ACCORD D’ENTREPRISE AUTORISANT LE VOTE ÉLECTRONIQUE EN VUE DES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DES SALARIES A L’ASSEMBLEE GENERALE

Association Les Genêts d’Or

14 rue Louis Armand

CS 17942

29679 MORLAIX CEDEX

ACCORD D’ENTREPRISE AUTORISANT LE VOTE ÉLECTRONIQUE EN VUE DES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DES SALARIES A L’ASSEMBLEE GENERALE

Entre les soussignées :

2. L’Association LES GENETS D’OR

Dont le siège social est situé 14 rue Louis Armand à ST MARTIN DES CHAMPS (29600)

Représentée par

Agissant en qualité de Directeur Général

D'une part,

Et

Les organisations syndicales suivantes :

CFDT

Représentée par

SUD

Représentée par

D'autre part,

Les parties ont convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les règles de désignation des représentants des salariés à l’Assemblée Générale et au Conseil d’Administration sont issues des statuts de l’Association et du Règlement Général.

Les mandats de ces représentants étant arrivés à échéance, ils ont été prorogés par accords d’entreprise des 28 septembre 2017, puis du 30 août 2018.

En effet, tant l’Association que les organisations syndicales, ont souhaité faire coïncider les mandats des représentants des salariés à l’Assemblée Générale et au Conseil d’Administration avec ceux des mandats des représentants du personnel, dans un objectif de cohérence dans l’exercice de ces différents mandats et de lisibilité pour les salariés de l’Association. Or, les mandats des représentants du personnel ont eux-mêmes été prorogés afin de permettre des échanges sur les nouvelles modalités d’exercice de la représentation des salariés eu égard aux nouvelles dispositions légales en la matière.

Les modalités de renouvellement de ces mandats feront l’objet de négociations, conformément aux dispositions du Règlement Général de l’Association qui précise les modalités d’élection de ces représentants dans son article 2.3.

Ainsi, seront notamment définis par accord d’entreprise le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Toutefois, en préalable, l’Association et les organisations syndicales se sont entendues sur la mise en œuvre du vote électronique pour ces élections.

Ainsi, le présent accord a pour objectifs de :

• Faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l'occasion des élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale,

• Permettre au plus grand nombre de salariés d’exprimer leur vote.

En conséquence, il a été convenu et arrêté ce qui suit :

• L’objet et le champs d’application de l’accord,

• Les principes généraux,

• Le respect des dispositions légales et règlementaires,

• Les modalités d’information des salariés,

• Les modalités de communication des listes électorales et des listes de candidats,

• Les modalités de vote,

• Le scellement du système et la formation au système,

• La cellule d’assistance technique,

• L’assistance aux électeurs,

• Les bureaux de vote et commission de surveillance,

• Le dépouillement - Procès-verbaux – Résultats,

• Les garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin,

• L’accord d’entreprise relatif à l’organisation des élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale et au Conseil d’Administration,

• La durée de l’accord,

• Le suivi de l’accord,

• La modification de l’accord,

• La révision de l’accord,

• La publicité.

  4. ARTICLE 1 – Objet et champs d’application

Cet accord a pour objet d'autoriser et de formaliser les modalités de mise en œuvre du vote électronique lors des élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale de l’Association Les Genêts d’Or devant se dérouler en 2019.

ARTICLE 2 – Principes généraux

L’Association et les organisations syndicales conviennent par le présent accord d’autoriser le recours exclusif au vote électronique pour les élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale, excluant ainsi le recours à toute autre possibilité de vote, y compris le vote papier.

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société DOCAPOST (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires, notamment :

• L’arrêté N°2007-602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,

• Les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail,

• Les recommandations CNIL N°2010-371 du 22/10/2010 relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

- L'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure,

Ce que les parties reconnaissent.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent accord.

ARTICLE 3 – Respect des dispositions légales et règlementaires

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'Association sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extractions des fichiers de gestion du personnel de l'Association. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales représentatives au sein de l'Association en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire fera également l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales représentatives au sein de l'Association.

De même, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le certificat de conformité établi par cet expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales représentatives au sein de l'Association.

ARTICLE 4 – Modalités d’information des salariés

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Cette notice sera également affichée dans l’ensemble des établissements de l'Association afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

ARTICLE 5 – Modalités de communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise relatif à l’organisation des élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale, sera faite à la date prévue par ledit accord.

Les listes de candidats, qui seront établies conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise relatif à l’organisation des élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale, ainsi que les logos et les professions de foi éventuelles seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par l’accord d’entreprise précité.

Les professions de foi éventuelles devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF (500 Ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4).

Les logos seront communiqués en format JPG (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels.

Les dates limites de dépôt des candidatures, logos et professions de foi seront définies dans l’accord d’entreprise précité.

ARTICLE 6 – Modalités de vote

6.1 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Le prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

6.2 Mise à disposition d’un matériel informatique

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs au sein des établissements de l'Association dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

6.3 Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

6.4 Déroulement des opérations de vote

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter les seules listes des scrutins pour lesquels il est appelé à voter correspondant au collège auquel il appartient.

Le nom, le logo éventuel et la profession de foi éventuelle des différentes listes seront affichés. L'électeur pourra basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présentera ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

6.5 Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel et sa date de naissance (code challenge) communiqué par l’Association.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Association. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

De nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

6.6 Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

6.7 Protocole de restitution des nouveaux codes de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.

Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines transmettra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.

Pour les électeurs à distance ou ceux qui en font la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail via un serveur sécurisé.

ARTICLE 7 – Scellement du système et formation au système

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera des correspondants des ressources humaines, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

Une cérémonie de scellement et une formation au système seront organisées et animées par la Direction des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

Les organisations syndicales signataires du présent accord et celles ayant présenté une liste de candidats seront invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement, avant l’ouverture du scrutin.

L'information et la formation sont assurées :

• Pour les délégués syndicaux représentant les organisations syndicales ayant présenté une liste de candidats et/ou ayant signé l’accord d’entreprise relatif à l’organisation des élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• Pour les membres des bureaux de vote, par la participation à la cérémonie de scellement précédant l'ouverture du site de vote et par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette cérémonie consistera à :

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées aux membres de chaque bureau de vote,

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

  11. ARTICLE 8 – Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique sera constituée. Elle sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

ARTICLE 9 – Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Cette assistance pourra également être réalisée par la Direction des Ressources Humaines.

ARTICLE 10 – Bureaux de vote et commission de surveillance

Les bureaux de vote seront constitués conformément aux dispositions prévues dans l’accord relatif à l’organisation des élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale et au Conseil d’Administration.

Les bureaux seront constitués au siège social de l’Association.

Les membres des bureaux de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, les bureaux de vote seul auront compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres des bureaux de vote et de deux représentants de la Direction des Ressources Humaines.

Elle participera au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assistera aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs sera rémunéré comme temps de travail.

De même, la Direction pourra désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'auront aucune voix délibérative, mais pourront apporter leur aide aux opérations de dépouillement.

Les membres de la commission de surveillance auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

ARTICLE 11 – Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs.

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, les membres des bureaux de vote intégreront les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé.

Le dépouillement s'effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants.

Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions l’accord d’entreprise relatif à l’organisation des élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale et au Conseil d’Administration. Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Les bureaux de vote imprimeront les listes d’émargements, les justificatifs et les procès-verbaux qu’ils signeront également.

Les résultats sont proclamés oralement par les Présidents des bureaux de vote.

ARTICLE 12 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R. 2314-5 à R.2314-18 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. L'opinion émise par l'électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée qui ne devra pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Par ailleurs, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Article 13 – Accord d’entreprise relatif à l’organisation des élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale et au Conseil d’Administration

L’accord d’entreprise relatif à l’organisation des élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale et au Conseil d’Administration mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Le présent accord lui sera annexé et comportera la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 14 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et spécifiquement pour les présentes élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale.

Article 15 – Suivi de l’accord

Il ne sera pas mis en place de clause de rendez-vous en raison de l’objet de l’accord.

7. Article 16 – Modification de l’accord

Toute disposition modifiant le présent accord entre les parties signataires donnera lieu à l’établissement d’un avenant au présent accord.

Article 17 – Révision de l’accord

Le présent accord peut faire l’objet d’une révision conformément aux dispositions et conditions légales.

ARTICLE 18 – Publicité

En application des dispositions légales, la partie la plus diligente déposera le présent accord en version électronique par le biais de la base de données nationale à la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle et dans les formes prévues par les dispositions légales, ainsi qu’un exemplaire papier au greffe du Conseil de Prud’hommes de MORLAIX.

Il sera en outre notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’Association et non signataires de celui-ci. Enfin, il sera transmis au Comité Central d’Entreprise et affiché sur les panneaux réservés à cet effet.

Fait à St Martin des Champs

Sur 9 pages

En 4 exemplaires originaux

Le 14 décembre 2018

La Déléguée syndicale CFDT, Le Directeur Général de l’Association,

4. ANNEXE

CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE EN VUE DES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DES SALARIES A L’ASSEMBLEE GENERALE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE

1. CONTEXTE ET PRÉSENTATION DU PROJET

1. Contexte :

Les mandats des représentants du personnel à l’Assemblée Générale de l’Association Les Genêts d’Or arrivant à échéance au 31 décembre 2018, ces instances doivent être renouvelées.

Le mode de représentation des salariés à l’Assemblée Générale doit être conforme aux statuts de l’Association, lesquels fixent le nombre de postes et les collèges électoraux. Le principe d’organisation de ces élections résultera quant à lui d’un accord avec les organisations syndicales.

Dans ce cadre, l’Association a souhaité, en accord avec les organisations syndicales représentatives dans l’Association, étudier la possibilité d’un recours au vote électronique.

Le système de vote qui sera retenu devra répondre aux plusieurs critères relatifs notamment au respect des dispositions légales et du calendrier, contraintes précisées ci-après.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique ont été fixées par le décret N° 2007–602 du 25 avril 2007, l’arrêté du 25 avril 2007, puis par les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail. Le système de vote devra être conforme aux prescriptions issues de ces textes.

Objectif du dispositif :

Le recours au dispositif du vote électronique poursuit plusieurs objectifs :

• Accroître la participation des salariés aux élections en permettant un vote sur une périodicité plus large que le vote classique,

• Permettre un accès plus simple au vote pour les salariés ne travaillant pas le jour des élections ou travaillant en horaires décalés leur permettant ainsi de ne pas être tributaires des horaires d’ouverture du bureau de vote,

• Eviter les aléas liés au vote par correspondance,

• Simplifier le process de vote, notamment concernant la partie administrative en allégeant la charge de travail inhérente à la préparation des élections pour les secrétariats d’établissement,

• Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement et de complétude des imprimés cerfas,

• Maîtriser les coûts « cachés » (internes) de ce type d’opération.

Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale a été retenu par la Direction de l’Association et les organisations syndicales. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Ce cahier des charges précise les exigences l’Association pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale.

Le cahier des charges du prestataire retenu sera annexé à l’accord, ou à la décision de l’employeur en cas d’échec des négociations, venant permettre l’organisation de ces élections par voie électronique.

2. BESOINS ET CONTRAINTES LIES AU PROJET

Nature des elections :

Les élections organisées en 2019 au sein de l’Association sont les élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale.

Périmètre :

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’intégralité des opérations électorales pour les élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale sur l’ensemble des établissements de l’Association.

Ces élections seront organisées sur l’ensemble des établissements de l’Association tels qu’indiqués ci-après :

Etablissement	Effectif
Centre de Ressources Autisme	6,63
Direction domicile	16,22
Pôle gérontologie	121,90
ESAT / Brest-Guipavas-Plabennec	59,10
ESAT / Foyers de Briec de L'Odet	106,20
ESAT / Foyers FDV / FAM Chateaulin-Dinéault	71,35
ESAT / Foyers de Landivisiau	75,05
ESAT / Foyers Morlaix-Lanmeur	108,92
ESAT / Foyers de Lesneven	77,59
ESAT / Foyers de Ploudalmézeau / MAS de Ploudalmézeau / Foyer de Vie Saint-Ronan	79,88
ESAT / Foyers FDV / FAM St Pol de Léon-Kérozal	66,99
FDV / FAM de Loperhet / Le Tremplin	72,64
MAS / FDV / FAM Ploujean-Pleyber-Christ	103,98
IME/SESSAD de Briec de L'Odet	83,08
IME de Plabennec	104,04
IME/SESSAD de Plourin-Les-Morlaix	47,59
Siège	50,20
Total	1251,36

Ces élections seront organisées sur la base de deux collèges : un collège cadres et un collège non cadres.

Deux bureaux de vote seront constitués.

Calendrier :

Les élections des représentants des salariés à l’Assemblée Générale se dérouleront avant la fin de l’année 2019, selon un calendrier qui sera défini par un accord spécifique.

Sécurisation du système proposé :

Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure,

• La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

Par ailleurs, le prestataire fournira à l’Association Les Genêts d’Or les conclusions d’un rapport d’expertise de son système de vote électronique ou un certificat de conformité du système de vote aux dispositions légales et réglementaires en vigueur et de respect de critères de sécurité. Ce rapport devra être établi par un expert indépendant.

• Confidentialité des données :

La confidentialité la plus absolue des données transmises devra être respectée : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes.

• Traitement distinct des fichiers :

Les fichiers électeurs et le contenu des urnes électroniques feront l’objet d’un traitement informatique distinct. A ce titre, il ne doit absolument pas pouvoir  être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne et ce, y compris après le dépouillement.

• Clés de déchiffrement :

Le système devra prévoir la génération de clés de déchiffrement des bulletins de vote, laquelle doit être publique avant l’ouverture du scrutin.

Seuls les membres du(des) bureau(x) de vote devront être en possession de ces clés de déchiffrement.

• Scellement du système de vote :

Le système de vote devra pouvoir faire l’objet d’un scellement total à l’ouverture et la fermeture du scrutin.

Modalités de forme :

• Elaboration d’une page WEB :

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

• Listes de candidatures :

Le prestataire fournisseur reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines de l’Association Les Genêts d’Or avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la Direction des Ressources Humaines.

Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la ou les liste(s) des candidats sur liste libre viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités de fonds :

• Respect des dispositions légales :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par l’Association sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

- L’arrêté N°2007-602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,

- Les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail,

- Les recommandations CNIL N°2010-371 du 22/10/2010 relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le prestataire s’engagera à respecter strictement les recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral.

Chaque prestataire veillera, dans sa réponse, à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.

Ces dispositions comprennent notamment, en plus des dispositions relatives à la sécurisation du système indiquées au point 2.4 du présent cahier des charges, des dispositions relatives aux modalités de fonds et de forme indiquées dans le présent document.

• CNIL :

Une déclaration du système de vote auprès de la CNIL sera effectuée par l’Association.

Le système de vote devra respecter les recommandations CNIL en matière de sécurité informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple).

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.

• Expertise indépendante :

Le prestataire fournisseur devra avoir recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique. Ce rapport ou certificat devra être remis au responsable du traitement et transmis le cas échéant à la CNIL selon les dispositions légales en vigueur.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique :

• Accessibilité du système de vote :

Les opérations de vote devront pouvoir être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet.

• Fonctionnement du système de vote et moyens d’authentification du vote  des électeurs :

Chaque électeur recevra avant les élections, à son domicile, par courrier simple, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe.

Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote.

Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

L’électeur devra avoir la possibilité, pendant le vote, de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc et de revenir sur ce choix jusqu’à la validation de son vote. C’est cette seule validation de son vote par l’électeur qui déclenchera l’envoi du bulletin de vote et génèrera une confirmation de cet envoi.

• Tests préalables :

La cellule d’assistance technique du système de vote procèdera à des tests et contrôles avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement).

• Accès des membres des bureaux de vote :

Les membres des bureaux de vote auront uniquement accès à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Le système devra prévoir l’impossibilité absolue pour les membres des bureaux de vote, ou de toute autre personne appartenant au personnel de l’Association d’accéder à des résultats partiels pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels.

Toutefois, le système pourra prévoir la possibilité d’estimer le nombre d’électeurs ayant exprimé un vote au cours de la plage réservée au vote.

• Information des membres du bureau de vote en cas d’intervention du prestataire :

Un système automatique doit être prévu pour informer les membres des bureaux de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue

• Conservation des données :

L’ensemble des données devront être conservées jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme permettant, le cas échéant, de relancer la procédure de décompte des votes.

• Solution de secours :

Le prestataire devra prévoir une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques que le système principal.

Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…),

• Localisation des serveurs :

Les serveurs et autres moyens du système de vote du prestataire devront être localisés sur le territoire national.

Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire intervenir sur le système si nécessaire.

Formalités prealables a la mise en œuvre du vote electronique :

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• Signature d’un accord préélectoral,

• Formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL selon les dispositions légales, suivies d’une information auprès des organisations syndicales,

• Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Dans ce cadre, le prestataire mettra à la disposition de l’Association des supports d’information permettant de communiquer auprès des salariés sur les modalités pratiques du vote électronique.

Le prestataire réalisera également une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales

9. 9. Assistance technique :

Le prestataire devra mettre en place une cellule d’assistance technique (en liaison avec l’équipe informatique et la Direction des Ressources Humaines de l’Association veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système).

Cette cellule sera notamment chargée d’accompagner et de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote et dans les formalités y afférentes, dont :

• La réalisation de la déclaration CNIL,

• La rédaction de l’accord d’entreprise spécifique au vote électronique, 

• La rédaction de documents de présentation du système de vote permettant d’informer les salariés et représentants du personnel sur les modalités de vote,

• La présentation du système aux partenaires sociaux.

Cette assistance comprendra également la formation des représentants du personnel, des Délégués Syndicaux et des membres des bureaux de vote.

Conditions relatives aux prestations intellectuelles :

L’Association Les Genêts d’Or confie au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.

La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.

Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant scrutin.

Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à l’Association Les Genêts d’Or dans le cadre de sa mission.

A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assurer de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.

10. 11. Assurance :

Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

12. 12. Déontologie et confidentialité :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.

Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.

Toute sortie de document appartenant à l’Association Les Genêts d’Or devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.

Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.