Accord d'entreprise "Protocole d'accord d'entreprise sur l'accès aux nouvelles technologies de l'information et de la communication pour les organisations syndicales représenatives ou non représentatives" chez CAF15 - CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DU CANTAL (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD D’ENTREPRISE SUR

L’ACCES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION

ET DE LA COMMUNICATION POUR

LES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES OU NON REPRESENTATIVES

Entre les soussigné(e)s :

Caisse d’Allocations Familiales du Cantal, représentée par , Directeur, d’une part ;

et les Organisations syndicales représentatives du personnel mentionnées ci-après, d’autre part,

CFDT, représentée par,

CGT, représentée par,

FO, représentée par,

il a été conclu le présent accord :

Préambule

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.

Chapitre 1 – Champ d’application

Le présent accord concerne :

• l’ensemble des salariés de la Caf du Cantal dès lors qu’ils disposent d’un accès à la messagerie interne et à l’espace intranet. La Caf du Cantal permet ainsi à chaque salarié d’avoir librement accès, à partir de son poste de travail à l’information syndicale de son choix.

• les organisations syndicales représentatives ou non dans l’organisme.

Chapitre 2 – L’accès aux NTIC (nouvelles technologies d’information et de communication) pour les organisations syndicales

Les parties signataires du présent accord conviennent de l’intérêt, pour le développement du dialogue social, de l’accès aux organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC).

Cet accord portera notamment sur :

• l’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales ;

• l’accès à l’intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale

Article 1 : L’accès à Intranet et à Internet

Chaque organisation syndicale représentative ou non ayant créé ou constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet, à la messagerie et à Internet soit à partir de son poste de travail soit à partir du poste informatique mis à disposition pour l’ensemble des organisations syndicales dans le local commun.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles de sécurité, de confidentialité et d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

Article 2 : La mise à disposition d’un espace syndical dédié sur l’Intranet

Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Accessible à partir du portail Intranet de l’organisme, cet espace est identifié par le logo de l’organisation syndicale.

Les rubriques sont structurées de la même manière pour toutes les organisations syndicales.

2.1 - La liberté d’accès à l’information syndicale.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.

2.2 - Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à la Caisse d’Allocations Familiales du Cantal.

2.3 - Le contenu du site syndical

Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

Les informations diffusées devront s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse et aux articles L.2142-3 à 2142-7 du Code du Travail.

A ce titre, la rubrique ne doit contenir ni injures, ni diffamation, et doit assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

2.4 - Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte nationale de sécurité du système d’information en vigueur au sein de l’organisme.

Les mises à jour de la rubrique sont effectuées par les organisations syndicales représentatives ou non de l’organisme pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail.

Elles sont communiquées simultanément à la Direction et au service des Ressources Humaines de l’organisme par messagerie électronique.

Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum un salarié de l’organisme qui, outre les délégués syndicaux, est habilité à opérer la mise à jour de la rubrique.

Le portail donnant accès à chaque site syndical intranet est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme sous la dénomination « organisation syndicale » avec une subdivision par organisation syndicale présente dans l’organisme soit :

• CFDT, organisation syndicale,

• CGT, organisation syndicale,

• FO, organisation syndicale.

Toute nouvelle organisation syndicale créée légalement dans l’organisme pourra en bénéficier, au plus tard dans un délai de deux mois.

Article 3 : L’accès des organisations syndicales à internet

Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’un accès illimité à Internet. Cet accès est organisé dans le cadre des locaux réservés aux organisations syndicales au siège.

Pour l’accès à Internet dans la salle réservée aux Organisations Syndicales, la Direction mettra en place un moyen d’accès à l’Internet sur un poste informatique disponible pour l’ensemble des organisations syndicales représentatives ou non dans l’organisme.

Chaque organisation utilise son accès à Internet sous la responsabilité du délégué syndical, dans le respect des dispositions légales et réglementaires applicables à tout utilisateur.

La Direction s’engage à ne pas chercher à identifier les sites consultés par les organisations syndicales.

Les délégués syndicaux bénéficient également d’un accès internet sur leur poste de travail. L’accès doit se faire soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

Article 4 : Messagerie

Article 4-1. Mise à disposition d’une messagerie électronique

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques (BALF) distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale selon le modèle ci-dessous :

• cfdt.cafaurillac@fr

• cgt.cafaurillac@fr

• fo.cafaurillac@fr

  La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

  Article 4-2. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales.

  Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.

  Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux.

  Chaque salarié consultant le site d’une organisation syndicale a la possibilité d’envoyer un message. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

  La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

La messagerie ne peut être utilisée pour des messages collectifs que lorsque le syndicat veut informer les salariés d’une nouvelle publication sur sa base. Dans ce cadre, l’objet doit être le suivant : « nom du syndicat : information syndicale » et le message : « A la date du … , une nouvelle information a été enregistrée sur la rubrique syndicale X ».

Article 4-3. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, les modalités d’expédition ne doivent pas permettre aux adhérents de s’identifier entre eux. Cette non-identification est de la responsabilité de l’organisation syndicale. Le nom des destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

Chapitre 3 – Conditions de mise en œuvre

Article 4 : Le matériel mis à disposition

L’organisme met à disposition des organisations syndicales :

• Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme

• Un pack office bureautique ;

• Un accès à l’Intranet de l’organisme dans l’espace réservé ;

• Un accès à Internet ;

• Un accès à l’imprimante réseau via un code spécifique attribué à chaque organisation dans le cadre d’une utilisation raisonnable.

Le matériel est placé sous l’entière responsabilité des organisations syndicales qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Les frais liés aux consommables informatiques et bureautiques sont à la charge des organisations syndicales (papier, supports de sauvegarde…).

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

Article 5 : La capacité des sites et de la messagerie

La capacité de chaque BALF syndicale est de 1 giga octet.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est de 10 mega octets et de façon générale doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

Article 6 : Les règles de maintenance

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …).

En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

Les demandes d’intervention devront être formulées avec l’applicatif « g@ci ».

Article 7 : Développement durable

Dans une démarche de développement durable et compte tenu des nouvelles technologies mises à leur disposition, les organisations syndicales s’engagent à réduire au maximum leurs informations sur support papier.

Chapitre 4 – Engagement de la Direction, des organisations syndicales et des instances représentatives du personnel

Conformément aux dispositions de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, la Direction de la Caf du Cantal, les organisations syndicales s’engagent à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant ces bases d’information par aucun moyen.

Les organisations syndicales sont tenues à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elles entretiennent avec les salariés.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

En cas de traitement nominatif des données, toutes les déclarations nécessaires devront être faites auprès de la CNIL par les organisations syndicales.

La Direction de l’organisme ne peut en aucun cas être tenue responsable de l’utilisation faite par les organisations syndicales de leur compte utilisateur d’accès aux outils informatiques et de communication électronique.

Les bases, rubriques et messageries mises à disposition des organisations syndicales ne sont pas autorisées à mettre en œuvre, sur l’espace Intranet qui leur a été attribué, les techniques suivantes :

• la création de liens hypertextes vers des sites Internet ou toute autre forme de renvoi vers des sources d’information,

• la mise en place de forums de discussion ou de chats ou toute autre forme de communication instantanée,

• le téléchargement de vidéos et/ou de bandes-son.

  Article 7 : Utilisation abusive

  En cas de non respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

  Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

  Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente. 

Chapitre 5 : Modalités de mise en œuvre et suivi de l’accord

Article 8 : La durée de l'accord

8.1 – Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord prendra effet à compter du premier jour du mois civil suivant son agrément par les autorités de tutelles.

8.2 – Durée, dénonciation et révision de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sous réserve de l’agrément ministériel.

Un bilan d’application sera effectué à l’issue d’une période d’un an de mise en œuvre.

Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions prévues par les articles L 2222-5 à 8 et L 2261-9 à 10 du code du travail.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L 123-2-1 du Code de la sécurité sociale.

8.3 – Procédure d’agrément de l’accord

Le présent accord sera transmis dès sa signature

• à la Direction de la Sécurité Sociale par voie électronique

• à la Mission Nationale de Contrôle et d'audit des organismes de sécurité sociale, Antenne de Lyon conformément à la procédure d’agrément ministériel

• à la Caisse Nationale des Allocations Familiales ;

8.4 – Communication de l’accord

Dès sa signature, le présent accord sera transmis :

• aux Organisations syndicales ;

• à la DIRECCTE Auvergne, Unité territoriale du Cantal ;

• au greffe du Conseil des prud’hommes d’Aurillac ;

Fait à Aurillac, en autant d’exemplaires originaux que de parties signataires, dont un exemplaire remis à chacune des parties.

Aurillac le 6 septembre 2018

Pour la CAF Pour la CFDT Pour la CGT Pour FO