Accord d'entreprise "Protocole d'Accord Préélectoral relatif aux élections des membres du Comité Social et Economique de PREVALY" chez ASTIA - ASSOCIATION DE SANTE AU TRAVAIL INTERENTREPRISES ET DE L ARTISANAT (Siège)

Protocole d’Accord Préélectoral relatif aux élections des membres

du Comité Social et Economique de PREVALY

Entre :

PREVALY dont le siège social est situé 8/10 rue des 36 Ponts – 31400 TOULOUSE représentée par XXX, en qualité de Directrice Ressources Humaines,

Ci-après dénommée « PREVALY » ou « l’Association »

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives :

• CFE-CGC, représentée par XXX

• CFDT des Services de Santé et des Services Sociaux de la Haute Garonne et de l’Ariège, représentée par XXX,

D’autre part.

Préambule :

Par un accord collectif conclu en date du 25 septembre 2018, qui sera révisé à l’issue des négociations du protocole pré-électoral, la Direction et les organisations syndicales ont défini les principes et modalités de mise en place et de fonctionnement du Comité Social et Economique de PREVALY.

Par ailleurs, la Direction et les organisations syndicales ont conclu un accord en date du 25 septembre 2018 afin de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

C’est donc en application dudit accord que les parties au présent protocole préélectoral ont défini les règles destinées à organiser l’élection de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Au terme des réunions de négociation qui se sont tenues le 13 et 22 Septembre 2022, les parties ont conclu le présent protocole.

Pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent protocole, les parties signataires renvoient aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur et plus particulièrement aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d’élections professionnelles.

Vote électronique

En application de l’accord à durée indéterminée signé le 25 septembre 2018 relatif au vote électronique, les élections du Comité Social et Economique seront effectuées uniquement par vote électronique accessible sur site et à distance.

Le prestataire choisi pour la mise en œuvre du vote électronique est la société VOXALY-DOCAPOSTE.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le Code du travail.

Le présent protocole comporte en annexe une description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Dates, horaires et lieu des élections

Le premier tour des élections se déroulera du 17 novembre 2022 à 8h30 au 22 novembre 2022 jusqu’à 16h00.

Au cas où un deuxième tour serait nécessaire, ce second tour sera organisé de la même manière que le premier et aura lieu du 6 décembre 2022 à 8h30 au 9 décembre 2022 jusqu’à 16h00.

Le vote s’effectue exclusivement par vote électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Effectif de PREVALY

Les parties constatent que l’effectif de PREVALY, tel qu’il résulte des dispositions légales en vigueur, est de 345 salariés soit 326.2 ETP à la date d’ouverture du 1er tour des élections.

Ainsi au regard de l’effectif de PREVALY, sont à pourvoir :

• 11 sièges de membre titulaire ;

• 11 sièges de membre suppléant.

Nombre et composition des collèges

Le personnel est réparti en 3 collèges composés selon les classes de la Convention Collective Nationale des Services de Santé au Travail Interentreprises à savoir :

• Pour le premier, par les employés classes 1 à 9, pour un effectif de 112 salariés soit 104 ETP ;

• Pour le deuxième, par les techniciens et assimilés cadres classes 10 à 13, pour un effectif de 112 salariés soit 107.6 ETP ;

• Pour le troisième, par les cadres, pour un effectif de 121 salariés soit 114.6 ETP.

La proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral s’établit dans les conditions suivantes :

	Proportion de femmes	Proportion d’hommes
1er collège	95.38%	4.62%
2e collège	77.70%	22.30%
3e collège	69.57%	30.43%

Répartition des sièges entre collèges

Les parties conviennent de répartir les sièges entre les collèges dans les conditions suivantes :

	Nombre de sièges à pourvoir pour les fonctions de titulaire	Nombre de sièges à pourvoir pour les fonctions de suppléant
1er collège	3	3
2e collège	4	4
3e collège	4	4

Listes électorales

Article 6.1 – Salariés électeurs

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont électeurs les salariés de l’entreprise qui à la date fixée pour le premier tour des élections :

• Sont âgés de 16 ans révolus ;

• Ont travaillé 3 mois au moins dans l'entreprise ;

• N’ont fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Sont également électeurs, les salariés mis à disposition de l’entreprise qui y sont présents depuis au moins 12 mois continus et ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de l’entreprise.

Enfin, ne sont pas électeurs les salariés de l’entreprise mis à disposition d’une entreprise utilisatrice qui ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de cette dernière.

Article 6.2 – Listes électorales

Les listes électorales seront établies par la Direction de l’entreprise pour chacun des collèges et comporteront :

• Les noms et prénoms des salariés électeurs ;

• Leur date de naissance et ancienneté à la date du premier tour des élections.

Les listes électorales seront affichées sur des panneaux réservés à cet effet le 30 septembre 2022.

Salariés éligibles

Article 7.1 – Conditions d’éligibilité

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont éligibles, au sein du collège dont ils relèvent, les salariés de l’entreprise qui à la date fixée pour le premier tour des élections :

• Sont électeurs au sein de l’entreprise ;

• Sont âgés de 18 ans révolus ;

• Ont travaillé dans l’entreprise depuis au moins un an.

Ne sont pas éligibles les salariés de l’entreprise mis à disposition d’une entreprise utilisatrice qui ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de cette dernière.

Article 7.2 – Salariés à temps partiel « multi-employeurs »

Les salariés à temps partiel travaillant simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent, par conséquent, celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Présentation des candidatures

Article 8.1 - Monopole des organisations syndicales au premier tour des élections

Au premier tour des élections, seules les organisations syndicales devant légalement être invitées à participer à la négociation du protocole d’accord sont habilitées à déposer une liste de candidats.

Article 8.2 - Etablissement des listes de candidatures

Les listes de candidatures précisent :

• L’organisation syndicale qui présente la liste ;

• La nature du mandat : titulaire ou suppléant ;

• Le collège auquel elles se rapportent.

Les listes peuvent comporter un nombre de candidats égal ou inférieur au nombre de sièges à pourvoir. En aucun cas, elles ne peuvent comporter un nombre de candidats supérieur.

Les doubles candidatures qui consistent pour une même personne à se porter candidat en tant que titulaire et suppléant au sein de son collège pour une même fonction sont admises.

Cependant, en cas de double élection d'un candidat, la candidature de titulaire prévaut sur celle de suppléant qui est subsidiaire. Les candidats élus comme titulaires seront réputés ne pas avoir été candidats aux fonctions de suppléants. Il ne sera plus tenu compte de leur candidature lors du dépouillement.

Dans l’hypothèse d’un second tour, ces règles demeurent applicables à l’exception, pour les listes de candidats libres, de la mention de l’organisation syndicale présentant la liste.

Article 8.3 - Listes communes

Les organisations syndicales souhaitant déposer une liste commune s’engagent à informer l’employeur et les électeurs, lors du dépôt de la liste, de la répartition des suffrages qu’elles entendent appliquer entre elles. A défaut d’indication expresse, la répartition des suffrages se fera à parts égales.

Article 8.4- Représentation équilibrée des femmes et des hommes

En vertu des dispositions légales applicables, pour chaque collège électoral, les listes de candidats (titulaires et suppléants) qui comportent plusieurs candidats sont composées :

• d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

• alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Lorsque l’application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à un arrondi à l’entier :

• Supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Dans l’hypothèse où la représentation d’un sexe est totalement exclue, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté sans qu’il ne puisse être en première position sur la liste.

Ainsi, en application de ces règles, conformément à la proportion d’hommes et de femmes par collège définie ci-dessus :

• une liste comportant 3 candidats pour le 1er collège devra comporter pour ledit collège 3 candidatures féminines et 0 candidature masculine. Cependant, la liste pourra comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté à savoir un candidat masculin mais ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste.

• une liste comportant 4 candidats pour le 2^ème collège devra comporter pour ledit collège 3 candidatures féminines et 1 candidature masculine

• une liste comportant 4 candidats pour le 3^ème collège devra comporter pour ledit collège 3 candidatures féminines et 1 candidature masculine

Article 8.5 - Dépôt et affichage des listes de candidatures

Les listes devront être communiquées par courrier recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre récépissé permettant de fixer avec certitude leur date de réception.

Pour des raisons d’organisation matérielle du vote et du bon déroulement des opérations électorales, les listes devront être déposées au plus tard :

• pour le premier tour le 14 octobre 2022 à 12 heures ;

• le cas échéant, pour le second tour le 28 novembre 2022 à 12 heures.

Les listes déposées après les délais ainsi fixés ne seront pas acceptées.

Les listes seront affichées :

• pour le premier tour, le 17 octobre 2022 ;

• le cas échéant, pour le second tour, le 29 novembre 2022.

Les candidats transmettront à la Direction dans le respect des délais de présentation des candidatures ci-dessus leur profession de foi au format PDF, consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4) avec un poids de 2 Mo maximum, pour qu'elles soient mises en ligne sur le site de vote par Internet.

Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :

• format png,

• taille de 200 pixels x 200 pixels.

Article 8.6 - Organisation éventuelle d’un second tour

Dans l’hypothèse, au premier tour, de l’absence de quorum ou d’une carence totale ou partielle de candidature, un second tour sera organisé du 6 décembre 2022 à 8h30 au 9 décembre 2022 à 16h00.

Par conséquent, la Direction de l’entreprise diffusera un document en vue de l’appel à candidature le 23 novembre 2022 en précisant pour chaque collège concerné le nombre de sièges à pourvoir.

Sauf si de nouvelles listes sont présentées par les organisations syndicales, dans les conditions énumérées précédemment, les listes présentées au premier tour seront automatiquement maintenues pour le second tour.

Des candidatures libres pourront être formulées à l’occasion du second tour.

Propagande électorale

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale selon les modalités suivantes :

La propagande électorale débutera le 17 octobre 2022 à 8h00 et cessera le 15 novembre 2022 à 17h00.

Dans le cadre strictement de cette élection, les organisations syndicales pourront envoyer un message comportant leurs professions de foi via la messagerie électronique professionnelle.

Information du personnel

Par diffusion d’un document en date du 23 août 2022, le personnel a été informé de l’organisation des élections professionnelles.

Il sera, en outre, procédé, le 30 septembre 2022 à la diffusion d’un document :

• informant le personnel des conditions d’organisation des élections professionnelles ;

• comportant un appel à candidature réservé aux organisations syndicales conformément aux textes en vigueur

Dans l’hypothèse d’un second tour, cette diffusion sera renouvelée le 23 novembre 2022 et ouverte aux candidatures libres.

Le personnel sera également informé de la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral.

Bureau de vote

Il est constitué un bureau de vote composé des deux électeurs les plus âgés et de l'électeur le plus jeune, présents et acceptant.

Dans l’hypothèse où un membre du collège électoral refuse d’occuper les fonctions au sein du bureau de vote qui lui sont dévolues en application du critère d’âge (salarié le plus âgé ou le plus jeune), les fonctions seront alors proposées au salarié du collège électoral qui répond immédiatement, après le salarié ayant opposé son refus, au critère d’âge.

La Présidence du bureau de vote revient à l’électeur le plus âgé. Néanmoins, les signataires conviennent, par référence aux usages électoraux, que la présidence du bureau de vote ne peut être occupée par un candidat.

Les deux autres membres du bureau de vote disposent de la qualité d’assesseur.

Ce bureau est effectivement constitué le 07 novembre 2022 pour le 1^er tour de scrutin et le 30 novembre 2022 pour le 2^ème tour de scrutin.

Les membres du bureau de vote détiennent les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

la commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Au plus tard, 5 jours avant chaque scrutin, les membres du bureau de vote sont formés par le service RH. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau).

Le temps passé par les membres du bureau de vote à l’accomplissement de leur mission sera rémunéré comme temps de travail.

Le bureau de vote se réunit à partir de 15h30 le dernier jour du scrutin.

Un représentant de chaque liste de candidats, membre du personnel, et un représentant de la Direction peuvent assister aux opérations de dépouillement.

Modalités pratiques du vote électronique

Article 12.1 - Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 12.2 - Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

Les logos doivent être fournis par les listes en présence à la Direction, qui les transmet au prestataire, en format GIF ou JPG, (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels jusqu’au 14 octobre 2022 à 12 heures pour le 1er tour et jusqu’au 28 novembre 2022 à 12 heures pour le second tour.

A défaut de remise d’un logo dans les conditions et délais impartis, le prestataire pour le vote électronique choisira un logo type de l’organisation syndicale pour l’écran de vote.

Article 12.3 – Matériel de vote – Codes confidentiels

Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote

par e-mail sur l’adresse e-mail professionnelle à l’exception des personnes en suspension de contrat au 30 septembre 2022, qui seront interrogées par courrier sur l’adresse mail de réception souhaité.

Le courriel envoyé contient l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.

Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

Article 12.4 – Communication des codes de vote

Cet e-mail contient un code d’accès généré par VOXALY-DOCAPOSTE ainsi qu’un lien à cliquer, ce dernier renvoie sur un écran d’authentification et de création du mot de passe personnel.

Le prestataire met en place une procédure de double authentification dématérialisée et sécurisée de génération des mots de passe, en conformité avec la délibération CNIL n° 2017-012 du 19 janvier 2017 portant adoption d'une recommandation relative aux mots de passe.

L’électeur créé lui-même son mot de passe personnel, à travers une procédure en 2 étapes :

• authentification,

• création du mot de passe.

En cas de non réception de ce courriel de vote (mauvaise adresse), une page dédiée est disponible depuis la solution de vote pour que l’électeur puisse déposer une demande de renvoi d’identifiant et de mot de passe.

Article 12.5 – Protocole de restitution des clefs de vote

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Article 12.6 – Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• Pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• Pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Article 12.7 – Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 12.8 – Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin 24h/24 7jrs/7. Le numéro d’appel est indiqué dans les courriers et sur l’écran d’accueil du site Internet.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Déroulement du vote électronique

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

• Du 17 novembre 2022 à 8h30 au 22 novembre 2022 à 16h00

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

• Du 6 décembre 2022 à 8h30 au 9 décembre 2022 à 16h00

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le courriel de vote communiqué auprès de l’électeur.

Le déroulement est le suivant :

• l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.

• l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• l’électeur peut :

  • choisir une liste complète,

  • raturer des candidats,

  • voter blanc

• le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie sa date de naissance,

• un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,

• à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

 Désignation des élus

Les élus sont désignés selon la méthode d’attribution au quotient avec répartition à la plus forte moyenne.

Au premier tour, les sièges ne peuvent être attribués que si le quorum a été atteint. Le quorum est atteint lorsque le nombre de votants est égal ou supérieur à la moitié des électeurs inscrits.

Elections partielles

Les parties conviennent que si des élections partielles devaient être organisées en cours de mandat en application du Code du travail, elles interviendraient dans les conditions fixées par le présent protocole (sans qu’il soit nécessaire d’en négocier un nouveau) et dans le respect du calendrier théorique suivant :

J-45 au plus tôt	Information du personnel de l’organisation d’élections partielles
J-45 au plus tôt	Affichage à titre d’information du présent protocole d’accord préélectoral
J-45 au plus tôt	Affichage à titre d’information du calendrier applicable aux élections partielles
J - 25	Affichage des listes électorales
J - 25	Appel aux candidatures 1er tour
J - 18	Expiration du délai de présentation des candidatures
J - 18	Expiration du délai de communication des professions de foi
J - 15	Affichage des listes de candidatures
J - 15	Envoi des documents pour vote électronique
J - 15	Constitution du ou des bureaux de vote
J -10	Formation du ou des bureaux de vote
J	Date du 1er tour
J	Dépouillement du scrutin et proclamation des résultats
J+1	Appel aux candidatures 2ème tour
J+3	Expiration du délai de présentation des candidatures
J+3	Expiration du délai de communication des professions de foi
J+5	Affichage des listes de candidatures
J+5	Envoi des documents pour vote électronique
J+8	Constitution du ou des bureaux de vote
J+14	Date du 2ème tour

Pour chaque tour de scrutin au titre des élections partielles, le vote électronique sera ouvert sur une seule journée de 8h30 à 16 heures.

Il est expressément convenu que ce calendrier théorique pourra être adapté par la société d’au plus deux jours avant et/ou après pour chaque étape selon la localisation des jours fériés, samedis et dimanches.

En vue d’assurer une parfaite information de tous, le calendrier de chaque élection partielle avec indication de chaque date retenue sera affiché par la Direction sur chaque site en même temps que le présent protocole d’accord préélectoral.

 Durée de l’accord

Le présent accord, qui n’est pas tacitement reconductible, ne produit effet qu’à l’occasion de l’élection de la délégation du personnel du Comité Social et Economique pour lequel il a été établi et les éventuelles élections partielles qui pourraient postérieurement intervenir.

 Publicité du protocole

Le présent protocole sera affiché sur des panneaux réservés à cet effet et/ou mis à disposition sous Teams.

Fait à Toulouse, en 5 exemplaires, le 22 Septembre 2022

Pour la Direction représentée par XXX

Pour les organisations syndicales représentatives :

- CFE-CGC, représentée par XXX

- CFDT, représentée par XXX

Annexe 1 : Planning des échéances électorales

• 23 août 2022 : Communication au personnel de l’organisation des élections professionnelles

• 30/09 : Affichage des listes électorales

• 30/09 : Communication au personnel des conditions d’organisation des élections et appel à candidature

• 14/10 – 12h 00 : Dépôt des listes de candidatures relatives au premier tour

• 17/10 : Affichage des listes des candidatures

• 17/10 au 15/11 – 17h 00 : Propagande

• 07 /11 : Constitution du bureau de vote

• 14 /11 : Cérémonie de scellement des urnes électroniques et formation de la commission de surveillance et du bureau de vote

• 17/11 au 22/11 : 1^er tour

• 22/11 - 16h00 : Dépouillement

Si carence ou quorum non atteint au premier tour :

• 23 novembre 2022 : Appel à candidature

• 28 /11 : Dépôt des listes de candidatures relatives au premier tour

• 29 /11 : Affichage des listes de candidatures

• 06 au 9/12 : 2^ème tour

• 09/12 - 16h00 : Dépouillement

Annexe 2 : Description détaillée du fonctionnement du système retenu pour le vote électronique et du déroulement des opérations électorales

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

Anonymat

1.1.1 L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès et un mot de passe uniques.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Le mot de passe est également généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

1.1.2 L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

1.1.3 La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne peut pas voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique, un code d’accès unique et un mot de passe.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.

Le mot de passe est généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.