Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au travail à distance à la Caf de l'Aisne" chez CAF 02 - CAISSE ALLOCATIONS FAMILIALES DE L AISNE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU TRAVAIL A DISTANCE

À LA CAF DE L’AISNE

Entre, d’une part :

La Caisse d’allocations Familiales de l’Aisne,

et d’autre part ;

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

• La Cfdt,

• L’Unsa,.

Il a été préalablement exposé ce qui suit :

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part, aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Le télétravail s’inscrit dans le cadre de la politique de développement durable de la Caf de l’Aisne :

• Sur le volet environnemental, il permet une diminution des temps de transport et des pollutions ;

• Sur le volet social, il participe à la qualité de vie au travail.

C’est dans une démarche d’employeur socialement responsable que la Caf de l’Aisne et les organisations syndicales souhaitent manifester dans le protocole d’accord leur volonté de mettre en place le télétravail.

Le présent accord est conclu dans la lignée du protocole d’accord Ucanss sur le travail à distance signé le 28 novembre 2017.

Compte tenu des spécificités métiers de l’Institution et de l’organisation du travail à distance, la Caf de l’Aisne souhaite déployer le télétravail avec un nombre limité d’agents puis, en fonction du bilan qui en sera fait, le dispositif pourra être étendu selon les modalités prévues dans cet accord.

Pour 2019, le nombre d’agents en télétravail est de 20 à 25 agents avec une représentation de tous les services concernés. La répartition entre le travail à domicile et le travail sur un autre site est fonction des demandes des agents et des contraintes de l’organisme.

Pour les années suivantes, le nombre de télétravailleurs est susceptible d’évoluer, tenant toujours compte des demandes des agents et des contraintes de l’organisme.

Ceci exposé, les parties sont convenues de ce qui suit :

Article 1 – Définitions

1.1 – Définition du télétravail

Le télétravail s’entend de toute forme d’organisation du travail dans laquelle, un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de travail pendulaire dans lesquelles, un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l’y contraigne :

• soit à domicile ;

• soit dans d’autres locaux de l’employeur.

Il vise les salariés, indépendamment de la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.

2. – Définition du télétravailleur

On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée de la Caf de l’Aisne qui travaille dans les conditions définies ci-dessus.

Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur.

L’organisation du télétravail dans le cadre du plan de continuité d’activité, mis en place en cas de circonstances exceptionnelles, n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

Article 2 – Principes d’organisation

2.1 – Volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. Il appartient donc au salarié répondant aux définitions précitées (cf. dispositions 1.1 et 1.2) de solliciter l’accès au télétravail.

Toute demande de télétravail est soumise à l’accord de la ligne managériale, puis à la validation de la direction.

Cette modalité d’exercice du contrat de travail est mise en œuvre d’un commun accord pour une durée déterminée, susceptible d’être ou non renouvelée.

2.2 – Préservation du lien avec l’organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient, au moins trois jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.

Cette recherche d’équilibre entre les jours de présence dans le service et les jours de télétravail vaut également pour les congés. En effet, il convient de veiller à cet équilibre dans la prise de congé pour ne pas impacter les seuls jours de présence dans le service.

Pour autant, il peut y être dérogé dans les conditions suivantes :

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur, en lien avec les représentants du personnel, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen peut notamment le conduire à déroger aux trois jours minimum de travail devant être effectués dans l’organisme, en particulier en cas de reconnaissance du statut de travailleur handicapé.

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.

2.3 – Avenant au contrat de travail

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail.

Cet avenant, qui est conclu pour une durée d’un an, peut être renouvelé ou non, dès lors que le salarié et l’employeur en sont convenus.

2.4 – Période d’adaptation et de réversibilité

Période d’adaptation et entretien de bilan

Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation.

Pendant cette période, dont la durée effective est de deux mois, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 7 jours.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois, et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée à terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, par accord des parties, au télétravail avant le terme initialement prévu par l’avenant au contrat de travail, sous réserve de respecter un préavis de 15 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.

Cette décision met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail et est notifié par écrit.

Situation en cas de changement de fonction ou de domicile

La poursuite du télétravail, en cas de changement de fonction ou de domicile, est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant entre le salarié et l’organisme.

2.5 – Durée du travail et respect de la vie privée

S’agissant des télétravailleurs soumis aux horaires collectifs, l’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté, et donc dans le respect des règles légales en vigueur.

A ce titre, ils bénéficient des horaires variables s’ils sont mis en œuvre dans le service auquel ils appartiennent, à l’exception de la capacité à constituer du crédit d’heure les jours où ils sont en télétravail.

Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de son employeur, auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

L’avenant au contrat de travail fixe, en tenant compte d’une pause-déjeuner, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable par l’organisme. Elles sont portées à la connaissance du manager du salarié et de ses collègues de travail. Ces plages correspondent a minima aux plages fixes définis dans l’accord d’horaire variable.

Pour ce qui concerne les salariés relevant d’un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention au forfait.

2.6 – Choix des jours de télétravail

Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié. Il repose sur le principe de jours fixes dans un calendrier hebdomadaire.

Ce choix peut être revu par l’employeur, en fonction des contraintes de service. Cette révision est soumise à un délai de prévenance de 7 jours.

2.7 – Suspension provisoire du télétravail

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (exemples : incendie, inondation du lieu de télétravail, panne informatique…).

Dans ce cas, le salarié ou le manager du salarié peut demander, dès qu’il a connaissance de ces événements, la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail, dans un délai raisonnable.

2.8 – Suivi du télétravailleur

L'entretien annuel d'évaluation et d'accompagnement commence par un temps consacré au suivi de l'organisation du télétravail.

L’employeur s’engage à ce que, la charge de travail et les délais d’exécution du télétravail, soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

Article 3 – Conditions de mise en place

Les demandes de télétravail sont examinées par l’employeur, au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles, au regard du poste de travail considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.

3.1 – Critères d’éligibilité

Lorsque qu’une demande est exprimée, celle-ci est examinée selon les critères suivants.

Tous les emplois sont éligibles au télétravail, à l’exception des activités de la logistique et du patrimoine, du courrier, des accueils physique et téléphonique et des salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur.

Une réflexion sera engagée pour étudier les possibilités de limiter ces exclusions, en particulier pour les métiers d’accueil.

Sinon, les critères retenus sont les suivants :

Critères d’éligibilité des postes concernés :

• le poste est dématérialisé en tout ou partie ;

• les activités du salarié ne nécessitent pas une présence physique continue au poste de travail ;

• la demande de télétravail est compatible avec l’organisation du service rendu et ne doit pas altérer le bon fonctionnement de l’équipe.

Critères d’éligibilité des salariés concernés :

• le salarié a la capacité de travailler en autonomie de façon régulière et à distance ;

• le salarié a une bonne maîtrise de son poste de travail ;

• le salarié a une bonne connaissance de l’environnement informatique.

Critères d’éligibilité du domicile des salariés concernés (dans le cas du travail à domicile) :

• le domicile du salarié répond aux normes d’hygiène et de sécurité recommandées par l’exercice du télétravail ;

• le salarié doit pouvoir justifier d’un abonnement internet haut débit.

L’ensemble de ces critères est cumulatif.

La Direction arbitrera les demandes de télétravail sur la base de ces critères classants et pourra également prendre en compte la représentativité des services.

3.2 – La procédure d’accès au télétravail

La demande de télétravail

La demande de télétravail doit être volontaire, écrite et motivée. Elle est formalisée au travers d’un courrier à l’attention du directeur, dans lequel le salarié expose ses motivations pour ce dispositif.

L’examen de la demande

La demande de télétravail est transmise pour avis à la ligne managériale puis à l’agent de direction de rattachement et à l’agent de direction en charge des ressources qui s’assurent notamment du respect des critères d’éligibilité et de la disponibilité des ressources.

La direction examine l’ensemble des demandes une fois par an.

La réponse à la demande

La décision de l’employeur fait l’objet d’une notification au salarié concerné dans un délai maximum de 45 jours, sauf circonstances exceptionnelles.

En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit.

Le réexamen de la demande

Dans le cas d’un refus, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours, suivant la notification de la décision initiale.

La direction de l’organisme répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours, suivant la réception du courrier du salarié.

L’acceptation de la demande

En cas d’acceptation, cette décision est prise sous réserve de l’éligibilité de la connexion internet et de la fourniture des documents suivants :

• l’attestation d’assurance multirisques habitation ;

• l’attestation du bailleur autorisant l’exercice du télétravail à domicile (pour les agents locataires) ;

• l’attestation du diagnostic de conformité des installations électriques du lieu de télétravail, lorsque la demande porte sur le télétravail pendulaire à domicile.

La formalisation de l’acceptation

Le passage en télétravail n’est possible qu’après la signature d’un avenant au contrat de travail du salarié concerné.

Cet avenant fixe notamment, la période d’adaptation, la réversibilité, le lieu d’exercice du télétravail et les plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être joint par téléphone ou par mail.

Article 4 – Conditions d’exercice

4.1 – Les modalités de contrôle du temps de travail

A domicile, le télétravailleur enregistre ses horaires sur un formulaire dédié.

Sur un autre site, il badge comme à l’habitude.

4.2 – Disponibilité des locaux de l’organisme

Tout salarié en situation de télétravail sait que son poste de travail peut être utilisé par un autre agent durant son absence. Par ailleurs, la direction se réserve le droit de disposer des places de parking qui seraient disponibles.

4.3 – Organisation du travail en cas de pics de pollution ou d’aléas climatiques

En cas de période dite de « pic de pollution », faisant l’objet de mesures prises par le Préfet et notamment des restrictions de circulation en voiture, l’employeur propose aux salariés déjà télétravailleurs, de modifier leurs jours de travail ou de prolonger leur activité de télétravail au-delà des jours normalement autorisés.

Cette disposition est également applicable en situation d’aléas climatiques. Elle est déclenchée par la direction, en cas d’alerte due aux aléas climatiques de la Préfecture (« grand froid » niveau 2, « canicule » niveau 3, ou « forte pluie ») ou au passage en vigilance orange sur la carte de Météo France (prévision de phénomènes dangereux).

Article 5 – Assurance

En cas de télétravail pendulaire à domicile, le salarié doit informer l’assureur du domicile qu’il y exerce une activité professionnelle, et s’assurer que l’assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ces journées de travail.

S’il est locataire, le salarié doit pouvoir transmettre une attestation de son bailleur précisant qu’aucune disposition du contrat de bail ne s’oppose à l’exercice du télétravail au domicile du salarié.

Il doit fournir à son organisme une attestation d’assurance, avant signature de l’avenant à son contrat de travail.

Article 6 – Equipements de travail fournis par l’employeur

Il est convenu que dans le cadre du déploiement du télétravail, les salariés utilisent leur abonnement internet personnel. La connexion internet du salarié doit offrir un débit suffisant, car à défaut, le télétravail ne pourra être mis en œuvre.

Lorsque le télétravail s’effectue à domicile, une attestation établie par un diagnostiqueur professionnel est remise par le salarié à son employeur, préalablement à la signature de l’avenant à son contrat de travail. Elle indique que l’installation électrique du domicile est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié.

Pour le télétravail à domicile

L’employeur met à disposition le matériel suivant :

• Un ordinateur portable, écran 17 pouces ;

• Un kit de connexion à internet (Dock Station) ;

• Un clavier et une souris avec fil (selon besoin) ;

• Une sacoche de transport ;

• Une ligne téléphonique professionnelle (Jabber) ;

• Un écran supplémentaire pour lecture double écran selon les besoins et possibilités.

Il convient de ramener le PC portable une fois par mois au service informatique pour mise à jour de l’antivirus et vérification du matériel.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement le service informatique ainsi que sa ligne managériale.

Le salarié s’engage à prendre soin de ces équipements et à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail.

Le télétravailleur est attentif aux conditions de transport du matériel mis à disposition et à ne pas le laisser visible lorsqu’il se déplace en voiture. En cas de vol, il signale immédiatement les faits à sa ligne managériale, ainsi qu’au service informatique et au Mssi.

L’employeur prend en compte les recommandations de la médecine du travail en cas d’adaptation nécessaire du poste de travail à domicile, sous réserve de la faisabilité technique et des possibilités budgétaires.

Pour le télétravail sur un autre site de l’organisme

Il est privilégié l’utilisation du matériel déjà sur place. Des adaptations du poste de travail peuvent être envisagées, selon les besoins des intéressés et les possibilités de l’organisme.

Article 7 – Frais professionnels

L’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire à domicile dans les conditions suivantes :

• Le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques ;

• Le surcoût éventuel de l’assurance du domicile où exerce le télétravailleur.

En sus, une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire mensuelle est celle prévue par l’accord national, elle est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés.

• Elle est de 10 euros par mois pour une journée en télétravail par semaine.

• Elle est de 20 euros par mois pour deux journées en télétravail par semaine.

Elle est versée sur 10,5 mois, afin de tenir compte des congés annuels.

Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu, en cas d’absence du télétravailleur de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congé sabbatique…).

Ces montants sont revalorisés au 1^er janvier de chaque année, en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « logement, eau, gaz et combustible ».

L’Ucanss notifie aux organismes, ainsi qu’aux organisations syndicales, dès la publication de l’indice Insee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de cette indemnité forfaitaire.

Article 8 – Protection des données

L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisée à des fins professionnelles.

Le télétravailleur à son domicile s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fait preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile, et il a interdiction de laisser un tiers visualiser, consulter ou accéder aux données du système d’information, sous peine de sanctions prévues au règlement intérieur de l’organisme.

Article 9 – Droits individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables au salarié, les jours où il est en situation de télétravail.

Le télétravailleur peut prétendre au bénéfice des titres restaurant, sauf s’il télétravaille sur un site bénéficiant d’un restaurant d’entreprise.

Enfin, il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par le Code du travail.

Article 10 – Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes d’heures de délégation ou d’heures syndicales.

Ces heures peuvent être utilisées, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

Article 11 – Consultation de la représentation du personnel

La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable de la représentation du personnel.

Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l’organisme lui est présenté. Il comprend notamment des éléments permettant de comparer l’évolution salariale des télétravailleurs avec celles des autres salariés.

En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au service de santé au travail ainsi qu’aux représentants du personnel.

Article 12 – Santé au travail

L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l’organisme en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail.

L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent avoir accès au domicile du télétravailleur, sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut-être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement des travaux de remise aux normes.

En cas d’accident survenu au domicile du télétravailleur, du fait ou à l’occasion du travail, le régime des accidents du travail s’applique de la même façon que si l’accident était survenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail.

A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident du travail et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures.

L’employeur peut toujours contester la présomption d’accident du travail s’il estime que l’accident a été causé par une cause étrangère au travail.

Article 13 – Sensibilisation et formation au télétravail

Formation des télétravailleurs

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée, notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition.

Formation des managers

Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés, si nécessaire, afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

Article 14 – Durée et suivi du protocole d’accord

L’accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans, à compter de la date d’agrément. Il pourra être révisé tous les ans, dans les conditions légales posées par le Code du travail.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le Code de la Sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.

L’employeur présente aux représentants du personnel un bilan annuel du télétravail.

Article 15 – Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’organisme.

Il est déposé dans les conditions prévues au Code du travail.

Fait à Saint Quentin, en quatre exemplaires originaux, le 05/03/2019

Le Directeur,

Prénom et Nom	Signature

Les organisations syndicales représentatives,

Organisations syndicales	Prénom et nom	Signature
CFDT
UNSA