Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral Election des membres du CSE" chez CENTRE EUGENE MARQUIS - FONDAT REGION OUEST LIGUE CANCER (Siège)

Elections professionnelles

Protocole d'accord préélectoral

Election des membres du CSE

• Comité social et économique -

Entre les soussignés,

Entre : Fondation Région Ouest Ligue Cancer

Centre Eugène Marquis

Rue de la Bataille Flandres-Dunkerque

C.S. 44229

35042 RENNES CEDEX

N° Siret : 77773916000011

Représenté par son Directeur, d’une part,

Et

• L’organisation syndicale représentative CFE/CGC au Centre, représentée par en qualité de déléguée syndicale;

• L’organisation syndicale représentative SUD SANTE SOCIAUX SOLIDAIRES au Centre, représentée par, en qualité de déléguée syndicale, et, en qualité de secrétaire départemental adjoint

• L’organisation syndicale représentative FO au Centre, représentée par, en qualité de délégué syndical,

• L’organisation syndicale santé Sociaux privé UNSA a mandaté, en qualité de secrétaire general et, en qualité de chargé de développement

• L’organisation syndicale CFTC SANTE SOCIAUX a mandaté,

• L’organisation syndicale CGT a mandate en qualité de responsable union départementale 35 et

d’autre part

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Les parties signataires ont convenu pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article code du travail L2314-26) de recourir au vote électronique par accord du 25 septembre 2023.

L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société AKG SOLUTIONS (plateforme VOTEO).

Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale (loi n° 2008-789 du 20 août 2008), les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-34 du Code du travail, les mandats des membres du comité social et économique sont fixés à 4 ans par accord d’entreprise en date du 7 octobre 2019.

Article 1 - Nombre de sièges à pourvoir

Le nombre de sièges à pourvoir pour chaque instance de vote est fonction de l’effectif à la date du premier jour du 1^er tour de scrutin. Plus précisément, y sont inclus :

• les CDI à temps plein,

• les CDD (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),

• les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu). Ces derniers n’ont pas souhaité être électeurs.

• les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),

• les salariés à temps partiel en fonction de leur durée du travail.

En sont exclus :

• les apprentis,

• les titulaires d'un contrat de professionnalisation, jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée, ou, jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée.

L’effectif ainsi déterminé et pris en charge se compose, suivant les catégories professionnelles, de 519,98 ETP :

• 142,44 ETP ouvriers et employés – classification A à E – 121,42 femmes et 21,02 hommes (premier collège)

• 233,15 techniciens et agents de maîtrise – classification F à H – 183,45 femmes et 49,7 hommes (deuxième collège)

• 144,39 cadres et praticiens - classification I à N et praticiens – 89,23 femmes et 55,16 hommes (troisième collège).

Compte tenu de l'effectif actuel de 519,98 salariés ETP (équivalent temps plein), et en application de l'article R.2314-1 du Code du Travail et conformément à l’article 2.2 de l’accord sur le dialogue social signé le 7 octobre 2019, le nombre de sièges à pourvoir est de 13 pour les titulaires et de 13 pour les suppléants répartis à raison de :

• Premier collège : 3 titulaires et 3 suppléants

• Deuxième collège : 6 titulaires et 6 suppléants

• Troisième collège : 4 titulaires et 4 suppléants

soit au total 26 sièges à pourvoir.

Suite aux discussions, il est accordé 1 siège supplémentaire au 1^er collège, soit une répartition suivante :

• Premier collège : 4 titulaires et 4 suppléants

• Deuxième collège : 6 titulaires et 6 suppléants

• Troisième collège : 4 titulaires et 4 suppléants

soit au total 28 sièges à pourvoir.

Article 2 - Date et Horaires Du Scrutin

Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges :

• Du jeudi 16 novembre 2023 à 9h au lundi 20 novembre 2023 à 15h30 pour le 1^er tour

Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres / non syndicales et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :

• Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.

• Carence : absence de candidature syndicale au premier tour

• Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.

Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.

Si besoin, le deuxième tour se déroulera :

• Du jeudi 30 novembre 2023 à 9h au lundi 4 décembre 2023 à 15h30 pour le 2nd tour s’il y a lieu

Article 3 – Personnel électeur et éligible – liste électorale

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L.2314-18 et L.2314-19 du Code du Travail. Sont éligibles, conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 18 ans accomplis et inscrits dans l’entreprise sans interruption depuis un an au moins à la date du 1^er jour du 1er tour de scrutin. Sont exclus les conjoints, partenaires et toute personne ayant un lien familial avec le chef d’entreprise.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le mardi 17 octobre 2023.

Ne figurent sur cette liste que les noms, prénom, âge (« >= 18 ans » ou « >= 16 ans et < 18 ans ») et ancienneté (« >= 3 mois et < 1 an » ou « >= 1 an ») des électeurs, ainsi que leur éligibilité (pour être électeur et/ou Candidat aux élections).

Les éléments nécessaires à la vérification des conditions d’électorat ou d’éligibilité pourront être consultés au service RH.

Article 4 – Représentation équilibrée femmes – hommes

Conformément aux dispositions légales, afin d’assurer une représentation équilibrée des hommes et des femmes, les listes de candidats doivent être établies en respectant les règles suivantes :

• pour chaque collège électoral, les organisations syndicales devront inscrire sur leurs listes de candidats (titulaires et suppléants/premier et second tours) un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.

• les listes seront composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des deux sexes ;

• si le nombre de candidats à désigner pour chacun des deux sexes n’est pas entier, le nombre sera arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5, ou à l’entier inférieur en cas de décimale inférieure à 5. En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme et une femme supplémentaire (article L.2314-30 du Code du Travail).

Lorsque l’application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou de l’autre genre, les listes de candidats pourront comporter un candidat du genre qui, à défaut, ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :

Pour les membres du comité social et économique

• Collège 1 : 4 sièges soit des candidats 85 % de femmes et 15 % d’hommes – 3 femmes et 1 homme

• Collège 2 : 6 sièges soit des candidats 79 % de femmes et 21 % d’hommes – 5 femmes et 1 homme

• Collège 3 : 4 sièges soit des candidats 62 % de femmes et 38 % d’hommes – 2 femmes et 2 hommes

Article 5 – Information du personnel – appel et dépôt des candidatures

Le vendredi 6 octobre 2023, le personnel est informé par voie d'affichage du déroulement des élections.

Cette même affiche constitue, en outre, un appel aux candidatures.

Les organisations syndicales visées à l’article L.2314-5 du Code du Travail y sont, en effet, invitées à communiquer la liste de leurs candidats pour le 1er tour.

Ces listes doivent être communiquées à la Direction des Ressources Humaines au plus tard le vendredi 27 octobre à 11h00. Les listes sont communiquées, par mail à rh@rennes.unicancer.fr (avec accusé de lecture).

Si un deuxième tour s'avère nécessaire, les listes déposées restent normalement valables.

En cas de changement dans leur composition, ou de dépôt de nouvelles listes, les modifications doivent être portées à la connaissance de la Direction des Ressources Humaines, dans les formes prévues ci-dessus pour le dépôt, au plus tard le lundi 20 novembre à 11h.

Les listes des candidats sont affichées par la Direction dès qu'elle en a eu connaissance, et au plus tard le vendredi 27 octobre 2023 pour le 1er tour et au plus tard le mardi 21 novembre 2023 pour le 2ème tour.

Article 6 - Propagande Electorale

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre à la DRH ou secrétariat RH :

• une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisé : 500 ko). Cette profession de foi peut intégrer la liste des candidats

• un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko)

• des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le vendredi 27 octobre à 11h. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.

De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale à la DRH ou secrétariat RH jusqu’au lundi 20 novembre 2023 à 11h.

Chaque organisation syndicale présente lors de la négociation du présent protocole d’accord préélectoral pourra utiliser le panneau d’affichage syndical et d’1 heure d’information syndicale (amphi à réserver auprès de la DRH rh@rennes.unicancer.fr ).

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.

Article 7 - Composition des Bureaux de Vote

Compte tenu de l’organisation par vote électronique, un bureau de vote unique sera mis en place pour l’ensemble des collèges pour les deux tours de scrutin.

Ce bureau de vote sera constitué d’au moins un représentant de chaque collège, soit le plus jeune ou le plus âgé, sur la base du volontariat, et un membre du service RH, soit 4 personnes.

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins et la proclamation des résultats. Il sera notamment investi des missions suivantes :

• La recette et scellement du système de vote

• Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.

Une notice explicative détaillée sera annexée au cahier des charges du prestataire synthétisant les opérations à mener.

Article 8 - Informations aux salariés

Les électeurs ont été informés le lundi 11 septembre 2023 de l’organisation des élections fin 2023.

Les dates et modalités des élections seront affichées sur la page d’accueil de l’intranet du Centre Eugène Marquis (bandeau).

Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo selon les modalités décrites à l’article 7 ci-dessus. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

Pour rappel, des ordinateurs en libre-service dans les salles de pause sont mis à disposition des électeurs.

Les électeurs pourront également se connecter au site de vote à partir d’un lien placé sur le portail intranet.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier postal à domicile, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral.

Article 9 - Déroulement du scrutin

9.1 Préparation du système de vote électronique

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités (R2341-11).

Les listes électorales, candidates et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité.

Les professions de foi, logos et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 6.

9.2 Validation et test du système de vote

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.

Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.

9.3 Déroulement de l’opération de vote

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Chaque organisation syndicale ou non syndicale (lors du 2^nd tour) peut désigner un délégué de liste.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Les membres du bureau de vote ont également accès à la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Un rappel sera fait via le mail professionnel par la Direction des Ressources Humaines pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par mail et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

9.4 Descellement et Dépouillement

A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issu du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.

Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour.

Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux du Centre Eugène Marquis sur les panneaux prévus à cet effet.

Article 10 – Entrée en vigueur et publicité

Le présent Accord est conclu pour les élections de la délégation du personnel du CSE du 16 novembre et 30 novembre 2023.

Affichage

Mention de cet accord figurera ensuite sur chacun des tableaux d’affichage de la Direction.

Information individuelle

Le texte du présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble du personnel

du Centre Eugène Marquis par intranet.

Un exemplaire sera remis à chaque délégué syndical, et à chaque organisation syndicale signataire du protocole.

Fait à Rennes, le 2 octobre 2023 en 8 exemplaires originaux,

Pour le Centre Eugène Marquis, Pour le Syndicat CFE/CGC,

,

Pour le Syndicat Sud santé sociaux solidaires, Pour le Syndicat FO,

Pour le syndicat CFTC Pour le Syndicat CGT

Pour le syndicat UNSA