Accord d'entreprise "Accord collectif relatif au vote électronique pour les élections professionnelles des représentants du personnel" chez ASTIA - ASSOCIATION DE SANTE AU TRAVAIL INTERENTREPRISES ET DE L ARTISANAT (Siège)

Accord collectif d’ASTIA relatif au vote électronique pour les élections professionnelles des représentants du personnel

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

Entre :

L’ASSOCIATION DE SANTE AU TRAVAIL INTERENTREPRISES ET DE L’ARTISANAT dont le siège social est situé 10 rue des 36 Ponts – 31400 Toulouse, représentée par

Ci après dénommées « la Direction »

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives :

- CFE-CGC, représentée par

- SNPST, représenté par

Ci après dénommées « les organisations syndicales »

D’autre part.

Préambule

Conformément aux dispositions applicables, dans un souci de simplifier les opérations électorales et de favoriser le taux de participation aux scrutins, il a été convenu par les parties de recourir de manière exclusive au vote électronique pour les élections professionnelles du comité social et économique de l’ASTIA.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par l’ASTIA, dans le respect du cahier des charges figurant au présent accord et des dispositions légales et réglementaires applicables tout comme des recommandations de la CNIL.

Article 1 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral présentera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet.

Le système de vote électronique retenu respecte les principes généraux du droit électoral et les dispositions applicables en matière de Droit du travail. Il est soumis à une expertise préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception. Il assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur et respectant le cahier des charges figurant en annexe du protocole d’accord préélectoral.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Ce dernier doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 : Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 4.1 : Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collèges, moyens d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les nom, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.

Article 4.2 : Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de déchiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.

Article 4.3 : Cellule d’assistance technique

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l'Election.

La Cellule d'assistance technique sera composée :

• d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;

• d'un représentant de l'Association, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection » ;

• Rôle du Représentant du Prestataire

Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de l'Association auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

• Rôle du Gestionnaire de l'élection

Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de l'Association.

A ce titre :

• Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;

• Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par l'Association, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de l'Association et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

• Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur, membre du Bureau de vote, candidat

Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.

Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés - électeurs ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats.

De même, le Gestionnaire évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du Bureau de vote.

Article 4.4 : Déroulement du vote

Chaque électeur recevra lors de l’élection par voie postale un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire. Ils permettront de garantir l’unicité du vote.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et du code confidentiel sur le serveur dédié. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Le scrutin sera ouvert automatiquement sous le contrôle des membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH. Dans l’éventualité d’un 2^nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaitre clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Article 4.5 : Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-9 et suivants du Code du travail.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

Article 4.6 : Clôture du scrutin

Le scrutin sera clôturé automatiquement sous le contrôle des membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral.

La fermeture aux électeurs de l’espace dédié au vote sera effectuée par les membres du bureau de vote.

Article 4.7 : Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de déchiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Le système de vote électronique doit être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 4.8 : Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 5 : Dispositions diverses

Toutes les questions qui ne sont pas traitées, réglées et encadrées par le présent accord relèvent des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur et de leurs interprétations jurisprudentielles.

Article 6 : Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 7 : Durée, entrée en vigueur et révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entre en vigueur à compter de son dépôt.

Il pourra être révisé, conformément aux dispositions des articles L.2222-5, L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail, dans les conditions suivantes :

• toute demande devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement,

• les parties ouvriront les négociations dans le délai d’un mois suivant réception de la demande de révision,

• les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

Article 8 : Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2222-6 du Code du travail, à tout moment, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacun des signataires.

Une déclaration de cette dénonciation devra être déposée auprès de l’Unité Territoriale de Toulouse de la DIRECCTE de Toulouse.

Le présent accord constitue un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle.

Article 9 : Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

• un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord,

• deux exemplaires électroniques dont une anonymisée, sur la plateforme de téléprocédure Téléaccords qui transmettra par la suite le dossier à la DIRECCTE compétente,

• un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Toulouse.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés sur l’Intranet de l’entreprise.

Fait à Toulouse, le 25 septembre 2018

Pour la Direction :

Pour les organisations syndicales représentatives :

- CFE-CGC, représentée par

- SNPST, représenté par