Accord d'entreprise "UN AVENANT A L'ACCORD SUR LE TELETRAVAIL SIGNE LE 04/02/2019" chez SADA - SA DEFENSE ET D ASSURANCES (Siège)

Avenant à

Accord d’Entreprise sur le

Télétravail du 4 Février 2019

Conclu entre :

La Société SADA ASSURANCES

Dont le siège social se trouve situé

4, rue Scatisse, 30934 Nîmes Cedex 9

Représentée par Monsieur XXXXXXX, en qualité de Président du Directoire

d’une part,

Et :

Le Syndicat CFE-CGC

Représenté par Madame XXXXXXXXX es-qualité de déléguée syndicale en exercice.

D’autre part.

PRÉAMBULE

Depuis 2013 SADA pratique le télétravail et le dispositif rencontre un grand succès auprès de nos collaborateurs.

Ce niveau d’expérience et de maîtrise du dispositif a permis à l’entreprise d’entrer dans la phase de confinement liée au COVID 19 sans grande difficulté.

Forte de cette expérience humaine, technique et organisationnelle, la Direction souhaite faire évoluer le dispositif existant et propose notamment d’élargir le nombre de jours éligibles au télétravail.

Le présent avenant a pour objectif de définir le cadre d’une phase test de 18 mois qui se compose comme suit :

• Début de la phase test : 1/10/2020

• Premier questionnaire pour mesurer le retour d’expérience des collaborateurs en Mars 2021

• Deuxième questionnaire pour mesurer le retour d’expérience des collaborateurs en Septembre 2021

• Négociation sur les termes d’un nouvel accord d’entreprise portant sur le télétravail en Octobre 2021

Le présent avenant remplace l’accord du 4/2/2019 uniquement sur les éléments ci-dessous :

TITRE 1 : PERIMETRE DE L’ACCORD ET DEFINITION

1 – 3 Formule de télétravail :

Le télétravail se caractérise par la possibilité ouverte au salarié de travailler en télétravail au domicile entre 1 à 5 jours par semaine.

Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituel en France sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur.

Le lieu du domicile est obligatoirement déclaré à la Direction des Ressources Humaines par le salarié au moment de son entrée en télétravail. Le salarié s’engage par ailleurs à informer la Direction des Ressources Humaines de tout changement d’adresse impliquant un changement de son domicile.

De façon ponctuelle et exceptionnelle le télétravail peut s’effectuer à un lieu autre que le domicile du collaborateur. Dans ce cas il appartient au collaborateur d’informer son responsable hiérarchique de ce changement ponctuel et d’adresser à la Direction des Ressources Humaines l’adresse où s’effectuera exceptionnellement le télétravail ainsi que la date de départ et de retour du télétravail au domicile.

Deux formules sont proposées. A la demande du collaborateur ou à la demande du manager, il est possible de changer de formule en cours d’année avec un délai de prévenance de quinze jours :

Formule 1 :

Le télétravail de la formule 1 se caractérise par la possibilité ouverte au salarié de travailler en télétravail au domicile entre 1 à 5 jours prédéfinis par semaine. Le nombre et les jours télétravaillés sont fixés en accord avec le responsable hiérarchique et figurent dans Octime.

Un éventuel report doit être organisé dans la même semaine ; un report d’une semaine sur l’autre n’est pas autorisé.

Formule 2 :

Le télétravail de la formule 2 se caractérise par la possibilité ouverte au salarié de travailler en télétravail au domicile entre 1 à 5 jours par semaine. Les jours télétravaillés et le nombre de jours télétravaillés ne sont pas prédéfinis.

Les jours et le nombre de jours télétravaillés sont fixés dans le cadre d’un prévisionnel par service pour la quinzaine à venir. Le responsable hiérarchique assure l’organisation du planning à la quinzaine et la mise à jour dans Octime.

TITRE 2 - CONDITIONS DU TELETRAVAIL

Les parties au présent accord s’accordent à considérer que le télétravail à domicile ne peut être déployé auprès de tous les métiers et qu’il s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le salarié et son manager et la capacité du télétravailleur à exercer son activité de manière autonome à domicile. L’accès au télétravail est subordonné à des conditions de faisabilité technique et organisationnelle et à l’accord du responsable hiérarchique qui doit s’assurer notamment du niveau d’autonomie du collaborateur et du bon fonctionnement de son unité.

2 – 1 Conditions d'éligibilité du salarié au télétravail

Le télétravail s'applique aux salariés qui remplissent les conditions suivantes :

1. Justifier de la capacité à travailler de manière autonome et de façon régulière à distance (gestion de sa charge d'activité et de son emploi du temps). Cette évaluation est faite par le N+1 dès lors que le collaborateur souhaite télétravailler.

2. Justifier de la conformité des installations électriques du lieu du télétravail, répondre aux exigences en termes de débit informatique et locaux compatibles avec le télétravail (cf. dossier d’adhésion au télétravail).

3. Exercer un métier compatible avec le télétravail en fonction des impératifs et caractéristiques métiers (procédures de sécurité renforcée, présence physique sur site impérative au regard notamment des tâches quotidiennes de proximité à accomplir, manipulation de documents non dématérialisés, etc.). Le poste occupé par le collaborateur doit être compatible avec des missions au quotidien dématérialisées, c’est-à-dire que les tâches réalisées par le collaborateur peuvent être techniquement exécutées à distance et à son domicile, de façon autonome.

4. Pour les nouveaux collaborateurs (CDI, CDD, apprentis ou stagiaires) : Avoir terminé une période d’intégration en présentiel au poste de travail d’une durée minimale d’un mois.

   Cette période d’intégration en présentiel peut être réduite à la demande du responsable hiérarchique et avec l’accord du Directeur, dès lors que ce dispositif a fait l’objet d’une négociation et d’un accord au moment de l’embauche du candidat.

   Les parties signataires soulignent l’importance d’une période d’intégration réussie qui représente un enjeu important pour l’entreprise et un défi collectif où chaque collaborateur a un rôle à jouer.

   Avec la possibilité d’un télétravail massif des salariés, une attention particulière doit être portée sur les liens sociaux à créer et à entretenir, notamment pour les nouveaux entrants.

   La phase test doit permettre d’innover en termes d’intégration en favorisant notamment un accompagnement transverse et collectif, sous le pilotage du responsable hiérarchique. En effet, un parcours d’intégration collectif et partagé ne peut que favoriser la prise de connaissance, le lien social et l’adhésion aux valeurs SADA du nouveau collaborateur.

   2 – 2 Exclusion ou limitation de certains métiers

   Ne peuvent pas être éligibles :

• Les salariés ayant une activité qui par nature requiert d'être exercée physiquement dans les locaux de l'entreprise, notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité d'une présence physique

• Les salariés avec des fonctions commerciales ou itinérantes (exemple : délégués commerciaux, visiteur de risques).

  Les Cadres de Direction dont le contrat de travail est régi par l’accord du 3 mars 1993 ont la faculté d’accomplir une partie de leurs missions en télétravail sans formalité particulière dans le cadre de la large autonomie dont ils disposent. Il leur est toutefois recommandé de s’assurer de la conformité de leur installation électrique et de leur accès Internet.

TITRE 4 - LES PHASES DU TELETRAVAIL : DE LA MISE EN OEUVRE A LA FIN

4 - 1 Les modalités de validation de la candidature

4 - 1 - 2 Modalités de la demande

L’entrée dans le dispositif est possible à tout moment de l’année.

Les demandes des salariés pour entrer dans le dispositif peuvent être adressées aux responsables hiérarchiques, copie DRH, tout au long de l’année.

Une décision intervient dans les deux mois suivant la demande.

4 – 2 Formalisation du télétravail

Pour formaliser l’accord des deux parties, le passage en télétravail à domicile est formalisé par l’envoi d’un courriel de confirmation émanant du service RH vers le collaborateur concerné et son N+1, dans lequel figurent le nombre et la répartition des jours télétravaillés.

En cas de modification de la répartition du jour télétravaillé à domicile, cette modification fait l’objet d’une nouvelle confirmation par courriel.

4 – 3 – 2 – Suspension provisoire ou temporaire du télétravail

Le responsable hiérarchique direct pourra, même en dehors de la période d’adaptation, en cas de nécessité de service avérée, demander une suspension provisoire d’une durée d’un mois renouvelable 2 fois et pour un maximum de 3 mois consécutifs, moyennant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés minimum étant entendu qu’une information au plus tôt est souhaitable.

Le manager adressera un courriel au salarié, avec copie à la DRH, pour l’informer de cette suspension. En cas de nécessité de service avérée, urgente, exceptionnelle et non prévisible, le responsable hiérarchique direct pourra demander, dans les mêmes formes, une suspension provisoire moyennant un délai de prévenance d’un jour (au plus tard à 10h pour le lendemain).

Dans les mêmes formes, une journée de télétravail pourra être modifiée ou annulée pour les besoins du service par le responsable hiérarchique. Cette modification fera l’objet d’une information expresse, écrite et préalable du responsable hiérarchique vers le salarié avec une mise à jour dans Octime.

Par ailleurs, il peut être demandé au collaborateur en télétravail d’être présent au siège de façon ponctuelle pour des actions de formation, de management ou de cohésion sociale (entretiens avec le collaborateur, actions de travail d’équipe en présentiel, actions de cohésion sociale, etc.)

En cas de besoin dûment justifié par le demandeur (comme par exemple : nécessité impérative de service, impossibilité matérielle ou technique de poursuivre le télétravail au domicile du salarié), le salarié réintègrera son poste sur son site de rattachement dans les meilleurs délais.

4 – 3 - 3 Réversibilité permanente

L'accord des parties de passer au télétravail est réversible tant à l'initiative du manager que du salarié en respectant un délai de prévenance d’un mois. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail à domicile.

La partie prenant l’initiative de cette réversibilité devra en informer la DRH par tout moyen conférant date certaine. Pour favoriser une bonne continuation de la relation contractuelle, la demande de réversibilité doit être accompagnée d’une explication de la partie à l’initiative de la demande.

Dans le cadre de cette phase test, les parties signataires du présent avenant ont la possibilité de revenir aux modalités de l’accord initial si l’une ou l’autre des parties signataires devraient constater des difficultés manifestes.

La partie prenant l’initiative de cette réversibilité devra en informer l’autre partie par tout moyen conférant date certaine. Pour favoriser une bonne continuation de la relation contractuelle, la demande de réversibilité doit être accompagnée d’une explication de la partie à l’initiative de la demande et respecter un délai de prévenance de deux mois.

TITRE 5 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL

5 – 2 - 2 Mise à disposition de l'équipement du télétravailleur par l'employeur

Au titre du télétravail à domicile, chaque télétravailleur disposera d’un équipement informatique adapté fourni par SADA. Il disposera également de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie.

Sous réserve de la conformité des installations électriques et des lieux de travail, les équipements portables standards aux normes de l'entreprise nécessaires au télétravail à domicile (microordinateur portable - ou tout autre type de terminal adapté à son usage - avec les équipements de sécurité et de connexion permettant un fonctionnement sans interruption et outils de communication intégrés à l'ordinateur : softphone, micro-casque, ...) sont fournis et entretenus par SADA qui apporte un service approprié d'appui technique au télétravailleur à domicile.

Il est convenu qu’il ne sera pas remis d’imprimante au télétravailleur, celui-ci devant adopter une organisation du travail orienté sur la dématérialisation.

Sont fournis les logiciels, formations et services de support utilisateur adaptés.

Si le salarié le souhaite, un siège ergonomique est mis à sa disposition ; les éventuels frais de transport pour la mise à disposition et/ou pour la restitution étant à la charge du collaborateur.

Le télétravailleur s’engage à assurer la bonne conservation du matériel.

Le télétravailleur reste soumis, à l’occasion du télétravail, à l’application des dispositions de la Charte Informatique en vigueur dans l’entreprise, en ce compris les mesures de sécurité et les mesures d’interdiction de la collecte et de la diffusion de matériels illicites sur Internet.

Ce matériel restera la propriété de l’entreprise et devra en cas de changement de situation, de suspension prolongée du télétravail ou de rupture du contrat être restitué immédiatement à l’initiative et à la charge du collaborateur.

Les équipements et outils mis à disposition dans le cadre du télétravail sont à usage exclusivement professionnel, sans la tolérance d’usage pour une utilisation personnelle occasionnelle, dans la mesure où par hypothèse le salarié dispose déjà à titre personnel à son domicile de tous les outils informatiques et de télécommunication nécessaires pour ses besoins personnels. Leur utilisation est susceptible de faire l’objet des moyens de contrôle prévus par la Charte Informatique. Le non-respect des deux alinéas précédents est susceptible de faire l’objet des sanctions prévues par le Règlement Intérieur.

5 - 8 Vie privée du salarié en télétravail à domicile

Le télétravailleur a droit au respect de sa vie privée. L’activité à domicile ne doit pas interférer avec sa vie privée. En dehors des plages de disponibilités, le salarié assure lui-même l’équilibre au sein de son domicile, entre accomplissement des tâches professionnelles et vie personnelle.

De son côté, l'employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile. Dans ce but :

• L’accord d’entreprise fixe les plages horaires suivantes durant lesquelles le télétravailleur à domicile doit être joignable au minimum : entre 9h30 et 11h45 et entre 14h15 et 16h00. Aucune information personnelle concernant le salarié, y compris ses coordonnées personnelles (adresse et téléphone) ne sera communiquée à des tiers par l’employeur. Si le salarié ne dispose pas d’une ligne téléphonique dédiée à son activité professionnelle, les appels extérieurs seront uniquement transférés sur le numéro de téléphone professionnel du salarié ou bien un message sera noté et envoyé par courriel au salarié de manière à ce qu’il rappelle son correspondant.

• Les documents commerciaux de la société, les cartes de visite du salarié et les signatures de courriels ne mentionneront que les coordonnées professionnelles du salarié.

  Si un moyen de surveillance est mis en place, il doit concerner exclusivement l'utilisation des outils mis à disposition pour des motifs professionnels, être pertinent et proportionné à l'objectif poursuivi et le télétravailleur doit en être informé. La mise en place, par l'employeur, de tels moyens doit faire l'objet d'une information et d'une consultation préalable selon les dispositions légales en vigueur.

  Considérant le caractère privé et donc inviolable du domicile de télétravailleur, certaines obligations légales en matière d’hygiène et de sécurité n’y sont pas toutes transposables à l’identique. Il peut s’agir à titre d’exemple de l’interdiction de fumer, de mise à disposition d’un vestiaire, de l’affichage d’un plan d’évacuation, du respect des couloirs d’accès dédiés aux secours,… Le salarié en télétravail doit toutefois permettre un accès au personnel chargé d’installer, maintenir, réparer, échanger, etc. le matériel mis à sa disposition.

  L’autorisation d’accès au personnel de maintenance doit intervenir sur rendez-vous dans un délai raisonnable (5/7 jours) pour des éventuelles maintenances non urgentes, dans un délai très court (sous 24H) pour des interventions urgentes.

  En ce qui concerne la conciliation des activités professionnelles et familiales et au vu des possibilités d’un télétravail massif, le collaborateur doit s’assurer que le mode de garde de ses enfants avant leur entrée en collège soit assuré pour pouvoir se consacrer pleinement à ses activités professionnelles pendant son temps de travail.

  A cet effet le collaborateur, parent d’un enfant qui n’est pas encore scolarisé au collège, adressera au service RH et à son responsable hiérarchique une attestation sur l’honneur précisant le mode de garde habituel de son (ses) enfant(s) en semaine et en période de congés scolaires. Si le mode de garde habituel devait évoluer, il appartient au collaborateur d’en informer le service RH et son responsable hiérarchique.

  Il lui appartiendra par ailleurs d’avertir immédiatement son responsable hiérarchique de toute difficulté de garde ponctuelle pour trouver une solution afin de concilier au mieux télétravail et contrainte familiale.

  5 - 9 - Confidentialité et gestion des incidents informatiques

  5 – 9 - 1 Confidentialité et sécurité des données

  Le télétravailleur à domicile doit respecter les standards d'utilisation du matériel informatique fixés par SADA dans le cadre des règles en vigueur dans l'entreprise (notamment la charte du bon usage des outils informatiques). Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l'entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l'exercice de son activité. Dans le cadre du télétravail, le salarié reste soumis au secret professionnel.

  Afin de préserver la confidentialité, le télétravailleur veille notamment à fermer sa session lorsqu’il s’absente, à conserver par devers lui son mot de passe et à sauvegarder régulièrement ses données sur les serveurs professionnels.

  L’usage des équipements mis à la disposition du salarié en télétravail est réservé à ses activités professionnelles exclusivement.

  Le Salarié s’engage en particulier à :

• observer la plus grande discrétion sur toutes les informations, les connaissances et techniques se rapportant aux activités de la société auxquelles il aura accès à l'occasion et dans le cadre de ses fonctions ou de quelle que manière que ce soit

• ne divulguer ces données qu’aux personnes dûment autorisées, en raison de leurs fonctions, à en recevoir communication, qu’il s’agisse de personnes privées, publiques, physiques ou morales ;

• ne faire aucune copie ou impression de ces données sauf à ce que cela soit nécessaire à l’exécution de ses fonctions ;

• prendre toutes les mesures nécessaires afin d’éviter l’utilisation détournée ou frauduleuse de ces données ;

• s’assurer, dans la limite de ses attributions, que seuls des moyens de communication sécurisés mis à disposition par SADA seront utilisés pour transférer ces données ;

• en cas de cessation de ses fonctions, restituer intégralement les données, fichiers informatiques et tout support d’information relatif à ces données.

  Cette obligation de confidentialité, en vigueur pendant toute la durée du contrat de travail, demeurera effective jusqu’à la restitution complète des éléments susvisés. Le salarié est informé que toute violation du présent engagement l’expose à des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement conformément à la réglementation en vigueur.

  Le salarié informe immédiatement SADA :

• en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition ;

• lorsque, dans le cadre de l’exercice de son activité, il soupçonne un fait pouvant entrainer une violation de données concernées par les opérations qu’il effectue (Perte de disponibilité, perte d’intégrité et perte de confidentialité).

  5 – 11 Etudes, tests et utilisation d’outils collaboratifs

  Pendant cette phase test, les services peuvent participer à des études et tests de nouveaux outils collaboratifs.

  Après en avoir référé au préalable à la DSI pour approbation de l’outil et installation conforme aux règles de sécurité, continuité de service, conformité et support utilisateur SADA, ces utilisations sont encadrées par la Direction concernée et par la DSI dans l’objectif de tester des outils collaboratifs.

  Ces études et tests ne valent pas étape de déploiement et peuvent être arrêtés à tout moment.

  Les résultats de ces tests ou études ne devront pas être détournés de l’objet initial de leur utilisation (résultats donnant des informations autres que celles pour lesquelles la ou les outils ont été mis en place).

  Les éventuels résultats des outils ne pourront faire l’objet d’aucune sanction vis-à-vis du collaborateur sans consultation préalable du CSE sur l’outil concerné.

TITRE 10 - DUREE – RÉVISION

Le présent avenant entrera en vigueur le 1^er Octobre 2020 et demeurera applicable pour une durée déterminée qui s’achève le 31 Mars 2022, sous réserve des dispositions du Titre 11.

Au bout de 6 (Avril 2021) et 12 mois (Novembre 2021), un questionnaire sera adressé aux télétravailleurs et managers pour mesurer l’impact du « télétravail à la carte ».

Les parties conviennent de reprendre la négociation au bout de 12 mois pour décider de la suite à donner à la phase test.

Cette négociation pourra aboutir sur un nouvel accord d’entreprise ou au retour à l’accord conclu le 4 Février 2019. Dans ce cas, tous les accords à télétravail donnés aux collaborateurs pendant la phase test seraient caducs. Les conventions signées dans le cadre de l’accord du 4 Février 2019 resteraient en vigueur.

Le présent avenant pourra être révisé à tout moment par la signature d’un avenant conformément aux Articles L 2222-5, L 2261-7-1, L 2261-8 du Code du Travail. Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’Accord qu’elles modifient soit à la date expressément prévue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

TITRE 11 - DÉNONCIATION

Il est rappelé que l’accord du 4 février 2019 pourra être dénoncé soit par la Direction de l’entreprise, soit par la totalité des organisations syndicales signataires, selon les modalités suivantes :

La dénonciation sera notifiée par LR/AR à chacune des parties signataires et déposée par la partie la plus diligente auprès des services de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi et du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes, avec effet à une date anniversaire fixée au 31/12 de chaque année.

Le préavis de dénonciation est fixé à 3 mois. Ainsi, la dénonciation devra être notifiée au plus tard le 30 septembre de chaque année.

TITRE 12 - DÉPOT LÉGAL

Chaque partie signataire conservera un original de l’accord. Un exemplaire sera remis contre décharge aux délégués syndicaux.

Il sera déposé par la Société SADA ASSURANCES conformément à l’Article D 2231-2 du Code du Travail :

• Deux exemplaires seront déposés (dont un par voie électronique) à l’initiative de la Direction auprès de la Direction Départementale du Travail du Gard, 

• Un exemplaire sera adressé au secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nîmes.

  Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.

  Fait à Nîmes, le 28 Juillet 2020

  Pour la société SADA ASSURANCES Pour l’organisation syndicale représentative

  Monsieur XXXXX, Madame XXXXXXXX

  En qualité de Président du Directoire Déléguée Syndicale C.F.E. - C.G.C.