Protocole d’Accord Préélectoral relatif aux élections des membres

du Comité Social et Economique d’ASTIA

Entre :

L’Association de Santé au Travail Interentreprises et de l’Artisanat, dont le siège social est situé 10 rue des 36 Ponts – 31400 TOULOUSE, représentée par

D’une part

Et

Les organisations syndicales représentatives :

• CFDT, représentée par

• CFE-CGC, représentée par

• Force Ouvrière, représentée par

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Par un accord collectif conclu en date du 25 septembre 2018 la Direction et les organisations syndicales ont défini les principes et modalités de mise en place et de fonctionnement du Comité Social et Economique de l’ASTIA.

Par ailleurs, la Direction et les organisations syndicales ont conclu un accord en date du 25 septembre 2018 afin de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

C’est donc en application dudit accord que les parties au présent protocole préélectoral ont défini les règles destinées à organiser l’élection de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Au terme de la réunion de négociation qui s’est tenue le 19 octobre 2018, les parties ont conclu le présent protocole.

Pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent protocole, les parties signataires renvoient aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur et plus particulièrement aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d’élections professionnelles.

ARTICLE 1 - VOTE ELECTRONIQUE

En application de l’accord à durée indéterminée signé le 25 septembre 2018 relatif au vote électronique, les élections du Comité Social et Economique seront effectuées uniquement par vote électronique accessible sur site et à distance.

Le prestataire choisi pour la mise en œuvre du vote électronique est la société Docapost.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le Code du travail.

Le présent protocole comporte en annexe une description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 2- DATES, HORAIRES ET LIEU DES ELECTIONS

Le premier tour des élections se déroulera du lundi 19 novembre 2018 à 8h30 au jeudi 22 novembre 2018 jusqu’à 16h00.

Au cas où un deuxième tour serait nécessaire, ce second tour sera organisé de la même manière que le premier et aura lieu du lundi 3 décembre 2018 à 8h30 au jeudi 6 décembre 2018 jusqu’à 15h00.

Le vote s’effectue exclusivement par vote électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales qui sera transmise par mail et voie d’affichage. Par ailleurs, elle sera accessible sur l’Intranet.

ARTICLE 3 - EFFECTIF DE L’ASTIA

Les parties constatent que l’effectif de l’ASTIA, tel qu’il résulte des dispositions légales en vigueur, est de 242 salariés soit 216,3 ETP à la date du 1^er tour des élections.

Ainsi au regard de l’effectif de l’ASTIA, sont à pourvoir :

• 10 sièges de membre titulaire ;

• 10 sièges de membre suppléant.

ARTICLE 4- NOMBRE ET COMPOSITION DES COLLEGES

Le personnel est réparti en 3 collèges composés selon les classes de la Convention Collective Nationale des Services de Santé au Travail Interentreprises à savoir:

• Pour le premier, par les employés classes 1 à 9, pour un effectif de 95 salariés soit 84,5 ETP ;

• Pour le deuxième, par les techniciens et assimilés cadres classes 10 à 13, pour un effectif de 63 salariés soit 57,9 ETP ;

• Pour le troisième, par les cadres classes 14 à 21, pour un effectif de 84 salariés soit 73,8 ETP.

La proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral s’établit dans les conditions suivantes :

	Proportion de femmes	Proportion d’hommes
1er collège	91,45%	8,55%
2e collège	77,58%	22,42%
3e collège	72,09%	27,91%

ARTICLE 5- REPARTITION DES SIEGES ENTRE LES COLLEGES

Les parties conviennent de répartir les sièges entre les collèges dans les conditions suivantes :

	Nombre de sièges à pourvoir pour les fonctions de titulaire	Nombre de sièges à pourvoir pour les fonctions de suppléant
1er collège	4	4
2e collège	3	3
3e collège	3	3

ARTICLE 6- LISTES ELECTORALES

Article 6.1 – Salariés électeurs

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont électeurs les salariés de l’entreprise qui à la date fixée pour le premier tour des élections :

• Sont âgés de 16 ans révolus ;

• Ont travaillé 3 mois au moins dans l'entreprise ;

• N’ont fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Sont également électeurs, les salariés mis à disposition de l’entreprise qui y sont présents depuis au moins 12 mois continus et ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de l’entreprise.

Enfin, ne sont pas électeurs les salariés de l’entreprise mis à disposition d’une entreprise utilisatrice qui ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de cette dernière.

Article 6.2 – Listes électorales

Les listes électorales seront établies par la Direction de l’entreprise pour chacun des collèges et comporteront :

• Les nom et prénom des salariés électeurs ;

• Leur âge et ancienneté à la date du premier tour des élections.

Les listes électorales seront affichées sur des panneaux réservés à cet effet, le 22 octobre 2018.

ARTICLE 7- SALARIES ELIGIBLES

Article 7.1 – Conditions d’éligibilité

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont éligibles, au sein du collège dont ils relèvent, les salariés de l’entreprise qui à la date fixée pour le premier tour des élections :

• sont électeurs au sein de l’entreprise ;

• sont âgés de 18 ans révolus ;

• ont travaillé dans l’entreprise depuis au moins un an.

Ne sont pas éligibles les salariés de l’entreprise mis à disposition d’une entreprise utilisatrice qui ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de cette dernière.

Article 7.2 – Salariés à temps partiel « multi-employeurs »

Les salariés à temps partiel travaillant simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent, par conséquent, celle dans laquelle ils font acte de candidature.

ARTICLE 8- PRESENTATION DES CANDIDATURES

Article 8.1 - Monopole des organisations syndicales au premier tour des élections

Au premier tour des élections, seules les organisations syndicales devant légalement être invitées à participer à la négociation du protocole d’accord sont habilitées à déposer une liste de candidats.

Article 8.2 - Etablissement des listes de candidatures

Les listes de candidatures précisent :

• l’organisation syndicale qui présente la liste ;

• la nature du mandat : titulaire ou suppléant ;

• le collège auquel elles se rapportent.

Les listes peuvent comporter un nombre de candidats égal ou inférieur au nombre de sièges à pourvoir. En aucun cas, elles ne peuvent comporter un nombre de candidats supérieur.

Les doubles candidatures qui consistent pour une même personne à se porter candidat en tant que titulaire et suppléant au sein de son collège pour une même fonction sont admises.

Cependant, en cas de double élection d'un candidat, la candidature de titulaire prévaut sur celle de suppléant qui est subsidiaire. Les candidats élus comme titulaires seront réputés ne pas avoir été candidats aux fonctions de suppléants. Il ne sera plus tenu compte de leur candidature lors du dépouillement.

Dans l’hypothèse d’un second tour, ces règles demeurent applicables à l’exception, pour les listes de candidats libres, de la mention de l’organisation syndicale présentant la liste.

Article 8.3 - Listes communes

Les organisations syndicales souhaitant déposer une liste commune s’engagent à informer l’employeur et les électeurs, lors du dépôt de la liste, de la répartition des suffrages qu’elles entendent appliquer entre elles. A défaut d’indication expresse, la répartition des suffrages se fera à parts égales.

Article 8.4 - Représentation équilibrée des femmes et des hommes

En vertu des dispositions légales applicables, pour chaque collège électoral, les listes de candidats (titulaires et suppléants) qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Lorsque l’application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à un arrondi à l’entier :

• Supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Dans l’hypothèse où la représentation d’un sexe est totalement exclue, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté sans qu’il ne puisse être en première position sur la liste.

Enfin, les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Ainsi, conformément à la proportion d’hommes et de femmes par collège définie ci-dessus :

• une liste comportant 4 candidats pour le 1er collège devra comporter pour ledit collège 3 candidatures féminines et 1 candidature masculine

• une liste comportant 3 candidats pour le 2^ème collège devra comporter pour ledit collège 2 candidatures féminines et 1 candidature masculine

• une liste comportant 3 candidats pour le 3^ème collège devra comporter pour ledit collège 2 candidatures féminines et 1 candidature masculine

Article 8.5 - Dépôt et affichage des listes de candidatures

Les listes devront être communiquées par courrier recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre récépissé permettant de fixer avec certitude leur date de réception.

Pour des raisons d’organisation matérielle du vote et du bon déroulement des opérations électorales, les listes devront être déposées au plus tard :

• pour le premier tour le 6 novembre 2018 à 17 heures ;

• le cas échéant, pour le second tour le 27 novembre 2018 à 17 heures.

Les listes déposées après les délais ainsi fixés ne seront pas acceptées.

Les listes seront affichées :

• pour le premier tour, le 7 novembre 2018 ;

• le cas échéant, pour le second tour, le 26 novembre 2018.

En vue du vote électronique, les organisations syndicales présentant des candidats peuvent remettre Les candidats transmettront à la Direction dans le respect des délais de présentation des candidatures ci-dessus leur profession de foi au format PDF, consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4) avec un poids de 500 ko, pour qu'elles soient mises en ligne sur le site de vote par Internet.

Article 8.6 - Organisation éventuelle d’un second tour

Dans l’hypothèse, au premier tour, de l’absence de quorum ou d’une carence totale ou partielle de candidature, un second tour sera organisé du lundi 3 décembre 2018 à 8h30 au jeudi 6 décembre 2018 à 15h00.

Par conséquent, la Direction de l’entreprise diffusera un document en vue de l’appel à candidature le 23 novembre 2018 en précisant pour chaque collège concerné le nombre de sièges à pourvoir.

Sauf si de nouvelles listes sont présentées par les organisations syndicales, dans les conditions énumérées précédemment, les listes présentées au premier tour seront automatiquement maintenues pour le second tour.

Des candidatures libres pourront être formulées à l’occasion du second tour.

ARTICLE 9- PROPAGANDE ELECTORALE

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale selon les modalités suivantes :

La propagande électorale débutera le 7 novembre 2018 et cessera le 15 novembre 2018 à 17h00.

Dans le cadre strictement de cette élection, les organisations syndicales pourront envoyer un message comportant leurs professions de foi via la messagerie électronique professionnelles.

ARTICLE 10- INFORMATION DU PERSONNEL

Par diffusion d’un document en date du 26 septembre 2018, le personnel a été informé de l’organisation des élections professionnelles.

Il sera, en outre, procédé, le 25 octobre 2018 à la diffusion d’un document :

• informant le personnel des conditions d’organisation des élections professionnelles ;

• comportant un appel à candidature.

Dans l’hypothèse d’un second tour, cette diffusion sera renouvelée le 23 novembre 2018.

Le personnel sera également informé de la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral.

ARTICLE 11- BUREAU DE VOTE

Il est constitué un bureau de vote composé des deux électeurs les plus âgés et de l'électeur le plus jeune, présents et acceptant.

Dans l’hypothèse où un membre du collège électoral refuse d’occuper les fonctions au sein du bureau de vote qui lui sont dévolues en application du critère d’âge (salarié le plus âgé ou le plus jeune), les fonctions seront alors proposées au salarié du collège électoral qui répond immédiatement, après le salarié ayant opposé son refus, au critère d’âge.

La Présidence du bureau de vote revient à l’électeur le plus âgé. Néanmoins, les signataires conviennent, par référence aux usages électoraux, que la présidence du bureau de vote ne peut être occupée par un candidat.

Les deux autres membres du bureau de vote disposent de la qualité d’assesseur.

Ce bureau est effectivement constitué le 8 novembre 2018 pour le 1^er tour de scrutin et le 30 novembre 2018 pour le 2^ème tour de scrutin.

Les membres du bureau de vote détiennent les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale, des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

9 jours avant chaque scrutin, les membres du bureau de vote sont formés par la cellule d’assistance technique.

Le temps passé par les membres du bureau de vote à l’accomplissement de leur mission sera rémunéré comme temps de travail.

Le bureau de vote se réunit à partir de 15h30 le dernier jour du scrutin.

Les candidats de chaque liste, les membres du personnel, et un représentant de la Direction peuvent assister aux opérations de dépouillement.

ARTICLE 12- MODALITES PRATIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 12.1 - Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 12.2 - Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

Les logos doivent être fournis par les listes en présence à la Direction, qui les transmet au prestataire, en format GIF ou JPG, (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels jusqu’au 6 novembre 2018 à 17 heures pour le 1er tour et jusqu’au 27 novembre à 17 heures pour le second tour

A défaut de remise d’un logo dans les conditions et délais impartis, le prestataire pour le vote électronique choisira un logo type de l’organisation syndicale pour l’écran de vote.

Article 12.3 - Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

Article 12.4 - Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.

Article 12.5 - Protocole de restitution des clefs de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.

Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.

Article 12.6 - Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Article 12.7 - Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 12.8 - Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec la Direction des Ressources Humaines sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 13- DEROULEMENT DU VOTE ELECTRONIQUE

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du lundi 19 novembre 2018 à 8h30 au jeudi 22 novembre 2018 à 16h00

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du lundi 3 décembre 2018 à 8h30 au jeudi 6 décembre 2018 à 15h00

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

En cas de besoin, des ordinateurs de prêts sont mis à disposition des salariés sur chaque annexe auprès des assistantes de site.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du vote électronique, il est possible qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 14 - DESIGNATION DES ELUS

Les élus sont désignés selon la méthode d’attribution au quotient avec répartition à la plus forte moyenne.

Au premier tour, les sièges ne peuvent être attribués que si le quorum a été atteint. Le quorum est atteint lorsque le nombre de votants est égal ou supérieur à la moitié des électeurs inscrits.

ARTICLE 15- ELECTIONS PARTIELLES

Les parties conviennent que si des élections partielles devaient être organisées en cours de mandat en application du Code du travail, elles interviendraient dans les conditions fixées par le présent protocole (sans qu’il soit nécessaire d’en négocier un nouveau) et dans le respect du calendrier théorique suivant :

J-45 au plus tôt	Information du personnel de l’organisation d’élections partielles
J-45 au plus tôt	Affichage à titre d’information du présent protocole d’accord préélectoral
J-45 au plus tôt	Affichage à titre d’information du calendrier applicable aux élections partielles
J - 25	Affichage des listes électorales
J - 25	Appel aux candidatures 1er tour
J - 18	Expiration du délai de présentation des candidatures
J - 18	Expiration du délai de communication des professions de foi
J - 15	Affichage des listes de candidatures
J - 15	Envoi des documents pour vote électronique
J - 15	Constitution du ou des bureaux de vote
J -10	Formation du ou des bureaux de vote
J	Date du 1er tour
J	Dépouillement du scrutin et proclamation des résultats
J+1	Appel aux candidatures 2ème tour
J+3	Expiration du délai de présentation des candidatures
J+3	Expiration du délai de communication des professions de foi
J+5	Affichage des listes de candidatures
J+5	Envoi des documents pour vote électronique
J+8	Constitution du ou des bureaux de vote
J+14	Date du 2ème tour

Pour chaque tour de scrutin au titre des élections partielles, le vote électronique sera ouvert sur une seule journée de 8h30 à 16 heures.

Il est expressément convenu que ce calendrier théorique pourra être adapté par la société d’au plus deux jours avant et/ou après pour chaque étape selon la localisation des jours fériés, samedis et dimanches.

En vue d’assurer une parfaite information de tous, le calendrier de chaque élection partielle avec indication de chaque date retenue sera affichée par la Direction sur chaque site en même temps que le présent protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 16- DUREE DE L'ACCORD

Le présent accord, qui n’est pas tacitement reconductible, ne produit effet qu’à l’occasion de l’élection de la délégation du personnel du Comité Social et Economique pour lequel il a été établi et les éventuelles élections partielles qui pourraient postérieurement intervenir.

ARTICLE 17- PUBLICITE DU PROTOCOLE

Le présent protocole sera affiché sur des panneaux réservés à cet effet et/ou mis à disposition sous l’intranet de l’ASTIA

Fait à TOULOUSE, le 19 octobre 2018

En 8 exemplaires originaux

Pour l’ASTIA

Pour l’organisation syndicale :

• CFDT, représentée par

• CFE-CGC, représentée par

• Force Ouvrière, représentée par

ANNEXE 1 : PLANNING DES ECHEANCES ELECTORALES

• 26 septembre 2018 : communication au personnel de l’organisation des élections professionnelles

• 22 octobre 2018 : affichage des listes électorales

• 25 octobre 2018 : communication au personnel des conditions d’organisation des élections et appel à candidature

• 6 novembre 2018 : dépôt des listes de candidatures relatives au premier tour

• 7 novembre 2018 : affichage des listes de candidatures

• 8 novembre 2018 : constitution du bureau de vote

• 12 novembre 2018 : cérémonie de scellement des urnes électroniques et formation de la commission de surveillance et du bureau de vote

• 19 au 22 novembre 2018 : 1^er tour

• 22 novembre 2018, 16h : dépouillement

Si carence ou quorum non atteint au 1^er tour :

• 23 novembre 2018 : appel à candidature

• 26 novembre 2018 : dépôt des listes de candidatures relatives au premier tour

• 27 novembre 2018 : affichage des listes de candidatures

• 3 au 6 décembre 2018 : 2^ème tour

• 6 décembre 2018, 15h : dépouillement

ANNEXE 2 : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE

CONTEXTE

L’ASTIA est un service de santé au travail réparti sur 7 sites géographiques dans la première couronne toulousaine.

En 2018, l’entreprise procèdera au renouvellement de ses instances représentatives du personnel à savoir les élus du comité social et économique.

PREAMBULE

Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, les articles L.2314-21 et L.2314-19 du code du travail prévoient la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique ont été fixées par le décret N° 2007l – 602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du 25 avril 2007.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance.

Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par la direction de l’entreprise et les organisations syndicales. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Ce cahier des charges précise les exigences d’ASTIA pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’entreprise.

Le cahier des charges du prestataire retenu sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.

• La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

3. EXPRESSION DU BESOIN

   1. Modalités de forme :

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités de fonds :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par ASTIA en concertation avec les organisations syndicales sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

- L’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,

- les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2324-4 à R.2324-17 du code du travail.

- Les recommandations CNIL du 22/10/2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.

En particulier, on notera :

- Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet,

- La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes,

- La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi,

- Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…),

- Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue,

- Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin,

- Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne,

- Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL,

- La mise en place d’une cellule d’assistance technique (en liaison avec l’équipe informatique d’ASTIA veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système),

- Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple),

- La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales,

- La formation des représentants CSE, des Délégués Syndicaux et des membres du bureau de vote,

- Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement),

- La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession,

- L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin,

- L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels,

- La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes.

- La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir d’ici dans les cas précisés plus haut,

- L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques,

- Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral,

- Moyens d’authentification : chaque électeur recevra avant le 1^er tour et le 2^nd tour éventuel des élections, à leur domicile, par courrier simple, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels seront renouvelés dans l’hypothèse d’un 2^nd tour.

- L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote,

Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque prestataire se réfère aux articles et recommandations listées ci dessous et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.

CONTEXTE JURIDIQUE

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• Signature d’un protocole d’accord préélectoral

• Information dans le registre de traitement RGPD, suivies d’une information auprès des organisations syndicales

• Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Conditions relatives aux prestations intellectuelles :

ASTIA, en France, confie au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.

La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.

Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant scrutin.

Il devra également assurer l’originalité des livrables qui seront remis à ASTIA en France dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assurer de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.

Assurance :

Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

Déontologie et confidentialité :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.

Notamment, le prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.

Toute sortie de document appartenant à ASTIA en France devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.

Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.