ACCORD RELATIF AUX MODES D’ORGANISATION DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (en présentiel, en distanciel et en format hybride)

Entre

La société NATIXIS SA, représentée par Madame XXXXXX, en sa qualité de Directrice des ressources humaines,

Ci-après dénommée « la Direction »,

D’une part

Et

Les membres élus du Comité Social et Economique de la société NATIXIS SA, représenté par Monsieur XXXXXX, en sa qualité de Secrétaire de l’instance,

D’autre part

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Préambule

La Direction et les membres élus du Comité Social et Economique (ci-après désigné par le « CSE ») avaient engagé des discussions ayant permis d’aboutir à la signature d’un accord du 21 janvier 2021 fixant le cadre pour recourir à la visioconférence pour les réunions du CSE, conformément à l’article L. 2315-4 du Code du travail.

C’est ainsi que le principe et les modalités de recours à la visioconférence pour les réunions plénières du CSE et de ses commissions (en présence de la Direction), dans le cadre de situations exceptionnelles, avait été entériné.

Forte de l’apprentissage dans le fonctionnement à distance du CSE et de ses commissions (en présence de la Direction), pendant la période de crise sanitaire liée à la Covid-19, les parties ont souhaité se réunir pour faire évoluer les dispositions relatives à l’organisation des réunions de l’instance et permettre la tenue de réunions en format dit « hybride » c’est-à-dire reposant sur une présence mixte avec des élus pour partie à distance et pour partie en présentiel, tout en maintenant et encadrant le principe du recours à la visioconférence.

Le présent accord maintient le principe d’organisation des réunions en présentiel mais vient fixer le cadre et les modalités d’organisation des réunions dites « hybrides » ainsi que celles organisées en visioconférence. Il est entendu que les réunions en présentiel restent régies par le cadre légal et conventionnel en vigueur.

Les parties conviennent que les modalités définies dans le présent accord ne sont pas applicables aux réunions organisées par les membres du Comité Social et Economique pour organiser les travaux de ses commissions, ou toute autre réunion hors de la présence de la Direction ; les membres du Comité Social et Economique restant libres d’organiser les modalités de tenue de ces réunions.

Ainsi, les « commissions » mentionnées dans le présent accord désignent strictement les commissions qui se tiennent en présence de la Direction.

Ce dispositif a fait l’objet d’un vote favorable à la majorité des membres titulaires du CSE présents lors de sa réunion ordinaire du 17 février 2022.

Le présent accord se substitue intégralement à l’accord du 21 janvier 2021.

Article 1 : Principe de recours aux réunions du CSE en mode présentiel exclusif, en mode hybride (distanciel /présentiel) et en mode visioconférence exclusif

1. Principe du recours au mode présentiel exclusif 

Les parties rappellent que, par principe, les réunions du CSE et de ses commissions seront organisées en présentiel sauf :

• En cas de crise sanitaire imposant le respect de jauges dans les salles de réunions, ne permettant pas de réunir l’ensemble de ses membres dans une même salle, tel que prévu au 1.2 du présent accord

Néanmoins, dans ce contexte, il est précisé qu’à défaut de salle permettant -étant donné sa capacité- de réunir l’ensemble de ses membres, la Direction pourrait, avec l’accord du Secrétaire de l’instance, ou en cas de demande de la majorité des élus du CSE dûment motivée par une circonstance exceptionnelle, réunir le CSE ou l’une de ses commissions, en présentiel exclusif dans un des amphithéâtres de Natixis

• En cas de circonstances exceptionnelles telles que définies au 1.3 du présent accord

• En cas d’accord avec le Secrétaire du CSE validant l’organisation en mode hybride, en cohérence avec les nouveaux modes d’organisation du travail

Par ailleurs et quel que soit le contexte sanitaire, les réunions du CSE pourront être organisées en présentiel exclusif dès lors qu’un vote à bulletin secret est nécessaire et que le Secrétaire du CSE n’a pas donné son accord, lors de l’élaboration de l’ordre du jour, pour que le vote soit organisé en distanciel selon les dispositions de l’article 5 du présent accord.

2. Principe du recours au mode hybride

Le format combiné présentiel et distanciel, dit format hybride, permet aux élus soit de participer aux réunions du CSE en présentiel, soit de se connecter à distance, permettant ainsi d’éviter les déplacements, de respecter les jauges des salles de réunion en cas de contraintes sanitaires et d’être en cohérence avec les dispositions de l’avenant relatif au télétravail du 9 juillet 2021.

Dans ce cadre, les réunions du CSE et de ses commissions pourront être organisées en mode hybride selon les modalités prévues aux articles 2, 3 et 5 du présent accord.

Le format hybride pourra être mis en œuvre dès la signature de l’accord, pour toutes les réunions du CSE et de ses commissions.

Dans le contexte spécifique de crise sanitaire, le format hybride devra s’organiser de façon à permettre le respect de la capacité maximale de présence au sein des salles de réunions au regard de la jauge applicable.

En cas de restrictions liées à la capacité d’accueil dans les salles de réunions, la répartition des élus et mandatés présents physiquement et de ceux connectés à distance devra tenir compte de la représentativité de chaque organisation syndicale.

Le nombre total de places physiques sera déterminé par la Direction et le Secrétaire du CSE lors de l’établissement de l’ordre du jour en fonction de la jauge de la salle, tenant compte du nombre de représentants/intervenants de la Direction qui seront présents, de façon à permettre à chaque Organisation Syndicale d’avoir au moins un représentant en présentiel.

3. Principe du recours au mode visioconférence exclusif :

Par dérogation au principe de réunions en présentiel exclusif ou en mode hybride, dans le respect des dispositions légales et en cas de circonstances exceptionnelles telles que définies ci-après, la Direction et les membres élus du CSE pourront avoir recours exclusivement à la visioconférence, après que la Direction en ait informé les membres élus du CSE, pour tout ou partie des réunions plénières du CSE et de ses commissions.

Sont considérées comme circonstances exceptionnelles :

• La mise en œuvre de mesures gouvernementales prévoyant l’interdiction ou la limitation des déplacements ou l’interdiction de rassemblement ;

• Les dysfonctionnements ou l’indisponibilité des transports en commun ;

• La survenance d’intempéries ou catastrophes naturelles,

• L’activation du dispositif de Plan de Continuité d’Activité (PCA).

Par ailleurs, il est précisé que la possibilité de recourir à trois réunions en visioconférence par année civile, à l’initiative de la Direction, en dehors des circonstances exceptionnelles listées dans le présent accord, demeure.

Article 2 : Organisation des réunions

En amont de chacune de ces réunions, la Direction se concertera avec le Secrétaire du CSE afin de définir les modalités d’organisation et de valider la décision de recourir, en fonction des circonstances définies à l’article 1 :

• au mode « présentiel  exclusif».

• au mode « hybride »

• au mode « visioconférence  exclusif»

L'information des membres du Comité Social et Economique sur les modalités de tenue de la réunion se fera lors de chaque envoi de la convocation à la réunion du Comité qui précisera :

• le mode utilisé ( « mode présentiel exclusif », « mode visioconférence» ou « mode hybride ») ;

• le cas échéant, la salle utilisée et la jauge applicable ;

• le cas échéant, le nombre maximal d’élus et mandatés par organisation syndicale pouvant être présents en présentiel au regard de l’article 1.2 du présent accord.

Dès lors qu’une réunion sera organisée en mode « hybride » le Secrétaire du CSE fera savoir à la Direction le nom des élus et représentants syndicaux qui participeront physiquement ou en distanciel à la réunion, et ce au plus tard la veille de la réunion.

La Direction s’engage, dans la mesure du possible, à ce que les intervenants prévus à l’ordre du jour du CSE, soient présents physiquement, hors cas des réunions prévues au 1.2.

La liste des représentants de la Direction, intervenant en présentiel, sera validée avec le secrétaire du CSE lors de l’établissement de l’ordre du jour, en fonction de la nature des sujets qu’ils seront amenés à présenter en séance.

A chaque début de réunion en mode « hybride » ou en mode « visioconférence exclusif », un tour de table sera réalisé par le Secrétaire du CSE en vue de comptabiliser précisément :

• Les élus et mandatés présents dans la salle

• Les élus et mandatés connectés en distanciel.

Article 3 : Matériel nécessaire à la visioconférence en mode visioconférence exclusif ou en mode hybride :

Les parties conviennent que chaque membre du CSE (élu et désigné) doit être équipé du matériel informatique nécessaire pour participer aux réunions du CSE ou de ses commissions en visioconférence ou en mode hybride, à savoir :

• Un ordinateur portable ou fixe, ou un smartphone, équipé d’une caméra et d’un micro

• Et une connexion Internet fiable et sécurisée ou, à défaut, d’un smartphone équipé de la connexion 4G.

Il est précisé qu’en cas de connexion internet limitée des participants à la réunion, seule l’activation du son audio sera autorisée (sans usage de la caméra).

Article 4 — Établissement de l’ordre du jour des réunions du CSE et de ses commissions

Les Parties conviennent que la signature de l’ordre du jour pourra être actée par échange de mails entre le Président et le Secrétaire, avec envoi de l’ordre du jour signé et scanné.

La convocation et l’ordre du jour seront adressés par la Direction par mail.

Article 5 : Déroulement des réunions en mode hybride ou en visioconférence :

Lorsque le Comité Social et Economique et ses commissions sont réunis en visioconférence, que ce soit à titre exclusif ou en mode hybride, le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification des membres des instances et leur participation effective, en permettant d’assurer la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations conformément à l’article D.2315-1 du Code du travail. Il est précisé qu’en cas de connexion internet limitée des participants à la réunion, seule l’activation du son audio sera autorisée (sans usage de la caméra).

Les élus connectés en distanciel s’engagent à respecter toutes les règles permettant de conserver la confidentialité des échanges.

Les membres du Comité Social et Economique et de ses commissions peuvent, à la majorité des présents ayant voix délibérative, y compris son Président, suspendre la séance.

Le procès-verbal doit mentionner ces suspensions ainsi que leur durée.

Prise de parole :

Afin de garantir l’efficacité et la qualité des échanges sous forme de visioconférence, afin de réduire les échos et interférences, chaque participant devra s’assurer que son micro est éteint.

Pour prendre la parole et intervenir, les élus et mandatés, qu’ils soient en présentiel ou distanciel devront se manifester via la messagerie instantanée dans l’outil de visioconférence avant toute prise de parole et couper leur micro après la prise de parole.

Les échanges en réunion du Comité Social et Economique doivent avant tout se faire à l’oral, néanmoins, les messages inscrits dans le fil de conversation et impliquant une réponse de la direction donneront lieu à leur lecture par le Président.

Délibérations :

Avant d’engager une délibération à « main levée », le Secrétaire vérifiera la présence des élus, le cas échéant en distanciel et en présentiel par appel de leur nom.

Ce tour de table permet de décompter le nombre d’élus du CSE participant au vote.

Le vote se fera de manière simultanée entre les participants physiques et les participants en visioconférence par un tour de table qui sera réalisé à l’oral par le Secrétaire qui recueillera les votes (vote favorable, vote défavorable, abstention).

A défaut, les membres élus du CSE et de ses commissions pourront, s’ils le souhaitent, voter par le biais de la messagerie instantanée du dispositif de visioconférence utilisé.

Cette messagerie leur permettra d’exprimer s’ils le souhaitent par écrit le sens de leur vote (vote favorable, vote défavorable, abstention) et toute délibération accompagnant leur avis.

Vote à bulletin secret :

Il est convenu entre les parties que lorsque le CSE est amené, dans le cadre de ses attributions, à procéder à un vote à bulletin secret, la réunion du CSE pourra se tenir dans le cadre du mode visioconférence ou du mode hybride, sous réserve de l’accord du Secrétaire lors de l’élaboration de l’ordre du jour.

Dans une telle hypothèse, il est entendu que les élus voteront le principe du recours à un outil dédié (actuellement « FORMS ») préalablement au point soumis au vote à bulletin secret.

Le vote se fera exclusivement dans l’outil dédié (actuellement « FORMS ») pour tous les élus, qu’ils soient en présentiel ou distanciel.

A cet effet, les élus participant au vote à distance seront particulièrement vigilants de façon à s’assurer de disposer d’une connexion internet fiable. Le Secrétaire du CSE veillera à laisser le temps nécessaire à l’opération pour que le scrutin se déroule dans les meilleures conditions.

Si un ou plusieurs élus ne souhaitaient pas prendre part au vote, il lui/leur sera demandé de se déconnecter le temps du scrutin. A l’issue du vote, le Secrétaire du CSE veillera à informer le ou les élus concernés pour qu’il(s) puisse(nt) se reconnecter.

En cas de refus par le Secrétaire du CSE de recourir à l’outil identifié (actuellement « FORMS ») en vue d’un scrutin à bulletin secret, il en informera la Direction lors de l’élaboration de l’ordre du jour et la Direction organisera la réunion du CSE en mode présentiel « exclusif ».

Article 6 – Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée.

Il viendra à échéance le 30 septembre 2023.

Il entrera en vigueur au lendemain de la réalisation des formalités de dépôt et de publicité.

Article 7 - Révision et dénonciation de l’accord

Les parties conviennent de se rencontrer, de façon diligente, s’il y avait lieu d’envisager des modifications de cet accord.

S’il tel devait être le cas, le présent accord pourrait éventuellement faire l’objet d’un avenant qui serait soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Le présent accord pourra être dénoncé par la Direction ou par la majorité des membres du CSE, sous réserve de respecter un préavis de trois mois. Cette dénonciation devra être notifiée à l’autre partie signataire par lettre recommandée avec avis de réception.

En cas de dénonciation, la Direction et les membres du CSE se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités de conclusion d’un nouvel accord.

Article 8 – Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt, dans les conditions prévues à l’article L. 2232-29-1 du Code du travail, c’est-à-dire :

• D’une part, en format papier au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes territorialement compétent,

• D’autre part, par voie dématérialisée sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale.

Fait à Paris, le 18/2/2022

En 2 exemplaires

Pour la société NATIXIS SA Directrice des Ressources Humaines

Pour le Comité Social et Economique de la société NATIXIS SA Secrétaire du Comité Social et Economique