pour objet de définir une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail, et non une journée habituelle de travail de 13 heures par jour.

Afin de s’assurer de l’effectivité de ce droit, des procédures spécifiques de suivi sont prévues aux paragraphes 9.9, 9.10 et 9.11 de cet accord.

9.3 Caractéristiques des conventions individuelles de forfait en jour sur l’année

Le passage du forfait en jours sur l’année implique la signature par le salarié concerné d’une convention individuelle de forfait écrite.

La convention individuelle explicite précisément les raisons pour lesquelles le salarié concerné est autonome, ainsi que la nature de ses fonctions.

Elle précise également :

• La nature des missions justifiant le recours à cette modalité,

• Le nombre de jours travaillés dans l’année dans le respect de l’article 9.4,

• La rémunération correspondante.

Par ailleurs, à titre informatif, la convention prévoira un rappel des modalités de suivi détaillées ci-après.

Le refus de signer une convention individuelle de forfait en jours sur l’année ne remet pas en cause le contrat du salarié et n’est pas constitutif d’une faute.

9.4 Période de référence et nombre de jours travaillés dans l’année

La comptabilisation du temps de travail des salariés au forfait en jours se fait sur une période de référence annuelle, du 1 avril au 31 mars.

Les parties s’accordent sur un plafond légal de 218 jours travaillés dans l’année pour le forfait fixé dans les conventions individuelles.

Le nombre de jours de repos dans l’année pourra ainsi varier en fonction du calendrier et, notamment, en fonction du nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré.

Ce calcul n’intègre pas les éventuels congés supplémentaires qui viendront en déduction des 218 jours travaillés. Le calcul théorique permettant d’assurer ce nombre de jours travaillés annuel de référence est exposé à l’annexe 1.

Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé annuel complet, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux auxquels le salarié ne peut prétendre.

9.5 Organisation des jours de repos

L’acquisition des jours de repos est progressive au regard des jours réellement travaillés.

Le système GTA incrémente automatiquement en début de période le compteur JOURS DE REPOS pour les 12 mois suivants. Ce compteur est indicatif du total disponible en fin de période mais l’acquisition réelle des jours de repos se fait à raison de 1/12 du nombre de jours de repos par mois.

Par trimestre, il sera toutefois possible de poser des jours de repos par anticipation de leur existence.

Exemple :

Dès le 1^er avril, le salarié a la possibilité de poser par anticipation 3 jours de repos maximum.

Dès le 1^er juillet, le salarié a la possibilité de poser par anticipation 3 jours de repos supplémentaires.

Chaque mois, il sera indiqué sur le bulletin de paie :

le nombre total de jours de repos du collaborateur pour la période de référence

le solde acquis (incrémenté au mois le mois)

le solde pris

Dans le cas d’une prise de repos par anticipation, le compteur indiquera un nombre de jours de repos pris négatif car non encore acquis.

En cas de départ en cours de période, il sera déduit du solde de tout compte les jours de repos pris par anticipation dans la mesure où ils ont été pris alors qu’ils n’étaient pas encore acquis.

Les jours de repos doivent être pris par journée entière ou demi-journée et au cours d’une période de 12 mois.

Le positionnement des jours de repos se fait au choix du salarié, en concertation avec sa hiérarchie, dans le respect du bon fonctionnement de son service et de l’entreprise.

Toute journée de repos non prise sur la période de référence sera considérée comme perdue.

Les principes présidant à la fixation des jours de repos sont les suivants :

• Le nombre total de salariés absents au sein d’un même service ne peut avoir pour effet de perturber le fonctionnement du service ;

• L’accolement des jours de repos acquis est autorisé selon les modalités et les limites suivantes :

- 1 fois par an, les salariés peuvent accoler un maximum de 5 jours consécutifs de repos. Ceux-ci peuvent être accolés aux jours de congés légaux sans pouvoir toutefois conduire à une absence d’une durée supérieure à trois semaines consécutives ;

- En dehors de cette hypothèse, un maximum de 2 jours de repos peut être accolé.

Il n’est pas autorisé d’accoler aux jours de congés payés un jour de repos le vendredi

Pour les salariés ayant des fonctions commerciales (responsables régionaux, areas managers et Customer Experience Trainer), la principale mission tenant à l’application de la politique commerciale de l’entreprise, notamment en termes de visuel, merchandising et gestion des stocks (reposant notamment sur les activités suivantes : optimisation de la rotation des stocks, application des standards de « lay out » et de merchandising sur les points de vente, position et rotation des best seller, détection des anomalies et des ruptures de stocks, coaching de vente) implique par nature une attention particulière sur certaines périodes opérationnelles clefs pour l’activité de l’entreprise, à savoir : périodes de soldes, périodes de promotion types Black Friday et périodes de fin d’année.

Ces périodes sont en effet des périodes d’activité essentielles pour l’exercice des fonctions de ces salariés.

En conséquence, pendant ces périodes dites sensibles, les jours de repos ne pourront être pris.

Dans ce cas, la hiérarchie devra proposer au salarié d’autres dates auxquelles le salarié pourra prendre des jours de repos.

La hiérarchie pourrait procéder à une modification de la date prévisionnelle de prise des jours de repos, conformément aux dispositions légales.

Les jours de repos non pris par le salarié au cours de la période de référence du 1^er avril au 31 mars pourront être reportés dans le mois qui suit la fin de la période de référence et dans la limite de 5 jours maximum. A défaut, les jours de repos seront perdus.

9.6 Traitement des absences non assimilées à du temps de travail effectif en cours de période

Les absences assimilées à du temps de travail effectif par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle, n’ont aucune incidence sur le forfait.

En revanche, l’acquisition du nombre de jours de repos étant fonction du nombre de jours de travail effectif, les journées d’absence non assimilée à du temps de travail effectif par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle, sont susceptibles d’entrainer un nouveau calcul du nombre de jours de repos auquel le salarié peut prétendre compte tenu du nombre de jours effectivement travaillés par le salarié.

Par exception, les journées d’absence liées à la mise au chômage partiel n’auront aucune incidence sur le nombre de jours de repos du salarié.

Le calcul permettant de définir le nombre de jours de repos en cas d’une telle absence est présenté en annexe 2 du présent accord.

9.7 Traitement des arrivées ou départs en cours de période

En cas d’arrivée d’un salarié en cours de période de référence, le forfait jours sera recalculé, ainsi que le nombre de jours de repos auxquels le salarié peut prétendre conformément aux dispositions de l’annexe 3.

Dans ce cas, la règle de prise de jours de repos par anticipation par trimestre démarrera au 1^er jour travaillé.

9.8 Décompte et suivi des jours travaillés et non travaillés

Les salariés relevant d’une convention de forfait en jours sur l’année bénéficient des temps de repos quotidien et hebdomadaires légaux.

Afin de s’assurer de l’effectivité des droits au repos des salariés, une procédure spécifique de suivi est prévue permettant un décompte des journées, demi-journées travaillées et des repos effectifs, au moyen d’un suivi objectif, fiable et contradictoire mis en place par l’employeur.

La Société KIKO FRANCE rappelle l’importance de la bonne adéquation de la charge de travail et des moyens mis en œuvre en termes d’organisation. Les salariés et leurs supérieurs hiérarchiques s’assurent régulièrement du bon ajustement entre la charge de travail et le repos indispensable pour chacun.

Le salarié consulte et vérifie mensuellement via le logiciel de gestion des temps l’information du nombre et la date des journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des différents types de jours de repos.

Si le salarié constate une erreur, il en informe alors son supérieur hiérarchique qui saisira la Direction des Ressources Humaines.

Le temps de travail des salariés soumis à une convention de forfait annuels en jours fait l’objet d’un contrôle régulier par le supérieur hiérarchique afin de permettre la comptabilisation du nombre de jours de travail réellement accomplis dans le cadre du forfait.

Ce compte individuel permet un suivi de la durée du travail des salariés dans la mesure où il fait apparaître le nombre et la date des jours et demi-journées travaillés ainsi que le nombre, la date, le positionnement et la qualification des jours et demi-journées non travaillés (repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels, jours de repos, etc.).

Cette information permettra de mettre en place des alertes pour suivre régulièrement le nombre de jours travaillés.

Tous les trimestres, un état du compteur individuel sera communiqué au salarié et à son manager : jours travaillés, jours restant à travailler, jours de repos posés, jours de repos restant à poser.

Dans ce cadre, si le salarié a travaillé sur une journée habituellement non travaillée, le manager devra s’assurer que cette journée a bien été récupéré.

9.9 Suivi de la charge de travail et de l’amplitude des journées de travail

Il est rappelé que les règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.

Sans remettre en cause l’autonomie des salariés concernés et afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale, des mesures propres à assurer un suivi régulier de l’organisation du travail, de la charge de travail et de l’amplitude des journées de travail sont mises en place.

Ainsi, le salarié tient informé son responsable hiérarchique des évènements et des éléments qui accroissent de façon inhabituelle sa charge de travail.

Si les temps de repos quotidien et hebdomadaires indiqués à l’article 9.2 venaient à ne pas être respectés, le salarié en informe alors son supérieur hiérarchique qui saisira la Direction des Ressources Humaines

Ainsi, en cas de difficultés inhabituelles et avérées relatif à l’organisation et à la charge de travail ou en cas de difficultés liées à l’isolement professionnel du salarié, ainsi qu’en cas de difficulté à exercer son droit à la déconnexion tel que défini au titre IV de cet accord, le salarié aura la possibilité d’émettre une alerte auprès de la Direction des Ressources Humaines, ou de son représentant. Le salarié sera alors reçu dans un délai de 6 jours maximum.

L’employeur ou son représentant formule par écrit les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l’objet d’un compte rendu écrit et d’un suivi.

Par ailleurs, si l’employeur ou son représentant est amené à constater que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ ou que la charge de travail aboutissent à des situations anormales, il pourra également être organisé un rendez-vous avec le salarié afin de remédier à ces difficultés.

L’employeur transmet, une fois par an, aux représentants du personnel compétents en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail, dans le cadre des dispositions légales et réglementaires, le nombre d’alertes émises par les salariés ainsi que les mesures prises pour pallier à ces difficultés. Il en va de même en cas de situation exceptionnelle intervenant avant l’échéance annuelle.

Afin d'apporter une protection renforcée aux salariés soumis à une convention de forfait en jours, il est convenu que, lors de l'examen médical obligatoire auprès de la médecine du travail des salariés soumis au présent accord, tant la société KIKO France que le salarié informeront le médecin du travail de l'existence de la convention individuelle de forfait jours sur l'année afin de prévenir les risques éventuels sur la santé physique et morale d'une telle organisation du temps de travail.

9.10 Entretiens périodiques

Afin de veiller à la santé et la sécurité des salariés, l’employeur organise, 1 fois par an, un entretien individuel spécifique au cours desquels sont évoqués la charge de travail, qui doit demeurer raisonnable, l’organisation du travail, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, la rémunération, ainsi que la question de l’effectivité du droit à la déconnexion.

Cet entretien se déroule de manière distincte de l’entretien annuel d’évaluation de la performance, permettant notamment au salarié et à son manager de s’assurer que les objectifs fixés et les moyens associés sont compatibles avec des conditions de travail satisfaisantes.

L’entretien doit également permettre de s’assurer que l’amplitude de travail et la charge de travail du salarié sont raisonnables et d’assurer une bonne répartition du travail dans le temps.

Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les mesures prises sont consignées dans le compte rendu de ces entretiens.

Si possible, le salarié et le responsable hiérarchique examinent la charge de travail prévisible à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d’organisation du travail.

Cet entretien fait l’objet d’un compte rendu sur la base d’un formulaire remis par la Direction à cet effet.

ARTICLE 10. – Salariés soumis à une répartition de leur durée du travail sur une base annuelle

1. Salariés concernés

Sont concernés par les dispositions du présent article :

Les salariés de la force de vente en magasins à temps plein et à temps partiel, soumis à un décompte horaire de leur temps de travail : responsable et responsable adjointe (e) de magasin, conseiller (ère) de vente,…..

L’ensemble des salariés du siège, dont le temps de travail peut faire l’objet d’une répartition sur la période de référence annuelle.

En revanche, sont exclus de ce dispositif :

Les stagiaires

En raison de la spécificité de l’organisation de leur temps de travail, les salariés en alternance

10.2 Période de référence

En application du présent dispositif, la durée du travail est répartie sur une base annuelle de 12 mois du 1^er Avril au 31 mars.

10.3 Durée du travail de référence

10.3.1

Pour les salariés à temps plein, dans le cadre de la période de référence définie ci-dessus, le temps de travail sera réparti par rapport à une durée hebdomadaire de 35 heures de temps de travail effectif, soit 1607 heures sur la période annuelle (journée de solidarité incluse), de façon à compenser les périodes hautes et basses d’activité, dans les limites suivantes :

La limite haute hebdomadaire est fixée à 44 heures de travail effectif pendant les périodes de haute activité

La limite basse est par principe fixée à 10 heures de travail effectif, étant toutefois précisée qu’elle pourra exceptionnellement être diminuée jusqu’à pouvoir être nulle, afin de compenser les périodes de haute activité.

Il est précisé que certains salariés bénéficient d’une rémunération forfaitaire incluant le paiement d’heures supplémentaires sur une base de 37 heures.

En conséquence, leur rémunération intègre un dépassement du seuil annuel de référence de 1607 heures.

Les heures supplémentaires rémunérées de façon anticipée dans le cadre de ce forfait contractuel viendront en déduction des heures supplémentaires identifiées au terme de la période de référence.

Par ailleurs, pour ces salariés, l’annualisation de leur temps de travail s’appuiera sur une moyenne hebdomadaire correspondant au forfait d’heures contractuel de 37 heures.

Enfin, la période d’essai de tout nouveau collaborateur s’intégrera systématiquement dans une période correspondant a minima à sa durée contractuelle hebdomadaire, sauf autorisation de l’Area Manager ou du Responsable de service.

10.3.2

Les dispositions du présent accord ont vocation à bénéficier aux collaborateurs à temps partiel.

Les horaires de travail de ces salariés ne pourront pas comporter, au cours d’une même journée plus d’une interruption d’activité ni une interruption d’activité supérieure à deux heures,

Pour ces salariés, l’aménagement est établi sur la base de l’horaire du contrat de travail de telle sorte que les heures planifiées au-delà ou en deçà de celui-ci se compensent dans le cadre de la période de référence.

Ainsi, au terme de la période de référence, la moyenne des heures de travail effectuées durant cette période devront correspondre à l’horaire mensuel moyen prévu au contrat de travail. Afin d’assurer l’effectivité de ce principe, les dispositions suivantes sont arrêtées pour les collaborateurs employés dans le cadre d’un contrat à temps partiel :

Au terme de la période d’annualisation :

- leur durée du travail annuelle peut varier à la hausse dans la limite du tiers de la durée de travail définie dans leur contrat de travail,

- l’application de cette limite du tiers du temps contractuel ne pourra en aucun cas amener le collaborateur à travailler au delà de 35 heures en moyenne

10.4 Programmation annuelle et conditions de modifications des horaires

En début de période de référence, il est présenté aux salariés les besoins prévisibles de l’activité sur chacune des semaines de la période de référence annuelle.

Un calendrier de la répartition de la durée du travail sur la période de référence sera ainsi établi par magasin et par département du siège concerné par le présent dispositif avec programmation des périodes de faible, moyenne et haute activité.

Sur la base du calendrier de répartition annuelle, les responsables procèdent ensuite au recueil des souhaits de positionnement de chaque salarié de son équipe, afin de construire la programmation individuelle de chaque salarié, en fonction des besoins prévisibles de l’activité du magasin ou du service et des souhaits des salariés. Les salariés font également connaitre leurs périodes prévisibles de disponibilité ou d’indisponibilité.

Ainsi, la programmation prévisionnelle des durées hebdomadaires de travail sur l’année sera communiquée individuellement à chaque salarié. Cette programmation devra prendre en compte lors de son élaboration :

les périodes programmables en début de période de référence, telles que les périodes de congés payés, les périodes prévisibles de variations d’activité (soldes, fêtes de fin d’années, etc…),

la périodicité des changements possibles de la programmation de la répartition permettant de tenir compte d’évènements intervenant en cours de période de référence connus par avance par la Société, tels que des absences prévues de salariés (congé maternité, paternité ou congé parental, périodes de formation, etc…),

les souhaits émis par les salariés et leurs périodes de disponibilité en résultant en vue de répondre à une sollicitation de l’entreprise afin de tenir compte d’un remplacement imprévisible ou de faire face à un surcroit exceptionnel d’activité non programmable.

Cette programmation individuelle prévisionnelle sera communiquée par écrit à chaque salarié en début de période , par la remise d’un document matérialisant sa programmation individuelle.

10.5 Conditions et délai de prévenance des changements de durée ou d’horaires de travail

La programmation définie ci-dessus pourra être modifiée pour répondre à une variation d’intensité du travail, en lien avec un surcroît ou une baisse non programmable d’activité, à l’absence d’un salarié, ou à une situation exceptionnelle ne pouvant par nature être prise en compte dans la définition du programme

Toute modification des durées de travail ou de la répartition des horaires devra respecter un délai de prévenance de 7 jours ouvrés et faire l’objet d’une information individuelle écrite au salarié concerné.

Ce délai de prévenance peut être réduit à 3 jours ouvrés avec l’accord exprès du salarié concerné ou en cas de circonstances exceptionnelles résultant notamment d’une absence imprévue d’un salarié de l’entreprise (du service d’appartenance ou du magasin) ou en cas d’urgence, pour le bon fonctionnement du magasin ou du département d’appartenance.

Le salarié concerné se verra remettre, contre décharge, un document précisant les modifications apportées.

10.6 Rémunération

Afin de neutraliser les conséquences de l’annualisation de la durée du travail, la rémunération mensuelle des salariés concernés est lissée mensuellement sur la base de la durée de travail contractuelle, de sorte à ce que la rémunération est indépendante de la durée du travail réelle effectuée.

Les éventuelles heures supplémentaires et complémentaires considérées comme telles au titre de la semaine sont payées avec le salaire du mois suivant.

10.7 Heures supplémentaires et complémentaires

Constituent des heures supplémentaires :

Les heures effectuées au-delà de la limite haute hebdomadaire

Les heures effectuées au-delà de la durée moyenne de 35 heures hebdomadaires de travail effectif sur l’année, soit 1607 heures, déduction faite des heures supplémentaires visées ci-dessus.

Sur la base des modalités de décompte ci-dessus, les heures supplémentaires seront rémunérées comme suit : majoration de 25%.

Constituent des heures complémentaires :

Les heures effectuées au-delà de la limite haute hebdomadaire

Les heures effectuées au-delà de la durée contractuelle annuelle déduction faite des heures complémentaires visées ci-dessus

Sur la base des modalités de décompte ci-dessus, les heures complémentaires seront rémunérées comme suit : majoration de 25%.

10.8 Prise en compte des absences ainsi que des arrivées et départ en cours d’année

10.8.1 Décompte des absences pour le calcul des compteurs d’heures individuels

Les jours d’absence seront décomptés sur la base de la durée contractuelle de travail sur la période de référence 

Au terme de la période de référence, il sera procédé à une régularisation du volume d’heures, selon les modalités suivantes :

Pour les absences fondées sur l’état de santé du salarié

Evaluation de la durée de l’absence à partir de la durée hebdomadaire moyenne 

Définition de la durée annuelle du temps de travail c'est-à-dire du seuil spécifique de déclenchement des heures supplémentaires :

1607 heures – durée de l’absence sur la base de la durée hebdomadaire moyenne

Décompte du nombre d’heures réellement effectuées sur la période annuelle

Cette modalité de décompte s’appliquera que l’absence intervienne en période haute ou basse.

Pour les autres absences

Ces absences n’étant pas assimilées à du temps de travail effectif, elles ne seront pas prises en compte dans le temps de travail pour déterminer, en fin de période, la durée du travail effectif du salarié et notamment si le salarié a droit à des heures supplémentaires, sans qu’une durée annuelle du travail ne soit déterminée, c'est-à-dire sans qu’un nouveau seuil de déclenchement des heures supplémentaires ne soit déterminé.

10.8.2 Arrivée et départ en cours de période annuelle

Lorsqu’un salarié n’aura pas accompli la totalité de la période annuelle (embauche ou départ en cours de période) sa rémunération devra être régularisée sur la base de son temps réel de travail, selon les modalités définies à l’article ci-après, étant précisé que :

Le rappel de salaire s’effectuera sur la base du taux normal

En cas de rupture du contrat de travail, et en cas de compteur débiteur le trop-perçu sera récupéré sur les sommes dues au titre de la rupture.

10.8.3 Régularisation du lissage de rémunération en fin de période

La régularisation de la rémunération lissée se fera sur la base des heures réellement travaillées, notamment en application des modalités de décompte définies ci-dessus.

En cas de compteur débiteur (nombre d’heures travaillées inférieur au nombre d’heures rémunérées en application du lissage), le trop-perçu sera récupéré comme « avance en espèces », sous forme de retenues sur salaire dans la limite du dixième du salaire mensuel exigible. Chaque sujet sera étudié au cas par cas et aucune retenue ne sera effectuée dans le cas d’un solde négatif conséquent d’une erreur ou une problématique de planification. Un bilan sera effectué en fin de période avec les élus du CSE (nombre de personnes concernées, détail des soldes négatifs…).

10.9 Suivi de la durée du travail

Un contrôle du temps de travail journalier est effectué pour chaque salarié concerné par une modification de la répartition de ses horaires de travail.

Afin de comptabiliser les horaires réalisés par les salariés concernés et de permettre un suivi régulier des heures restant à effectuer, les salariés concernés devront signer chaque semaine une feuille de présence précisant les heures de travail effectuées et, le cas échéant indiquant les modifications d’horaires intervenues.

Un suivi des compteurs temps de travail sera également mis en place pour chaque salarié afin de l’informer du nombre d’heures accomplies, ainsi que le nombre d’heures restant à accomplir sur la période de référence.

Ces informations seront accessibles par le manager via un outil de suivi et planification du temps de travail.

Enfin, conformément au régime légal applicable, le dernier bulletin de paie de la période annuelle (ou lors du départ du salarié s’il a lieu en cours de période) sera accompagné d’un document annexe qui récapitulera le total des heures de travail accomplies depuis le début de la période de référence.

TITRE IV DROIT A LA DECONNEXION DES SALARIES

ARTICLE 11. – Plages de déconnexion

Afin de garantir aux salariés l’effectivité de leur temps de repos et d’assurer l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée et familiale, la Société reconnait expressément le droit individuel des salariés à la déconnexion.

Il est ainsi rappelé que l’utilisation des nouvelles technologies mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle et qu’un salarié bénéficie d’un droit à la déconnexion les soirs, les week-ends et jours fériés non travaillés, ainsi que pendant l’ensemble des périodes de suspension de son contrat de travail (congés payés, arrêts maladie, jours de repos, etc).

En conséquence, les parties réaffirment que les salariés n’ont pas l’obligation de lire ou de répondre aux courriels et appels téléphoniques qui leur sont adressés durant ces périodes. Cette règle s’entend hors traitement des cas d’urgence (sécurité des biens et personnes ….).

A cette fin, il sera rappelé aux salariés que durant ces périodes de congés, il doit activer le système de réponse automatique de sa boite mail professionnelle afin de rediriger ses interlocuteurs vers des contacts disponibles.

Ce droit sera rappelé annuellement à l’ensemble des salariés au moyen d’une note d’information afin qu’ils participent activement à son respect.

Cette note a pour objectif de sensibiliser les salariés à la nécessaire utilisation maîtrisée et raisonnée des outils numériques. A cet effet, il est demandé aux salariés de :

S’interroger sur le moment opportun pour adresser un e-mail, un message ou joindre un collaborateur par téléphone. En tout état de cause, les salariés doivent s’abstenir de procéder à des sollicitations professionnelles durant leur temps de déconnexion et ceux de leurs collègues ou collaborateurs.

Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un e-mail en dehors des horaires de travail.

Ne pas solliciter de réponse immédiate si cela n’est pas nécessaire.

Ne pas se connecter aux outils numériques ou de ne pas envoyer d’e-mails professionnels en dehors des heures habituelles de travail.

Privilégier, dans la mesure du possible, les autres modes de communications (dialogue et échanges oraux…).

Réfléchir à la pertinence des destinataires des courriels et limiter l’utilisation des fonctions « répondre à tous » et « copie à ».

De ne pas activer les alertes sonores et/ou visuelles d’arrivée d’un nouvel e-mail/ message.

Privilégier l’organisation de réunions à distance (visioconférence/ conférence téléphonique) afin d’éviter, en tant que possible, les déplacements des salariés.

Planifier des réunions durant les horaires habituels de travail

Cas pratique avec les groupes WhatsApp :

Les groupes créés via l’application Whatsapp ne doivent pas remplacer les canaux de communications officiels : le mail. Il est important de se demander si l’information que l’on souhaite transmettre s’adresse à tout le monde ou si elle est individuelle. Dans le cas d’une information individuelle, par exemple toute information relative au planning, il faut privilégier un échange avec la personne concernée (mail, échange téléphonique).

Pendant les périodes de repos, il est conseillé de mettre les notifications générées par la conversation Whatsapp en mode silencieux, afin de ne pas être dérangé.

L’application Time Mobility permet également aux responsables de magasin d’informer son équipe des changements de planning par exemple.

ARTICLE 12. – Suivi et bilan de l’effectivité du droit à la déconnexion

Les mesures et engagements pris par la Société sont susceptibles d’évolution afin de tenir compte des demandes et des besoins des salariés.

La Société s’engage à effectuer un bilan de l’usage des outils numériques professionnels dans l’entreprise et de leur impact sur le droit à la déconnexion.

Il est rappelé que, pour les salariés bénéficiant d’une convention de forfait en jours sur l’année, la question de l’effectivité du droit à la déconnexion est obligatoirement abordée lors de l’entretien prévu à l’article 9.10 du présent accord. Les difficultés éventuelles de ces salariés à bénéficier de façon effective de leur droit à la déconnexion devront être précisées dans le bilan.

Le bilan sera communiqué aux représentants du personnel compétents en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail.

Dans l’hypothèse où ce bilan ferait apparaitre des difficultés, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre toutes les actions permettant d’y mettre fin.

TITRE V – DISPOSITIONS PARTICULIÈRES

ARTICLE 13. – Congés payés

Les dispositions ci-après ont pour objet d’aligner la période de référence pour l’acquisition et la prise de congés payés à la période d’aménagement annuel du temps de travail mise en œuvre au sein de l’entreprise. Cet alignement a pour objet de contribuer à une meilleure visibilité pour les salariés et à une gestion simplifiée des congés sur une période correspondant au décompte du temps de travail.

Les présentes dispositions s’appliquent à l’ensemble des salariés de KIKO France.

13.1. Période de prise des congés payés

La période de référence pour l’acquisition des droits à congés payés correspond à la période annuelle du 1^er avril au 31 mars, à compter du 1^er avril 2018.

La durée du congé est déterminée en fonction du temps de travail effectif au cours de cette période de référence.

En cas d’embauche en cours de période de référence, la date d’arrivée marque le début de la période de référence du salarié recruté.

En cas de rupture du contrat de travail, la période de référence prend fin à l’expiration du préavis.

La période de prise des congés payés est fixée du 1^er avril au 31 mars.

Une prise continue de minimum 12 jours ouvrables de congés payés est obligatoire entre le 1^er mai et le 31 octobre.

La durée des congés payés pouvant être prise en une seule fois de façon continue ne peut excéder 18 jours ouvrables.

Par exception, le terme d’une absence justifiée supérieure à 3 mois pourra être immédiatement suivie d’une période de congés payés supérieure à 18 jours. Cette possibilité sera offerte au salarié sous réserve d’une demande émanant de sa part au moins un mois à l’avance.

Afin d’accueillir la clientèle de la société dans les meilleures conditions et de faciliter l’organisation du travail au sein des équipes, la prise de congés payés sera impossible pendant certaines périodes de l’année. Ces périodes sont notamment les suivantes :

Service Retail :

• la semaine précédant les soldes d’été et les deux semaines suivant le démarrage des soldes d’été,

• De la 3^ème semaine de novembre jusqu’au 25 décembre

• La semaine du début des soldes d’hiver et les deux semaines suivant le démarrage des soldes d’hiver

• Des restrictions pourront être apportées pour les magasins situés dans des zones touristiques

Siège :

• Afin de ne pas perturber le bon fonctionnement de l’activité et du service, des restrictions sur les périodes de prise des congés payés pourront avoir lieu Deux situations sont à distinguer :

- les périodes pendant lesquelles un nombre minimum de personnes doivent être présentes au sein du service

- les périodes pendant lesquelles toutes les personnes du service doivent être présentes

Toute dérogation à ces restrictions devra être soumise à l’accord préalable du Comité Social et Economique.

Si l’acquisition des congés payés reste mensuelle sur la base du temps de travail effectif, conformément aux dispositions légales applicables, la coïncidence des périodes de référence d’acquisition et de prise peut conduire à la prise de congés payés de l’année en cours par anticipation.

13.2. Planification des congés payés

Dans le respect des dispositions ci-dessus les dates de départs en congés sont établies sur demande des salariés après validation de leur supérieur hiérarchique via l’outil de gestion et de suivi mis à leur disposition.

Pour permettre une gestion optimale des congés payés :

• Au mois de mars, il sera demandé à chaque salarié de planifier à titre prévisionnel et informatif la prise de ses congés payés annuels sur la période de prise.

• Puis, chaque responsable planifie les congés payés trimestre par trimestre. Chaque collaborateur doit faire ses demandes de congés via le portail GFI. Le responsable valide ou refuse ces demandes via ce même portail.

Le planning définitif des congés payés doit être validé et affiché 1 mois avant le début du prochain trimestre.

En cas de modifications pendant le trimestre en cours, le nouveau planning saisi dans GTA devra être imprimé et de nouveau signé par le responsable et par tous les employés.

A titre de rappel, les dates de congés ne peuvent être modifiées moins d'un mois avant la date de départ.

Les arbitrages éventuels entre des demandes de départs concomitantes, au regard notamment des contraintes organisationnelles et d’activités, se feront par le responsable hiérarchique sur la base du barème suivant :

• enfants à charge de moins de 16 ans = 1 point

• salariés divorcés ou en cours de séparation ayant une période imposée de garde alternée aux termes d'une décision de justice ou fermeture du mode de garde collectif = 1 point

• l’employeur du conjoint ferme sur une période fixe = 2 points

• L’activité éventuelle chez un ou plusieurs autres employeurs, où des congés ont été imposés = 2 points

• salarié à qui un décalage de ses dates de congés payés a été imposée antérieurement = 1 point, 2 décalages consécutifs = 3 points

En cas d’ex æquo et à défaut d’entente entre les salariés, c’est le plus ancien dans l’entreprise qui est prioritaire et dans le cas où il y aurait une nouvelle égalité, le plus âgé.

Au 1^er octobre de chaque période annuelle le supérieur hiérarchique informera chaque salarié qui n’a pas planifié le solde de ses droits à congés payés de l’année et sera fondé à exiger qu’ils prennent effectivement leurs congés avant la fin de la période de prise.

13.3 Fractionnement des congés payés

Par principe, la fraction de congés comprise entre 12 jours ouvrables et 24 jours ouvrables doit être prise entre le 1er mai et le 31 octobre, en une ou plusieurs fois.

Le fractionnement des jours de congés payés posés par le collaborateur, soit en dehors de la période allant du 1^er mai au 31 octobre, emporte renonciation automatique à l’octroi de jours de congés supplémentaires pour fractionnement.

Dans l’hypothèse où la prise de congés payés en dehors de la période serait du fait de l’employeur, le salarié serait en droit de demander les jours de fractionnement qui en résulteraient.

ARTICLE 14 . Dispositif de don de jours de repos

14.1 : Salariés donateurs

Tout salarié titulaire d’un contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée, sans condition d’ancienneté peut, sur sa demande et en avec accord l’employeur, renoncer anonymement et sans contrepartie à ses jours de repos non pris au bénéfice d'un autre salarié de l'entreprise.

14.2 : Salariés bénéficiaires

Peuvent bénéficier de don de jours de repos tout salarié, titulaire d’un contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée, sans condition d’ancienneté, qui, conformément aux dispositions de l’article L.1225-65-1 du Code du travail, assume la charge d'un enfant âgé de moins de vingt ans atteint d'une maladie, d'un handicap ou victime d'un accident d'une particulière gravité rendant indispensables une présence soutenue et des soins contraignants. 

La particulière gravité de la maladie, du handicap, de l’accident ainsi que le caractère indispensable d'une présence soutenue et de soins contraignants sont attestés par un certificat médical détaillé, établi par le médecin qui suit l'enfant au titre de la maladie, du handicap, de l'accident.

14.3 Les jours de repos cessibles

Les jours pouvant faire l’objet d’un don doivent être disponibles ; la cession de jours de repos par anticipation n’est pas autorisée.

Il pourra s’agir des jours suivants :

Les jours de congés payés qui excédent vingt-quatre jours ouvrables,

Les jours de repos des salariés au forfait jour

Afin de veiller à la santé des salariés et compte tenu de la nécessité de préserver les temps de repos, les jours de récupération et les jours acquis au titre de repos compensateur de remplacement ou de la contrepartie obligatoire en repos ne pourront faire l’objet d’un don.

En tout état de cause, le nombre maximum de jours qu’un salarié peut céder sous la forme de don est limité à 5 par salarié donateur et par période d’acquisition des congés payés.

Les dons sont anonymes, définitifs et réalisés sur la base du volontariat, sans aucune contrepartie.

14.4 Procédure de demande et modalités de recueil de dons

Les salariés souhaitant bénéficier d’un don, sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité, doivent en informer, au moins 20 jours calendaires avant la date prévue de prise de ces congés, le service des Ressources Humaines par courrier de sa situation, accompagnée du certificat médical mentionné à l’article 14.1. du présent accord.

Dans la mesure du possible, le certificat médical ou, à défaut, le salarié souhaitant bénéficier d’un don devra indiquer la durée prévisible de l’absence.

A défaut de précisions, l’appel au don ne pourra permettre que de collecter 30 jours ouvrés au maximum. Si cette durée est insuffisante, compte tenu de l’état de santé de l’enfant, une nouvelle campagne d’appel au don pourra être organisée sur présentation de justificatif.

En tout état de cause, le bénéfice de jours de don est limité à 90 jours ouvrés par salarié et par année civile.

Dès réception de la demande, le département des Ressources Humaines déclenchera une campagne d’appel au don de jours de repos.

L’appel au don se fera en précisant le nombre de jours nécessaires, la date envisagée de la prise des jours ainsi que la date de fin de la campagne d’appel au don. Les éventuels dons excédant le nombre nécessaire ou les dons effectués après la date de clôture de la campagne pourront être refusés

La procédure d’appel au don devra préserver l’anonymat des salariés concernés.

Le recueil des dons se fera via un formulaire spécifique.

Les jours donnés seront déduits des soldes de congés payés des salariés donateurs.

14.5. Utilisation des dons par le bénéficiaire

Le bénéficiaire du don ne pourra utiliser les jours offerts qu’après avoir utilisé :

Ses congés payés,

Ses jours de repos,

Ses jours de récupération, ses repos compensateurs de remplacement ou contreparties obligatoires en repos,

Pour les salariés en CDD, le bénéfice de ce dispositif ne pourra en aucun cas prolonger le terme du contrat, ni générer le paiement des jours offerts sur le solde de tout compte.

La prise des jours d’absence se fait par journée ou par demi-journée, de manière consécutive ou non, selon un calendrier établi par le salarié bénéficiaire en lien avec sa hiérarchie.

Le salarié bénéficiaire d'un ou plusieurs jours cédés bénéficie du maintien de sa rémunération pendant sa période d'absence.

Cette période d'absence est assimilée à une période de travail effectif pour la détermination des droits que le salarié tient de son ancienneté. Le salarié conserve le bénéfice de tous les avantages qu'il avait acquis avant le début de sa période d'absence.

Aucune indemnité ne pourra être versée en cas de non-utilisation de jours de repos ayant fait l'objet d'un don.

14.6. Bilan

Afin de suivre le fonctionnement de ce dispositif, un bilan annuel sera réalisé et présenté à l’occasion du suivi du présent accord, dans les conditions prévues à l’article 5.

Ce bilan présentera :

Le nombre de jours donnés,

Le nombre de salariés ayant effectué un don,

Le nombre de salarié ayant bénéficié d’un don,

Le nombre de campagne d’appel au don.

ARTICLE 15. Jours de congés spéciaux

15.1. Jours de congés enfants malades

Conformément aux dispositions légales, le congé pour enfant malade est ouvert à tout salarié s'occupant d'un enfant de moins de 16 ans qui est malade ou accidenté et dont il assume la charge.

Un certificat médical doit constater la maladie ou l'accident que le salarié transmet dans les 48 heures à son employeur.

La durée légale de ce congé non rémunéré est fixée à 3 jours par an par enfant.

La durée légale de ce congé non rémunéré est portée à 5 jours :

si l’enfant à charge a moins d’un an

si le salarié a au moins trois enfants à charge de moins de 16 ans.

Après concertation, les parties au présent accord décide que dans ces limites, deux de ces jours de congés par an et par enfant seraient rémunérés,

Pour bénéficier de ces deux jours d’absence rémunérée, le Salarié devra avoir une ancienneté minimale d’un an au sein de la Société.

15.2. Jours de congés « Parentalité »

Tout salarié ayant 18 mois d’ancienneté au moment d’un départ en congé maternité, paternité ou d’adoption pourra bénéficier d’une semaine de congé exceptionnel rémunérée à l’issue du congé légal de maternité, paternité ou adoption.

Le Salarié doit informer son supérieur hiérarchique de son souhait de bénéficier de ce congé exceptionnel au moins 15 jours avant la prise du congé.

Fait à Paris, le 18 mars 2021

Pour la Société KIKO FRANCE SAS

Son Président

Les membres du CSE :