Accord d'entreprise "ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE FORFAIT ANNUEL EN JOURS ET LE DROIT A LA DECONNEXION" chez KMCL - KONICA MINOLTA BUSINESS SOLUTIONS CENTRE LOIRE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE FORFAIT ANNUEL EN JOURS

ET LE DROIT A LA DECONNEXION

ENTRE

La Société Konica Minolta Business Solutions Centre Loire, SAS au capital social de 2 308 000 euros, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de BOURGES sous le n° B 563 720 374, dont le siège social est situé 2 avenue de la Prospective à BOURGES (18000),

Représentée par Monsieur , en sa qualité de Président,

Ci-après dénommée « la Société »,

D’UNE PART

ET

M, Membres titulaires du Comité Social et Economique ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles en date du 21 juin 2018,

D’AUTRE PART

Préambule

Soucieuses de concilier une organisation de travail opérationnelle et efficace avec les aspirations de certains salariés cadres et des commerciaux non sédentaires, les parties signataires conviennent de mettre en place un cadre de dispositions bien défini et spécifique à l’activité de la Société, relatif au temps de travail de ces salariés.

Les parties au présent accord ont en effet effectué le constat de la nécessité de mise en œuvre d’un mode d’organisation du temps de travail prenant en considération leur autonomie et le fait que la nature de leurs fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auxquels ils sont intégrés.

Elles concluent dès lors à la nécessité de pouvoir mettre en place des forfaits annuels en jours.

Les parties signataires soulignent toutefois le fait que la mise en place de tels forfaits devra s’effectuer dans le respect de la qualité des conditions d’emploi, de la santé et de la sécurité des salariés concernés.

Le présent accord instaure en conséquence un droit à la déconnexion au sein de la Société, applicable, quant à lui, de manière générale, à l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Il a donc été décidé ce qui suit :

ARTICLE 1 – FORFAIT EN JOURS

1. Champ d’application

Le dispositif du forfait en jours s'applique aux seuls salariés cadres de la Société qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auxquels ils sont intégrés, à l’exclusion des cadres dirigeants.

Sont concernés les salariés ayant la qualification de cadre au sens de la convention collective et disposant de l’autonomie précitée, hors cadres dirigeants, lesquels, conformément aux dispositions de l’article L3111-2 du Code du travail, sont exclus de la législation sur la durée du travail.

Indépendamment des cadres précités, le présent accord s'applique également aux salariés non cadres et cadres commerciaux non sédentaires dont l'horaire de travail ne peut être prédéterminé et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

L’organisation du temps de travail de ces salariés s’effectue dans le cadre d’un forfait annuel en jours.

1.2. Nombre de jours travaillés

1.2.1. Principes

Pour les salariés définis ci-dessus, le nombre de jours travaillés ne devra pas dépasser 218 jours par an, journée de solidarité incluse pour un droit à congés payés complet.

Dans le cadre d'une activité réduite du salarié, il pourra également être convenu, par convention individuelle, des forfaits portant sur un nombre inférieur au forfait plein de 218 jours prévu ci-dessus.

Le décompte des jours travaillés se fera dans le cadre de l'année civile, qui constituera donc la période de référence au titre du présent accord.

• Il est précisé que les salariés en forfait jours acquièrent des jours de repos en fonction du temps de travail effectif. Le nombre de jours acquis est donc réduit à la suite d’absences pour maladie, ou toute autre cause, proportionnellement à la durée de ces absences, conformément à la jurisprudence en la matière (cass.soc 16 décembre 2015, n°14-23731).

Lorsque le nombre de jours de repos acquis n’est pas entier, il est arrondi au demi supérieur.

1.2.2. Détermination du nombre de jours travaillés en cas d’embauche ou de rupture du contrat de travail en cours d’année

Le nombre de jours travaillés fixés conventionnellement s'entend pour une année complète (du 1^er janvier au 31 décembre) et compte tenu d'un droit intégral à congés payés.

En cas d’embauche ou de rupture du contrat de travail en cours d’année, il convient d’effectuer un prorata, en fonction de la date d'entrée ou de sortie, sur la base du forfait annuel augmenté des congés payés (en jours ouvrés) qui ne pourront pas être pris, selon la formule suivante :

(Nombre de jours du forfait annuel + 25 jours de congés payés) x (Nombre de jours calendaires de la période / 365)

Par exemple, pour un forfait de 218 jours de travail et un salarié embauché le 1^er juillet (184 jours calendaires), ce calcul s'effectuerait de la manière suivante : (218 + 25) x (184 / 365).

1.3. Conditions de mise en place

La conclusion d'une convention individuelle de forfait annuel en jours fait impérativement l'objet d'un écrit signé par les parties, contrat de travail ou avenant à celui-ci.

Le contrat ou l'avenant ainsi proposé au salarié explicite précisément les raisons pour lesquelles le salarié concerné est autonome, ainsi que la nature de ses missions, justifiant le recours au forfait en jours.

La convention individuelle doit faire référence au présent accord d'entreprise et énumérer :

- le nombre de jours travaillés dans l'année,

- la rémunération correspondante,

- le respect des durées de travail maximales, du temps de repos quotidien et hebdomadaire,

- le rappel de l’entretien annuel,

- la référence au dispositif de veille et d’alerte prévu à l’article 1.8 du présent accord.

1.4. Dépassement du forfait jours

Avec l'accord de la Direction, les salariés concernés par le forfait jours précédemment défini pourront, renoncer à une partie de leurs jours de repos.

Un avenant annuel au contrat de travail indiquera le nombre de jours auxquels le salarié souhaite renoncer et formalisera la durée du forfait jours convenus.

Dans cette hypothèse, chaque journée travaillée en sus du forfait contractuel sera majorée de 10 % par référence au salaire moyen journalier. Le salaire moyen journalier sera calculé en divisant le salaire annuel par le nombre de jours travaillés augmenté des congés payés et des jours fériés.

1.5 Décompte des journées et demi-journées de travail et de repos sur l’année

La demi-journée s’apprécie comme toute plage commençant ou se terminant entre 12 heures et 14 heures.

Dans le but d'éviter les dépassements du nombre de jours travaillés ou la prise des jours de repos dans les toutes dernières semaines de l'année, il est convenu qu'un mécanisme d'organisation de l'activité sera mis en œuvre associant le salarié concerné et la Direction.

Les dates de prise des jours (ou des demi-journées, correspondant soit au matin soit à l’après-midi) de repos seront fixées par le salarié, 7 jours au moins avant la date envisagée ou 10 jours si plusieurs jours sont accolés.

Ce mécanisme permettra de garantir une répartition équilibrée de la charge de travail sur l’année, une amplitude et une charge de travail raisonnables sur l’année, de manière à assurer la protection de la sécurité et de la santé des salariés.

Ce mécanisme permettra également d'anticiper la prise des jours (ou des demi-journées) de repos, en fonction du nombre de jours travaillés depuis le début de l'année, des prévisions d'activité, des congés payés ou des absences prévisibles.

Un contrôle du nombre de jours travaillés sera effectué chaque trimestre.

Ce document individuel permettra un point régulier et cumulé des jours de travail et des jours de repos afin de favoriser la prise de l’ensemble des jours de repos dans le courant de l’année.

Chaque journée ou demi-journée de travail est déclarée par le salarié dans l’outil de gestion des temps de l’entreprise. Les journées ou demi-journée de repos feront l’objet d’une déclaration sur l’espace personnel avec le motif de repos associé (JRTT, congés, congé d’ancienneté, etc.).

1.6. Suivi du forfait en jours – Droit à la déconnexion

Compte tenu de la spécificité de la catégorie de salariés concernés par les conventions de forfait en jours, les parties considèrent que le respect des dispositions conventionnelles et légales (notamment de la limite du nombre de jours travaillés, du repos quotidien et hebdomadaire et des durées maximales légales de travail) sera suivi au moyen du système déclaratif évoqué ci-dessus, chaque salarié déclarant son activité sur l’espace personnel du système de gestion des temps mis à sa disposition à cet effet.

Les salariés en forfait annuel jours bénéficient d’un repos journalier minimal de 11 heures consécutives, sauf dérogation dans les conditions fixées par les dispositions législatives et conventionnelles en vigueur, et de 35 heures minimum consécutives de repos hebdomadaire.

Chaque salarié en forfait annuel jours a droit au respect de son temps de repos, y compris par l’absence de communications technologiques.

L'effectivité du respect par le salarié des durées minimales de repos implique pour ce dernier une déconnexion des outils de communication à distance, dans les conditions prévues par l’article 2 du présent accord.

Le responsable hiérarchique assurera le suivi régulier de l'organisation du travail de l'intéressé et de sa charge de travail, tous les trimestres, lors de la remise du décompte des jours et demi-journées de travail et de repos.

Ce suivi régulier sera l’occasion pour le salarié de communiquer avec son responsable sur sa charge de travail, l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, ainsi que sur l’organisation du travail dans l’entreprise.

Les représentants du personnel seront informés et consultés chaque année sur les conséquences pratiques de la mise en œuvre de ce décompte de la durée du travail en nombre de jours sur l'année. Seront examinés notamment l'impact de ce régime sur l'organisation du travail, et la charge de travail des salariés concernés.

1.7. Entretien annuel

Le salarié ayant conclu une convention de forfait en jours bénéficiera, chaque année, d'un entretien avec son responsable hiérarchique au cours duquel seront évoquées :

• l'organisation et la charge de travail de l'intéressé,

• l'amplitude de ses journées d'activité.

Cette amplitude et cette charge de travail devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés,

• les éventuelles difficultés d'articulation de l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale,

• la rémunération du salarié.

Cet entretien individuel annuel avec chaque salarié permettra d'adapter, si nécessaire, la charge de travail au nombre de jours travaillés.

Lors de cet entretien le responsable hiérarchique et le salarié devront avoir copie, d'une part, des documents de contrôle des 12 derniers mois et, d'autre part, le cas échéant, du compte-rendu de l'entretien précédent.

Un compte-rendu de l'entretien sera établi, validé par l’employeur et le salarié, et accessible au salarié depuis son espace personnel.

1.8. Dispositif de veille et d’alerte

Dans le souci de prévenir les effets d'une charge de travail trop importante sur la santé, un dispositif de veille et d'alerte est mis en place.

L'employeur ou son représentant devra analyser les informations relatives au suivi des jours travaillés au moins une fois par semestre.

S'il apparaît que la charge de travail et l'organisation du salarié révèlent une situation anormale, il le recevra lors d’un entretien, sans attendre l’entretien annuel prévu ci-dessus, afin d'examiner avec lui l'organisation de son travail, sa charge de travail, l'amplitude de ses journées d'activité, et d'envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.

Pour sa part, le salarié pourra alerter sa hiérarchie par écrit s'il se trouve confronté à des difficultés auxquelles il estime ne pas arriver à faire face, notamment en cas de difficulté inhabituelle portant sur les aspects d'organisation et de charge de travail ou en cas de difficulté liée à l'isolement professionnel.

L'employeur ou son représentant recevra l’intéressé dans les 10 jours et formulera par écrit les mesures qui seront, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l'objet d'un compte-rendu écrit et d'un suivi.

Les représentants du personnel seront informés une fois par an du nombre d'alertes émises par les salariés ainsi que les mesures prises pour pallier les difficultés rencontrées.

1.9. Rémunération

La rémunération annuelle du salarié en forfait jours est forfaitaire et rémunère l'exercice de la mission qui lui est confiée, dans la limite du nombre de jours fixés par le contrat de travail ou l’avenant au contrat de travail.

La rémunération est lissée sur l’année.

1.9.1. Incidence des absences sur la rémunération

En cas d'absence dûment identifiée comme telle, la retenue par jour s’effectuera en divisant le salaire forfaitaire mensuel par le nombre de jours ouvrés du mois ; ou pour les cas de maladie, maternité, paternité, accident du travail, accident du trajet, maladie professionnelle, par le nombre de jours calendaires.

1.9.2. Incidence sur la rémunération d’une embauche ou d’une rupture du contrat de travail au cours de la période de référence

En cas d’embauche ou de rupture du contrat de travail en cours de période de référence, il y aura lieu de régulariser la rémunération annuelle convenue en fonction du nombre de jours devant être travaillés tels que définis à l’article 1.2.2 du présent accord.

Le salaire annuel versé au salarié correspond à 218 jours de travail (pour un forfait plein), aux jours de congés payés et aux jours fériés chômés. En conséquence, les parties conviennent, en cas d’embauche ou de sortie en cours d’année des règles suivantes :

Le salaire moyen journalier est calculé en divisant le salaire annuel par le nombre de jours travaillés augmenté des congés payés et des jours fériés, selon la formule suivante :

Taux journalier = (salaire forfaitaire mensuel X 12) / (Nombre de jours du forfait annuel + 25 jours CP + Nombre de jours fériés positionnés sur des jours ouvrés)

Au regard du nombre de jours réellement travaillés sur la période de référence (les congés payés pris étant assimilés à une journée de travail) par rapport au nombre de jours devant être travaillés déterminés à l’article 1.2.2, une régularisation sera effectuée en complément ou en déduction du salaire selon le calcul suivant :

Nombre de jours à régulariser X Taux journalier

ARTICLE 2 – DROIT A LA DECONNEXION

2.1. Champ d’application

Le présent article s’applique à l’ensemble des salariés de la Société, avec une attention particulière envers les salariés dont l’organisation du travail relève du forfait annuel en jours ainsi que les professionnels assurant des responsabilités d’encadrement.

2.2. Définitions

Il y a lieu d’entendre par :

• Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail ;

• Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires, etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;

• Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquelles il est à la disposition de son employeur, comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.

2.3. Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif

La Société souhaite promouvoir une organisation du travail, un mode de management et des comportements favorisant l’équilibre entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, dans un environnement professionnel assurant aux usagers une présence professionnelle continue.

Les périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de la Société.

Les responsables s’abstiennent, dans la mesure du possible, et sauf urgence avérée, de solliciter leurs subordonnés en dehors de leurs horaires de travail telles que définis au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable au sein de la Société.

Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doit être justifié par l’importance du sujet en cause.

2.4. Mesures de sensibilisation et de prévention au droit à la déconnexion

Des actions de sensibilisation seront organisées à destination des responsables de service et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Dans ce cadre, la Société s’engage notamment à :

• sensibiliser chaque salarié aux bonnes pratiques et à une utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques et de communication professionnels ;

• proposer un accompagnement (tutoriels, formation à l’outil, etc.) à chaque salarié qui souhaite mieux maitriser les outils numériques mis à sa disposition dans le cadre de son travail ;

• désigner au sein de la Société un ou plusieurs interlocuteurs spécifiquement chargés des questions relatives à l’évolution de l’outil numérique

Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour en fonction de l’évolution des usages.

2.5. Mesures visant à lutter contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle

Chaque salarié doit s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.

Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :

• s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• s’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

• utiliser avec modération les fonctions « Cc » ou « Cci » ;

• s’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

En cas d'envoi de courriel en dehors des horaires habituels de travail, une fenêtre d'alerte s'affichera automatiquement sur l'écran de l'expéditeur pour l'inciter au respect de ces horaires.

2.6. Lutte contre le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :

• optimiser les appels auprès d’un collaborateur en traitant plusieurs sujets lors d’un même appel ou en organisant un RDV ou une réunion afin de ne pas sursolliciter ce collaborateur,

• la règle précédente s’applique également pour l’usage de la messagerie instantanée,

• ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• paramétrer le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique, et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.

Les salariés sont invités à ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d’arrivée d’un nouveau courriel.

ARTICLE 3 - DUREE

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il s’appliquera à compter du 1^er avril 2021.

ARTICLE 4 – REVISION – DENONCIATION

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues à l’article L.2232-25 du Code du travail.

Il pourra par ailleurs être dénoncé conformément aux dispositions des articles L2232-25 et L.2261-9 du Code du travail.

ARTICLE 5 – PUBLICITE- DEPÔT

A l’initiative de la Direction :

- le présent accord donnera lieu à dépôt en ligne par l’intermédiaire de la plateforme de téléprocédure dédiée à cet effet (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.).

- un exemplaire sera adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de BOURGES.

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la Direction et une copie sera remise aux représentants du personnel.

Fait à BOURGES, le 26/02/2021,

En 3 exemplaires originaux,

M. POUR LA SOCIETE

Membre titulaire du CSE M.